Cómo automatizar los procesos de contabilidad

Como propietario de negocios, tienes mucho que hacer. Siempre estás buscando maneras de ahorrar tiempo.

Sin embargo, los propietarios de pequeñas empresas invierten un promedio de 4.8 horas cada semana administrando su dinero. Y eso es solo un promedio. De hecho, el 21% de los propietarios de negocios en realidad invierten más de seis horas por semana en tareas de gestión de dinero.

¿Y si pudieras reducir ese número sin tener que contratar alguna ayuda adicional? Alerta de Spoiler: Puedes hacerlo. ¿Cómo? Automatizar los procesos de contabilidad.

¿Qué es la automatización de la contabilidad?

La automatización de la contabilidad implica configurar una serie de tareas (llamadas flujos de trabajo) y usar la tecnología para cuidar de esos pasos predefinidos, lo que significa que el proceso de contabilidad es capaz de ocurrir completamente sin ti.

La automatización de la contabilidad es un subconjunto específico de automatización de procesos, que sigue ganando terreno entre las empresas y los propietarios de negocios. De hecho, la investigación de Gartner encontró que el mercado de software de automatización de procesos robótica (RPA) creció un 63% en 2018.

Por decirlo en términos más sencillos, RPA es la categoría de software que se utiliza para automatizar los procesos manuales, y se está volviendo cada vez más popular.

Hablando de software y tecnología, ¿qué necesitas para automatizar tus procesos de contabilidad específicamente? No necesita ser complicado, especialmente si tienes el software de contabilidad adecuado. QuickBooks hace que sea fácil establecer y ejecutar flujos de trabajo de contabilidad, por lo que no necesitarás una solución de automatización por separado.

Beneficios de la automatización en la contabilidad

¿Por qué la automatización se está convirtiendo en un punto de enfoque tan importante en todas las industrias? Bueno, porque ofrece una serie de ventajas impresionantes. Estas son algunas de las ventajas de la automatización de la contabilidad.

1. Aumenta la eficiencia operacional

Podrías sorprenderte de la cantidad de tiempo que inviertas en tareas que podrían ser automatizadas fácilmente. Ese es uno de los mayores beneficios de la automatización: Ahorras tiempo.

Cuando automatizas flujos de trabajo comunes, significa que tienes que dedicar menos tiempo al ingreso de datos, la contabilidad y otros procesos manuales. Puedes optimizar tu programa y dedicar esas horas extra a prioridades más apremiantes o actividades de desarrollo de negocios importantes.

Además, la automatización también significa que no tienes que dedicar demasiado tiempo a tareas mundanas, mecánicas o que consumen tiempo. Eso es importante, especialmente cuando el propietario promedio de negocios invierte 31 horas por semana en operaciones de negocios cotidianas.

Harás un mejor uso de las habilidades y el tiempo de tus empleados, lo que también se traduce en mayores ahorros en gastos para tu negocio.

2. Reduce el error humano

Probablemente ya te ha sucedido: Ingresaste el dígito incorrecto en la hoja de cálculo de Excel y no lo notaste hasta mucho más tarde cuando todas las entradas de tu libro de contabilidad fueron afectadas. O quizás olvidaste de una factura, y de repente la gestión de gastos te está causando un gran dolor de cabeza.

Afortunadamente, la automatización no se equivoca tan fácilmente como los humanos. Tendrás flujos de trabajo confiables y probados en el lugar que se ocupan de esas tareas de manera consistente y sistemática.

Es una cosa menos de la que necesitas preocuparte como propietario de un negocio. Tus procesos de contabilidad automatizados están funcionando, incluso cuando tú no lo haces.

3. Garantizar las prácticas de contabilidad coherentes

Probablemente has oído el cliché de que hay más de un modo de quitarle la piel a un gato, y vas a admitir que tú y tu equipo hacen las cosas de manera diferente. Incluso podría haber algunas discrepancias en la forma en que los diferentes miembros de tu departamento de contabilidad o equipo de finanzas hacen las cosas.

Esos diferentes enfoques y perspectivas no causan inconvenientes cuando automatizas los procesos contables y financieros.

Con esos pasos predefinidos existentes, esas prácticas de contabilidad están sucediendo de manera confiable y se hacen de la misma manera en todos los departamentos, tareas, miembros de equipo o clientes.

5 etapas de la automatización de procesos de contabilidad

Está bien, estás convencido de que la automatización de procesos de contabilidad suena a algo que vale la pena. Esta es la siguiente pregunta que tienes: ¿Cómo haces que ocurra? Te lo desglosamos en cinco sencillos pasos.

