2019-06-27 18:21:19 Facturación electrónica English ¿Ya conoces qué son los errores contables y cómo puedes detectarlos evitarlos en tu negocio? Aquí te lo explicamos para que puedas... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/06/33.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/facturacion/5-errores-contables-frecuentes-y-como-evitarlos/ ¿Qué son los errores contables y cómo evitarlos? | QuickBooks

¿Qué son los errores contables y cómo evitarlos?

7 Minutos para leer

Una de las responsabilidades más importantes de un negocio es el ejercicio contable. No importa si se trata de una empresa que apenas inicia: el registro y la organización de la contabilidad, el pago de impuestos, las declaraciones anuales que se deben presentar al SAT… toda esta actividad es imprescindible para las PyMEs mexicanas y para las empresas más grandes.

A pesar de que la operación contable es un paso importante en los negocios, los expertos aseguran que, en México, hasta un 32% de las pequeñas y medianas empresas no llevan un control adecuado de su contabilidad. Esto se debe, en gran parte, a la complejidad fiscal del país. No es la primera vez que compartimos datos acerca del estudio que realizó TMF Group, quien corroboró, de la mano de su equipo de expertos contables, que México encabeza los países con mayor dificultad en cuanto al pago de impuestos, reportes y registros contables.

Aunado a esto, existen errores muy comunes que pueden cometerse con frecuencia en la contabilidad de una empresa, muchos de ellos son debido a descuidos humanos pero no quedan al margen aquellos errores tecnológicos. Es por eso que, en este artículo, intentaremos advertirte respecto a qué son los errores contables y cómo evitarlos, para ahorrarte tiempo y problemas con las autoridades fiscales. Toma nota de las siguientes recomendaciones.

 ¿Qué son los errores contables?

Para responder con mayor detalle qué son los errores contables, nos referimos a todas aquellas inexactitudes, descuidos, retrasos y omisiones en torno a procesos contables. No importa si se cometen accidentalmente o no, pues las consecuencias pueden ser las mismas: multas u otro tipo de sanciones por parte de las autoridades.

Hay una creencia común de que, varios de estos errores contables son absueltos por el fisco,  si los contribuyentes no están enterados de dichos procesos. Pero el desconocimiento no exime de responsabilidad.

Es por eso que nuestra primera recomendación es que toda empresa cuente con los servicios de un experto en contabilidad para que realice o verifique ciertas tareas especializadas.

1.- Errores de transcripción

Este es uno de los errores más inocuos en apariencia. Los errores de transcripción consisten en aquellos datos que ingresamos al sistema contable de manera incorrecta. Puede ser que agreguemos un número extra o que pongamos las cifras al revés. Esto sucede, en especial, cuando trabajamos con muchas cuentas, por distracción, por prisa, entre otras causas.

Para evitar estos errores contables no es suficiente poner más cuidado; hay que revisar una segunda vez cada cierto tiempo para corroborar que escribimos la información adecuada. Recuerda que lo mejor es capturar la información en cuanto la tengas y no esperar a fin de mes para volcar todos los datos a tu sistema de contabilidad.

2.- Errores de cálculo

Estos errores se dan por realizar sumas, restas u otras operaciones aritméticas de manera equivocada. Esto era mucho más frecuente antes de la contabilidad electrónica, cuando todas las operaciones de hacían de manera manual. Por fortuna, con la tecnología actual es más difícil cometer estos errores contables. Incluso si usaras herramientas como Excel, basta con poner la fórmula específica para realizar los cálculos deseados, para evitar errores de este tipo.

Existen programas de contabilidad electrónica que tienen funciones variadas que facilitan el trabajo manual gracias a sus herramientas de automatización. Tal es el caso de QuickBooks, que te ofrece realizar tus conciliaciones bancarias en muy poco tiempo, con tan solo conectar tu banco a tu cuenta.

3.- Falta de control financieros

La falta de control financiero va de la mano con la falta de disciplina al registrar las transacciones de tu empresa día con día, pero también puede deberse a la carencia de un sistema de contabilidad adecuado a tu negocio. Tal vez no estés utilizando uno y sigas realizando tus cuentas a la vieja usanza, o tal vez ya cuentes con un sistema de esta índole, pero debido a su complejidad no logras dominarlo; quizá el software contable que usas no satisface aquellas funciones que requieres. Sea cual sea el caso, la respuesta es ponerse al día con los controles financieros. No importa el método que uses, siempre y cuando te entiendas con él.

