2020-02-19 18:16:05 Videos English Te explicamos qué es una conciliación de cuentas, para qué sirve y cómo hacerla a través de un sistema de contabilidad. ¡Ahorra... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/02/jonathan-farber-twq0z1bgjce-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/videos/como-hacer-una-conciliacion-de-cuentas-eficaz-con-quickbooks/ Cómo hacer una conciliación de cuentas eficaz con QuickBooks

Cómo hacer una conciliación de cuentas eficaz con QuickBooks

12 Minutos para leer

Una manera infalible de verificar si una empresa está llevando sus finanzas de forma adecuada es a través de la conciliación de cuentas. Este proceso consiste en comparar los registros financieros internos de una empresa con los registros financieros mensuales externos, como los estados de cuenta bancarios, el extracto mensual de las tarjetas de crédito o la información de cualquier institución financiera ajena.

El objetivo consiste en verificar la coincidencia entre las operaciones que vemos reflejadas en nuestros libros contables y los movimientos que efectivamente se ven reflejados en el banco. En términos generales, una empresa recurre a la conciliación de cuentas cuando quiere asegurarse de que no existen errores contables.

Si nuestro saldo bancario y nuestro registro contable interno poseen la misma información, podemos estar seguros de que la contabilidad se está reflejando de manera fidedigna. De lo contrario, es posible detectar errores, omisiones en depósitos o transferencias no registradas.

Es por esto que, aunque es un proceso que requiere tiempo y minuciosidad, es necesario, sobre todo, para saber que nuestras cuentas están siendo registradas fielmente.

Si no sabes cómo realizar una conciliación de cuentas, en este artículo te explicamos qué necesitas para hacerla. Además, te platicamos cuáles son las herramientas que puedes utilizar para llevar a cabo en minutos este procedimiento que manualmente puede tardar horas.

¿Por qué realizar una conciliación de cuentas?

La conciliación de cuentas, en realidad, no es un procedimiento forzoso. No forma parte de las obligaciones fiscales de los contribuyentes; no es necesario entregarlo a ninguna autoridad; y solo tiene valor como un ejercicio de control interno para la empresa.

Sin embargo, es necesario para cerciorarse de que los valores registrados en las cuentas son exactos. A través de este ejercicio podrás verificar que no haya gastos duplicados, o ciertas adquisiciones a precios inflados u operaciones registradas que, en realidad, son inexistentes. Es decir, podrás verificar que no haya desvíos.

La conciliación de cuentas también nos permite identificar problemas financieros antes de que se salgan de control. Por ejemplo, uno de ellos es detectar algunos indicios de fraude, y para esto hay que poner especial atención cuando se hayan emitido cheques sin autorización, cuando haya transferencias no autorizadas o retiros efectivo no permitidos por el departamento contable de la empresa.

Por otro lado, este proceso de conciliación también nos permite identificar problemas administrativos internos. Por ejemplo, es posible que el resultado de la conciliación nos ayude a reevaluar la manera en que se maneja el flujo de efectivo o las cuentas por cobrar.

De igual forma, tener un mejor control administrativo nos permitirá, entre otras cosas, saber realmente el saldo de nuestra cuenta bancaria, evitar comisiones por fondos insuficientes, o sobregiro de tarjeta, así como realizar un seguimiento de las operaciones pendientes de manera óptima.

La conciliación de cuentas también puede ser útil cuando nuestra empresa enfrenta auditorías internas o externas, o cuando requiere establecer con precisión el flujo de efectivo. Tener esta conciliación, a grandes rasgos, ayuda a mostrar que tanto las cuentas como los registros han sido transparentes.  En cualquier caso, si encontramos que el estado de cuenta y nuestros registros son iguales, sabremos que estamos llevando unas finanzas saludables y ordenadas.

¿Qué tipos de conciliación bancaria hay?

Existen dos tipos de conciliación bancaria, los cuales son:

●      Conciliación individual:

En este tipo de conciliación también llamada “aritmética”, se integran dos saldos. Es decir, en este proceso se verifica primero el saldo interno de la empresa, y se utilizan las posibles diferencias que existen para obtener el saldo que muestra la institución financiera. Es importante contar con la contabilidad interna actualizada.

●      Conciliación conjunta:

Es también denominada “conciliación contable”, y con ella se realizan correcciones. En este proceso es necesario crear un documento donde se escriban todos los elementos financieros de la semana, del mes o del bimestre (según se haya establecido) con la finalidad de que se corrijan. Esta sirve para verificar si el error es de la entidad bancaria o de la propia empresa.

Errores más comunes en la conciliación contable

Antes que nada, es importante explicar que, para realizar la conciliación de cuentas, deberás llevar un registro de todos los movimientos de tu empresa.

