Einen Vorschuss oder eine Einzahlung erfassen

Erfahren Sie, wie Sie einen Vorschuss oder eine Einzahlung in erfassen QuickBooks Online.

Einige Unternehmen erhalten Vorauszahlungen oder Einzahlungen von Kunden, bevor sie Dienstleistungen ausführen. Wenn sie Kunden Rechnungen für Services in Rechnung stellen, werden diese Rechnungen mit dem Geld aus den Einzahlungen bezahlt.

Sie können einen Einzahlungs- oder ein Steuerrückbehalt für Ihr Unternehmen einrichten in QuickBooks Online. Der Vorschuss oder die Einzahlung wird als Verbindlichkeit behandelt, um zu zeigen, dass Ihr Unternehmen das Geld aus einer Einzahlung oder Einzahlung zwar hält, es aber nicht Ihnen gehört, bis es zur Bezahlung von Dienstleistungen verwendet wird. Wenn Sie dem Kunden eine Rechnung stellen und die Zahlung dagegen erhalten, werden Sie diese Verbindlichkeit in Ertrag umwandeln.

Schritt 1: Passivkonto erstellen

Zunächst müssen Sie ein Passivkonto erstellen, um die Höhe der Rücklagen, die Sie von Ihren Kunden erhalten, nachzuverfolgen.

1. Zu Einstellungen , und wählen Sie dann . aus Kontentabelle (Weiter zum Ziel).
2. Wählen Sie Neu.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Kontotyp ▼ die Option Kurzfristige Verbindlichkeiten.
4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Detailtyp ▼ die Option Treuhandkonten von Kunden – Verbindlichkeiten.
5. Geben Sie einen Namen für das Konto ein (zum Beispiel Treuhandverbindlichkeiten) oder akzeptieren Sie den Namensvorschlag.
6. Wählen Sie einenStandard-Steuercode, geben Sie ein Unbezahlter Saldound ein Abo ein.
7. Wählen Sie Speichern und Schließen.

Schritt 2: Rückstellungsposten erstellen

1. Zu Einstellungen , und wählen Sie dann . aus Produkte und Services.
2. Wählen Sie Neu.
3. Wählen Sie im Informationsbereich für das Produkt/Service die Option Service.
4. Geben Sie einen Namen für den neuen Produkt- oder Serviceposten ein (zum Beispiel Vorschuss).
5. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Ertragskonto ▼ das in Schritt 1erstellte Passivkonto aus.
6. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Der einbehaltene Posten kann jetzt ausgewählt werden, wenn eine Rechnung oder ein Verkaufsbeleg für eine Einzahlung oder eine einbehaltene Zahlung erstellt wird.

Schritt 3: Erstellen eines Treuhandkontos mit Verbindlichkeiten (nicht immer erforderlich)

Nicht jeder muss Schritt 3 ausfüllen. Führen Sie diesen Schritt aus, wenn Sie das Geld aus Kundenrücklagen und Einzahlungen auf einem separaten Treuhandkonto aufbewahren.

Wenn Sie das Geld auf Ihrem Geschäftskonto behalten, ist dieses Verfahren nicht erforderlich. Versuchen Sie im Zweifelsfall, Ihre reale Situation so gut wie möglich abzubilden.

1. Zu Einstellungen , und wählen Sie dann . aus Kontentabelle (Weiter zum Ziel).
2. Wählen Sie Neu.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Kontotyp ▼ die Option Barmittel und Bargegenwert.
4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Detailtyp ▼ die Option Treuhandkonto des Kunden.
5. Geben Sie einen Namen für das Konto ein (zum Beispiel Treuhandverbindlichkeits-Bankkonto) oder akzeptieren Sie den Namensvorschlag.
6. Wählen Sie einenStandard-Steuercode, geben Sie einen Saldound ein per Datum ein.
7. Wählen Sie Speichern und Schließen.

Schritt 4: Verkaufsbeleg oder Rechnung für Ein- oder Rückstellungen . erstellen

Sobald Sie die Konten und die Einzahlungen oder Einzahlungsposten eingerichtet haben, können Sie mit der Erstellung von Verkaufsbelegen für die erhaltenen Ein- oder Vorauszahlungen beginnen.

Wenn Sie es vorziehen, den Kunden Ein- oder Rückzahlungen in Rechnung zu stellen, statt sie direkt zu erhalten, fahren Sie mit Option 2fort.

