2021-05-31 03:01:18 Facturación electrónica English Aprende a ordenar la contabilidad electrónica de tu empresa, consultar y descargar facturas SAT desde los sistemas de facturación.... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2021/05/andrew-neel-wClUbRMCBD8-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/programas-de-facturacion-electronica-mexico/ Sistemas de facturación electrónica | QuickBooks México

Programas de facturación electrónica en México

20 Minutos para leer

Conoce las características, ventajas y aspectos que debes saber sobre los programas de facturación electrónica antes de que lo implementes para tu negocio; así como algunas sugerencias para que elijas el software que mejor se adapte a la operación de tu empresa o emprendimiento. Asimismo, observa las ventajas de QuickBooks Online no solo para tu facturación electrónica, sino para que lleves toda tu contabilidad en orden.

Índice de contenidos:

  1. Introducción
  2. Qué son los programas de facturación electrónica
    1. Características de los sistemas de facturación electrónica
    2. Aspectos a evaluar de los software de facturación electrónica
  3. Ventajas de los programas de facturación
  4. Mis cuentas: un programa para generar facturas electrónicas gratis
    1. Consulta tus facturas en el software para facturación del SAT
    2. Factura Fácil Mis Cuentas SAT
  5. QuickBooks hace tu vida más fácil
    1. Los programas de facturación atesoran tus archivos
    2. Beneficios de utilizar QuickBooks Online
  6. Programas de facturación electrónica en México

 

A raíz del surgimiento de la modalidad de factura electrónica en México iniciaron por igual muchos sistemas para realizar esta función, de proveedores que, con el tiempo, también han evolucionado para brindar programas de facturación electrónica cada vez más eficientes.

Definitivamente la contabilidad no será la misma gracias a estos software que han facilitado esta tarea, principalmente por el nivel de automatización y de integración, para que los contribuyentes tengan un mayor orden y realicen estos proceso con mayor precisión y rapidez.

Sin embargo, una empresa, un negocio, un profesional o emprendedor ahora se ubica ante la disyuntiva de elegir el sistema de facturación electrónica en México que más le convenga o que se adapte a sus necesidades.

No siempre es fácil escoger una opción, ya que hay muchos proveedores en el mercado, así que vale la pena hacer un análisis bien meditado sobre las características de cada solución y qué ventajas puedes obtener.

Qué son los programas de facturación electrónica

Se trata de software diseñado para gestionar los procesos de facturación electrónica, por ejemplo, para el control del envío y recepción de facturas.

Algunos programas se enfocan en la facturación, en llevar un control y visibilidad de todos los CFDIs emitidos, cancelados y demás, aunque otros softwares son más robustos o completos porque se especializan en procesos contables, dentro de los cuales se incluye una función o herramienta para la facturación digital.

Estos proveedores se han registrado y certificado ante el Servicio de Administración Tributaria, por lo tanto, es un factor que los usuarios deben verificar para saber que todo está conforme a la ley.

Programas de facturación electrónica México_QuickBooks

Características de los sistemas de facturación electrónica

Aunque cada proveedor personaliza sus software de facturación electrónica, estos programas deben tener ciertas características, por ejemplo, lo que ya mencionamos de estar dados de alta ante el SAT.

Otras características que comparten son:

Online: Son programas en línea, por lo que requieren de una plataforma en internet y muchas veces una app para facilitar su uso.

Seguros: Deben contar con elementos de gran seguridad de datos por la información tan sensible que manejan.

Intuitivos: Son plataformas de fácil uso para que cualquier persona pueda operar en éstas.

Accesibilidad: Permiten un fácil acceso y transmisión de los datos.

Automatización: Muchas acciones son automatizadas para que se operen con mayor rapidez.

Integración: Permiten integrar o vincularse con otras herramientas.

Multidispositivo: Permite su uso en diversos dispositivos.

Informan: Deben tener mucha información a la mano para los usuarios, para educarlos y guiarlos en estos temas.

Soporte: Deben contar con un área especializada en soporte.

Actualizable: Debe ser una plataforma que se actualice fácilmente y la versión nueva sea mejor.

Aspectos a evaluar de los software de facturación electrónica

Lo más importante al elegir un sistema de facturación electrónica es no precipitarse, destinar un tiempo para verificar las opciones y entender qué es lo que requieres de acuerdo con el nivel de operación que tengas.

