Adicionar despesas a prazo e registrar pagamentos no QuickBooks
RESOLVIDO•pelo QuickBooks•QuickBooks Online•11•Atualizado 2 dias atrás
Saiba como monitorar despesas a prazo e registrar os pagamentos.
Além de monitorar as vendas, o QuickBooks facilita o registro de despesas corporativas. Ao adicionar receita e despesas, você passa a ter um panorama mais completo do seu negócio e da sua lucratividade.
Se você planeja pagar uma despesa futuramente, inclua-a como uma despesa a prazo. É possível registrar uma ou várias despesas a prazo de vários fornecedores ao mesmo tempo. Por outro lado, se você já pagou por uma despesa corporativa, inclua-a como uma despesa à vista. Esses tipos específicos de transação indicam ao QuickBooks como registrar tudo. Veja como adicionar despesas a prazo e registrar os pagamentos no QuickBooks.
Ao receber uma despesa a prazo de um fornecedor, veja como registrá-la:
Clique em + Novo.
No painel, clique em Despesa a prazo.
No menu suspenso Fornecedor ▼, selecione um fornecedor.
No menu suspenso Condições de pagamento ▼, selecione as condições de pagamento da despesa a prazo. Esse é o prazo de pagamento esperado do fornecedor.
Digite a Data da despesa a prazo, Data de vencimento, e Nº da despesa. conforme as informações da despesa a prazo.
Digite os detalhes da despesa a prazo na seção Detalhes da categoria. No menu suspenso Categoria, selecione a conta de despesas que você usa para monitorar transações de despesas. Depois, insira uma descrição.Dica: você também pode incluir produtos e serviços específicos na seção Detalhes do item para detalhar os itens da despesa a prazo.
Digite o Valor
Se você planeja cobrar de um cliente pela despesa, clique no link Faturável e digite o nome no campo Cliente. Aprenda sobre despesas faturáveis.
Para pagar a despesa com boleto, use o campo "Código do boleto". Exportar um arquivo CNAB no futuro facilitará o processo.
Ao terminar, clique em Salvar e fechar.
Dica: se você tem várias unidades ou segmentos de negócio, também é possível selecionar os locais no menu suspenso Local ▼. Aprenda como ativar e usar o monitoramento de local.
Dica: se você tem várias unidades ou segmentos de negócio, também é possível selecionar os locais no menu suspenso Local ▼. Veja como ativar e usar o monitoramento de local.
Registrar o pagamento de despesas a prazo
Há duas maneiras de registrar pagamentos de despesa a prazo. Siga as etapas na seção dependendo do método de pagamento: cartão de crédito ou cheque.
Use esse método para registrar pagamentos em dinheiro ou com cartão de crédito de uma despesa a prazo. Sempre que pagar por uma despesa, registre um novo pagamento no QuickBooks.
Importante: este processo apenas registra os pagamentos de despesa a prazo que você fizer. Você ainda precisa processar os pagamentos como solicitado pelo seu fornecedor:
Clique em + Novo.
Clique em Baixa de despesa a prazo.
Serão exibidas todas as despesas pendentes que você adicionou ao QuickBooks, incluindo saldo e data de vencimento. Por padrão, serão exibidos os últimos 365 dias. Para alterar o intervalo de datas ou filtrar por um beneficiário específico (por exemplo, um fornecedor), selecione Filtrar.
Para registrar pagamentos de despesa a prazo:
No menu suspenso Conta de pagamento, selecione a conta usada para pagar a despesa a prazo. Por exemplo, se você pagou com sua conta corrente, selecione "Conta corrente".
Dica: para registrar pagamentos oriundos de contas diferentes para a mesma despesa (por exemplo, parte com cheque e parte com cartão de crédito) ou registre pagamentos separados em dias diferentes.
Ao selecionar uma conta corrente ou poupança, você poderá informar o Nº de referência, que é uma informação opcional.
Digite a Data do pagamento.
Marque a caixa de seleção das despesas que você pagou.
Na coluna Pagamento, digite o valor pago de cada despesa.
Dica: se você tiver crédito com o fornecedor, poderá aplicá-lo na coluna Crédito aplicado.
Quando terminar, clique no menu suspenso Programar pagamentos on-line ▼. Depois, clique em Salvar ou Salvar e fechar. Ou selecione Programar pagamentos on-line para saber mais sobre as opções de processamento de pagamento disponíveis.
As despesas a prazo selecionadas serão marcadas como pagas.
Siga o procedimento abaixo somente se você pagou a despesa com cheque. O pagamento é registrado de uma maneira específica para que o QuickBooks continue preciso:
Clique em + Novo.
Clique em Cheque.
No menu suspenso Beneficiário, selecione o fornecedor que você pagou. Será aberta uma janela com todas as contas pendentes.
Clique em Adicionar para adicionar uma despesa a prazo em aberto ao cheque. Observação: se não for exibido, selecione a seta pequena ao lado do valor. Se você tiver crédito com o fornecedor, também poderá adicioná-lo a partir da Seção de créditos.
No menu suspenso Conta bancária, selecione a conta usada para fazer o pagamento em cheque.
No campo Valor, digite o valor do cheque.
Na seção Transações pendentes, selecione as despesas a prazo pagas com cheque. Dica: se abranger várias despesas a prazo, marque as caixas de seleção correspondentes. Você pode dividir o pagamento e dgitar um valor para cada despesa a prazo na coluna Pagamento.
Quando terminar, clique em Salvar e novo ou Salvar e fechar.
Clique em Imprimir.
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