Benutzerdefinierte Felder für Lieferanten und Ausgaben verwenden

Erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Felder für Lieferanten und Ausgaben in . verwenden QuickBooks Online Advanced. 

Eingang QuickBooks Online Advanced, können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen und diese auf unterschiedliche Weise verwenden , um die Informationen zu verfolgen, die für Sie am wichtigsten sind. Hier finden Sie einige Beispiele, wie Sie benutzerdefinierte Felder verwenden können, um Informationen über Ihre Lieferanten und Ausgaben nachzuverfolgen.

Benutzerdefiniertes Feld für Bestellnummern erstellen

So hilft es

Sie können die Bestellnummern und andere Ausgaben auf Ihren Rechnungen sehen.

Wenn Sie eine Bestellung in eine Abrechnung kopieren, wird die Bestellnummer automatisch auf der Abrechnung angezeigt.

Anleitung zur Einrichtung

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld und geben Sie ihm einen Namen z. B. „Auftragsnummer“.
2. Wählen Sie den Datentyp Zahlen , wenn Ihre Bestellungen nur Zahlen enthalten, oder wählen Sie den Datentyp Text und Zahlen, wenn sie ebenfalls Buchstaben enthalten. 
3. Wählen Sie die Bestellnummer , die auf Ihren Rechnungen erscheinen soll. Wenn Sie auch auf Ihren Rechnungen und Verkaufsbelegen als Referenz erscheinen möchten, wählen Sie auch diese Formulare aus.

Erstellen Sie ein Lieferanten-ID-Feld, das in Transaktionen angezeigt werden soll

Anleitung zur Einrichtung

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld und benennen Sie es z. B. „Lieferanten-ID“.
2. Wählen Sie alle Formulartypen aus, auf denen es erscheinen soll. In QuickBooks können Sie das Feld Lieferanten-ID sowohl bei Ausgabenformulartransaktionen (Bestellung, Aufwand, Rechnung, Lieferantengutschrift) als auch bei Verkaufsformulartransaktionen (Rechnung, KOSTENVORANSCHLAG, Verkaufsbeleg).

Erfassen Sie das Rechnungsdatum auf der Abrechnung

So hilft es

Derzeit ist das Abrechnungsformular in QuickBooks enthält nur ein Abrechnungsdatum und ein Fälligkeitsdatum. Das Abrechnungsdatum erfasst das Datum, an dem die Ausgabe erfasst wird. In vielen Situationen gehen jedoch Rechnungen für einen vorherigen Monat ein, in dem die Bücher bereits geschlossen sind, und die Rechnung(en) für die Rechnung wird(n) auf ein späteres Datum verbucht.

Mit einem benutzerdefinierten Feld „Rechnungsdatum“ können Sie das Datum der Rechnungserstellung erfassen und Berichte wie den Bericht über die unbezahlten Rechnungen verwenden, um Rechnungsdatum und Rechnungsdatum zu vergleichen.

Anleitung zur Einrichtung

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld und geben Sie ihm einen Namen z. B. „Rechnungsdatum“.
2. Wählen Sie das Rechnungsformular und alle anderen Ausgabentransaktionsformulare aus, auf denen das Feld erscheinen soll.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Ihre Ausgaben zu kategorisieren

So hilft es

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen sendet seine Mitarbeiter zu mehreren virtuellen oder persönlichen Konferenzen pro Jahr und muss die Ausgaben detailliert verfolgen. Ihr Marketing-Manager möchte beispielsweise sehen, wie viel Sie pro Konferenz ausgegeben werden (Anreise mit Flug oder Auto, Hotelübernachtet, Mahlzeiten usw.) zusätzlich zur Konferenzgebühr. Sie können diese Info in einem benutzerdefinierten Feld für Ausgabenart erfassen.

Sobald Ihr Unternehmen beginnt, Daten zu einem benutzerdefinierten Feld für den Typ Aufwand hinzuzufügen, können Sie sie in Ihren Berichten nutzen. Sie können beispielsweise die Ausgabenart als Spalte hinzufügen oder nach diesem benutzerdefinierten Feld gruppieren, sortieren oder filtern.

Anleitung zur Einrichtung

1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld und geben Sie ihm einen Namen wie „Ausgabenart“
2. Wählen Sie den Datentyp Dropdown-Liste aus und fügen Sie mögliche Werte hinzu ( Flug, Auto, Mahlzeiten, Konferenzgebühr usw.).
3. Je nach Bedarf aktivieren Sie dieses Feld, damit es auf Ihren Ausgabenformularen erscheint, oder wählen Sie zusätzliche Formulare, wie z. B. Rechnungen.