Para esto, es aconsejable que previamente tengas claro el panorama de acción de tu negocio, sobre todo en la parte administrativa y contable; que veas cómo están tus procesos, los volúmenes de facturas que realizas, etcétera.

Luego establece objetivos de lo que buscas con un software, ya que si lo implementa sin objetivos no tendrás forma de medir cómo ha ayudado a tu negocio.

En cuanto a los programas, tienes que fijarte en la solución integral que ofrecen, qué tan limitado es, si te permite una escalabilidad a corto, mediano o largo plazo, una vez que tu negocio tenga una operación más compleja.

Lo más recomendable es que realices pruebas del funcionamiento de los programas y verifiques qué tan intuitivos resultan, qué tan rápido haces los procesos, cuál es el nivel de control y visibilidad de las acciones, cómo se vincula el software con otras herramientas, qué soporte tienes y la atención en general de tu proveedor.

Una de las reglas de oro que impone el SAT a todo contribuyente es la de guardar toda pista de facturas emitidas y recibidas durante 5 años, por lo menos. De modo que, independientemente del software para facturación que utilices, debes respaldar tus CFDI’s en su versión XML y en PDF.

Todo estos puntos son valiosos para que vayas descartando opciones y elijas el programa que más te convenga. Conoce aquí las claves para elegir el mejor software contable para tu negocio.

Programas de facturación electrónica México

Ventajas de los programas de facturación

Una de las principales ventajas es que estos programas facilitan tu orden contable. Hay muchos contribuyentes que todavía no profundizan en sus obligaciones fiscales, y mucho menos dominan el uso de facturadores. Por eso, es muy común que algunos se encuentren perdidos al arrancar en el mundo laboral y se escandalicen por cualquier descuido que, en realidad, no es tan grave. Y uno de los descuidos más habituales es extraviar facturas.

Esto puede suceder por varios factores: desde errores de dedo que te hagan enviar a la papelera archivos indebidos, la pérdida de información por el reseteo de tu disco duro, que tus facturas se traspapelen entre otros documentos, etcétera. En suma: una inadecuada organización.

Por ejemplo, quizá te hayas percatado de que las facturas que te envían o que tú mismo generas se guardan por default con una numeración muy extensa. Si, tras recibirlas o generarlas mediante uno de los tantos softwares de facturación, no las respaldas de inmediato en una carpeta o no las renombras, es muy probable que no las identifiques después. Ese número, por cierto, corresponde al folio fiscal, y está compuesto de 32 dígitos. Ahora, imagina qué pasaría si ocurre lo mismo con 10 facturas más. La respuesta es: caos asegurado.

Y, sí, todo lo anterior se complica incluso más cuando tienes que lidiar con las mil cosas que suceden en una pyme, pues es tanta la información que se maneja que, a veces, simplemente no le prestas la minuciosidad debida a cada factura, con tal de almacenarla de forma correcta.

Además del orden en tu contabilidad, un programa de facturación electrónica te ayuda al control de tus transacciones, visibilidad y además tienes a disposición de operar a cualquier hora. Existen diversas ventajas de este tipo de sistemas, pero las que más resaltan son:

  • La reducción de tiempos.
  • Menos costos de operación.
  • Seguridad en tu información.
  • Precisión en los procesos.
  • Simplificación de la parte administrativa y contable.
  • Disminución de errores.
  • Efectividad en tu servicio.

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Descubre cómo QuickBooks te puede ayudar a lograrlo.

Mis cuentas: un programa para generar facturas electrónicas gratis

Por eso, contar con un programa de facturación puede puede facilitarte el “trabajo sucio”. El SAT te brinda un programa gratuito con el que puedes hacer tu facturación electrónica, el cual puedes verificar aquí.

La contadora pública Verónica Rivera dice que, para los emprendedores y para aquellos que empiezan con su negocio, es muy recomendable utilizar Mis Cuentas, ya que, en caso de no contar con alguna factura emitida o recibida, por la razón que sea, cualquiera puede volver a descargarla con un software de facturación electrónica como éste. Lo único que necesitas es tener a la mano tu RFC y contraseña o firma electrónica.

A continuación, podrás ver el procedimiento para consultar tus facturas en el sistema de facturación electrónica del SAT.

Consulta tus facturas en el software para facturación del SAT

Selecciona la pestaña “Factura fácil” y cuando se despliegue el menú, da clic en “Consultar”. Para acceder al servicio de búsqueda deberás de autenticarte con tu RFC y contraseña.

