Senden Sie Rechnungserinnerungen automatisch oder manuell in QuickBooks Online

Erfahren Sie, wie Sie automatisch oder manuell Erinnerungen an Kunden senden, wenn Ihre Rechnungen fällig sind oder bald überfällig sind.

Es gibt eine einfache Möglichkeit, Kunden schonend an die Fälligkeitstermine von Rechnungen zu erinnern. Eingang QuickBooks Online, können Sie automatische Erinnerungen einrichten, die einige Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet werden. Sie müssen nicht selbst die Daten nachverfolgen oder sich Sorgen machen, dass zu viele Erinnerungen versendet werden. Und Sie können die E-Mail-Nachricht personalisieren, damit sie zu Ihrem Unternehmen passt.

Wenn Sie einem Kunden manuell eine Rechnungserinnerung senden möchten, zeigen wir Ihnen, wie das geht.

Hinweis: Wenn Sie QuickBooks Online Advanced,nutzen Sie Workflows , um Rechnungserinnerungen zu erstellen.

Automatische Rechnungserinnerungen einrichten

1. Gehen Sie zu Einstellungen und wählen SieKonto und Einstellungen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Verkauf .
3. Wählen Sie im Abschnitt„Erinnerungen“ die Option „Bearbeiten“ ✎.
4. Automatische Rechnungserinnerungenaktivieren.
5. Wählen Sie das Dropdown-Menü für Erinnerung 1aus und aktivieren Sie den Umschalter.
6. Wählen Sie aus den Dropdown-Feldern Tage, und vor oder nach aus, um QuickBooks mitzuteilen, wann die Erinnerung gesendet werden soll. Hinweis: Sie können E-Mail-Erinnerungen bis zu 90 Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung planen und versenden.
7. Sie können nach Bedarf eine zweite und dritte Erinnerung erstellen.

 Jetzt, da Sie Erinnerungen aktiviert haben, können Sie Ihre Erinnerungsnachricht bearbeiten. Sie können die E-Mail-Vorlagen für die einzelnen Erinnerungen so anpassen, dass sie mit den von Ihnen gewählten Datumseinstellungen übereinstimmen.

1. Bearbeiten Sie im Feld Betreffzeile die Betreffzeile nach Bedarf. Tipp: Wir empfehlen, im Betreff "Erinnerung" zu belassen.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Begrüßung verwenden , um die Begrüßung zu personalisieren. Wählen Sie eine Begrüßung aus den Dropdownlisten aus.
3. Löschen Sie im Feld E-Mail-Nachricht den Nachrichtentext und erstellen Sie Ihren eigenen. Oder Sie können die Standardnachricht verwenden.
4. Wählen SieSpeichernund anschließend Fertig.

QuickBooks überprüft mehrmals am Tag die Fälligkeitsdaten Ihrer Rechnungen. Wenn einige Ihre Kriterien erfüllen, werden automatisch Erinnerungen gesendet. Sie können bestimmte Kunden nicht ausschließen.

QuickBooks verwendet diese als Vorlage für alle Rechnungserinnerungen. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, beginnt das Fälligkeitsdatum auf dem Formular die Uhr. Stellen Sie sicher, dass Sie auf Rechnungen eine E-Mail-Adresse in das E-Mail-Feld des Kunden angeben.

Sehen, wer eine Erinnerung erhalten hat

Wenn Sie sehen möchten, welche Kunden Mahnungen erhalten haben, Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen . QuickBooks fügt Rechnungen in der Statusspalte „(Erinnert)“ hinzu, nachdem eine Erinnerung gesendet wurde.

Rechnungserinnerungen manuell senden

Anstelle automatischer Erinnerungen können Sie diese auch manuell versenden.

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Suchen Sie die Rechnung, für die Sie eine Erinnerung senden möchten.
3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Zahlung erhalten“ die Option „Erinnerung senden“aus.
4. Passen Sie Ihre Nachricht an und wählen Sie „Senden“.