2020-03-24 12:36:19 Facturación electrónica English Aprende qué es la contabilidad electrónica y quiénes están obligados a presentarla. Entérate si estás exento o no con este artículo... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/03/rowen-smith-hadtiq5tifi-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/para-quien-es-obligatoria-la-contabilidad-electronica/ Contabilidad electrónica: ¿para quién es obligatoria?

Contabilidad electrónica: ¿para quién es obligatoria?

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Cuando se habla de contabilidad en general y, en específico, de contabilidad electrónica, nos enfrentamos a múltiples conceptos y términos, que en un principio pueden parecernos abrumadores si no somos especialistas en el ámbito. Y aunque la segunda entró en vigor a partir de 2014, hoy en día siguen surgiendo muchas dudas por parte de los contribuyentes, sobre todo si apenas han comenzado su actividad económica, o si han emprendido un nuevo negocio.

Una de las consultas más frecuentes en torno a este tema es quiénes deben llevar la contabilidad electrónica y quiénes pueden prescindir de ella. Si todavía no conoces esta información a detalle, despreocúpate, pues aquí te explicamos el ABC de este procedimiento, que seguro te parecerá mucho más sencillo de lo que te imaginabas.

¿Qué significa la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica se refiere a llevar periódicamente tu registro contable en formato electrónico (XML) y enviarlo vía internet al Buzón Tributario. A diferencia del esquema contable antiguo, que requería de muchísimos papeles y llenados a mano, ahora es posible almacenar y exportar la contabilidad a través de un software especializado como QuickBooks, que facilita y automatiza dichos procedimientos.

Cabe destacar que entender que la principal diferencia entre la contabilidad antigua y la electrónica no está en cómo llevarla, sino en el soporte a través del cual se hace: es decir, hemos pasado de la contabilidad física a la digital. Así, lo que antes implicaba la visita de un auditor a tu domicilio fiscal para revisar uno por uno cada documento del libro contable, ahora es verificado mediante el sistema oficial del SAT.

¿Quiénes deben llevar su contabilidad electrónica?

Las personas que están obligadas a llevar a cabo este procedimiento son las siguientes:

1.- Contribuyentes inscritos en el régimen de personas físicas con actividad empresarial, actividades profesionales y arrendamiento, con ingresos que asciendan a dos millones de pesos, y que no sean usuarios de la aplicación Mis cuentas.

2.- Personas morales, incluidas aquellas sin fines de lucro.

¿Quiénes están exentos?

Las personas que pueden prescindir de la contabilidad electrónica son:

Dentro del régimen de personas morales: la Federación y las entidades federativas, los sindicatos obreros, los municipios y las entidades de la administración pública paraestatal. Todos ellos no están obligados, a excepción de cuando realicen actividades empresariales. 

También están exentas las sociedades, las asociaciones civiles y los fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles, cuyos ingresos hayan sido iguales o menores a dos millones de pesos. Asimismo, las asociaciones religiosas que registren sus operaciones en Mis cuentas.

Dentro del régimen de personas físicas: las personas físicas asalariadas y aquellas que estén dentro del régimen de arrendamiento, servicios profesionales cuyos ingresos u honorarios no asciendan a millones de pesos, así como personas dentro del régimen  de incorporación fiscal que registren sus operaciones en la aplicación Mis Cuentas del SAT. Asimismo, aquellas personas físicas que reciban ingresos por intereses o que perciban ingresos esporádicos (algunos ejemplos son los premios y enajenación de bienes).

¿Cuáles son los componentes de la contabilidad electrónica?

De acuerdo a los requerimientos del Servicio de Administración Tributaria, si eres una persona obligada a llevar contabilidad electrónica, deberás incluir en ella los siguientes documentos:

1.- El catálogo de cuentas

Es una lista donde se clasifican las cuentas de activo, pasivo, capital y las cuentas de resultados, como lo son las ventas, los costos y los gastos. Debe incluir al menos las cuentas mayores y las subcuentas a primer nivel. El catálogo de cuentas suele variar de acuerdo con el tipo de negocio, ya que hay cuentas que son características de algunos giros en particular.

2.- La balanza de comprobación

Se compone de un resumen de información contable que incluye los saldos deudores y acreedores de la totalidad de las cuentas del libro mayor. Ambos datos (créditos y débitos) se suman en dos distintas columnas, con el propósito compararlos con mayor facilidad e identificar si hay alguna diferencia por corregir. Una vez verificado, ambas columnas deben quedar con el mismo balance. Este documento se genera a través de un sistema electrónico de contabilidad.

