2020-06-01 12:00:45 Facturación electrónica English ¿Conoces la diferencia entre forma y método de pago de una factura electrónica? En QuickBooks te enseñamos a completar los datos de tus... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/05/airfocus-Zu2JOWDXAt4-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/estos-son-los-datos-que-van-en-metodo-de-pago-de-la-factura-sat/ Formas de pago para facturas | QuickBooks México

¿Qué son las formas de pago CFDI y cómo completar una factura?

11 Minutos para leer

La realización de una factura electrónica no conlleva una dificultad difícil de superar. Más aun, después de realizar algunos comprobantes digitales, su realización suele hacerse “en piloto automático”. Sin embargo, es necesario hay que prestar atención al completar algunos campos para evitar errores, que luego derivan en correcciones o cancelaciones. Conoce más detalles a continuación:

  1. Cómo realizar una factura electrónica
  2. Formas de pago y métodos de pago: parecidos pero diferentes
  3. Ejemplos concretos y preguntas frecuentes
  4. ¿Cuál es el catálogo con las formas de pago?
  5. Algunas recomendaciones
  6. Dónde realizar una factura electrónica
  7. ¿Por qué es tan importante la correcta confección de una factura?
  8. ¿Y por qué las facturas cada vez solicitan más datos?
  9. En síntesis

Cómo realizar una factura electrónica

Las facturas electrónicas forman parte del día a día de cualquier comercio o de un prestador de servicios. En México, es una obligación otorgarle a un cliente una factura, luego de que haya realizado una compra, como también es un derecho recibirla. Su incumplimiento puede ser objeto de penalización por parte de las entidades tributarias.

Pero, más allá de su carácter obligatorio, existen diferentes campos que deben completarse con cierta información para su correcta confección. Al comienzo, puede resultar confuso, sin embargo, con la práctica, el proceso ya casi se vuelve automático. Veamos qué aspectos debes tenerse en cuenta para elaborarla.

El RFC es el Registro Federal de Contribuyentes, que se refiere a una clave alfanumérica que identifica, tanto a las personas físicas (por ejemplo, profesionales independientes), como a las personas morales (por ejemplo, una empresa). En general, quienes están dados de alta en alguna actividad económica no suelen tener dificultades en comprender de qué se trata el RFC. El único reparo que deben tener presente es tomar nota precisa de este código y tener cuidado al ingresarlo para evitar que se realice una factura a otra persona que no corresponde.

El RFC es un trámite que se puede realizar por internet o en las oficinas y es gratuito. Conoce aquí cómo obtener tu RFC y para qué sirve.

En ocasiones, algunos campos de la factura que suelen ocasionar dificultad tienen que ver con la forma de pago y los métodos. Su detalle, a continuación.

Formas de pago y métodos de pago: parecidos pero diferentes

Al realizar una factura electrónica, las formas y los métodos de pago suelen ser dos campos que causan confusión. Suenan parecido, sin embargo, la información que exigen es diferente.

Las formas de pago se refieren a la modalidad, es decir, al instrumento acordado que se empleará entre comprador y vendedor. Por ejemplo, dinero en efectivo, tarjeta de crédito, etcétera.

En el caso de que estemos realizando la factura desde el SAT, nos podemos encontrar con un catálogo de formas de pago, que comprende un amplio abanico de opciones. Ahí encontraremos con las opciones más típicas, por ejemplo el efectivo o la transferencia electrónica de fondos.

Antes de confeccionar una factura electrónica, resultaría muy útil explorar la herramienta. En el caso de las formas de pago, podremos descubrir algunos códigos, por ejemplo, el de compensación o el de condonación. Ambos pueden resultar muy útiles para algunas transacciones o acuerdos particulares entre clientes.

Por otro lado, el método de pago se refiere al tiempo o al plazo en que lo haremos. Por ejemplo, si pagaremos a plazos o de manera diferida, o si pagaremos en un solo plazo.

En síntesis:

  • Forma de pago: el modo. Pago en efectivo, tarjeta de crédito, cheque.
  • Método de pago: el momento. Pago en una sola exhibición (PUE) y pago en parcialidades o diferido (PPD).