Tal como explicamos al inicio, el proceso consiste en comparar los movimientos registrados en tu empresa con los asentados en tus libros contables.

Podría decirse que una parte del trabajo la hará tu banco al enviarte mensualmente tu estado de cuenta, mientras que la otra parte la tienes que hacer tú al registrar los movimientos en tus libros. Si llevas un registro adecuado, la conciliación de cuentas será muy sencilla: solo tendrás que contrastar un documento con el otro y verificar que los saldos y movimientos coincidan.

En cambio, si no registras de forma adecuada los movimientos en tu contabilidad, podrías perder horas en seguir el rastro de movimientos anteriores. Y si no los encuentras, tus cuentas podrían no cuadrar.

Por otro lado, durante el transcurso de la conciliación de cuentas, es normal encontrar pequeñas diferencias, principalmente debido al periodo de tiempo. Pueden existir movimientos que tardan en ser comprobados con el banco, lo que podría explicar dichas discrepancias.

El hecho de que haya un desfase entre los dos documentos de la conciliación de cuentas también puede deberse a que algunos movimientos no se registran en el estado de cuenta del banco debido a la fecha de corte. Por eso, es importante que tengamos la certeza de estar comparando la información correspondiente al mismo periodo.

Por ejemplo, se puede realizar una transferencia de dinero a la cuenta de la empresa, y se podrá asentar esta operación en la contabilidad interna. Sin embargo, aunque este dinero ya haya sido transferido, aparecerá en el saldo de la cuenta bancaria hasta que el banco lo autorice. A este tipo de transacciones se les conoce como “operaciones pendientes”, pues, aunque ya están hechas, dependemos del ente bancario para poder conciliarlas.

Otro de los errores más comunes es el registro de los pagos a inicio o a fin de mes, pues estos pueden aparecer en un mes diferente al esperado, debido a la cercanía que tienen al mes previo, o al siguiente. A este tipo de operaciones debemos de poner especial atención, fijándonos en el mes en que el movimiento se ve reflejado en la cuenta.

Cuando aparecen este tipo de errores de fácil solución, probablemente no haya necesidad de preocuparse. Sin embargo, cuando se requiere más tiempo para encontrar una posible respuesta, existe la posibilidad de que haya problemas más grandes que deben resolverse a la brevedad.

Estas son las razones principales por las que los negocios deben de realizar una conciliación de cuentas de manera frecuente y no esperar que pase mucho tiempo para llevarla a cabo. Además, entre más tiempo pase, habrá mayores dificultades para lograr que cuadren los saldos.

¿Cuál es el mejor periodo para realizar la conciliación de cuentas?

Es aconsejable realizar este ejercicio al menos una vez al mes. Sin embargo, para empresas con un riesgo alto de fraude, es aconsejable realizarlo de manera semanal o con mayor frecuencia. Incluso existen compañías que realizan este proceso día con día.

En realidad, entre más seguido puedas realizar tus conciliaciones, mejor. Así llevarás un control más estricto de tus finanzas. Sin embargo, todo dependerá de las herramientas con las que cuentes y el método con el que realices tu conciliación.

Por ejemplo: antes era necesario esperar hasta que el banco enviara el estado de cuenta después de la fecha de corte. Sin embargo, si cuentas con aplicaciones como la banca por internet, puedes acceder en tiempo real a la información de tu cuenta bancaria y, de ese modo, hacer conciliaciones en el momento que desees.

Sin embargo, también toma en cuenta el tiempo que tendrás que invertir en realizar el procedimiento de conciliación. Si concilias tus cuentas manualmente, podrías tardar horas o hasta días, pero con un sistema de contabilidad electrónica, puedes hacerlo en minutos.

Con la combinación adecuada entre un sistema de contabilidad electrónica y la tecnología de banca móvil, potencialmente podrías realizar una conciliación de cuentas diaria.

¿Cómo se realiza la conciliación de cuentas?

Como lo mencionamos antes, este proceso consiste en comparar el registro interno de transacciones y saldos con el extracto bancario mensual. En este paso se debe de verificar y comparar cada operación, una por una, para asegurarse de que los montos coincidan y, en caso contrario, comenzar una investigación que dé respuesta a las discrepancias.

Este proceso puede ser tan formal o informal como se desee, sin embargo, algunas empresas crean un documento donde queda respaldada esta información, al que denominan “Estado de conciliación bancaria”.

Años atrás, este era un proceso que llevaba demasiado tiempo, debido a que los contadores y las empresas tenían que esperar al menos un mes para recibir sus estados de cuenta y luego compararlos de forma manual. Además, realizar las conciliaciones de cuentas de esta forma daba pie a que se cometieran errores humanos con mayor facilidad: tan solo un registro que no estuviera correcto o una simple omisión daba paso a un resultado desfavorable en el proceso. Esto podía provocar la repetición constante de los procedimientos, hasta que el número de la conciliación fuera cero.

