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Funciones de usuario y derechos de acceso en QuickBooks Online

Aprende sobre las distintas opciones para las funciones de usuario y los permisos de acceso.

Al agregar un usuario en QuickBooks Online, puedes administrar sus funciones y limitar su acceso a tareas específicas. También puedes escoger qué es lo que los usuarios pueden ver y hacer dentro de las distintas áreas de QuickBooks, como clientes y ventas o proveedores y compras.

Aprender más sobre las funciones de usuario

Las funciones de usuario en QuickBooks son permisos personalizables que puedes darle a tu equipo y que pueden ser facturables o no. Los usuarios facturables se toman en cuenta para el límite de usuarios, mientras que los no facturables, no.

Funciones que se toman en cuenta para el límite de usuarios

Aprende más sobre cada función de usuario facturable que se toma en cuenta para el límite de usuarios.

El administrador principal es el usuario principal que tiene acceso a cada parte de la cuenta de QuickBooks. Puede administrar a todos los usuarios y otras tareas administrativas. De manera predeterminada, el administrador principal es la persona que configuró inicialmente la cuenta.

Si necesitas asignar un administrador principal nuevo, puedes transferir la función a otro usuario.

El administrador de la empresa tiene acceso a todas las partes de la cuenta de QuickBooks. Puede hacer todo lo que el administrador principal hace, excepto editar o eliminar el acceso del administrador principal.

Puedes establecer diferentes niveles de acceso para este usuario. Puede trabajar con clientes, ventas, proveedores y gastos. Este tipo de usuario puede registrar horas, agregar usuarios, actualizar información de la empresa o administrar suscripciones.

Funciones que no se toman en cuenta para el límite de usuarios

Usuario solo para reportes (solo está disponible en QuickBooks Online Plus)

Un usuario autorizado solo para reportes puede ver todos los reportes, excepto los reportes que muestran la nómina o la información de contacto. Estos usuarios no pueden acceder al registro de auditoría. Los usuarios solo para reportes pueden crear reportes personalizados y agregar grupos de reportes, pero no pueden ver las transacciones reales.

Usuario solo para seguimiento de horas trabajadas

Puedes invitar empleados o proveedores como usuarios autorizados para seguimiento de horas trabajadas. Puede registrar sus propias horas únicamente. Su acceso solo les permite ver el registro de horas y los reportes de horas.

Derechos de acceso para la función de usuario estándar

Los administradores principales y los administradores de la empresa obtienen todos los derechos de acceso. Al asignar la función de usuario estándar, QuickBooks te permite escoger los derechos de acceso del usuario. Puedes escoger otorgarle todos los accesos, accesos limitados o ninguno.

Este es un resumen de lo que permite cada opción de acceso.

Este usuario puede ver y hacer todo con respecto a lo siguiente:

  • Clientes y ventas
  • Proveedores y compras

También puede hacer lo siguiente:

  • Agregar, editar y eliminar empleados
  • Cambiar las preferencias
  • Ver el registro de actividad
  • Crear, editar y eliminar presupuestos
  • Agregar, editar o eliminar cuentas
  • Hacer depósitos y transferir fondos
  • Conciliar cuentas y crear asientos de diario
  • Ver todos los reportes
  • Activar los impuestos para la empresa, hacer cambios en los impuestos, presentar declaraciones de impuestos o cambiar la configuración de la información fiscal existente
  • Configurar la función multimoneda
  • Realizar ajustes a la moneda nacional

Este usuario puede hacer lo siguiente:

  • Ingresar cotizaciones, facturas, recibos de venta, notas de crédito y reembolsos
  • Ingresar cobros y créditos
  • Crear y eliminar estados
  • Recibir pagos de clientes
  • Agregar, editar y eliminar clientes, productos y servicios
  • Ver los historiales de clientes y reportes de C/C
  • Ver las tasas impositivas y la configuración del tipo de impuesto
  • Usar/ajustar los impuestos en transacciones de venta y asientos de diario (es decir, invalidar manualmente los montos de impuestos calculados)
  • Agregar, editar o eliminar monedas
  • Editar los tipos de cambio

Este usuario no puede hacer lo siguiente:

  • Agregar, editar y eliminar cuentas y las cantidades en existencia
  • Ver los historiales de las cuentas
  • Ver los montos de ingresos y gastos totales en las páginas Principal, Proveedor y Cliente
  • Generar reportes de impuestos o ver el historial de los impuestos
  • Preparar una declaración de impuestos, registrar un pago de impuestos o un reembolso, o presentar declaraciones de impuestos
  • Configurar tasas impositivas nuevas o cambiar las existentes, o tipo de impuesto   
  • Configurar la función multimoneda
  • Realizar ajustes a la moneda nacional

Este usuario puede hacer lo siguiente:

  • Ingresar facturas de proveedores
  • Ingresar compras con tarjeta de crédito y en efectivo
  • Pagar facturas de proveedores, extender cheques y ver reportes detallados de cheques
  • Agregar, editar y eliminar proveedores, productos y servicios
  • Ver reportes de CP y proveedores
  • Ver las tasas impositivas y la configuración del tipo de impuesto   
  • Usar y ajustar los impuestos en las transacciones de compra, tarjetas de crédito y bancarias (es decir, invalidar manualmente los montos de impuestos calculados)
  • Generar reportes de impuestos o ver el historial de los impuestos
  • Preparar una declaración de impuestos, registrar un pago o reembolso, o presentar declaraciones de impuestos
  • Agregar, editar o eliminar monedas
  • Editar los tipos de cambio

No puede hacer lo siguiente:

  • Agregar, editar y eliminar cuentas y las cantidades en existencia
  • Ver los historiales de las cuentas
  • Configurar tipos de impuestos nuevos o cambiar los existentes
  • Configurar la función multimoneda
  • Realizar ajustes a la moneda nacional
  • Ver los montos de ingresos y gastos totales en las páginas Principal, Proveedor y Cliente

Este usuario puede hacer lo siguiente:

  • Ingresar cotizaciones, facturas, recibos de venta, notas de crédito, reembolsos, cobros y créditos
  • Crear y eliminar estados
  • Recibir pagos de clientes
  • Realizar el registro de horas en nombre de cualquier persona
  • Agregar, editar y eliminar clientes, proveedores, productos y servicios
  • Ver los registros de clientes
  • Ver los reportes de CC y clientes
  • Ver los reportes de CP y proveedores
  • Ingresar facturas de proveedores
  • Pagar facturas de proveedores, emitir e imprimir cheques y ver reportes de cheques
  • Hacer que las facturas de proveedores y las compras sean facturables a los clientes.
  • Ingresar compras con tarjeta de crédito y en efectivo

No puede hacer lo siguiente:

  • Agregar, editar y eliminar cuentas y las cantidades en existencia
  • Ver los historiales de las cuentas
  • Ver los montos de ingresos y gastos totales en las páginas Principal, Proveedor y Cliente

Este usuario no puede usar ninguna de las funciones contables en QuickBooks Online. Puede realizar el registro de horas.

Configuración para la función de usuario estándar

Después de escoger los derechos de acceso de la función de usuario estándar, también podrás seleccionar su configuración de usuario. Puedes otorgarle permiso para administrar usuarios, editar información de la empresa o gestionar las suscripciones, o bien puedes escoger la opción de solo ver o ningún permiso.

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1 RESPUESTA 1
Leticia Herrera
Nivel 1

Funciones de usuario y derechos de acceso en QuickBooks Online

¿Cuándo van a agregar configuración de usuarios personalizados en las versiones disponibles en Centroamérica?