Option 1: Verkaufsbeleg erstellen

1. Wählen Sie + Neu oder + Erstellen.
2. Wählen Sie Verkaufsbeleg.
3. Wählen Sie den Kundennamen aus der Dropdownliste aus.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Einzahlung als ▼ das von Ihnen erstellte separate Treuhandkonto für Verbindlichkeiten, Ihr Hauptbetriebskonto oder das Konto aus, auf das dieses Geld gehalten wird.
5. Wählen Sie in der Spalte „Produkt/Service“ den eingerichteten Retainer- oder Einzahlungsposten aus.
6. Geben Sie den Betrag, den Sie für den Vorschuss oder die Einzahlung erhalten haben, in die Spalte „Satz “ oder „Betrag“ ein.
7. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Dadurch wird nicht nur der Vorschuss- oder Einzahlungsbetrag auf das angegebene Bankkonto addiert, sondern auch der Betrag auf Ihrem Verbindlichkeitskonto erhöht. Um zu zeigen, dass das Geld noch nicht wirklich Ihnen gehört, und um es erst später als Einnahmen zu behandeln.

Option 2: Kunden über Einzahlungen oder Rückstellungen in Rechnung stellen

Anstatt Verkaufsbelege zu erstellen (Option 1), können Sie Kunden eine Rechnung stellen. Hier wird die Vorgehensweise erläutert.

Die Schritte sind ähnlich wie beim Erstellen eines Verkaufsbelegs , außer dass Sie keine Einzahlung auf das Konto auswählen, bis Sie die Zahlung für die Rechnung erhalten.

1. Wählen Sie + Neu oder + Erstellen.
2. Wählen Sie Rechnung.
3. Wählen Sie den Kundennamen aus der Dropdown-Liste aus.
4. Wählen Sie in der Spalte „Produkt/Service“ den eingerichteten Retainer- oder Einzahlungsposten aus.
5. Geben Sie den Betrag, den Sie für den Vorschuss oder die Einzahlung erhalten haben, in die Spalte „Satz “ oder „Betrag“ ein.
6. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Schritt 5: Rückstellungen in Gutschriften auf Rechnungen umwandeln

Wenn Sie einem Kunden die Dienstleistungen, die Sie für ihn erbracht haben, in Rechnung stellen, können Sie den Selbstbehalt oder die Einzahlung, die Sie zuvor erhalten haben, auf einer Rechnung in Gutschrift umwandeln und diese wie eine Zahlung erhalten.

1. Erstellen Sie eine Rechnung für Ihren Kunden, in der die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen oder Waren aufgeführt sind.
2. Wählen Sie in der letzten Zeile der Rechnung im Feld Produkt/Service den Posten Einbehalt oder Einzahlung .
3. Geben Sie den einbehaltenen Betrag als negativ ein, um ihn von der Rechnung abzuziehen. Sie können keinen einbehaltenen Betrag eingeben, der höher ist als der Rechnungsbetrag. Eine Rechnung kann die Summe Null haben, aber nicht negativ.
4. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Dadurch wird der Betrag auf Ihrem Passivkonto verringert und die Gutschrift wird mit der Kundenrechnung in Ertrag umgewandelt. Das Geld gehört nun Ihnen.

Schritt 6: Gelder von Ihrem Treuhandkonto auf Ihr Betriebskonto überweisen

Wenn Sie ein separates Treuhand-Bankkonto mit Verbindlichkeiten eingerichtet haben, um Rücklagen oder Einlagen zu halten, können Sie, sobald Sie die einbehaltenen Beträge in Ertrag umgewandelt haben, dieses Geld auf Ihr aktuelles Bankkonto überweisen.

1. Wählen Sie + Neu oder + Erstellen.
2. Wählen Sie Transfer.
3. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Gelder übertragen von “ Ihr Bankkonto für Treuhandverbindlichkeiten aus.
4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Geldmittel nach ▼ Ihr Bankkonto aus.
5. Geben Sie den Betrag ein, den Sie gerade als Zahlung für die Rechnung erhalten haben.
6. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Das Geld wird so verbucht, dass es vom Sonder-Treuhandkonto auf das Betriebskonto Ihres Unternehmens verschoben wurde.

Verfolgen Sie Einzahlungen oder Rückstellungen nach Kunden

Sie können verfolgen, wie viel von einem Selbstbehalt oder einer Einzahlung Sie für jeden Kunden aus dem Bilanzbericht halten.

