2020-05-09 12:39:07 Facturación electrónica English 💡💡 ¿Alguna vez te preguntaste por qué se utilizan códigos en las facturas del SAT? Aprende por qué se utilizan aquí en el sitio... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/05/rsz_william-iven-spvhcbuki6e-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/por-que-se-utilizan-claves-en-las-facturas-del-sat/ ¿Por qué se utilizan claves en las facturas del SAT?

¿Por qué se utilizan claves en las facturas del SAT?

8 Minutos para leer

La respuesta es sencilla: para ayudar a fiscalizar de forma directa a las autoridades. Te contamos más sobre el por qué de las claves de facturas del SAT y cómo utilizarlas.

Contenido:

  • Claves para facturación SAT
  • El uso en las deducciones personales
  • ¿Cuántas claves tiene una factura?
  • Más detalles sobre las claves
  • Claves productos SAT: ABC del catálogo
  • Ejemplo: Clave de gasolina SAT
  • Busca las claves que necesites y apóyate de QuickBooks

Claves para facturación SAT

Las claves de facturación electrónica juegan un papel crucial en la factura y es importante que les prestes atención. El uso de las claves en una factura busca simplificar el control sobre los pagos de impuestos y las devoluciones correspondientes. De este modo, se cruza la información de la factura con las declaraciones posteriores. De ahí la importancia de confeccionar un CFDI con las claves para facturación SAT.

La Dra. María de los Ángeles Muñoz Salas, que cuenta con experiencia como perito contable y es la responsable del Núcleo de Atención Fiscal en la UVM de Puebla, explica la importancia de las claves de facturación electrónica.

“Antes, las facturas se manejaban de manera manual, es decir, eran impresas. También se solicitaban otro tipo de datos. Entre ellos, el nombre, el RFC, la dirección, el concepto y su cantidad, así como el importe unitario, el importe total, el IVA y el total. Estos datos iniciales, luego resultaron insuficientes ya que, a través de las reformas implementadas, se empieza a solicitar el uso o destino que se le va a dar al comprobante electrónico o CFDI”.

Por lo tanto, agrega Muñoz Salas, las claves de facturación electrónica que se emplean en las facturas permiten identificar qué tipo de compras te permitirán hacer exenciones o deducciones. Esto sucede en el caso de las PyMES, que corresponden a personas morales, en la compra de maquinarias u otro tipo de mercancía. En pocas palabras, con las claves brindas qué uso le estás dando a la factura.

El uso en las deducciones personales

Entonces, una factura no solo tiene la finalidad de servir de comprobante de una compra sino que también puede emplearse en las deducciones de impuestos. Para el caso de las personas morales rigen unas categorías, y para las personas físicas, rigen otras. Pero el sentido es el mismo: la deducción de impuestos.

Para una persona física, las categorías que se incluyen en las deducciones personales corresponden a gastos médicos y dentales, servicios funerarios, salarios, intereses hipotecarios, aportaciones adicionales al fondo de ahorro o para el retiro, colegiaturas hasta la preparatoria y donativos. De esta manera, cualquier gasto que se hubiera realizado en estas categorías puede deducirse en la declaración anual.

“Entonces cuando se pida un CFDI, una de sus funciones es ver qué uso tendrá ese CFDI. Dependiendo de la compra que se realiza (y también de la condición ante el SAT como persona física o moral, se determina el destino que se le dará: ya sea mercancía o maquinaria, que podría considerarse como un activo fijo, es decir una inversión; o también si quisiera hacer otra compra y elegir como destino el gasto mensual, una deducción personal, o lo que corresponda”, explica la experta.

Es importante que identifiques este tipo de gastos porque, actualmente, cuando se genera un CFDI, se produce el “timbrado electrónico”.

La persona que genera la factura electrónica o CFDI con la información de relleno indica qué vendió y a quién. Esto genera un timbrado, y es información que utiliza el SAT. Es su responsabilidad confeccionar una factura de manera correcta. De no ser así, le corresponderá una multa. Además, a través de esa misma información, el receptor de la factura, puede emplearla para deducir gastos. Si no es correcta, se encontrará con dificultades para hacerlo.

“La importancia de poder definir con anterioridad qué uso o qué destino tiene ese gasto o inversión se relaciona justamente con que se asigna una clave (o código), que es un indicador de dicho uso. Por lo tanto, si la información no es correcta, no podremos usar dicha factura para deducir impuestos personales en la declaración anual, por ejemplo.”

¿Cuántas claves tiene una factura?

Al momento de confeccionar una factura, en general siempre necesitamos contar con cierto tipo de información de manera previa, ya que tiene carácter obligatorio. Estas tres claves para facturación SAT son: tipo de factura, el uso y la forma de pago (si es de contado o de crédito).

