2019-07-24 16:20:07 Videos English Aprende a automatizar los informes financieros de tu empresa; aquí te explicamos cómo hacer reportes en tiempo real con QuickBooks... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2019/07/rsz_chase-chappell-arfefztzajs-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/videos/reportes-en-tiempo-real-con-quickbooks-online/ Cómo hacer reportes en tiempo real con QuickBooks Online

Cómo hacer reportes en tiempo real con QuickBooks Online

7 Minutos para leer

Una de las funciones más importantes y destacadas de QuickBooks es la herramienta de creación de reportes en tiempo real, ya que puedes elegir o configurar entre reportes predeterminados, o realizar tus propios informes personalizarlos para ayudarte en cualquier tarea y así obtener la información de manera inmediata.

Gracias a la automatización de procesos, QuickBooks también cuenta con muchos tipos de reportes informativos específicos, con los cuales podrás observar los datos que requieras y, de esta manera, te ayudará a tomar las decisiones más adecuadas para gestionar y hacer crecer tu empresa.

Por ejemplo, si reproduces y observas el video que se encuentra más adelante, podrás darte cuenta de cómo realizar el reporte de pérdidas y ganancias, donde lograrás apreciar cuánto gana y gasta tu negocio cada mes. No obstante, en QuickBooks hay una gran diversidad de herramientas disponibles para personalizar tus reportes y con ellos conseguirás darle alcance a las ganancias y pérdidas que genere tu compañía mes con mes o visualizar el número de transacciones o ventas que produce en un lapso determinado.

¿Qué reportes puedes generar con QuickBooks?

Es importante resaltar que este sistema contable también te permite ingresar un presupuesto de negocio, el cual puedes personalizar de acuerdo al periodo que tú decidas, además de darle seguimiento en tiempo real. Asimismo, otro de los tipos de informes más utilizados y solicitados por las personas emprendedoras es el informe de ventas, el cual te permite dar seguimiento a las compras de cada cliente, y también te ayuda a entender la rentabilidad por cada uno a lo largo del tiempo.

Recuerda que cada empresa tiene sus propios objetivos de negocio. En QuickBooks sabemos que cada compañía también determina cuáles son sus propios indicadores. Es por esto que con este sistema contable puedes personalizar y guardar reportes para mostrar la información exactamente como la necesitas.

Además, existen otros reportes que te permiten hacer un seguimiento de la condición financiera de tu negocio. Al utilizar el reporte de balance, QuickBooks te admite crear reportes directamente en el sistema, aunque también puedes configurarlos para que se envíen de forma automática por correo electrónico a tu dirección y a la de tus socios. Esto también puedes configurarlo desde QuickBooks. Y, si lo necesitas, puedes exportar tus reportes a hojas de cálculo, es decir, en archivos .xlsx (compatibles con Excel, Numbers o Google Sheets) o en .pdf para mayor comodidad.

Otra gran ventaja de los reportes que puedes obtener con QuickBooks es que puedes programarlos de manera recurrente o periódica, y así automatizas dichos procesos. Además, puedes recibirlos cada cierto tiempo directo en tu buzón de correo electrónico, sin tener que ingresar a la aplicación.

Al usar QuickBooks tienes incluido el usuario y la contraseña de acceso para ti y la persona que se encarga de la contabilidad de tu negocio. El número de usuarios permitidos (que puede ser de hasta 26 usuarios) varía de acuerdo al plan que contrates. De esta forma tú y tu especialista contable, además de las personas que autorices, pueden ver fácilmente tu estado financiero o los reportes en tiempo real de tu compañía.

¿Cómo ver los reportes disponibles?

Para esto solo necesitas seleccionar la opción de “Reportes”, la cual aparece en el menú de la izquierda de tu cuenta QuickBooks.

De este modo, con la barra de búsqueda podrás encontrar el reporte que desees. Solo tienes que ingresar su nombre o explorar la lista de reportes que se encuentra disponible en cada una de las categorías.

Ya que decidiste cuál es el reporte que buscas, solo tienes que seleccionarlo para que se abra la información y se muestre en tu pantalla.

¿Cómo hacer reportes en el plan de cuentas?

Esta opción te permitirá crear un reporte de manera rápida y fácil a través del menú “Plan de cuentas”. Para utilizarla necesitas:

  1. Entrar al menú “Plan de cuentas”. Lo puedes encontrar en el icono de configuración (el engrane que se localiza en la parte superior de tu pantalla).
  2. Buscar la cuenta en la que quieres generar el reporte, y seleccionar la opción de “Acción” en el menú desplegable.
  3. En el historial de cuenta podrás ver opciones como “Cuentas por pagar”, “Cuentas por cobrar” y “otro tipo de cuentas”. Desde cualquiera de ellas puedes seleccionar la opción de “Ejecutar reporte”.