1. Identifica tus procesos de contabilidad

Debes empezar por averiguar qué procesos de contabilidad se pueden automatizar fácilmente. No todas las tareas de contabilidad se adaptan a la automatización, así que busca procesos que:

• Usted o un empleado estén haciendo de manera repetitiva y frecuente
• No requieran un alto nivel de toque humano y conexión personal
• No involucren mucha creatividad o energía mental

Deseche los procesos que cumplan los criterios de una lista, y luego elija uno para empezar. Por ejemplo, quizás tu equipo invierta demasiado tiempo en enviar recordatorios sobre las facturas atrasadas a tus clientes, y te gustaría automatizar esos correos electrónicos de recordatorio.

2. Evalúa tu tecnología

La automatización se basa en la tecnología, lo que significa que necesitarás la disposición de herramientas de automatización adecuadas . Hay plataformas de automatización especializadas que conectarán tus aplicaciones existentes y las habilitarán para “hablar” entre sí. Estas incluyen:

• Zapie
• IFTTT
• Kissflow
• Integrify

Sin embargo, QuickBooks Advanced tiene una serie de funciones de automatización de contabilidad incorporadas, lo que significa que no necesitarás software de automatización específico para los flujos de trabajo que discutiremos aquí. Todos ellos se pueden crear directamente dentro de QuickBooks.

3. Asignar a un interesado

Una vez que se configure, un proceso automatizado se ejecutará por sí solo, esa es la belleza de él, pero eso no significa que se deba dejar completamente en sus propios dispositivos.

Asignar a alguien para supervisar ese proceso automatizado, ya seas tú, alguien en tu equipo de contabilidad o un empleado diferente.

Servirán de “persona designada” para ese flujo de trabajo automatizado para asegurarse de que esté funcionando correctamente y solucionando problemas si se producen algún error o problema.

4. Configure un flujo de trabajo

Aquí es donde se pondrá manos a la obra y configurará en realidad el flujo de trabajo, el conjunto de pasos que se automatizarán. Cada flujo de trabajo tendrá lo siguiente:

• Detonante: Un evento predefinido que arranca la automatización. Piensa en ello como el primer dominó de la fila.Ejemplo: La fecha límite de una factura se vence.
• Acción: Lo que sucede en respuesta al detonante.Ejemplo: Un correo electrónico de recordatorio se envía a ese cliente.
• Resultado: El objetivo previsto de tu proceso.Ejemplo: El cliente hace clic en el enlace en el correo electrónico de recordatorio y paga su saldo atrasado.

Ese es un ejemplo simple, y los flujos de trabajo automatizados pueden tener numerosos detonantes, acciones o resultados y volverse mucho más complejo que eso. Pero solo nos quedaremos enfocados en los fundamentos por ahora.

5. Prueba tu flujo de trabajo

Una vez que tengas tu flujo de trabajo configurado, dale una ejecución de prueba rápida para asegurarte de que esté funcionando de la manera en que debería. Eso te dará más paz mental cuando cuando te alejas y dejas que ese proceso automatizado se ejecute por sí solo.

Ejemplo de flujos de trabajo: 4 procesos de contabilidad que puedes automatizar

La contabilidad y tus procesos financieros pueden ser complejos, lo que puede hacer que la automatización se vea contraintuitiva. ¿Es incluso posible automatizar algunas de tus prácticas de contabilidad?

Por supuesto. En esta sección, estamos explorando cuatro procesos de contabilidad comunes que puedes automatizar directamente dentro de QuickBooks.

1. Cuentas por cobrar

Hasta el 44% de los propietarios de pequeñas empresas que tenían problemas de flujo de efectivo admiten que estos fueron una sorpresa. Esa es una prueba de que es importante estar al tanto del dinero que su empresa le debe a sus clientes.

QuickBooks ofrece una serie de maneras de automatizar y administrar tus cuentas por cobrar, incluyendo la configuración:

• Facturas recurrentes: El cliente recibe automáticamente una factura en un calendario predecible.
• Pagos de tarjetas de crédito recurrentes: El pago de la tarjeta de crédito del cliente se procesa automáticamente en un calendario predecible.
• Recordatorios de pago vencidos: El cliente recibe un recordatorio automatizado cuando su factura está vencida

Imagina que administras tu propia agencia de marketing y proporcionas servicios de gestión de redes sociales mensuales al cliente XYZ. En vez de que necesites acordarte del envío de su factura en el último día de trabajo de cada mes, podrías configurar una factura recurrente para que reciban automáticamente su factura.