Más detalles sobre las claves

Aquí viene lo bueno, pues resulta que una de las claves más importantes en las facturas es la forma de pago. Literalmente el cómo estás pagando esta factura.

Si la estás pagando con transferencia, con cheque, tarjeta, efectivo o si de plano no la estás pagando, pues es una factura a crédito.

Justo por esto las claves desempeñan un papel tan importante, pues ponen toda la información al alcance del SAT para que pueda fiscalizar sin mayor problema.

Ejemplo: Clave de gasolina SAT

Pensemos en un ejemplo: las personas morales, que pueden deducir la gasolina, deben cuidar que en la factura no se indique que la forma de pago es el efectivo. Aunque se trate de un monto muy pequeño.

Por ejemplo, aún cuando la compra sea de 10 pesos, si soy una persona moral, y cometo el error de indicar que se pagó con efectivo, ese comprobante dejará de servir para deducir en el pago de impuestos.

Se cometen errores frecuentes, por ejemplo, al elegir las claves para indicar un gasto en gasolina: las personas morales no pueden tener el efectivo como la forma de pago. De esta manera, la factura no es considerada válida en el SAT, y no puede considerarse como un gasto deducible.

Con este ejemplo quedó más claro lo importante del correcto uso de las claves.

Claves productos SAT: ABC del catálogo

El catálogo del SAT se maneja a través de subdivisiones: son 17 catálogos que detallan más de 50 mil claves (53 mil al día de hoy), que implican diferentes productos y servicios. El objetivo es estandarizar la información para facilitar su lectura y manejo, al momento de presentar y evaluar las declaraciones.

Para Rodrigo Ramírez Venegas, integrante de la Comisión Fiscal 3 del Colegio de Contadores Públicos de México, la importancia de este catálogo de claves productos SAT radica en que permite estandarizar la información: un código siempre hará referencia al mismo producto o servicio, por lo cual dichos datos se vuelven manejables por el SAT, facilitando el control de las operaciones de las personas físicas como las morales.

“En un comienzo, la versión 3.3 del CFDI, que es la que está en uso actualmente, se rigió a través de un catálogo cuya base se encuentra en un código de comercio internacional. Sin embargo, en la práctica, surgían actividades y servicios frecuentes en México, que no estaban contempladas en dicha normativa. De allí, surge la necesidad de ir adecuando este catálogo, depurando e incorporando nuevas categorías”.

El experto refirió que el catálogo se fue adecuando a las necesidades de las autoridades de fiscalización, por lo que en un comienzo el catálogo contaba con ciertas claves, pero luego se fueron adecuando y adaptando, agregando algunos ítems y reemplazando otros. En este sentido, es necesario ser conscientes de la importancia de hacer una factura, con la información correcta para evitar errores o diferencias en el futuro.

Además, Ramírez Venegas resume que lo fundamental de este catálogo es la correspondencia entre lo que se vende y lo que se compra. Es decir, queda en claro en qué consiste la operación y facilita posteriormente el manejo de la información.

Es importante señalar que algunas operaciones no cuadran tan sencillamente por el hecho de que se transforma el producto. Es decir, no solo compro y vendo, sino que convierto una serie de elementos en un producto, pero esto también se tiene que comprobar.

“Yo compro pegamento, tela, hule y en mi proceso de transformación lo convierto en un zapato. Entonces tiene que estar justificada la compra de las cosas que estoy teniendo para poder sacar la cuestión de un producto. Identificando mermas y todo”, enfatiza el contador público.

Busca las claves que necesites y apóyate de QuickBooks

En caso de que tengas dudas del producto o servicio que tengas que facturar, el SAT creó una herramienta que te ayudará a identificar tu clave.

Es cierto que, en un comienzo, resulta abrumador tener toda la información “en la cabeza” que se necesita para confeccionar una factura. Sin embargo, es importante hacerlo de manera correcta, así se evitan las posteriores multas de las autoridades o dificultades en la deducción de impuestos.

Da clic en el siguiente enlace para que lo puedas hacer y te familiarices con la herramienta.

La otra opción con la que cuentas, si lo que quieres es simplificar, es usar QuickBooks, un software contable que busca facilitar la facturación y otros procesos en una empresa o negocio. El proceso es muy fácil, pues la herramienta te brindará una lista de claves que podrían coincidir con los servicios o productos que hayas seleccionado.

Con el objetivo de simplificar todas las gestiones, este software te permite que busques las claves al momento de confeccionar la factura. Al hacerlo, se debe teclear la palabra y la aplicación arrojará distintos resultados, de los cuales se debe elegir el más conveniente para señalar el servicio o producto.

Una de las ventajas que ofrece QuickBooks es que se trata de tecnología a la medida del usuario, de modo que confeccionar una factura se convierte en algo sencillo, reduciendo la posibilidad de cometer errores.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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