¿Cómo hacer reportes en tiempo real con QuickBooks?

De manera predeterminada QuickBooks ya cuenta con una herramienta de creación de una gran variedad de reportes; su listado incluye los tipos de informes utilizados con mayor frecuencia y los que probablemente vas a requerir consultar una y otra vez para observar cómo van las cuentas de tu negocio. Sin embargo, en caso de que no encuentres el tipo de reporte específico que tú necesitas, puedes realizarlo tú mismo de forma personalizada, donde podrás indicar los datos a tu medida.

Para comenzar, desde tu cuenta de QuickBooks, dirígete a “Reportes” y enseguida da clic en “Estándar”. En esta opción podrás desplegar la lista de reportes predeterminados de QuickBooks. Estas opciones son:

  • Resumen de antigüedad de las cuentas por cobrar
  • Reporte de extracto de flujo de efectivo
  • Auditorías
  • Pérdidas y ganancias
  • O pérdidas y ganancias como porcentaje total de los ingresos
  • Entre otras

¿Cómo hacer reportes personalizados?

Después de seguir los pasos anteriores, podrás utilizar los filtros para modificar los campos que deseas editar en el reporte, tal como si se tratara de una hoja de cálculo en Excel.

  1. Una vez que localices el tipo de reporte que necesitas, selecciónalo.
  2. Luego, presiona el botón “Personalizar”. Esto te abrirá una nueva pantalla para configurar el reporte de acuerdo a tu medida. Aquí puedes determinar el periodo, el método de contabilidad, establecer las filas o columnas, editar el encabezado, así como añadir algunos filtros para tu reporte personalizado.

En esta ventana podrás aplicar los filtros mencionados. Toma en cuenta que cada reporte tiene distintos filtros. En estas secciones podrás observar las distintas opciones para tus reportes:

Sección filtrar

Se mostrarán todas las cuentas de manera predeterminada, selecciona las cuentas que aparecerán en el reporte.

Sección general

Puedes cambiar distintas opciones como formatos y periodos que abarca el reporte.

Filas / columnas

Elige solo filas y columnas específicas para tu reporte personalizado.

Encabezado / pie de página

Edita estas secciones para que se modifiquen todos los encabezados y pies de página de tu reporte.

Ya que hayas finalizado la personalización de tu reporte, da clic en “Ejecutar reporte”, enseguida se generará y podrás descargarlo, exportarlo o enviarlo por correo electrónico, incluso imprimirlo si así lo deseas. También puedes guardarlo para que siempre esté disponible en tu cuenta y puedas ejecutarlo la siguiente ocasión que lo necesites. Para esto solo selecciona la opción de “Guardar personalización”. Tendrás que asignarle un nombre para distinguirlo de otros que ya tengas en tu cuenta y ¡listo!

Puedes acceder a ellos mediante la pestaña de “Reportes personalizados”, donde se guardarán todos los reportes que hayas editado y guardado previamente.

¿Cómo programar reportes automáticamente?

Ahora bien, si lo que deseas es obtener cotidianamente un reporte personalizado, QuickBooks te facilita la opción de programar en automático el informe para que se envíe a tu correo o al de alguno de tus colaboradores en la fecha que tú lo determines.

  1. Si quieres que estos reportes te lleguen con cierta periodicidad, puedes ir a tus “Reportes personalizados”, seleccionar el menú de “Acción” y “Editar”.
  2. Te aparecerá la opción “Establecer programación de mensajes de correo electrónico”, actívala y agrega todas las direcciones de correo a las que quieres que se haga llegar el reporte. Completa el resto del formulario y establece la periodicidad en la que se tendrán estos mensajes.
  3. Finalmente selecciona Guardar y cerrar.

Imprime y comparte reportes desde QuickBooks

Para imprimir tus reportes fácilmente, puedes hacerlo desde esta herramienta.

  1. Visualiza en la vista previa cómo quedará la impresión, puede que alguna de las columnas no se muestre por completo, por eso te sugerimos modificar el tamaño de cada una o eliminar las que no necesites. También puedes disminuir los márgenes y modificar la orientación de la página (vertical u horizontal).
  2. O si prefieres enviar tus reportes por correo, sin automatizar, solo elije la opción de “Correo electrónico” en tu reporte, ingresa las direcciones de correo electrónico y edita el mensaje que deseas que aparezca junto al informe.
  3. Para finalizar, da clic en “Enviar”.

Como lo has visto, QuickBooks te ofrece toda la información que necesitas y la pone al alcance de tu mano. Gracias a estas herramientas de automatización ya no gastarás más horas en cruzar datos de forma manual, y podrás invertir tu tiempo valioso en hacer crecer tu compañía.

La información puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / información no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situación financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado está destinado a ser general. Póngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener información específica de su situación.

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