2020-07-12 22:52:12 Facturación electrónica English ¿Cansado de los errores de facturación? ¿El facturador del SAT se queda corto en experiencia? Conoce las ventajas de un facturador... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/07/rsz_corinne-kutz-omftdpbbfxe-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion-electronica/ventajas-de-un-facturador-electronico/ %%title%% %%page%% %%sep%% QuickBooks

Ventajas de un facturador electrónico

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Una vez que decides iniciar en el mundo de los negocios, ya sea como una empresa o como profesional con servicios particulares, ya no hay vuelta atrás: entras de lleno a un ámbito en donde la actividad más básica es la de aprender a facturar en línea y llevar la contabilidad de tu negocio. Asimismo, es a través de la facturación electrónica que estás dando la constancia de que prestaste un servicio o vendiste un bien, ya sea en tu rol de comprador o de vendedor, y para eso es básico disponer de un facturador electrónico.

En este contexto, llevar un registro de nuestra contabilidad, de manera electrónica, nos da la ventaja de presentar nuestras declaraciones en tiempo y forma ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), y con ello cumplir nuestro deber como contribuyentes. Recuerda que uno de los objetivos principales para las autoridades tributarias es disminuir la evasión del pago de impuestos y defraudación en materia fiscal. Si te interesa saber cómo funciona la contabilidad electrónica como herramienta de fiscalización, visita este artículo.

Sin duda alguna, emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), organizarlos y resguardarlos tiene que ver con tu responsabilidad como contribuyente. A partir de esta tarea se desprenden algunas otras que se vinculan con la contabilidad de nuestra actividad, por ejemplo: realizar balances, cumplir con tus presentaciones mensuales, bimestrales o anuales, entre otras actividades. Por eso, es clave que puedas realizar de forma ordenada y clara las facturas electrónicas correspondientes y para ello puedes valerte de herramientas digitales como un facturador electrónico.

Sin embargo, ¿qué es un facturador electrónico? ¿Qué tareas se pueden realizar por medio de un facturador en línea? ¿Cuáles son las ventajas de usar un facturador privado respecto al facturador gratuito del SAT? En este artículo te ayudaremos a aclarar algunos puntos y a explicarte qué ganas al usar un facturador electrónico privado como QuickBooks.

¿En qué consiste un facturador electrónico?

Para empezar, un facturador electrónico es una herramienta que permite emitir comprobantes fiscales por la prestación de servicio, o bien, por la venta de productos. En México, existen facturadores en línea que son gratuitos, como el que integra el portal del SAT, y los que son de pago o privados, los cuales cuentan con certificación y el aval de las autoridades tributarias, además de estar enlistados como un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

Aunque el facturador en línea del SAT es muy útil para muchos contribuyentes, aún tiene ciertas desventajas. Por ejemplo: no soluciona de forma tajante algunos inconvenientes a los que se pueden enfrentar, en su día a día, negocios de volúmenes superiores de facturación, como las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), que generalmente deben emitir varios CFDI ‘s en periodos mucho más cortos.

Otro problema que presenta el facturador electrónico del SAT es que no automatiza procesos en la confección de facturas, de modo que se pueden cometer errores al capturar datos de clientes, por ejemplo, el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) o el cálculo de los impuestos correspondientes, ya que estos datos, generalmente hay que capturarlos de manera manual; cancelar uno o varios CFDI’s también puede demorar, si se hace a través del portal del SAT, ya que son muchos los pasos que hay que seguir para encontrar la factura en cuestión. En cambio, un facturador electrónico en línea puede resolver estas situaciones cotidianas de forma más ágil e intuitiva.

¿Cuáles son las ventajas de usar un facturador electrónico?

Accesibilidad en todo momento y desde cualquier lugar

Especialmente en los tiempos que corren, o sea, en la “nueva normalidad”. Poder acceder a toda la información contable desde cualquier dispositivo es clave (ya sea computadora, tableta o teléfono inteligente). De esta manera, puedes trabajar tanto de forma presencial en tu oficina, como vía remota. Lo mejor de todo es hacerlo en cualquier lugar del mundo, con tan sólo el acceso a internet.

Rapidez

Hoy en día, en donde cada minuto cuenta, resolver una gestión de manera efectiva y rápida es esencial para cualquier persona que quiera conducir su negocio al triunfo. En este sentido, se trata de contar con algunos datos precisos, como el RFC del cliente a quien le haremos la factura, la dirección de correo electrónico, el detalle y el monto del servicio. Eso es todo.

El just in time en el mundo de un negocio muchas veces define su futuro. De modo que, si sumamos la rapidez y la accesibilidad, entendemos la importancia de que tu contador o asesor sobre finanzas disponga de toda la información que requiera cuando lo necesite para realizar su trabajo.

