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facturaci贸n electr贸nica

驴Se pueden emitir facturas sin e-firma?

Internet ha simplificado much铆simos tr谩mites y gestiones, de todo tipo y en todo rubro. Quiz谩s los 谩mbitos que m谩s beneficiados han obtenido con ello son la contabilidad y la administraci贸n financiera, ya que existen numerosas herramientas en donde se puede centralizar toda la informaci贸n y acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar.

En este contexto, el Servicio de Administraci贸n Tributaria (SAT) ha desarrollado e implementado la contabilidad electr贸nica para evitar fraudes fiscales, como la evasi贸n del pago de impuestos. Aunado a ello, ha encontrado la manera de optimizar y organizar la informaci贸n contable y financiera de los contribuyentes por medio de herramientas digitales como la e-firma.

Mediante el uso y el aprovechamiento de las tecnolog铆as de la informaci贸n, el SAT ha buscado conseguir mayores niveles de productividad. Todo esto, gracias a la modernizaci贸n y la simplificaci贸n de los procesos de auditor铆a. Por ello, las autoridades tributarias han podido reducir el tiempo de trabajo en verificar y validar cada una de las declaraciones que presentamos, adem谩s de ordenar y administrar esta informaci贸n por medio de bases de datos. Y no ser铆a as铆 de sencillo ni para nosotros ni para las autoridades sin la e-firma.

Te preguntar谩s, 驴c贸mo funciona la e-firma?, sin embargo, quiz谩 la cuesti贸n sea, 驴c贸mo ser铆a la contabilidad electr贸nica sin la e-firma? Te lo explicamos a continuaci贸n.

Funcionamiento de la e-firma

La e-firma equivale a tu firma aut贸grafa en el mundo digital. Al usarla das tu conformidad respecto a la documentaci贸n que est谩s emitiendo. Por ejemplo: si generas una factura electr贸nica en el SAT, con la e-firma, est谩s dando tu visto bueno de que el detalle de valores y servicios es correcto. Con la e-firma se pueden evitar fraudes y se promueve la ciberseguridad, ya que consta de una serie de caracteres y datos digitales que son 煤nicos para garantizar la identidad de cada contribuyente.

Entonces, para hacer una factura electr贸nica a trav茅s del facturador en l铆nea del SAT, o por medio de un sistema contable como QuickBooks, lo primero que debes hacer, antes de obtener tu e-firma, es darte de alta como contribuyente. Puedes hacerlo en l铆nea o en las oficinas del SAT. Aqu铆 te indicamos c贸mo puedes tramitar tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC). En este primer paso, tendr谩s la opci贸n de elegir el r茅gimen de persona f铆sica o moral, seg煤n el tipo de servicio que ofrezcas o actividad a la que te dediques.

Si vas a empezar a usar el facturador en l铆nea del SAT para emitir facturas electr贸nicas, seguro te estar谩s preguntando si se pueden emitir facturas sin e-firma. La respuesta r谩pida es que no, no es posible. Y, de hecho, no es conveniente, ya que las facturas electr贸nicas con e-firma ofrecen garant铆as de legitimidad y seguridad, tanto para el contribuyente, como para quien recibe el Certificado Fiscal Digital por Internet (CFDI). Recuerda que la falsificaci贸n de facturas es un delito y, a veces, por no proteger tus datos personales como la e-firma, puedes quedar comprometido en un inconveniente. Aqu铆 te explicamos m谩s sobre qu茅 es una factura ap贸crifa y c贸mo puedes evitarla.

Partiendo de que eres contribuyente, para hacer una factura electr贸nica, necesitas contar con la e-firma y el Certificado De Sello Digital (CSD). El CSD es una herramienta con la que puedes emitir facturas electr贸nicas de manera digital y segura, que permite a las autoridades fiscales rastrear el origen de estos comprobantes. De este modo, no ser谩 posible su alteraci贸n y tendr谩s garant铆a de su autenticidad.

Algunos datos sobre la e-firma que te pueden interesar

  • Tiene una validez de cuatro a帽os.
  • Antes se conoc铆a como Firma Electr贸nica Avanzada (FIEL).
  • Su informaci贸n est谩 cifrada, por lo que es muy segura.
  • El tr谩mite para solicitar tu e-firma es gratuito. Solo tienes que preparar alguna documentaci贸n previa.

C贸mo solicitar la e-firma

Si a煤n no solicitaste la e-firma, debes ingresar a la p谩gina del SAT, a la pesta帽a 鈥淥tros tr谩mites鈥 y, luego, al apartado llamado 鈥淚dentificaci贸n y firmado electr贸nico鈥. All铆 se despliega un men煤 de opciones y, a continuaci贸n, debes elegir la opci贸n 鈥淥bt茅n tu certificado de e.firma (antes Firma Electr贸nica)鈥. Podr谩s acordar una cita en las oficinas del SAT para presentar la documentaci贸n necesaria y dar curso a la activaci贸n de la e-firma.