Mis Cuentas SAT factura fácil

Enseguida verás las siguientes opciones:

  • Consultar facturas emitidas
  • Consultar facturas recibidas
  • Selecciona el tipo de consulta que deseas realizar y haz clic en “Continuar”.

Factura Fácil Mis Cuentas SAT

Consulta de facturas emitidas

En este caso, cuentas con 2 opciones para hacer tu búsqueda:

  • Por “Folio fiscal”, que es el número de la CFDI que emitiste.
  • Por “Fecha de emisión”, en donde debes de seleccionar el año, mes y día de la emisión, considerando los datos obligatorios y opcionales para localizar tu factura.

Es importante que contemples que sólo permite seleccionar un periodo máximo de 12 meses. Cuando termines de capturar todos los parámetros de la consulta, debes de dar clic en “Buscar CFDI”.

En caso de que la factura exista, se desplegarán los siguientes resultados:

  • Íconos de acciones
  • Folio fiscal
  • RFC del emisor
  • Nombre o razón social del emisor
  • RFC del receptor
  • Nombre del receptor
  • Nombre o razón social del receptor
  • Fecha de emisión
  • Fecha de certificación
  • Proveedor que certificó
  • Total
  • Efecto del comprobante (ingreso, egreso o traslado)
  • Estado del comprobante (vigente o cancelado)

En caso de que elijas el método por rango de fechas, es importante contemplar que este sistema de facturación electrónica sólo te mostrará un máximo de 500 registros y será en paquetes de 20 en 20.

Si no existe la factura que cumpla con los criterios de búsqueda, te saldrá la leyenda: “No existen registros con los criterios de búsqueda ingresados, intentar nuevamente”.

Descarga de facturas emitidas

Tras haber realizado lo anterior, si seleccionas el ícono que corresponde, podrás descargar la factura.

Para hacerlo, debes de ir a la columna “Acciones”, que indica: “Ver detalle”, “Descargar”, “Recuperar representación impresa e integrar adenda”, y, en la parte inferior, “Exportar resultados a PDF”.

Entonces, para que puedas recuperar la representación impresa, así como descargar el XML, da clic en “Representación impresa”, la cual está dentro de los íconos de “Acciones”. De esta forma obtendrás el archivo en PDF y podrás guardarlo.

El botón “Descargar factura electrónica” es el que te permitirá obtener el XML de la factura electrónica. Pero, si lo que deseas son más detalles sobre la factura que has descargado, entonces da clic en “Mostrar detalle” y podrás exportar un reporte detallado en PDF.

Consulta de facturas recibidas

Para consultar tus facturas recibidas mediante este programa para facturación del SAT, cuentas con 2 opciones:

  • Por “Folio fiscal”, que es el número de la CFDI que emitiste
  • Por “Fecha de emisión”

Si seleccionas por fecha de emisión, la plataforma te dejará seleccionar un periodo de un mes como máximo. Cuando termines de capturar tus parámetros, da clic en “Buscar CFDI”. No olvides que la consulta sólo considera los comprobantes que contengan los datos del receptor.

Si la factura existe, entonces se desplegarán casi los mismos campos que enlistamos en nuestro apartado “Consulta de facturas emitidas”.

Descarga de factura recibidas

Por último, si quieres recuperar la representación impresa de los comprobantes generados por el programa de facturación gratuito del SAT, mediante la aplicación Mis cuentas, da clic en “Representación impresa”, la cual está dentro de los íconos de “Acciones”, para que también obtengas el archivo en PDF y lo guardes.

El botón “Descargar factura electrónica” es el que te permitirá obtener el XML de la factura electrónica. Si requieres más detalles sobre la factura electrónica que has descargado, entonces da clic en “Mostrar detalle”, y podrás exportar un reporte en PDF.

QuickBooks hace tu vida más fácil

Invertir en un sistema de contabilidad electrónica para almacenar tus facturas puede resultar una gran inversión, y los dolores de cabeza que genera llevar la contabilidad de tu negocio en un modo tradicional podrían disminuir considerablemente. Como dice el dicho: información es poder y lo que QuickBooks te brinda es precisamente eso: poder sobre tu negocio. Así, podrás tomar las mejores decisiones basadas en información que puedes consultar en tiempo real, ingresa aquí para conocer cómo funciona.