Pero si lo que quieres es ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, no dudes en utilizar un sistema como QuickBooks, con el que puedes llevar un registro completo y cronológico de tus operaciones, sin dificultad alguna. Ya que su interfaz es muy intuitiva, no requieres de grandes conocimientos contables

Eso sí: un sistema de contabilidad electrónica no significa que puedas prescindir de un contador. Ambos elementos son perfectamente complementarios y necesarios para llevar una contabilidad íntegra.

Además, con un sistema como QuickBooks puedes elaborar reportes tan especializados como desees, lo que sería mucho más tardado que si los hicieras de forma manual.

4.- Descuido o falta de disciplina

Cuando un negocio es pequeño y solo cuenta con el dueño y un par de empleados, es posible que el dueño no sepa mucho de contabilidad y quizá no lleve un registro constante de los gastos, los ingresos, las facturas y toda la información que debe de registrarse para facilitar la tarea de la contabilidad.

La manera de evitar la indisciplina, sin duda, es forjarse el hábito de llevar al día tu contabilidad electrónica. Si parte de estos descuidos se deben a la dificultad de los procesos, considera el punto anterior, es decir, hacerte de un aliado digital, como lo es un software de contabilidad electrónica capaz de cubrir las necesidades específicas de tu negocio. Todo debe escribirse y registrarse en el apartado correspondiente. En este sentido, QuickBooks también puede serte muy útil, ya que puedes ingresar la información tanto de gastos como facturación y el sistema lleva la cuenta de cada una de las áreas. Además, debido a que todo se hace en tiempo real, siempre tendrás un conocimiento actualizado de cómo van las finanzas de tu empresa.

Por otro lado, si este error de disciplina se debe a tu gran carga de trabajo, considera contratar a alguien que pueda enfocarse de lleno en estas tareas.

5.- Falta de comunicación

Esto sucede cuando alguien de la empresa no reporta algún gasto o cuando, por descuido, se omite información importante que debería ir en la contabilidad. Para evitarlo, lo mejor es concentrar toda la información en un solo punto. Antes se ocupaba Excel para concentrar la totalidad de la información contable, pero esta práctica se vuelve un problema cuando se pierde la noción de cuál es la última versión del archivo. Con un sistema de contabilidad electrónica puedes contrarrestar estos errores de sincronización, pues toda la información se actualiza de inmediato, en tiempo real, sin importar desde qué dispositivo o lugar se maneje. Cualquier cambio que realicen los usuarios autorizados para acceder a este sistema se verá reflejado de manera instantánea.

6.- No contar con un respaldo de tu información

Cuando ahondamos en qué son los errores contables, regresamos sin duda al tema de la seguridad y el resguardo de tu información. No es lo mismo tener guardados tus datos más sensibles en una PC, al alcance de cualquier usuario con o sin acceso (hackers) al equipo, que contar con un respaldo completo en la nube.

Por más que realices respaldos manuales, ¿has pensado qué sucede si la información perdida era más abundante que la información guardada en tu último respaldo? La manera de evitar este error común no es hacer respaldos todos los días y a cada hora, sino, de nuevo, actualizarse a un método de control más vigente, como lo es un software contable. No obstante, es necesario que, antes de contratar alguno, verifiques sus políticas de seguridad, ya que no todos los sistemas en la nube cuentan con encriptación de datos.

7.- Querer hacerlo todo de manera manual

Antes la contabilidad electrónica, muchos procesos contables demandaban demasiado tiempo y una alta posibilidad de errores humanos. Ahora que existen muchos sistemas que permiten la automatización de los procesos de contabilidad, ¿qué esperas para armarte de uno? Si todavía no sabes qué software contable te conviene más, según las necesidades de tu empresa, te invitamos a revisar este artículo, en donde hablamos de los distintos tipos de

El uso de un sistema contable como QuickBooks reducirá tu índice de errores y tendrás mayor precisión, información y certeza de cómo van las cuentas de tu negocio.

Ahora que conoces qué son los errores contables y cómo evitarlos, pon en práctica estos consejos. Si quieres saber más información relacionada a la contabilidad y a las finanzas, sigue de cerca el material informativo que compartimos en el centro de recursos de QuickBooks.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

Programas de facturación electrónica en México

Conoce las características, ventajas y aspectos que debes saber sobre los programas…

Lee mas

Características de un sistema de información contable

¿Sabes qué es un sistema contable y cuál es su relevancia dentro…

Lee mas

¿Qué es un sistema contable?

¿Sabes qué es un sistema contable y cuál es su relevancia dentro…

Lee mas