Para hacer esto en QuickBooks, haz clic en el botón para crear una nueva factura y rellenar la información necesaria, incluidas las opciones de pago que aceptas. Selecciona “Pago recurrente” y luego personaliza la plantilla. Así de sencillo, la facturación se produce sin ti.

Si quieres llevar esta automatización un paso más lejos, un pago recurrente significa que cobrarás el dinero que se te debe de manera habitual sin que tú o tu cliente muevan un dedo. Estos son los pasos para crear un recibo de ventas recurrente.

2. Nómina

Según una encuesta reciente de crecimiento de negocios de QuickBooks Live, el 97% de los propietarios de pequeñas empresas dicen que administran personalmente al menos un área de las operaciones de negocio. En la parte superior de la lista, según la encuesta, está la nómina.

No hace falta decir que este es otro proceso de contabilidad que está maduro para la automatización, y configurar un programa de pago automatizado es sorprendentemente fácil en QuickBooks.

En el menú de la izquierda, seleccione “empleados”, “configuración de nómina” y luego “programas de pagos”. Elige el programa de pago que desea automatizar y luego debajo de la “automatización de ejecutar pagos”, haz clic en el botón para “hacer clic aquí para configurar”.

Desde allí, QuickBooks te guiará por un proceso de cuatro pasos para automatizar tu nómina. Estos son más detalles sobre cómo funciona eso.

Una vez que lo hayas configurado, tus empleados obtendrán su dinero bien ganado, sin que necesites invertir tiempo en ese proceso tedioso cada dos semanas (o por cualquier vez que calcules la nómina).

No te preocupes, si algo cambia, es fácil detener o pausar tu automatización del calendario de nóminas y hacer cualquier modificación o actualización.

3. Informes financieros

Cuando tomas decisiones de negocios, quieres hacerlo con tantos datos precisos y en tiempo real como puedas conseguir. Pero sacar tus propios informes de manera frecuente hace que tu cabeza de vueltas.

Este es otro proceso de contabilidad que QuickBooks Online puede llevar al siguiente nivel para darte información en profundidad. Esta automatización te entregará informes (y a cualquier persona que elijas) por correo electrónico en un programa configurado. Puedes incluir numerosos informes en un solo email.

En QuickBooks, ve al menú de “informes” y luego elige “informes programados” y “configuración de programas”. Elige el informe que quieres enviar en ese programa y haz clic en “siguiente”. Aquí es donde elegirás tu programa y frecuencia.

Escribe el correo electrónico que se utilizará para entregar tus informes, selecciona las direcciones de correo electrónico de quién debería recibirlos, asigna una contraseña para los archivos adjuntos de informe y haz clic en “programar”.

Una vez que se esté ejecutando, obtendrás esos datos financieros importantes entregados a tu bandeja de entrada en un programa predecible. Tienes la información que necesitas, sin necesidad de obtener los informes una y otra vez.

4. Cuentas por pagar

Tu negocio gana dinero, pero también tienes salidas de dinero. Descuidar el pago puntual a tus deudores puede impactar tu puntuación de crédito de negocios y arruinar tu reputación y resultado final.

La automatización se asegurará de que pagues tus facturas a tiempo, sin necesidad de marcar muchas fechas en tu calendario.

Una de las maneras más fáciles de hacer esto es con una factura recurrente. Crea un nuevo proyecto de ley e introduce la información que debería ser incluida de manera recurrente, como el proveedor, la cantidad y más.

En la parte inferior de la factura, selecciona “Hacer recurrente”, ingresa un nombre de plantilla y luego selecciona una de las siguientes opciones desde el menú desplegable “tipo”:

• Programado: Crea automáticamente la factura de acuerdo con el programa que especifiques.
• Recordatorio: Te recuerda a ti o a algún un miembro de equipo la generación de la factura utilizando la plantilla que creaste.
• No programado: Puedes usar la plantilla para crear la factura cuando quieras.

La opción programada es la más automatizada, ya que la factura se creará sin que necesite hacer nada. Sin embargo, los recordatorios también pueden ser útiles y puedes configurarlos para recordar hacer depósitos bancarios .

Reduce el estrés cuando automatices los procesos de contabilidad

Ámala u ódiala: sabes que la contabilidad es crucial para el éxito de tu negocio. Pero eso no significa que la carga descanse únicamente en tus hombros.

Junto con la ayuda de un contador calificado, automatizar algunos de tus procesos de contabilidad puede quitar mucha tensión y responsabilidad de tus hombros.

Empieza por automatizar algunas de las tareas de contabilidad comunes que hemos esbozado arriba, y disfruta de más paz mental, por no mencionar tu nuevo tiempo extra.

Completa las tareas que importan más rápido

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