3.- Solo en caso de que el SAT lo solicite, la información de pólizas y auxiliares

En las pólizas se lleva el registro de las operaciones de la empresa y deben incluir detalles específicos como la transacción, la cuenta, la subcuenta y la partida, así como sus auxiliares. En ellas se debe distinguir los CFDI que justifiquen dicha operación, así como los impuestos, tasas, cuotas, entre otros aspectos. Existen 3 tipos de pólizas:

  • Pólizas de diario
  • Pólizas de egresos
  • Pólizas de ingresos

¿Cuándo hay que enviar la contabilidad electrónica al SAT?

Los documentos que integran la contabilidad electrónica se entregan al SAT en diferentes momentos y circunstancias. De los tres elementos citados anteriormente, solo la balanza de comprobación se envía mensualmente. Deberás enviar este documento incluso en caso de no haber registrado ningún movimiento durante el mes en cuestión. Además, una vez al año se debe enviar una balanza de cierre del ejercicio fiscal. Esta última se entrega a más tardar el 20 de abril del año posterior al ejercicio en cuestión.

Por su parte, el catálogo de cuentas debe enviarse al entregar la primera balanza de comprobación. Después solo debe volver a enviarse en caso de que se realice algún cambio. Esto debe hacerse a más tardar en la fecha correspondiente al envío de la balanza del mes en que se realizó el ajuste.

Finalmente, la información de pólizas y auxiliares debe enviarse solo cuando el SAT lo solicite para comprobar la documentación del contribuyente, ya sea de manera directa o mediante terceros. Esto puede ocurrir en caso de que el contribuyente solicite una devolución o cuando realice una compensación.

¿Qué formato deben tener los archivos?

Una vez que tienes claro qué elementos integran tu contabilidad electrónica y en qué fechas o circunstancias deben enviarse, debes tomar en cuenta los formatos en los que el SAT los requiere, así como los requisitos que deben cumplir los archivos.

Antes que nada, asegúrate de tener tu catálogo de cuentas, tu balanza de comprobación o tus pólizas  en formato XML. Si no cuentas con un software contable y elaboras algún documento a través de Excel, puedes utilizar un convertidor como el que el SAT pone a tu disposición en este enlace.

Luego, asegúrate de comprimir los archivos en formato .zip y de ponerles nombre de acuerdo con lo indicado por el SAT. Este formato se compone de los 12 o 13 caracteres del RFC de la persona física o moral, seguidos de 4 dígitos que indican en el año del ejercicio, dos dígitos que indican el número del mes correspondiente, y una clave para identificar si el documento corresponde a una balanza de comprobación, un catálogo de cuentas o una póliza, auxiliar de cuentas o auxiliar de folios. En las tablas presentadas a continuación podrás consultar las claves y los elementos que deben componer el nombre de cada archivo:

Balanza de comprobación

Imagen de balanza de comprobación

Catálogo de cuentas

Catálogo de cuentas SAT

Pólizas, Auxiliares de Cuenta y Folios Fiscales

Pólizas auxiliares

¿Cómo enviar la contabilidad electrónica al SAT?

Una vez que tengas lista y verificada a detalle tu documentación, el último paso a seguir es enviarlo al Buzón Tributario. Para hacerlo ingresa a la página oficial del SAT. Una vez ahí, haz clic en ” Otros trámites y servicios” . El botón se ubica en la parte superior derecha del portal. Luego haz clic en ” Ver más” .

Screen portal del SAT

Posteriormente deberás buscar la sección “Contabilidad electrónica” y hacer clic en “Envía tu contabilidad electrónica” .

Screen portal del SAT

El sistema te dirigirá a una ventana donde se explica paso a paso cómo utilizar la aplicación del SAT para enviar tu contabilidad electrónica a través del Buzón Tributario. Lee con detenimiento las instrucciones y haz clic en “Ejecutar en línea”.

Deberás ingresar tu RFC, contraseña y e.firma para luego seleccionar la información y el motivo del envío (Envío Mensual, Acto de Fiscalización, Fiscalización Compulsa, Devolución y Compensación). Por último, deberás confirmar los datos seleccionando la opción “De acuerdo”. En ese momento la información será enviada al SAT.

Además, si quieres confirmar la operación puedes entrar a la sección de acuses y consultar el estatus del envío. Esta sección te indicará si el envío fue aceptado o rechazado.

En el caso de la balanza de comprobación es posible que los archivos puedan ser rechazados debido a errores informáticos. Si esto ocurre, no te preocupes: tienes cinco días hábiles posteriores a que sea notificada la fecha de rechazo para volver a enviarlos. También tienes ese mismo plazo para enviar nuevamente la balanza de comprobación en caso de tener que subsanar un error u omisión.

Es importante que tengas en cuenta los plazos legales, ya que el retraso en el envío de la documentación te puede hacer acreedor a multas. Además, revisa muy bien los datos que envías, ya que el SAT verificará que no existan irregularidades y en caso de encontrar alguna anomalía podría solicitarte las aclaraciones pertinentes. Por ello es importante que revises de manera periódica tu Buzón Tributario.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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