Más tarde, este proceso se simplificó un poco, pues muchas empresas comenzaron a utilizar Excel para llevar un registro digital, aunque aún estaban sujetos a la larga espera para la recepción de los estados de cuenta. Sin embargo, era mucho más sencillo comprobar toda la información a través de un archivo electrónico ya verificado.

En la actualidad, el banco puede proporcionar acceso total a las cuentas mediante internet, lo que permite ver y descargar la totalidad de las transacciones y compararlas en tiempo real.

Conciliación manual o a través de Excel

Hoy en día puedes optar entre dos formas de realizar tu conciliación de cuentas. La primera de ellas es a través de Excel, la cual te exige capturar la mayoría de los datos de forma manual.

Para realizar la conciliación, deberás generar un documento en el formato de tu elección. Se te recomienda incluir columnas para registrar el concepto de cada operación, la fecha y el monto de las transacciones, de modo que puedas comparar los datos de tu estado de cuenta con los de tus libros contables. Tendrás que ir revisando concepto por concepto que los datos coincidan.

Además, deberás incluir celdas para sumar el saldo de tus cuentas y el saldo de tu estado bancario, así como la diferencia entre ellos. Recuerda que el objetivo es que la diferencia sea igual a cero.

Conciliación a través de sistema de contabilidad electrónica

La otra forma de realizar una conciliación de cuentas es a través de un sistema de contabilidad electrónica que te permita automatizar los procesos.

La ventaja de este tipo de sistemas es que te permiten vincular tus cuentas de banco y al mismo tiempo registrar tus propias operaciones contables. De este modo, con su herramienta de conciliación puedes comparar ambos rubros con un solo clic. Solo deberás seleccionar el periodo que quieras que abarque la conciliación.

El software contable de QuickBooks te permite registrar tus transacciones bancarias y al mismo tiempo conectar con tu banco. Y no solo eso: también pone a tu disposición herramientas de facturación, generación de reportes y almacenamiento en la nube, entre otros beneficios

A continuación, te explicamos de qué manera puedes realizar una conciliación de cuentas con QuickBooks.

Cómo hacer una conciliación bancaria con QuickBooks

Recuerda que, al usar un sistema automatizado de contabilidad electrónica, la organización de tus datos es más fácil. Además, al conciliar automáticamente tus transacciones en QuickBooks, puedes ahorrarte hasta 15 horas cada mes.

Una forma de hacer la conciliación más sencilla es conectando tu cuenta de banco a QuickBooks. Ahí puedes categorizar las transacciones a medida que las recibes de tu banco a lo largo del mes. Luego, a fin de mes, en lugar de pasar horas realizando las conciliaciones, lo harás en minutos gracias a que la conexión de tus cuentas bancarias a QuickBooks eliminará mucho tiempo de captura de datos y mantendrá las finanzas de tu empresa al día.

Estos son los pasos

Los pasos son fáciles: elige tu banco y utiliza el nombre de usuario y la contraseña que usas normalmente para acceder a tu cuenta en la banca móvil. QuickBooks se conecta a tu cuenta y puedes descargar todas las transacciones de los últimos 90 días, para después categorizar esas transacciones.

Para comenzar a conciliar tus cuentas, haz clic en la opción “Conciliar”, desde el icono de engranaje. Elige la cuenta que deseas conciliar. Edita la información de la cuenta al ingresar la fecha de finalización del estado de cuenta, así como el saldo final y la fecha de corte.

QuickBooks te mostrará el balance del estado de cuenta menos el saldo compensado en QuickBooks; es decir, la diferencia entre ellos.

Finalmente, lo que tienes que hacer es comparar cada transacción de tu estado de cuenta, con la transacción en QuickBooks, marcándola una por una. En la parte superior de la pantalla podrás ver el número total de elementos que has marcado, esto te será útil para comparar los totales de tus libros con los totales de tu estado de cuenta bancaria.

Una vez que hayas terminado, verifica si la diferencia mostrada es de cero. Si es así, has terminado. En caso de que la diferencia no sea igual a cero, es posible que hayas olvidado registrar algún gasto. De ser así, ve a la sección de gastos e ingresa el que no tenías registrado. Al regresar a la conciliación, ya deberás ver reflejado el gasto en QuickBooks. También deberás reconocerlo en tu estado de cuenta.

En el momento en que la diferencia entre el estado de cuenta y tu contabilidad sea igual a cero, tus libros estarán conciliados.

Con QuickBooks te ahorras horas de trabajo cada cierre de mes. ¡Pruébalo hoy!

 

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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