2020-05-13 12:53:28 Videos English 💻 En este artículo te decimos paso a paso cómo crear un plan de cuentas para tu negocio. ¡Aprende a hacerlo paso a paso a través de... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/05/rsz_christin-hume-hcfwew744z4-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/videos/como-subir-tu-plan-de-cuentas-a-quickbooks/ Aprende cómo subir tu plan de cuentas a QuickBooks paso a paso

Cómo subir tu plan de cuentas a QuickBooks

8 Minutos para leer

Si tienes un negocio y quieres llevar un registro detallado de tus finanzas, lo primero que tienes que hacer es crear un plan de cuentas.

Un plan de cuentas consiste en un listado que incluye las cuentas que necesitas para el registro de los hechos contables de tu negocio. No importa si tu empresa u organización es nueva o no, si es pequeña o mediana: el plan de cuentas forma parte de un sistema contable, y la manera en que funciona este sistema de clasificación es muy sencilla. El objetivo consiste en identificar de forma rápida los registros contables y, con ello, facilitar el control de tus ingresos y tus egresos.

Si ya sabes en qué consiste esta sistematización lógica y, además, eres usuario de QuickBooks, este artículo te ayudará. En QuickBooks podrás crear y administrar tu contabilidad de manera muy sencilla, mediante un plan de cuentas personalizado para ti. Si lo requieres, también podrás importar tus cuentas por medio de una hoja de cálculo en formato Excel o CSV. Con este método podrás ahorrarte dar entrada manual a tu plan de cuentas. En este artículo te decimos cómo hacerlo.

¿Qué es un plan de cuentas?

Para empezar, es importante que sepas qué es un plan de cuentas y cuál es su importancia.

Como ya te comentamos, a grandes rasgos, un plan de cuentas es un listado de cuentas en el que deberás registrar los movimientos de tu empresa. Pero, ¿qué categorías debe incluir este listado?

La estructura de un plan de cuentas debe incluir los siguientes elementos: grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas.

Los grupos que debe incluir tu plan de cuentas son activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos. Posteriormente, cada grupo debe incluir subgrupos en los que puedan clasificarse sus movimientos. Por ejemplo, en el caso del activo, puede dividirse en activo corriente y no corriente. Y lo mismo aplica para el pasivo.

Por otro lado, en el rubro de las cuentas debes incluir las categorías en las que clasificarás los movimientos de efectivo para registrarlos, tales como efectivo o cuentas de banco para los activos corrientes; propiedades para los activos no corrientes; o cuentas por pagar y préstamos para los pasivos.

Finalmente, las subcuentas son los distintos rubros en los que se pueden clasificar los movimientos de una cuenta. Por ejemplo: puedes dividir la cuenta de efectivo en las diversas cajas que utilices para tu negocio. La cuenta de banco puede incluir una subcuenta para cada una de las instituciones bancarias que utilices. Y así sucesivamente con todas las cuentas de pasivos y patrimonio.

Recomendaciones para hacer un buen plan de cuentas

Una vez que hayas creado tus grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas, deberás asignar un código a cada uno a través de un sistema mnemotécnico. Es decir, tendrás que asociar un número, letra o combinación de ambos a cada uno para identificar la categoría y su nivel.

La forma más sencilla de asignar los códigos es a través de números y decimales. Por ejemplo: al grupo de activos les correspondería el código “1”; al subgrupo de activo corriente le correspondería el “1.1”; a la cuenta de efectivo el “1.1.1”; y a la cuenta de Caja el “1.1.1.1”. Si tuvieras otro subgrupo de activo corriente le correspondería el código “1.2”. Si tuvieras otra cuenta de activo, además de efectivo, le correspondería el código “1.1.2”, y si tuvieras otra subcuenta, además de caja, le correspondería el código “1.1.1.2”.

En ese sentido, la principal recomendación es que tu manual de cuentas abarque todas las categorías necesarias para registrar los movimientos que ocurren en tu empresa. Sin embargo, también deberá ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios que vayas realizando en la operación de tu negocio y que te obliguen a añadir o eliminar cuentas.

Recuerda utilizar una terminología clara, de modo que el nombre de cada grupo, subgrupo, cuenta y subcuenta defina a la perfección el tipo de movimiento que se debe asentar allí. Por ello, tradicionalmente el plan de cuentas se acompaña de un manual donde se indica la definición de cada categoría, así como las normas o criterios para registrar movimientos en cada una de ellas.

Sin embargo, una de las ventajas de un sistema de contabilidad electrónica como QuickBooks es que no tendrás que realizar este manual, gracias a que ofrece un alto nivel de automatización de procesos. Lo único que tendrás que hacer es registrar cada transacción en la categoría correspondiente y QuickBooks se encargará de mantener tu contabilidad actualizada y en orden. A Continuación te explicamos paso a paso cómo crear tu plan de cuentas en QuickBooks.

¿Cómo subir tu plan de cuentas a QuickBooks?

Para subir tu plan de cuentas a QuickBooks, lo único que tendrás que hacer es seguir cinco sencillos pasos.

Nota: Te recomendamos seguir estos pasos, preferentemente cuando te encuentres configurando tu empresa dentro de QuickBooks.

Paso 1:

Para configurar tu hoja, usa el ejemplo que encontrarás en QuickBooks . Da clic en el menú de operaciones, en “Contabilidad”, ubica la punta de flecha en el botón “Nuevo” y selecciona “Importar”. Da clic en descargar un archivo de ejemplo. ¡Listo!