Con un facturador electrónico, se eliminan esos tiempos “muertos” o de espera: mientras el profesional cuente con su respectivo acceso y contraseña, puede llevar a cabo sus tareas, sin depender de que otros le envíen las facturas de venta del mes. Esa rapidez va de la mano con la simplicidad y sencillez de un facturador electrónico, en donde toda la experiencia digital está pensada para simplificar el acceso y su comprensión, evitando que cometamos errores.

Automatización de procesos

Hablando de errores, ¿recuerdas los detalles al capturar los datos para generar una factura en línea? Con un facturador electrónico posees un registro con los datos de tus clientes y llenas de forma automática cada campo de información, incluso existen facturadores que permiten calcular los impuestos correspondientes de forma más rápida y clara. Esto reduce de manera significativa el margen de error y, con ello, las cancelaciones de facturas.

Incluso, existen facturadores, como QuickBooks, donde puedes programar que se emita un CFDI y que se envíe de manera automática. Esto es muy útil para aquellas operaciones con nuestros clientes frecuentes.

Almacenamiento en la nube

Contar con un facturador electrónico permite ganar en sustentabilidad y es un paso decisivo en la eliminación de los documentos físicos, en los gastos de impresión, de envíos por paquetería o valija, etcétera. Conoce cómo la tecnología en la nube puede ayudar a tu PyME, dando clic aquí.

El hecho de que se pueda hacer una factura electrónica también ha transformado su modo de almacenamiento y organización: ya no es necesario archivar documentación y reservar una habitación para su guardado. Está todo en “la nube”, y esto facilita también el acceso a la información y ofrece la posibilidad de cruzar datos (como en las hojas de cálculo). Al usar filtros de fechas, de clientes, de servicios, entre otros detalles, se puede conocer cuánto vendimos de determinado producto, cuánto en determinado período y más posibilidades. La información está disponible para ser usada de manera estratégica, sin necesidad de “desempolvar” viejas cajas y archivos. Esto brinda una gran ventaja al momento de presentar las declaraciones ante el SAT.

No corres el riesgo de perder la información

No importa si se rompe o descompone el disco duro de tu computadora, si se moja tu memoria USB o si dejaste olvidada la notebook en el taxi. La información siempre está allí, disponible (en la nube). Tu “llave mágica” es la clave y contraseña.

Seguridad

Este aspecto es clave al momento de hablar de datos e información en la nube, ya que nadie quiere verse envuelto en un conflicto relacionado con la privacidad, ni con los clientes, y mucho menos con los organismos institucionales. Contar con un facturador electrónico implica que la tecnología de soporte ya fue probada y analizada bajo escrutinio, por lo que, una vez que está disponible en el mercado, existe un aval de que dicha herramienta cumple con todos los requisitos de ciberseguridad.

A esto, le sumamos que cada factura electrónica que realices cuenta con un sello digital que es único, de tal manera que te ahorras el dolor de cabeza de las facturas duplicadas o falsas. Si te interesa saber cómo verificar una factura electrónica en el SAT, te recomendamos dar un vistazo a este texto.

Control sobre la información

Esta ventaja está muy relacionada tanto con la seguridad como con el archivo. “Tendrás la espalda cubierta”, ya que no hay forma de perder o desaparecer un comprobante. Todo estará registrado en el sistema que integra el facturador electrónico.

Si bien, como mencionamos al principio, muchas personas emplean el facturador electrónico del SAT, lo cierto es que se trata de una función global que debe dar respuestas a todos los contribuyentes. En este sentido, resta puntos al seguimiento y a la experiencia personalizada, en comparación con un facturador electrónico privado.

Ahora bien, es posible que, luego de haber leído las ventajas que ofrece un facturador electrónico privado, te des cuenta de que es justo lo que necesitas para mejorar el manejo de tu negocio. En ese caso, puedes hacer una prueba con QuickBooks, un software contable en donde encontrarás esta y otras funciones más. Si aún no te convences, es válido que busques más información para determinar si tu empresa necesita este tipo de herramientas. En este link te compartimos cuáles son las ventajas de adquirir un software contable para PyME.

De este modo, con un facturador electrónico, como QuickBooks, podrás llevar una organización de tus números y finanzas muy prolija y ordenada, a precios muy asequibles. Además, en la medida en que lo requieras, puedes subir la categoría de tu plan e incorporar nuevas funciones. Así, un facturador electrónico puede darte la solución personalizada que tu negocio necesita.

Si buscas mayor información, contacta a uno de nuestros asesores de ventas al 800-461-0093 o lee nuestro artículo: 5 maneras en las que QuickBooks puede ayudar a tu PyME.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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