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Configurar y crear proyectos en QuickBooks Online

Aprende cómo configurar y administrar proyectos en QuickBooks Online Plus.

Usa proyectos en QuickBooks Online para dar seguimiento a la rentabilidad de tu proyecto. Puedes agregar ingresos, gastos y gastos de mano de obra a proyectos, agregar transacciones antiguas a proyectos nuevos y ejecutar reportes específicos de proyectos desde un solo panel.

Recuerda eso Proyectos solo está disponible en QuickBooks Online Plus.

Paso 1: activa la función Proyectos

Si aún no lo está, activa la función Proyectos:

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, después, Cuenta y configuración.
  2. Ve a la pestaña Opciones avanzadas.
  3. Busca la sección Proyectos y selecciona Editar ✎ para expandirla.
  4. Activa Organizar todas las actividades relacionadas con el trabajo en un solo lugar.
  5. Selecciona Guardar y, luego, Listo.

Tienes que ser un administrador principal para poder desactivar la función Proyectos:

  • Ve a Configuración ⚙ y selecciona Cuentas y configuración.
  • Selecciona la pestaña Opciones avanzadas.
  • Busca la sección Proyectos y selecciona Editar ✎ para expandirla.
  • Selecciona la opción de alternar verde para desactivar Organizar todas las actividades relacionadas con el trabajo en un solo lugar.
  • Selecciona Guardar y, a continuación, elige Listo.

Paso 2: crea un proyecto nuevo

  1. Ve a Resumen de la empresa y selecciona Proyectos (Ir).
  2. Selecciona Iniciar un proyecto si es la primera vez que creas uno. O selecciona Nuevo proyecto si ya creaste una.
  3. En el campo Nombre del proyecto, introduce el nombre del proyecto.
  4. Selecciona al cliente del proyecto desde el menú desplegable Cliente ▼.
  5. Agrega notas o detalles sobre el proyecto en Notas.
  6. Selecciona Guardar.

Verás crecer tu lista de proyectos a medida que tu negocio va aceptando más trabajos. Después de crear un proyecto, puedes agregarle transacciones nuevas y existentes.

Paso 3: agrega nuevas transacciones a un proyecto

Puedes agregar nuevas transacciones como facturas, gastos o cotizaciones directamente en tu proyecto. Agregar transacciones a los proyectos no modificará su clasificación ni afectará tus cuentas. Esto simplemente las marca como parte del proyecto para poder dar seguimiento a los ingresos y a los gastos de un proyecto específico.

Hay dos formas de agregar nuevas transacciones. Puedes crear la transacción en QuickBooks como lo harías normalmente. Simplemente introduce el nombre del proyecto en el menú desplegable Cliente/Proyecto, o sigue estos pasos para crear una nueva transacción desde dentro de los proyectos:

  1. Ve a Resumen de la empresa y selecciona Proyectos (Ir).
  2. Selecciona tu proyecto.
  3. Seleccionar Agregar al proyecto para crear una nueva transacción.
  4. Selecciona Factura, Recibir pagoGasto, Cotización, Orden de compra, Horas trabajadas o Factura de proveedores.
  5. Selecciona Guardar y cerrar.
Consejo: ¿Estás trabajando a partir de una cotización de un proyecto existente? Agrégalo a proyectos antes de convertirlo en factura para los clientes.

Paso 4: agrega gastos existentes a un proyecto

Si tienes transacciones de gastos existentes facturables o no facturables que has agregado a QuickBooks como facturas, cheques, gastos u órdenes de compra, así es como puedes agregarlos a tu proyecto:

  1. Ir a Finanzas, selecciona Transacciones y, luego, selecciona Gastos (Ir).
  2. En la pestaña Gastos, busca y abre la transacción que quieres agregar al proyecto.
  3. En la columna Cliente/Proyecto, selecciona el menú desplegable ▼. Después, selecciona el proyecto. Haz esto para cada artículo de gasto que quieras agregar a tu proyecto. Esto es distinto al beneficiario del gasto. Nota: Si no ves la columna Cliente/Proyecto, puedes activar la configuración Dar seguimiento a gastos y artículos por cliente en la sección Gastos de tu cuenta de QuickBooks.
  4. Selecciona Guardar y cerrar.

Add_existing_expense_QBO_MX_Ext_02212022.png

Paso 5: agrega hojas de horas existentes a un proyecto

Si los registro de horas no son facturables, pero quieres agregarlos a un proyecto para entender tu rentabilidad, puedes buscarlos y agregarlos en el Registro de horas semanal.

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. Selecciona Registro de horas semanal.
  3. Selecciona el empleado o proveedor en el menú desplegable ▼ que tiene hojas de horas que estás agregando al proyecto.
  4. Selecciona el menú desplegable de intervalo de fechas ▼ y elige la semana correcta para las hojas de horas que estás agregando al proyecto.
  5. Busca las hojas de horas correctas. Después, selecciona el menú desplegable Cliente o proyecto ▼ y selecciona el proyecto.
  6. Selecciona Guardar.

Consejo: Si tienes hojas de horas existentes que están marcadas como facturables, puedes crear una factura a partir de las hojas de horas.

Paso 6: agrega facturas existentes a un proyecto

Crear nuevas facturas para agregarlas a un proyecto es simple (consulta el Paso 3), pero agregar facturas existentes a tu proyecto, especialmente las vinculadas a un pago, requiere un poco de precaución antes de editarlas. Estos son los pasos para agregar facturas existentes a tu proyecto.

Paso 7: da seguimiento a los costos de mano de obra

Puedes agregar la tarifa por hora para cada empleado y QuickBooks multiplicará la tarifa por hora por las horas trabajadas para calcular los costos de mano de obra.

Calculate_your_hourly_time_cost_QBO_MX_Ext_02212022.png

Aprende cómo configurar y ver los costos de mano de obra por hora, y darles seguimiento.

Paso 8: haz que todo funcione sin inconvenientes

Ahora que sabes cómo dar seguimiento a costos y ganancias del proyecto, esto es lo que debes hacer para asegurarte de que lo que estás viendo es preciso:

  • En la pestaña Información general, usa las columnas de ingresos y costos como guías. Asegúrate de que el total de la columna correcta aumente cuando agregues facturas, gastos y registros de horas semanales. Si configuraste las tarifas por hora, podrás ver esos costos en la pestaña Actividad o en el reporte Costo de horas trabajadas por empleado o proveedor.
  • La pestaña Actividad desglosa el trabajo de tu equipo por fecha. También proporciona el costo total de cada empleado y servicio que ofreces para que puedas dar seguimiento a los costos de diferentes partes de tu proyecto.
  • La pestaña Transacciones enumera todas las transacciones asociadas a un proyecto. Puedes completar las tareas directamente desde esta pantalla, por ejemplo, convertir una cotización en una factura.
  • Revisa los reportes Costo de horas trabajadas por empleado o proveedor todos los meses. Asegúrate de haber dado seguimiento correctamente a todas las horas de trabajo relacionadas con el proyecto. Si te faltan horas o cuentas demasiadas, los totales de tus ganancias no serán exactos.

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