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Como criar e enviar ordens de compra no QuickBooks

Aprenda a criar ordens de compra e enviá-las aos fornecedores.

No QuickBooks, você tem as ferramentas para executar todas as partes do ciclo de vendas, incluindo as compras. É possível criar e enviar por e-mail ordens de compra (OC) diretamente para os fornecedores quando estiver pronto para comprar mais produtos. As ordens de compra informam aos fornecedores sua intenção de fazer uma compra.

Você pode inserir itens específicos que deseja comprar e a quantidade nas ordens de compra. Quando o fornecedor aceita a ordem de compra e concorda com os termos fornecidos, você pode adicioná-la rapidamente a uma despesa ou transação de cobrança no QuickBooks. Isso mantém todas as transações conectadas e suas contas equilibradas.

Observação: as ordem de compra estão disponíveis somente no QuickBooks Plus.

Etapa 1: ativar o recurso de ordem de compra

Se ainda não o fez, ative o recurso de ordem de compra:

  1. Acesse Configurações ⚙ e clique em Conta e configurações.
  2. Clique na guia  Despesas .
  3. Na seção Ordens de compra, selecione o ícone editar ✎ .
  4. Ative as opções Usar ordens de compra.
  5. Se desejar, adicione até três campos personalizados e uma mensagem padrão para fornecedores. São opcionais.
  6. Clique em Salvar e em Concluir.
Observação: os formatos de ordem de compra estão definidos. Você não poderá personalizá-los.

Etapa 2: criar e enviar uma ordem de compra

  1. Clique em + Novo.
  2. Clique em Ordem de compra.
  3. No menu suspenso Fornecedor ▼, selecione o fornecedor.
  4. Revise o Endereço para correspondência.
  5. Se você estiver enviando os produtos diretamente para um cliente, clique no menu suspenso Enviar para ▼ e em Enviar por. Verifique o Endereço de entrega para confirmar se está correto.
  6. Insira a Data da ordem de compra.
  7. Selecione Configurações ⚙ no formulário de Ordem de compra e, em seguida, no Escolha o que usar painel, clique no link para adicionar seus próprios campos personalizados.
  8. Na seção Detalhes do item, insira os produtos que deseja comprar. Observação: você só pode adicionar produtos ou serviços marcados como "Eu compro este produto/serviço de um fornecedor". Saiba mais sobre a edição de produtos e serviços.
  9. Quando terminar, clique em Salvar e fechar. Ou, se estiver pronto para enviá-lo, clique em Salvar e enviar ▼ lista suspensa.

Se você decidir enviar a ordem de compra mais tarde, acesse Tudo Despesas (Leve-me lá). Encontre sua ordem de compra e selecione Enviar na coluna Ação.

Etapa 3: atualizar o status de uma ordem de compra e adicioná-la a uma Despesa a prazo

Quando você cria uma ordem de compra, o status é Aberto. Depois que o fornecedor aceitar a ordem de compra, você poderá adicioná-la a uma despesa ou despesa a prazo para oficializar a transação.

Siga essas etapas para adicionar ordens de compra a despesas à vista e despesa a prazo. O QuickBooks muda automaticamente o status para Fechado.

Etapa 4: ver ordens de compra em aberto

  1. Acesse Visão geral e clique em Relatórios (Leve-me lá).
  2. Pesquise e execute um Lista de ordens de compra em aberto relatório ,Detalhes de ordem de compra em aberto relatório ,Detalhes de compras por produto / serviço relatório ou um Detalhes de compras por fornecedor relatório.

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