Importieren Sie Kunden oder Lieferanten aus E-Mail-Kontakten nach QuickBooks Online

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Kunden- oder Lieferanten-Kontaktlisten aus Outlook, Excel, Gmail oder Google Sheets importieren.

Haben Sie eine Kunden- oder Lieferantenliste, die Sie in QuickBooks Online importieren möchten? Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Liste als Tabelle aus Outlook, Gmail, Excel oder Google Sheets exportieren. Anschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie sie direkt in QuickBooks importieren können.

Wichtige Informationen, bevor Sie Kontakte aus Outlook, Excel oder Gmail importieren

• Die Dateigröße ist auf 2 MB oder 1.000 Zeilen begrenzt. Wenn Sie eine größere Liste importieren müssen, müssen Sie sie in mehrere Importe aufteilen.
• Unterkonten können nicht importiert werden. Wir empfehlen, die untergeordneten Konten vor dem Import in übergeordnete Konten umzuwandeln. Dann können Sie sie nach dem Import wieder ändern.
• Wenn die Datei nicht korrekt importiert wird und sie erneut importiert werden muss, wird Ihre Kunden- oder Lieferantenliste nicht überschrieben, was zu doppelten Einträgen führen kann. Sie müssen die importierten Kunden oder Lieferanten vor dem erneuten Import löschen oder jeden einzeln bearbeiten.
• Die Einträge im Feld Name müssen eindeutig sein. Anbieter, Kunde oder Mitarbeiter können nicht denselben Namen haben.
• Der Import unterstützt nur eine E-Mail-Adresse. Keine Sorge, Sie können später andere in QuickBooks hinzufügen.
• Stellen Sie beim Importieren von Kontakten aus einer Tabelle (einschließlich aus Excel exportierter Dateien und als CSV-Datei) Folgendes sicher:
  • Die Spaltenüberschriften befinden sich in der ersten Zeile.
  • Die Kontakte befinden sich auf Sheet1 der Tabelle.
  • Die Tabelle enthält keine Formeln, Diagramme oder leere Zeilen.
  • Die Tabelle hat keine Fehler, z. B. #REF!, #NAME?, #N/A oder #WERT!.
  • Namen enthalten keine Doppelpunkte (:) oder Anführungszeichen ().

Ihre Kontakte aus Outlook oder Gmail exportieren

Wenn Sie eine Kontaktliste in Outlook oder Gmail haben, können Sie eine CSV-Datei mit Ihren Kontakten exportieren und in QuickBooks importieren.

Erstellen Sie eine Excel- oder Google Sheets-Datei für den Import

Um eine Tabelle in QuickBooks zu importieren, müssen Sie sie korrekt Formatieren. Erfahren Sie mehr über Kontaktfeldbeschreibungen und Einschränkungen. Befolgen Sie dann diese Schritte, um Ihre Tabelle zu erstellen.

1. Erstellen Sie eine neue Tabelle in Excel.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie Sheet1 der Tabelle verwenden.
3. Vergewissern Sie sich, dass Zeile 1 Ihrer Tabelle wie im Spaltenschlüssel unten ausgefüllt ist (unter den Großbuchstaben). Beschriften Sie zum Beispiel Spalte A, Zeile 1 als Vollständiger Name. Beschriften Sie Spalte B, Zeile 1 mit Company Name, usw. Vergewissern Sie sich auch, dass sich am oberen Rand der Tabelle keine leeren Zellen oder andere Überschriften befinden.
4. Füllen Sie Ihre Tabelle mit den Informationen Ihrer Kontakte aus. Informationen, die Sie nicht haben, können Sie leer lassen. Hinweis: Beim Import wird die Adresse des Kontakts dem Feld für die Rechnungsadresse in QuickBooks Online zugeordnet.
5. Wenn Sie Excel verwenden, speichern Sie die Tabelle als XLS- oder XLSX-Datei und notieren Sie, wo Sie sie speichern.

Überprüfen Sie die exportierte Datei

Bevor Sie Ihre Kontakte importieren, müssen Sie die Informationen überprüfen und sicherstellen, dass alles in Ordnung ist. Wenn beim Import Fehler enthalten, kann das manuelle Korrigieren oder Entfernen der importierten Kontakte ein langwieriger Prozess sein.

1. Öffnen Sie die gespeicherte CSV- oder XLSX-Datei und überprüfen Sie sie auf Korrektheit.
2. Überprüfen Sie, ob die Spaltentitel Ihrer Tabelle in Zeile 1 mit der Beispieltabelle oben übereinstimmen.
3. Überprüfen Sie die Kontakte, ergänzen Sie eventuell fehlende Informationen und korrigieren Sie eventuelle Fehler.
4. Vergewissern Sie sich, dass die Datei die Grenze von 2 MB oder 1000 Zeilen nicht überschreitet. Falls ja, teilen Sie sie in mehrere Importdateien auf.

Ihre Kontakte importieren

Nun, da Ihre Tabelle korrekt ist, können Sie Ihre Kontakte in QuickBooks Online importieren.

1. Melden Sie sich bei QuickBooks an.
2. Wählen Sie Einstellungen ⚙. Wählen Sie dann Daten importieren.
3. Wählen Sie Kunden oder Lieferanten, je nachdem, was Sie importieren möchten.
4. Wählen Sie Durchsuchen , um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen. Wählen Sie die Datei aus und wählen Sie „Öffnen“.
5. Wählen Sie Weiter.
6. Wählen Sie in der Spalte „Ihr Feld“ das jeweilige kleine Pfeilsymbol ▼ aus. Gleichen Sie Ihr Feld dann mit dem entsprechenden QuickBooks Online-Feld ab.
7. Wählen Sie Keine Übereinstimmung , wenn Sie ein Feld haben, das keine übereinstimmende Spalte in Ihrer Tabelle hat.
8. Bestätigen Sie Ihre Kontakte. Deaktivieren Sie diejenigen, die Sie nicht speichern möchten.
9. Wenn alles in Ordnung ist, wählen Sie „Importieren“.

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