Paso 2:

Ahora abre el archivo que se descargó para ver la estructura que tiene. Verás que la hoja de Excel incluirá los siguientes elementos:

  • Número de cuenta
  • Nombre de cuenta
  • Tipo de cuenta
  • Tipo de detalles

Paso 3:

A modo de ejemplo, podrás ver tu cuenta así. Ahora, captura el nombre de cada una de tus cuentas:

plan de cuentas

Toma en cuenta lo siguiente

Si alguna de las cuentas de secundaria captúrala de la siguiente manera:

Nombre de la cuenta principal: nombre de la cuenta secundaria.

Por ejemplo:

Nombre de la cuenta principal: Servicios: nombre de la cuenta secundaria: Internet.

En cuanto a los campos correspondientes a Tipo de cuenta y Tipo de detalle, si aún no sabes cuál elegir, puedes dejarlos en blanco y, luego, elegirlos. Si manejas tus cuentas por números, es posible agregarlos en la columna correspondiente. Para que se muestren en tu plan de cuentas, deberás activar esta funcionalidad dando clic en el botón de “Configuración”, luego en “Cuenta y configuración”, y en “Opciones avanzadas”.

Ahora, ubica la opción “Plan de cuentas” y activa la opción “Habilitar número de cuenta” y haz clic en “Guardar”. Una vez que esté lista tu hoja cálculo, guárdala como archivo de Excel o .CSV, delimitado por comas.

Paso 4:

Ahora da clic en “Contabilidad”, ubica la punta de flecha dentro del botón “Nuevo” y selecciona “Importar”, da clic en el botón “Examinar” y, en la ventana que se abre, selecciona el archivo que contiene tu plan de cuentas. Da clic en “Siguiente”. Relaciona las columnas del archivo con su campo correspondiente en QuickBooks, da clic en siguiente y ahora elige el tipo de cuenta y tipo de detalle para cada cuenta. Verifica que no haya ningún campo marcado en rojo y da clic en importar para terminar.

¡Ya casi estás por terminar!

Paso 5:

Tu último paso consiste en ingresar saldos iniciales de cuentas. Cuando estas se encuentren en QuickBooks, solo quedará ingresar los saldos iniciales, tanto de las cuentas de banco, las cuentas de tarjeta de crédito, etc.

¿Cómo hacerlo? Sólo dirígete a la “Configuración” y da clic en “Plan de cuentas”. Luego, ubica tu cuenta de banco o de tarjeta de crédito. Haz clic en la punta de flecha hacia abajo, en la columna de “Acción” y, posteriormente, en “Editar”.

Ahora, deberás indicar la fecha de inicio de cuándo deseas que comience la vigencia de la cuenta. QuickBooks marcará el momento inicial.

Continúa ingresando el saldo. Sólo deberás introducir el monto de la cuenta, de acuerdo a la fecha de inicio antes seleccionada. Cuando termines, da clic en “Guardar y cerrar”.

¡Listo! Has terminado. Tan sencillo como eso. Con QuickBooks, tienes el control de tu negocio en un solo lugar.

Una vez que hayas creado tu plan de cuentas en QuickBooks, no te olvides de registrar cada movimiento en tu sistema de contabilidad electrónica. Con ello, podrás mantener actualizada toda la información de tu negocio de forma automática.

Registra tus movimientos y optimiza tu contabilidad

Para mantener tus datos actualizados, emite tus facturas electrónicas para registrar tus ingresos y asienta tus gastos en la parte correspondiente. QuickBooks te mostrará en todo momento las estadísticas en tiempo real de las ventas, gastos, ingresos y pérdidas o ganancias de tu empresa. Además, si vinculas tus cuentas bancarias a QuickBooks, podrás ver los movimientos de tu saldo conforme se realicen las operaciones.

Otra ventaja de QuickBooks es que podrás realizar conciliaciones bancarias para verificar que coincidan los saldos de tu estado bancario y tus libros contables. Asimismo, podrás realizar reportes personalizados sobre tus cuentas para mantenerte informado y tomar las mejores decisiones sobre tu negocio. Puedes generar estos reportes de forma sencilla e incluso programarlos para que se envíen automáticamente a tu correo electrónico con la periodicidad que decidas.

Y lo mejor es que con QuickBooks podrás cumplir con tus obligaciones ante el SAT en materia de contabilidad electrónica. Recuerda que el catálogo de cuentas forma parte de los archivos que debes enviar obligatoriamente al SAT junto con la balanza de comprobación. QuickBooks te permite generarlos con unos pocos clics en el formato requerido por el SAT para que sólo tengas que encargarte de enviarlos a través del Buzón Tributario.

Sigue más de nuestros tutoriales y más contenido gratuito de utilidad a través de QuickBooks México en YouTube y por medio de nuestro centro de recursos QuickBooks. Y, si ya eres usuario de nuestro sistema de contabilidad electrónica, recuerda que, entre otros beneficios, también cuentas con acceso al soporte técnico, con el que obtienes asistencia especializada desde el principio hasta adquirir la experiencia que requieras.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

Artículos relacionados

Pasos para crear el plan de negocios de una empresa

Si estás por emprender tu propio negocio o estás considerando iniciar tu…

Lee mas

Softwares de facturación electrónica: QuickBooks vs. Facturama

Automatizar el proceso de contabilidad en tu empresa será la ventaja ideal…

Lee mas

Crear un plan de negocio para una organización sin fines de lucro

Muchas personas tienen ideas para organizaciones sin fines de lucro, pero a…

Lee mas