Durante el encuentro, ser谩n requeridos algunos datos referentes a tu identidad y toma de datos biom茅tricos, como las huellas digitales, fotograf铆a de frente, fotograf铆a del iris, firma y digitalizaci贸n de los documentos originales. Entre ellos, la solicitud de e-firma que deber谩s descargar desde el SAT, m谩s una unidad de memoria extra铆ble (USB), en donde se encontrar谩 el archivo de requerimiento (.req) generado en el programa Certifica. Esto se obtiene a partir de que inicias la solicitud en el SAT. Por supuesto, no te olvides de llevar contigo una identificaci贸n oficial vigente con fotograf铆a, necesaria en cualquier tr谩mite.

C贸mo emitir una factura electr贸nica

Adem谩s de la e-firma, al momento de hacer una factura electr贸nica con el facturador en l铆nea del SAT, necesitas tener ciertos datos para que el comprobante sea correcto. Toma nota:

  • Debes tener el RFC de la persona a quien le expidas la factura. Puede ser una persona f铆sica o moral.
  • Tambi茅n debes tener el detalle del servicio prestado o del bien que vendiste: cantidad y precio unitario y el importe total.
  • Adem谩s, debes indicar el modo de pago: en un solo pago o en parcialidades.
  • Si corresponde, se debe identificar el valor de los impuestos que se aplican.
  • Tambi茅n debes se帽alar el modo de pago: cheque, transferencia, tarjeta de cr茅dito, entre otras opciones disponibles.
  • Tambi茅n debes indicar el servicio del que se trate, seg煤n un cat谩logo ya definido por el SAT.
  • Finalmente, debes especificar la fecha del comprobante o per铆odo de pago.

C贸mo actualizar la e.firma en l铆nea, paso a paso

Si tu e-firma est谩 a punto de vencer, no te preocupes. Ya puedes solicitar la actualizaci贸n a trav茅s de internet de forma r谩pida y sencilla, y lo mejor: sin salir de casa. Esta nueva modalidad se implement贸 recientemente, a partir de las afectaciones que ha provocado la pandemia de la COVID-19.

El pasado 19 de junio de 2020, a trav茅s de su p谩gina, el SAT dio a conocer la modificaci贸n a la Resoluci贸n Miscel谩nea Fiscal para 2020, donde se hace la modificaci贸n a la regla 2.2.14, referente a 鈥淩equisitos para la solicitud de generaci贸n o renovaci贸n del certificado de e-firma鈥. Con este cambio, ahora puedes hacer la renovaci贸n de la e-firma en l铆nea. Es decir, este tr谩mite virtual es igual de v谩lido que si hubieras acudido a las oficinas del SAT.

Considera que este tr谩mite debes solicitarlo hasta 24 horas antes de que se venza la fecha l铆mite del certificado. Como indicamos antes, para garantizar seguridad, la e-firma debe renovarse cada cuatro a帽os.

Para actualizar tu e-firma en l铆nea:

  • Debes ingresar al sitio del SAT. Aqu铆 deber谩s descargar un archivo de requerimiento de renovaci贸n (en formato .ren).
  • Luego, deber谩s dar clic en 鈥渋niciar鈥.
  • Aqu铆 tendr谩s que ingresar la contrase帽a o tu e-firma por vencer.
  • Despu茅s, busca y selecciona la opci贸n de 鈥渞enovaci贸n de certificado鈥.
  • A continuaci贸n, da clic en 鈥渆xaminar鈥, y el campo te solicitar谩 adjuntar el archivo en formato .ren que previamente descargaste.
  • Tras completar la actualizaci贸n, guarda el n煤mero de tr谩mite.
  • Descarga el acuse (en formato PDF). Lo puedes imprimir o guardar.
  • Luego, en el men煤 principal, selecciona el certificado correspondiente a tu fecha de tr谩mite. Aqu铆 se descargar谩 la e-firma actualizada. Gu谩rdala en un lugar seguro.

El caso de QuickBooks

Como al inicio mencionamos, tambi茅n existen otras aplicaciones de administraci贸n contable, como QuickBooks. Se trata de un software que funciona con distintos m贸dulos y que posee herramientas para realizar diferentes gestiones: puedes emitir facturas y timbrarlas, adem谩s de organizar tu contabilidad, cargar las declaraciones de tu negocio, conciliar cuentas鈥 Esto te puede ahorrar hasta 15 horas de trabajo al mes.

Uno de los beneficios de este sistema basado en la nube es que, a trav茅s de permisos, permite compartir la informaci贸n que deseamos con diferentes usuarios. Es decir, tu contador y t煤 pueden consultar, modificar y gestionar la misma informaci贸n, sin que existan versiones diferentes.

Tambi茅n, otra ventaja, es que ofrece el respaldo necesario para que todas tus transacciones sean seguras y cifradas. As铆 te sentir谩s tranquilo con el resguardo de tus datos financieros. Asegurar este aspecto es fundamental, ya que estamos hablando, nada m谩s ni nada menos, que del movimiento de ingresos y egresos de tu negocio. A nadie que no sea de tu entera confianza le proporcionar铆as datos sensibles como tu e-firma, 驴verdad?

Por 煤ltimo, y una ventaja fundamental que ofrece QuickBooks es el hecho de su accesibilidad y sencillez, de uso f谩cil y muy intuitivo. Cuenta planes de diferentes costos, por lo que puedes elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.


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