QuickBooks HelpQuickBooksHelpIntuit

Shopify und QuickBooks Online Integrationsleitfaden

by Intuit• Updated 1 week ago

Richten Sie Ihre Integration zwischen Shopify und . ein QuickBooks Online innerhalb von Minuten mithilfe unseres einfachen Einrichtungsprozesses. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die einige nützliche Schlüsselpunkte während des Prozesses herausstellt.

Schritt 1: Verbinden

Verbinden Sie zunächst Ihre Apps mit QuickBooks Connector (OneSaas). Falls Sie Ihre Apps noch nicht verbunden haben, können Sie unseren Anleitungen zur Verbindung mit Shopify und folgen QuickBooks Online.

Schritt 2: . konfigurieren

Der unten stehende Konfigurationsprozess zeigt Ihnen verschiedene Optionen, die genau beschreiben, wie Sie Ihr Shopify- und QuickBooks Online Integration in den Beruf. Sie benötigen Grundkenntnisse der Buchhaltung, um sicherzustellen, dass die Integrationseinstellungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Buchhaltungspraxis zugeschnitten sind.

  1. Sie müssen Ihre Synchronisierungsoptionen einrichten, bevor Sie mit der Konfiguration der Arbeitsabläufe beginnen können. Sie müssen Folgendes einrichten:
  • Zeitzone des Kontos
  • Startdatum fĂĽr Integrationen
  • Optionen fĂĽr E-Mail-Synchronisationen

2. Es werden optionale Workflows angezeigt. In dieser Anleitung werden diese Workflows ausgewählt, um den vollen Funktionsumfang des Einrichtungsprozesses zu veranschaulichen.

  • Verkäufe von Shopify werden gesendet an QuickBooks Online als Rechnung
  • Auszahlungen aus Shopify werden als Einzahlungen in . gesendet
  • Produkte von Shopify werden in erstellt QuickBooks Online
  • Aktualisierung des Lagerbestands von QuickBooks Online wird an Shopify gesendet

Workflow fĂĽr die Rechnungserstellung

Wenn Sie die Option Wenn eine Bestellung in Shopify erstellt wird, einen Verkauf in QuickBooks Online erstellen auswählen, werden Sie dazu aufgefordert:

  1. Richten Sie die Filter ein, um zu bestimmen, welche Bestellungen aus Shopify abgerufen werden. Sie mĂĽssen die Filter basierend auf dem Bestellstatus einrichten.
  2. Sie haben auch die Möglichkeit, auszuwählen, ob der Verkauf als Verkaufsrechnung oder als Verkaufsbeleg an . erstellt werden soll QuickBooks Online.
  3. Wählen Sie als Standardprodukte und erweiterte Optionenaus.
  • Bestellnummernpräfix: Das Präfix, das Sie hier eingeben, wird allen Bestellungen hinzugefĂĽgt, die von Ihrem Shopify-Konto abgerufen werden. Zum Beispiel: Wenn Sie in Shopify die Bestellung „1234“ haben und das Präfix „SPFY“ in der Konfiguration hinzufĂĽgen, wird Ihre Bestellung mit der Bestellnummer „SPFY1234“ in QuickBooks Connector abgerufen und an . gesendet QuickBooks Online entsprechend.
  • Verkäufe einer Klasse zuweisen/Verkäufe einem Standort zuweisen: Mit diesen beiden Optionen können Sie eine Standardklasse oder einen Standort innerhalb Ihrer QuickBooks Online -System. Dies ist eine einzige Option, die es nur fĂĽr QuickBooks Online gibt, und nur dann, wenn Sie Klassen oder Standorte in Ihrer QuickBooks-Unternehmensdatei eingerichtet haben.
  • Verkauf zuordnen dem: Bei den meisten Buchhaltungssystemen muss ein Kundendatensatz angegeben werden, wenn eine Verkaufsrechnung erstellt wird. Mit dieser speziellen Option können Sie die Art des Kundendatensatzes wählen, der erstellt wird. Die Standardoption ist UrsprĂĽnglicher Kunde; Wenn Ihre Shopify-Kunden jedoch einen Firmennamen angeben und dieser stattdessen in Ihrem Buchhaltungssystem angezeigt wird, können Sie sich fĂĽr die Option „Unternehmen des Kunden“ entscheiden. Wenn keine Kundendatensätze in Ihrem Buchhaltungssystem erstellt werden sollen, können Sie alternativ die Option „Allgemeiner Online-Verkaufskunde“ wählen. Das bedeutet, dass alle Verkäufe mit Ihrem Buchhaltungssystem gegen einen allgemeinen „Shopify“-Kundendatensatz synchronisiert werden, den Sie erstellen oder leer lassen, um den allgemeinen Standardkunden zu verwenden.
  • Automatische Rechnungsnummern: Mit dieser Option können Sie die Shopify-Bestellnummer vollständig ignorieren und die fortlaufende Nummerierung in Ihrem Buchhaltungssystem verwenden.
  • Rabattprodukt: Sie können einen eigenen Rabattposten festlegen, damit Sie Ihre Rabatte auf Verkäufe verfolgen können.
  • Rundungsprodukt: Wählen Sie das bevorzugte Produkt aus, das beim Senden von Rundungsabweichungen als Einzelposten verwendet werden soll.
  • Versandposten verwenden: Sie können Ihren Kunden zusätzliche VersandgebĂĽhren auf Ihre Verkäufe in Rechnung stellen. In diesem Fall können Sie durch die Integration einen eigenen "Artikel" festlegen, um diese VersandgebĂĽhren zuzuweisen. So können Sie alle Einnahmen aus VersandgebĂĽhren leicht verfolgen.
  • Versatz Fälligkeitsdatum: Ein Fälligkeitsdatumstyp wird zugewiesen, wenn Transaktionen kein Fälligkeitsdatum haben. Dieser wird aus dem Transaktionsdatum, dem Fälligkeitsversatz und dem angegebenen Typ berechnet. Wenn nicht, wird das Transaktionsdatum als Fälligkeitsdatum verwendet.
  • Kreditkartenzahlungen zulassen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie Kreditkartenzahlungen fĂĽr die Transaktionen zulassen möchten.

