Benutzerdefinierte Felder für Lieferanten und Ausgaben verwenden

Erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Felder für Lieferanten und Ausgaben in . verwenden QuickBooks Online Advanced. 

EingangQuickBooks Online Advanced , können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen und diese auf unterschiedliche Weise verwenden , um die Informationen zu verfolgen, die für Sie am wichtigsten sind. Hier finden Sie einige Beispiele, wie Sie benutzerdefinierte Felder verwenden können, um Informationen über Ihre Lieferanten und Ausgaben nachzuverfolgen.

Benutzerdefiniertes Feld für Bestellnummern erstellen

So hilft es

Sie können die Bestellnummern und andere Ausgaben auf Ihren Rechnungen sehen.

Wenn Sie eine Bestellung in eine Abrechnung kopieren, wird die Bestellnummer automatisch auf der Abrechnung angezeigt.

Anleitung zur Einrichtung

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld und geben Sie ihm einen Namen wie z. B. Bestellnummer im Feld Name .
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Datentyp ▼ den Datentyp Zahl , wenn Ihre Bestellungen nur Zahlen enthalten, oder den Datentyp Text und Zahlen, wenn sie ebenfalls Buchstaben haben.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Kategorie auswählen“ die Kategorie aus, die Sie hinzufügen möchten.
4. Aktivieren Sie im Abschnitt „Formulare auswählen “ das Kontrollkästchen „Rechnung“ , damit das Feld „Bestellungsnummer“ auf Ihren Rechnungen erscheint. Wenn Sie auch auf Ihren Rechnungen und Verkaufsbelegen als Referenz erscheinen möchten, wählen Sie auch diese Formulare aus.
5. Wählen Sie Speichern .

Erstellen Sie ein Lieferanten-ID-Feld, das in Transaktionen angezeigt werden soll

So hilft es

Sobald Sie die Lieferanten-ID für einen Lieferanten hinzufügen, wird jede Transaktion im Aufwendungsformular, auf der dieses Feld angezeigt wird, automatisch mit dem Wert der Lieferanten-ID gefüllt, sobald Sie den Lieferanten auswählen.

Angenommen, Ihr Unternehmen verwendet mehrere Lieferanten, um Teile oder Dienstleistungen zu kaufen, die an Ihre Kunden geliefert werden sollen. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise die Rechnungen und die damit verbundenen Verbindlichkeiten für jeden Lieferanten in Ihrer Debitorenabteilung nachverfolgen und diese mit Ihrer Aufwands-/Verbindlichkeitsabteilung abgleichen. Ein benutzerdefiniertes Feld „Lieferanten-ID“ ist besonders hilfreich, wenn Sie andere Apps verwenden, um Ihre Verbindlichkeiten zu verfolgen.

Tipp : Sie können auch ein ähnliches benutzerdefiniertes Feld erstellen, um den Typ des Anbieters oder andere anbieterspezifische Informationen zu erfassen, und dann auswählen, auf welchen Formularen diese Informationen erscheinen sollen.

Anleitung zur Einrichtung

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld und geben Sie ihm einen Namen wie Anbieter-ID im Feld Name .
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Datentyp ▼ den Datentyp aus, den Sie verwenden möchten.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Kategorie auswählen“ den Anbieter aus.
4. Wählen Sie im Abschnitt „Formulare auswählen“ alle Formulartypen aus, auf denen es erscheinen soll.QuickBooks können Sie das Feld Lieferanten-ID sowohl bei Ausgabenformulartransaktionen (Bestellung, Ausgabe, Rechnung, Scheck, Lieferantenguthaben und Kreditkartenguthaben) als auch bei Verkaufsformulartransaktionen (Verkaufsbeleg, Rechnung,KOSTENVORANSCHLAG , Gutschrift, Erstattungsbeleg und Verkaufsbeleg).
5. Wählen Sie Speichern .

Nachdem Sie dieses benutzerdefinierte Feld erstellt haben, fügen Sie jedem Lieferanten, den Sie haben, eine eindeutige ID hinzu, indem Sie diese Schritte befolgen:

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Ausgaben und Rechnungen und wählen Sie dann Lieferanten ( Weitere Informationen ).
2. Wählen Sie den Anbieter aus, für den Sie eine ID eingeben möchten.
3. Wählen Sie Bearbeiten .
4. Suchen Sie das benutzerdefinierte Feld Lieferanten-ID . Geben Sie die ID des Lieferanten ein.
5. Wählen Sie Speichern .

Erfassen Sie das Rechnungsdatum auf der Abrechnung

So hilft es

Derzeit ist das Abrechnungsformular in QuickBooks enthält nur ein Abrechnungsdatum und ein Fälligkeitsdatum. Das Abrechnungsdatum erfasst das Datum, an dem die Ausgabe erfasst wird. In vielen Situationen gehen jedoch Rechnungen für einen vorherigen Monat ein, in dem die Bücher bereits geschlossen sind, und die Rechnung(en) für die Rechnung wird(n) auf ein späteres Datum verbucht.

Mit einem benutzerdefinierten Feld „Rechnungsdatum“ können Sie das Datum der Rechnungserstellung erfassen und Berichte wie den Bericht über die unbezahlten Rechnungen verwenden, um Rechnungsdatum und Rechnungsdatum zu vergleichen.

Anleitung zur Einrichtung

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld und geben Sie ihm einen Namen wie „Rechnungsdatum“ im Feld „Name“ .
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Datentyp ▼ den Datentyp aus, den Sie verwenden möchten.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Kategorie auswählen“ die Kategorie aus, die Sie hinzufügen möchten.
4. Aktivieren Sie im Abschnitt „Formulare auswählen “ das Kontrollkästchen „Abrechnung“ und alle anderen Formulare für Ausgabentransaktionen, in denen das Feld erscheinen soll.
5. Wählen Sie Speichern .

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Ihre Ausgaben zu kategorisieren

So hilft es

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen sendet seine Mitarbeiter zu mehreren virtuellen oder persönlichen Konferenzen pro Jahr und muss die Ausgaben detailliert verfolgen. Ihr Marketing-Manager möchte beispielsweise sehen, wie viel Sie pro Konferenz ausgegeben werden (Anreise mit Flug oder Auto, Hotelübernachtet, Mahlzeiten usw.) zusätzlich zur Konferenzgebühr. Sie können diese Info in einem benutzerdefinierten Feld für Ausgabenart erfassen.

Sobald Ihr Unternehmen beginnt, Daten zu einem benutzerdefinierten Feld für den Typ Aufwand hinzuzufügen, können Sie sie in Ihren Berichten nutzen. Sie können beispielsweise die Ausgabenart als Spalte hinzufügen oder nach diesem benutzerdefinierten Feld gruppieren, sortieren oder filtern. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in Berichten .

Anleitung zur Einrichtung

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld und geben Sie ihm einen Namen wie Ausgabenart im Feld Name .
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Datentyp ▼ den Datentyp Dropdown-Liste aus und fügen Sie mögliche Werte im Feld Dropdown-Listen-Posten hinzu ( Flug, Auto, Mahlzeiten, Konferenzgebühr usw.).
3. Wählen Sie im Abschnitt „Kategorie auswählen“ die Kategorie aus, die Sie hinzufügen möchten.
4. Markieren Sie im Abschnitt Formulare auswählen je nach Ihren Anforderungen dieses Feld, damit es auf Ihren Ausgabenformularen erscheint, oder wählen Sie zusätzliche Formulare wie z. B. Rechnungen aus.
5. Wählen Sie Speichern .