¿Se pueden emitir facturas sin e-firma?

Internet ha simplificado muchísimos trámites y gestiones, de todo tipo y en todo rubro. Quizás los ámbitos que más beneficiados han obtenido con ello son la contabilidad y la administración financiera, ya que existen numerosas herramientas en donde se puede centralizar toda la información y acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar.

En este contexto, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha desarrollado e implementado la contabilidad electrónica para evitar fraudes fiscales, como la evasión del pago de impuestos. Aunado a ello, ha encontrado la manera de optimizar y organizar la información contable y financiera de los contribuyentes por medio de herramientas digitales como la e-firma.

Mediante el uso y el aprovechamiento de las tecnologías de la información, el SAT ha buscado conseguir mayores niveles de productividad. Todo esto, gracias a la modernización y la simplificación de los procesos de auditoría. Por ello, las autoridades tributarias han podido reducir el tiempo de trabajo en verificar y validar cada una de las declaraciones que presentamos, además de ordenar y administrar esta información por medio de bases de datos. Y no sería así de sencillo ni para nosotros ni para las autoridades sin la e-firma.

Te preguntarás, ¿cómo funciona la e-firma?, sin embargo, quizá la cuestión sea, ¿cómo sería la contabilidad electrónica sin la e-firma? Te lo explicamos a continuación.

Funcionamiento de la e-firma

La e-firma equivale a tu firma autógrafa en el mundo digital. Al usarla das tu conformidad respecto a la documentación que estás emitiendo. Por ejemplo: si generas una factura electrónica en el SAT, con la e-firma, estás dando tu visto bueno de que el detalle de valores y servicios es correcto. Con la e-firma se pueden evitar fraudes y se promueve la ciberseguridad, ya que consta de una serie de caracteres y datos digitales que son únicos para garantizar la identidad de cada contribuyente.

Entonces, para hacer una factura electrónica a través del facturador en línea del SAT, o por medio de un sistema contable como QuickBooks, lo primero que debes hacer, antes de obtener tu e-firma, es darte de alta como contribuyente. Puedes hacerlo en línea o en las oficinas del SAT. Aquí te indicamos cómo puedes tramitar tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC). En este primer paso, tendrás la opción de elegir el régimen de persona física o moral, según el tipo de servicio que ofrezcas o actividad a la que te dediques.

Si vas a empezar a usar el facturador en línea del SAT para emitir facturas electrónicas, seguro te estarás preguntando si se pueden emitir facturas sin e-firma. La respuesta rápida es que no, no es posible. Y, de hecho, no es conveniente, ya que las facturas electrónicas con e-firma ofrecen garantías de legitimidad y seguridad, tanto para el contribuyente, como para quien recibe el Certificado Fiscal Digital por Internet (CFDI). Recuerda que la falsificación de facturas es un delito y, a veces, por no proteger tus datos personales como la e-firma, puedes quedar comprometido en un inconveniente. Aquí te explicamos más sobre qué es una factura apócrifa y cómo puedes evitarla.

Partiendo de que eres contribuyente, para hacer una factura electrónica, necesitas contar con la e-firma y el Certificado De Sello Digital (CSD). El CSD es una herramienta con la que puedes emitir facturas electrónicas de manera digital y segura, que permite a las autoridades fiscales rastrear el origen de estos comprobantes. De este modo, no será posible su alteración y tendrás garantía de su autenticidad.

Algunos datos sobre la e-firma que te pueden interesar

• Tiene una validez de cuatro años.
• Antes se conocía como Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
• Su información está cifrada, por lo que es muy segura.
• El trámite para solicitar tu e-firma es gratuito. Solo tienes que preparar alguna documentación previa.

Cómo solicitar la e-firma

Si aún no solicitaste la e-firma, debes ingresar a la página del SAT, a la pestaña “Otros trámites” y, luego, al apartado llamado “Identificación y firmado electrónico”. Allí se despliega un menú de opciones y, a continuación, debes elegir la opción “Obtén tu certificado de e.firma (antes Firma Electrónica)”. Podrás acordar una cita en las oficinas del SAT para presentar la documentación necesaria y dar curso a la activación de la e-firma.