QuickBooks resulta una opción atractiva, al ser un software súper amigable con el que facturar se vuelve algo sencillo. Además, con este programa, que es más que un sistema de facturación electrónica, puedes tener el control administrativo de tu empresa desde cualquier dispositivo móvil. Lo mejor es que no necesitas tener a tu contador a un lado tuyo para operar el programa, pues su uso es realmente sencillo.

Si te lo preguntabas, con QuickBooks no sólo puedes descargar, consultar y emitir facturas; es posible darles un seguimiento puntual y organizarlas también en la nube. Esto te ahorraría bastante tiempo para enfocarte en otras áreas de tu negocio, sin necesidad de que te desgastes en temas contables. Además, las facturas que emitas desde QuickBooks cumplen con todos los requisitos que pide el SAT, así que de eso ni tienes que preocuparte.

A diferencia de los pasos a seguir mediante Mis cuentas, del SAT, en QuickBooks es muy sencillo descargar, emitir y cancelar facturas, y sólo te lleva unos cuantos clics. Olvídate de sufrir con los procedimientos tediosos para dar de baja una factura y otros procesos similares. Con este software, lo harás en un abrir y cerrar de ojos.

Una herramienta como QuickBooks representa aumento de productividad para las pequeñas y medianas empresas, debido a que la información de los gastos y proveedores se concentra en un mismo lugar. De este modo, si mantienes un mejor control de tus números, podrás tener una mayor visión de cómo va tu negocio.

Los programas de facturación atesoran tus archivos

Expertos en contabilidad recomiendan que siempre tengas tu información respaldada, pues no es raro que se requiera para realizar cualquier aclaración ante el SAT.

“La mayoría de las veces, lo que puede poner en aprietos es no contar con la información completa, entonces lo que yo le pido a mis clientes y la gente que me pregunta es que sea muy ordenada, que duplique siempre su información. Contar con un respaldo sacará de muchos, pero muchos apuros. Es cuestión de acostumbrarse, de hacer el hábito, pero a veces yo sé que no es tan sencillo, pues los emprendedores están en tantas cosas que es casi imposible que sólo pongan atención en esta parte de su negocio. Pero créanme, cuando lo empiecen a hacer, notarán una gran diferencia”, acota Verónica Rivera, contadora pública.

Para esto, lo ideal es que hagas una copia en la máquina en la que trabajas y que realices una copia más en otro lugar físico, por ejemplo, una USB o un disco duro externo. Pero, si quieres ir todavía un paso más adelante, entonces opta por uno de los programas de facturación en la nube. En caso de que pierdas la información de tu PC, USB’s y discos duros, los facturadores en la nube siempre serán la mejor opción, pues cuentan con candados muy altos en seguridad y no se limitan a unos cuantos equipos. QuickBooks es uno de ellos, y hoy en día son casi 7 millones de empresas las que han depositado su entera confianza en este sistema contable.

Después de todo, controlar tu contabilidad no es otra cosa que aprendizaje, constancia y disciplina, pero es una tarea exigente en tiempo y concentración. No obstante, la tecnología con la que contamos ahora viene a resolver muchas dificultades que nos ahorran tiempo y esfuerzo. Por eso, facturadores como el sistema gratuito del SAT, o el software contable de QuickBooks, pueden facilitar enormemente, a ti y a tu equipo, el trabajo que de otro modo te llevaría horas.

Ya sea que elijas respaldar tus facturas mediante la plataforma del SAT, o apostar por QuickBooks, una opción integral para tu negocio, con un costo de renta mensual muy accesible, verás los beneficios que te trae mantener un mejor orden contable día a día.

Recuerda que, si lo que quieres es enfocarte en tu empresa y explotar tu talento, un software de facturación como QuickBooks será una mejor solución, pues va mucho más allá de la gestión de facturas. Además, estamos seguros de que, con él, dejarás de temerle a los procesos contables, y eso que antes te parecía tedioso se convertirá en un proceso amigable y muy sencillo.

Beneficios de utilizar QuickBooks Online

Te recomendamos QuickBooks y creemos que es el mejor sistema para que hagas tu facturación electrónica en México, porque tendrás un sistema especializado en tu contabilidad, con lo cual tendrás:

Mayor rapidez, más eficacia

Di adiós a la época en las que tenías que entrar a Excel para hacer manualmente una lista de gastos. No solamente se necesitaba mucho tiempo, también corrías el riesgo de que, si te equivocabas en una sola cifra, tenías que volver a checar todo, paso por paso. Es por esto que, con QuickBooks, puedes solamente conectar tu cuenta de banco a tu perfil y verás cómo todas tus transacciones se registran automáticamente. También tienes la ventaja de que puedes poner etiquetas para que siempre sepas a qué área pertenece cada una de ellas.