Llegados a este punto, muchas personas preguntarán si las opciones anteriores son un dato obligatorio u opcional. Para que no haya dudas, tanto la forma de pago como el método de pago son datos requeridos cuando el tipo de CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales) es de ingreso, egreso o de nómina.

Ejemplos concretos y preguntas frecuentes

¿Cómo completo una factura cuando el cliente pagó en efectivo y en un solo pago?

Este es el caso más sencillo, aunque, en ocasiones, el menos habitual. Siguiendo las opciones anteriores, la forma de pago es en efectivo, que corresponde con el código 01; asimismo, el método de pago será pago en una sola exhibición o pago en un solo plazo (PUE).

¿Cómo completo la factura si el cliente no ha pagado la totalidad del servicio?

Este es el caso que se conoce como “factura a crédito” y se presenta cuando el cliente no realiza el pago total de la compra.  Entonces, la forma de pago es “por definir”, que corresponde al código 99. El método de pago será pago diferido o en parcialidades (PPD).

¿Se puede usar el código No Aplica?

En la facturación 3.3, que es la última actualización, ya no existe la opción “No aplica” (N/A). En  lugar de ella, se emplea la clave 99, que significa que el pago está “por definir”. Se elige esta opción cuando confeccionamos la factura digital y aún no se ha determinado la forma de pago.

¿Cómo es el catálogo con las formas de pago?

Como comentamos algunos párrafos más arriba, existe un catálogo de las formas de pago con códigos asignados, los cuales se componen de dos dígitos. El catálogo es amplio, por lo que aquí detallamos solo algunos de los códigos más frecuentes:

  • 01- Efectivo: Es la forma tradicional, con pago en dinero físico en el local de compra.
  • 02- Cheque nominativo: Cuando el pago se realiza con un cheque a nombre de la persona que lo recibe.
  • Transferencia electrónica de fondos: El pago se realiza mediante transferencia bancaria.
  • 04- Tarjeta de crédito.
  • 05- Monedero electrónico: En general, es una prestación de despensa; luego, los fondos se transfieren a una tarjeta electrónica.
  • 06- Dinero electrónico: La operación se realiza mediante el servicio de retiro de efectivo, tras confirmar una clave desde una aplicación en teléfonos móviles.
  • 08- Vales de despensa: Puede ser una posibilidad que otorgan las empresas como forma de pago a sus empleados. Este código sólo se aplica si los vales de despensa están en formato físico. Si los vales son electrónicos, entonces se debe elegir el código correspondiente a monedero electrónico (05).
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  • 12- Dación en pago: Cuando se emplea un bien como medio de pago para terminar de cubrir el saldo pendiente.
  • 13- Pago por subrogación: En esta opción, el criterio a considerar es el interés jurídico vinculado al cumplimiento de una obligación de pago. El caso más frecuente es el de una herencia.
  • 14- Pago por consignación: Suele ser un pago decidido por la justicia, mediante un tribunal o juez.
  • 15- Condonación: Cuando se extingue la obligación de pago.
  • 17- Compensación: Mediante acuerdo, vendedor y comprador resuelven sus obligaciones de pago, quedando en igualdad de condiciones.
  • 23- Novación: Mediante un acuerdo entre las partes, se realiza una modificación del acuerdo original de pago y se realiza uno nuevo.
  • 24- Confusión: Es la figura que se emplea cuando acreedor y deudor son la misma persona. De modo que el balance queda en cero.
  • 25- Remisión de deuda: Se caracteriza por un acuerdo entre el acreedor y el deudor, en donde el primero “perdona” la deuda y la considera saldada, ya sea de manera parcial o total.
  • 26- Prescripción o caducidad: Se refiere a cuando una deuda ya se considera incobrable porque pierde validez debido a que ha transcurrido cierto periodo.
  • 99- Por definir: Se utiliza cuando se paga en plazos o en diferido. También es común que se emplee cuando la factura se ha confeccionado antes de conocer cómo se iba a resolver el método de pago, o cuando no se ha recibido ningún pago antes de su confección. Una vez que se cancela la deuda, se debe hacer una nueva factura o CFDI. Atención: si el pago es en una sola exhibición, no se debe emplear este código.