Durante el encuentro, serán requeridos algunos datos referentes a tu identidad y toma de datos biométricos, como las huellas digitales, fotografía de frente, fotografía del iris, firma y digitalización de los documentos originales. Entre ellos, la solicitud de e-firma que deberás descargar desde el SAT, más una unidad de memoria extraíble (USB), en donde se encontrará el archivo de requerimiento (.req) generado en el programa Certifica. Esto se obtiene a partir de que inicias la solicitud en el SAT. Por supuesto, no te olvides de llevar contigo una identificación oficial vigente con fotografía, necesaria en cualquier trámite.

Cómo emitir una factura electrónica

Además de la e-firma, al momento de hacer una factura electrónica con el facturador en línea del SAT, necesitas tener ciertos datos para que el comprobante sea correcto. Toma nota:

• Debes tener el RFC de la persona a quien le expidas la factura. Puede ser una persona física o moral.
• También debes tener el detalle del servicio prestado o del bien que vendiste: cantidad y precio unitario y el importe total.
• Además, debes indicar el modo de pago: en un solo pago o en parcialidades.
• Si corresponde, se debe identificar el valor de los impuestos que se aplican.
• También debes señalar el modo de pago: cheque, transferencia, tarjeta de crédito, entre otras opciones disponibles.
• También debes indicar el servicio del que se trate, según un catálogo ya definido por el SAT.
• Finalmente, debes especificar la fecha del comprobante o período de pago.

Cómo actualizar la e.firma en línea, paso a paso

Si tu e-firma está a punto de vencer, no te preocupes. Ya puedes solicitar la actualización a través de internet de forma rápida y sencilla, y lo mejor: sin salir de casa. Esta nueva modalidad se implementó recientemente, a partir de las afectaciones que ha provocado la pandemia de la COVID-19.

El pasado 19 de junio de 2020, a través de su página, el SAT dio a conocer la modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2020, donde se hace la modificación a la regla 2.2.14, referente a “Requisitos para la solicitud de generación o renovación del certificado de e-firma”. Con este cambio, ahora puedes hacer la renovación de la e-firma en línea. Es decir, este trámite virtual es igual de válido que si hubieras acudido a las oficinas del SAT.

Considera que este trámite debes solicitarlo hasta 24 horas antes de que se venza la fecha límite del certificado. Como indicamos antes, para garantizar seguridad, la e-firma debe renovarse cada cuatro años.

Para actualizar tu e-firma en línea:

• Debes ingresar al sitio del SAT. Aquí deberás descargar un archivo de requerimiento de renovación (en formato .ren).
• Luego, deberás dar clic en “iniciar”.
• Aquí tendrás que ingresar la contraseña o tu e-firma por vencer.
• Después, busca y selecciona la opción de “renovación de certificado”.
• A continuación, da clic en “examinar”, y el campo te solicitará adjuntar el archivo en formato .ren que previamente descargaste.
• Tras completar la actualización, guarda el número de trámite.
• Descarga el acuse (en formato PDF). Lo puedes imprimir o guardar.
• Luego, en el menú principal, selecciona el certificado correspondiente a tu fecha de trámite. Aquí se descargará la e-firma actualizada. Guárdala en un lugar seguro.

El caso de QuickBooks

Como al inicio mencionamos, también existen otras aplicaciones de administración contable, como QuickBooks. Se trata de un software que funciona con distintos módulos y que posee herramientas para realizar diferentes gestiones: puedes emitir facturas y timbrarlas, además de organizar tu contabilidad, cargar las declaraciones de tu negocio, conciliar cuentas… Esto te puede ahorrar hasta 15 horas de trabajo al mes.

Uno de los beneficios de este sistema basado en la nube es que, a través de permisos, permite compartir la información que deseamos con diferentes usuarios. Es decir, tu contador y tú pueden consultar, modificar y gestionar la misma información, sin que existan versiones diferentes.

También, otra ventaja, es que ofrece el respaldo necesario para que todas tus transacciones sean seguras y cifradas. Así te sentirás tranquilo con el resguardo de tus datos financieros. Asegurar este aspecto es fundamental, ya que estamos hablando, nada más ni nada menos, que del movimiento de ingresos y egresos de tu negocio. A nadie que no sea de tu entera confianza le proporcionarías datos sensibles como tu e-firma, ¿verdad?

Por último, y una ventaja fundamental que ofrece QuickBooks es el hecho de su accesibilidad y sencillez, de uso fácil y muy intuitivo. Cuenta planes de diferentes costos, por lo que puedes elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.