Senden Sie Rechnungserinnerungen automatisch oder manuell in QuickBooks Online

Erfahren Sie, wie Sie automatisch oder manuell Erinnerungen an Kunden senden, wenn Ihre Rechnungen fällig sind oder bald überfällig sind.

Es gibt eine einfache Möglichkeit, Kunden schonend an die Fälligkeitstermine von Rechnungen zu erinnern. Eingang QuickBooks Online, können Sie automatische Erinnerungen einrichten, die einige Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet werden. Sie müssen nicht selbst die Daten nachverfolgen oder sich Sorgen machen, dass zu viele Erinnerungen versendet werden. Und Sie können die E-Mail-Nachricht personalisieren, damit sie zu Ihrem Unternehmen passt.

Wenn Sie einem Kunden manuell eine Rechnungserinnerung senden möchten, zeigen wir Ihnen, wie das geht.

Hinweis : Wenn SieQuickBooks Online Advanced können Sie Workflows zur Erstellung von Rechnungserinnerungen nutzen .

Automatische Rechnungserinnerungen einrichten

1. Gehen Sie zu Einstellungen und wählen SieKonto und Einstellungen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Verkauf .
3. Wählen Sie im Abschnitt „Erinnerungen“ die Option zur Bearbeitung aus Symbol✎ .
4. Automatische Rechnungserinnerungenaktivieren.
5. Wählen Sie die Dropdownliste ▼ für Erinnerung 1 aus und aktivieren Sie Erinnerung 1 .
6. Wählen Sie aus den Dropdown-Feldern ▼ die Optionen Tage , und Vor oder Nach aus, um QuickBooks mitzuteilen, wann die Erinnerung gesendet werden soll.
   Hinweis : Sie können E-Mail-Erinnerungen bis zu 90 Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung planen und versenden.
7. Sie können nach Bedarf eine zweite und dritte Erinnerung erstellen.

 Jetzt, da Sie Erinnerungen aktiviert haben, können Sie Ihre Erinnerungsnachricht bearbeiten. Sie können die E-Mail-Vorlagen der einzelnen Erinnerungen so anpassen, dass sie mit den ausgewählten Datumseinstellungen übereinstimmen.

1. Bearbeiten Sie im Feld Betreffzeile die Betreffzeile nach Bedarf.
   Tipp : Wir empfehlen, im Betreff "Erinnerung" zu belassen.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Begrüßung verwenden , um die Begrüßung zu personalisieren. Wählen Sie aus den Dropdown-Feldern ▼ eine Grußformel aus.
3. Löschen Sie im Feld E-Mail-Nachricht den Nachrichtentext und erstellen Sie Ihren eigenen. Oder Sie können die Standardnachricht verwenden.
   Tipp : Sie können Größen wie Rechnungsnummer und Unternehmensname verwenden, um in Ihren Erinnerungsnachrichten wichtige Rechnungsinformationen hervorzuheben.
4. Wählen Sie Speichern und dann Fenster schließen.

QuickBooks überprüft die Fälligkeitsdaten Ihrer Rechnungen. Wenn eine Rechnung mit Ihren Erinnerungseinstellungen übereinstimmt und nicht bezahlt wurde,QuickBooks sendet eine Erinnerung an den Kunden – nur für Rechnungen, die Sie bereits per E-Mail versendet haben.

Erinnerungsvorlagen, die Sie festgelegt haben, werden als Standardvorlage für alle Rechnungserinnerungen verwendet. Alle Änderungen, die Sie an den Mahnungsregeln vornehmen, werden auf zukünftige Mahnungen angewendet.

Rechnungserinnerungen manuell senden

Anstelle automatischer Erinnerungen können Sie diese auch manuell versenden.

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Verkäufe und bezahlt werden und wählen Sie dann Rechnungen ( Weiter zum Ziel ).
2. Suchen Sie die Rechnung, für die Sie eine Erinnerung senden möchten.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ ▼ die Option „Erinnerung senden“ aus.
4. Passen Sie Ihre Nachricht an, geben Sie bei Bedarf die erforderlichen Details ein und wählen Sie dann Senden .

Automatische Rechnungserinnerungen deaktivieren

Sie können automatische Rechnungserinnerungen in den Einstellungen dort deaktivieren, wo Sie sie zuvor eingerichtet haben.

1. Gehen Sie zu Einstellungen und wählen SieKonto und Einstellungen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Verkauf .
3. Wählen Sie im Abschnitt „Erinnerungen “ das Symbol zum Bearbeiten✎ .
4. Deaktivieren Sie automatische Rechnungserinnerungen .
5. Wählen Sie Speichern und schließen Sie dann das Fenster.

Alle Anpassungen bleiben bestehen, wenn Sie sich in Zukunft wieder dazu entschließen, Erinnerungen zu aktivieren.