Algunas recomendaciones

Estos son sólo algunos de los códigos del catálogo, quedan otros pendientes. Por eso, es recomendable que, antes de hacer la factura digital, verifiquemos cuáles son los datos a completar e intentemos tener toda la información previamente.

  • Los códigos del catálogo sólo se aplican en los comprobantes correspondientes a ingreso y egreso. No deben usarse en comprobantes de traslado y retenciones.
  • Para aquellos casos en los que el pago del CFDI de ingreso no es realizado en el mismo momento, se debe crear un CFDI de recepción de pagos para que quede un registro del pago de la factura.
  • La forma de pago de un CFDI de egreso debe coincidir con la forma de pago de un CFDI de ingreso.
  • Cuando el pago del servicio se realizó mediante diferentes formas de pago, se debe realizar un CFDI con el método de pago con el que se liquide la operación.

Dónde realizar una factura electrónica

La factura electrónica puede realizarse de diversas maneras. Por un lado, existe la posibilidad de confeccionarla mediante el portal del SAT.

Por otro lado, también existen los programas contables, QuickBooks es un software contable que permite una administración eficiente y ordenada de los recursos y actividades de una empresa. Una de las principales ventajas que ofrece es que posee un facturador electrónico, mediante el cual se pueden emitir facturas a los clientes, llevar un control sobre aquellas que fueron realizadas, así como también programar recordatorios de pago. De este modo, podemos tener un control sobre nuestros ingresos y egresos. Al contar con diferentes planes, resulta accesible tanto a pequeñas y medianas empresas, como a aquellas unidades de negocio de mayor envergadura.

Por otro lado, no se debe olvidar que en el mercado existen diferentes Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Mucho cuidado con esto, ya que no todos son reconocidos por el SAT. QuickBooks sí lo es, por lo cual se puede operar con confianza.

¿Por qué es tan importante la correcta confección de una factura?

En primer lugar, resulta clave que toda nuestra información financiera y contable esté ordenada para evitar problemas con las autoridades tributarias. Pero, además, dicha organización resulta clave para los momentos en donde es necesario hacer las declaraciones según nuestra actividad, para poder obtener las deducciones que nos corresponden. Cuando nuestros movimientos de ingresos y egresos no resultan claros y queda todo para último momento, es posible que ya no podamos salvar errores o imprecisiones.

Por otro lado, en el caso de que hayas tenido que confeccionar una  factura de nuevo porque hubo errores, es importante cancelar las anteriores para evitar que se dupliquen y generen mayores deducciones.

¿Y por qué las facturas cada vez solicitan más datos?

Desde su implementación, las facturas 3.3 incorporan algunos datos más respecto a versiones anteriores. Si bien, para algunos contribuyentes esto significa mayor complejidad, sólo lo es al principio. Luego, se vuelve algo corriente. Pero lo cierto es que, si pensamos en lo que representa una factura electrónica, lo mejor es contar con la mayor información posible. Y esto es lo que viene a ofrecer una factura 3.3: un mayor detalle del servicio o producto, útil tanto para quien compra como para quien vende. Siempre es importante recordar que, mientras más clara esté la información, mayor será la competitividad de una pyme por el control que tiene sobre sus inversiones y gastos.

En síntesis, emitir una factura electrónica por la prestación de un servicio o la venta de un producto es una actividad que forma parte del día a día de un negocio. Hacer una factura es muy sencillo y con la práctica, logramos familiarizarnos con ella. Uno de los campos a completar tiene que ver con la forma y el método de pago. Parecen similares pero son diferentes. La forma de pago refiere al instrumento  o al medio de pago que emplearemos (por ejemplo efectivo o tarjeta de crédito), mientras que el método se refiere al momento en que lo haremos.  Por último, además de usar el SAT, se puede emplear un software contable, que nos permite ir personalizando y guardando la información que usamos habitualmente. De este modo, ganamos en tiempo y practicidad.

Un software contable, como QuickBooks, ofrece precios accesibles a una pyme y planes escalables que acompañan su crecimiento. También cuenta con versiones para grandes empresas, que permiten manejar grandes volúmenes de información. Puedes consultar cómo funciona aquí.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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