Olvídate del SAT

Los que realizan facturas saben que la parte más difícil de la facturación electrónica es tener que estar pendiente del cálculo y pago de impuestos, realizar reportes al SAT y, en general, considerar lo que exige esta institución. Con QuickBooks podrás generar facturas y elegir fácilmente los impuestos desde la lista del sistema. Es por esto que QuickBooks está certificado oficialmente por esta institución y, además, se mantiene en regulación con las normas fiscales mexicanas, para que hagas facturas con plena confianza de que sigues la ley.

Toda tu información, en la palma de tu mano

Imagina contar con toda tu información financiera con sólo abrir tu cuenta de QuickBooks en tu celular. Poder observar en tiempo real cuáles son tus gastos y tus ingresos, ver cómo se divide tu presupuesto o simplemente crear una factura al momento. Incluso podrás guardar la información de clientes recurrentes y programar pagos que se deben realizar cada cierto tiempo. Lo importante es que todo lo que necesitas para controlar y hacer crecer tu negocio está disponible con la última información, a todas horas y todos los días del año.

Elige la opción que más te convenga

Encontrarás algunos software que ofrecen poco por mucho dinero, mientras que otros te ofrecen demasiadas cosas que ni siquiera vas a utilizar, si eres una pyme en crecimiento. Pero con QuickBooks esto no pasa, ya que cuenta con 3 planes accesibles que tienen diferentes funciones que le ayudarán a tu empresa, dependiendo de su tamaño. No tendrás que preocuparte por pagar de más, y, si lo crees conveniente, también puedes hacer el upgrade al siguiente plan. Otra gran ventaja, que casi no encontrarás en muchos facturadores, todos los timbres son ilimitados en cualquiera de sus planes, para que nunca te sientas restringido a la hora de realizar tus facturas electrónicas.

Sin actualizaciones costosas

Otra gran ventaja de QuickBooks es que, a diferencia de otros sistemas contables, éste no necesita estar instalado en tu computadora o celular. Gracias a que cuenta con tecnología de almacenamiento en la nube, sólo tienes que entrar a tu cuenta desde cualquier dispositivo para comenzar a utilizarlo. Puedes tener el control de los usuarios que agregas, por ejemplo, tu contador. O si necesitas que más personas que conozcan o utilicen esta información, también puedes autorizar los permisos correspondientes a otros usuarios. Además, si eres el administrador, puedes controlar los permisos de cada uno de los usuarios que agregues.

Programas de facturación electrónica en México

Recuerda que, antes de decidirte por un sistema para esta actividad, debes analizar los puntos que hemos mencionado.

Al margen de nuestra recomendación de Mis Cuentas o QuickBooks Online, a continuación te brindamos una lista de otros software que se utilizan en México.

Factura-e.mx

Se trata de un sistema que ofrece soluciones para la generación, emisión, control y resguardo de Comprobantes Fiscales Digitales para Empresas y Negocios. Se maneja intuitivamente y tiene una interfaz simple, pero eficiente, para pequeñas y medianas empresas.

Factusol

Este es un programa de facturación gratis para Windows, que es muy básico, pero adecuado para emprendimientos con una operación sencilla.

Aspel

Ofrece una solución más robusta para negocios con operaciones más complejas.

Dfacture

Se especializa en el desarrollo de sistemas integrales para impulsar procesos electrónicos para el control de todo tipo de empresas.

ContPaqi

Se enfoca en una plataforma para la actividad contable y administrativa, muy completo y versátil.

Facturador.com

Es un sistema en la nube especializado en la facturación electrónica, con la cual se pueden generar CFDIs rápidamente y llevar el control de los mismos.

Debitoor

Programa de facturación y contabilidad que se centra en emprendedores.

Eco factura

Es un software que tienes que descargar para poder instalarlo en tu computadora, desde donde harás tu facturación electrónica.

KeyandCloud

Destaca por su flexibilidad y las múltiples herramientas que se pueden vincular.

Factura Digital

Un sistema básico, pero que funciona bien para la facturación electrónica.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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