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Criar faturas no QuickBooks

Saiba como criar e enviar faturas no QuickBooks.

Se você planejar receber no futuro por produtos e serviços vendidos, envie aos clientes uma fatura. Você pode simplesmente adicionar o produto ou serviço que está vendendo a uma fatura e enviá-lo por e-mail ao seu cliente.

 Também mostramos como fazer se você usa uma plataforma de processamento de pagamentos externa.

Etapa 1: criar e enviar uma fatura

  1. Clique em + Novo e em Fatura ou Enviar fatura.
  2. No menu suspenso Cliente ▼, selecione um cliente. Confira se todas as informações estão corretas, principalmente o e-mail.
  3. Revise a data da fatura. Depois, no menu Condição de pagamento ▼, selecione a data de vencimento. Dica: DDL refere-se ao número de dias até a data de vencimento. O padrão é 30 dias, mas você pode alterar a data de vencimento se necessário.
  4. Na coluna Produto/serviço, selecione um produto ou serviço. Você também pode clicar em + Adicionar novo para criar um novo produto ou serviço diretamente na fatura.
  5. Digite uma quantidade, um preço unitário e, se necessário, altere o valor.
    Observação: se as opções Taxa fixa, Por hora ou Por item estiverem disponíveis, você está na exibição de empresa. Sua experiência é um pouco diferente. Clique em Taxa fixa ou Por hora para serviços ou em Por item para produtos. Depois, digite a quantidade e o valor.
  1. Selecione Inserir dados de pagamento na parte inferior da página. Os dados do pagamento serão enviados no e-mail assim que você enviar a fatura.

Deseja enviar uma fatura em papel aos clientes? Quando você terminar com uma fatura, selecione o Salvar e enviar ▼. Depois, clique em Imprimir ou visualizar.

Se desejar enviar a fatura mais tarde, clique em Salvar e fechar.

Etapa 2: revisar faturas em aberto

O QuickBooks coloca as faturas não pagas em aberto na sua contas a receber. Você verá essa conta no balanço patrimonial e em outros relatórios financeiros.

Sempre que desejar revisar as faturas, acesse o menu Vendas e clique em guia Todas as vendas ou emGuia Faturas. Verifique a coluna Status para ver onde as faturas estão no processo de vendas.

Veja a seguir alguns status comuns que você pode ver:

  • Aberto: Você ainda não enviou a fatura por e-mail.
  • Aberto (enviado): Você enviou a fatura ao cliente por e-mail.
  • Aberto (visualizado): Seu cliente abriu a fatura. 
  • Pago: Seu cliente pagou a fatura.
  • Em atraso: A fatura está em atraso e ainda não foi paga.
  • Em atraso (visualizado): Seu cliente abriu, mas não pagou a fatura em atraso.
  • Problema de entrega: A fatura não foi entregue. Verifique o e-mail e reenvie. 
  • Anulado: A fatura foi anulada no QuickBooks. 

Você também pode acessar o Clientes e abra o perfil de um cliente para ver as faturas.

É necessário notificar clientes sobre futuras datas de vencimento de faturas? Veja como enviar uma mensagem de lembrete.

Etapa 3: receber pagamentos de faturas

Se você usa uma plataforma externa para processar pagamentos, é possível monitorar esses pagamentos no QuickBooks. Saiba mais sobre como registrar pagamentos de faturas manualmente.

Etapa 4: otimizar as faturas

Deseja personalizar suas faturas? Veja como criar modelos personalizados.

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