So überprüfen Sie Selbstbehalte oder Einzahlungen nach Kunden in der Bilanz :

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Wählen SieGeschäftsübersicht.
3. Wählen Sie Bilanzbericht . 
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Berichtszeitraum ▼“ die Option „Alle Daten“aus. Dann Bericht ausführen.
5. Suchen Sie im Abschnitt „Verbindlichkeiten“ Ihr Treuhandverbindlichkeitskonto.
6. Wählen Sie den für das Konto angezeigten Betrag aus, um den Transaktionsbericht für dieses Konto zu öffnen.
7. Wählen Sie Anpassen.
8. Wählen Sie im Bereich „Bericht anpassen“ die Option Zeilen/Spalten.
9. Wählen Sie im Dropdown-Menü Gruppieren nach ▼ die Option Kunde.
10. Wählen Sie „Bericht ausführen“aus.

Sie können jetzt den Selbstbehalt oder Einzahlungssaldo jedes Kunden einsehen, sowie die Transaktionen, die diesen Saldo beeinflusst haben.

Um die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse zu reduzieren, können Sie den Berichtszeitraum so ändern, dass ein kleinerer Datumsbereich angezeigt wird, oder das kleine Triangel neben dem Namen des Kunden auswählen, um die Details zu reduzieren.

Ausgaben des Kunden mit Geldern auf dem Passivkonto bezahlen

Wenn Ihr Unternehmen Ausgaben von Kunden mit den Geldern des Verbindlichkeitskontos bezahlt, müssen Sie einen speziellen Posten erstellen, um diese Ausgaben nachzuverfolgen, da sie nicht in Ihrem Gewinn- und Verlustbericht erscheinen sollten.

Wenn Sie zum Beispiel eine Anwaltskanzlei sind, die einen Vergleich von einem Gericht im Namen eines Kunden erhalten hat und Sie die Krankheitskosten des Kunden in der beabsichtigten Weise bezahlen, den Rest an den Kunden weiterzugeben, müssen Sie den Vergleich und Sie zahlen die Ausgaben von einem speziellen Konto, damit sie von Ihren Geschäftskonten getrennt sind.

Um den erforderlichen Posten einzurichten, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie Ausgaben und Artikel nach Kunden nachverfolgen aktiviert haben:

1. Zu Einstellungen und wählen Sie Konto und Einstellungen.
2. Wählen Sie Ausgaben.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Rechnungen und Kosten“ das Symbol zum Bearbeiten ✎.
4. Wählen Sie die Option „Ausgaben und Artikel nach Kunden nachverfolgen“ , um sie zu aktivieren.
5. Wählen Sie Speichernund anschließend Fertig.

Ausgaben und Posten werden jetzt nach Kunden verfolgt, so dass Sie Transaktionen und deren Auswirkungen auf die Rückstellungen des Kunden einsehen können.

Im nächsten Schritt erstellen Sie eine Position, um diese Ausgaben zu verfolgen.

1. Zu Einstellungen und wählen Sie Produkte und Services.
2. Wählen Sie Neu.
3. Wählen Sie „Nicht-Lagerbestand“ oder „Service“.
4. Geben Sie einen Namen ein, der beschreibt, wofür der Vorschuss verwendet wird (zum Beispiel Medizinische Ausgaben oder Nettoabrechnung).
5. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich verkaufe dieses Produkt/diesen Service an meine Kunden .
6. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü des Aufwandskontos ▼ das Treuhandkonto aus, das Sie erstellt haben.
7. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Die Position für den Vorschuss wird erstellt. Der nächste Schritt ist die Zahlung der Auslagen des Kunden.

1. Wählen Sie + Neu oder + Erstellen.
2. Wählen Sie Aufwand.
3. Wählen Sie Ihren Zahlungsempfänger ▼ aus dem Dropdown-Menü aus. Der Zahlungsempfänger kann ein Kreditor sein, z. B. ein anderes Unternehmen oder Unternehmen, oder, wenn Sie die Ausgaben erstellen, um den Rückbehalt ganz oder teilweise an den Kunden zu geben (z. B., um eine Nettoabrechnung an einen Kunden weiterzugeben), wählen Sie den Kunden als Zahlungsempfänger.
4. Wählen Sie dasBankzahlungskonto,von dem die Ausgaben bezahlt werden sollen. Wenn Sie ein separates Treuhandkonto haben, wählen Sie dieses aus. Wählen Sie ansonsten Ihr Hauptbetriebskonto aus.
5. Wählen Sie den gerade erstellten Rückstellungseintrag aus der Dropdown-Liste Produkt/Service ▼ unter dem Abschnitt Postendetails aus.
6. Geben Sie nach Bedarf den Satz, den Betragoder andere Details über die Ausgaben ein.
7. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Die Ausgabe reduziert Ihr Verbindlichkeitskonto und das Bankkonto Ihrer Wahl, ohne Ihre Geschäftsausgabenkonten zu berühren.