4. Sie werden auf die Steuerkonfigurationsseite weitergeleitet. Hier müssen Sie für jede in Shopify erstellte Steuer den entsprechenden Steuercode in . auswählen QuickBooks Online. Sie können hiermehr über die Steuerkonfiguration lesen.

5. Sie können auch auswählen, wie Sie Ihre Shopify-Produkte mit Ihren QuickBooks Online Produkte. Sie können entweder nach Name oder SKU abgleichen. Damit der Vertrieb korrekt in Ihr Buchhaltungssystem integriert werden kann, wird erwartet, dass Sie alle Shopify-Artikel mit eindeutigen SKUs einrichten.

  • Hinweis: Mit QuickBooks Online -Integrationen haben wir zwei Optionen fĂĽr die Produktzuordnung:
  • Name: Wir stimmen das SKU-Feld des Produkts aus Shopify mit dem Feld des Produktnamens in . ab QuickBooks Online
  • SKU: Wir stimmen das SKU-Feld des Produkts aus Shopifymit dem SKU-Feld des Produkts in . ab QuickBooks Online

6. Wenn Sie möchten, dass die neuen Posten Ihrer Rechnungen aus Shopify in erstellt werden QuickBooks Online, wählen Sie einfach das Kontrollkästchen vor der Einstellung Neue Posten in QuickBooks Online erstellen . In diesem Abschnitt müssen Sie die Ertrags- und Aufwandskonten auswählen, die für Ihre Artikel im Bestand und die nicht im Bestand vorhandenen Posten verwendet werden sollen. Weitere Informationen zur Integration von Posten finden Sie hier.

Hinweis: QuickBooks Connector kann das Gehälter-Konto für die Produkte bei der Erstellung nur zuweisen, aber den Gesten-Preis von Produkten nicht synchronisieren.

7. Mit den Einstellungen von Zahlungen aus Shopify an QuickBooks Online senden können Sie dann auswählen, ob Zahlungsdaten aus Shopify mit Ihren Verkäufen in QuickBooks Online verrechnet werden sollen.

8. Wenn Sie verschiedenen Verrechnungskonten verschiedene Zahlungsmethoden zuordnen möchten, können Sie dies über den Link Erweiterte Optionen tun.

9. Sie haben auch die Möglichkeit, Gutschriften in QuickBooks Online zu erstellen . In diesem Workflow werden Sie aufgefordert, ein Fallback-Konto zuzuordnen, von dem die Zahlung rückerstattet wird. Sie werden auch aufgefordert, das von Ihnen bevorzugte Präfix für die Rückerstattungsnummer einzugeben, das vor der Nummer des Rückerstattungsbelegs angehängt wird.

Hinweis: Wählen Sie den Status „Erstattet“ und „Teilweise erstattet“ im Bestellfilter, wenn Sie Gutschriften mit Ihrer Buchhaltungs-App synchronisieren möchten.

10. Im Rahmen der Integration können Sie sich entscheiden, Shopify-Gebühren zu synchronisieren, die als Ausgaben unter Abrechnungen in QuickBooks Online.

Hinweis: So synchronisieren Sie GebĂĽhren in QuickBooks Online, der Abschnitt Zahlungen und die Konten fĂĽr die Zahlungsmethode sollten wie folgt konfiguriert werden:

  • QuickBooks US und CA: Kreditkarten oder Girokonten.
  • QuickBooks AU und UK: Geldkonten.
  • Sonstige Regionen: Beliebiges Konto konfigurieren.

12. Vergessen Sie nicht, Speichern zu wählen, um Ihren Fortschritt beizubehalten.

Workflow fĂĽr die Synchronisierung der Auszahlungen

Indem Sie den Auszahlungs-Workflow aktivieren, gestatten Sie QuickBooks Connector zur automatischen Erstellung von Einzahlungen innerhalb von QuickBooks Online fĂĽr die Auszahlungen, die Shopify an Ihr Konto sendet.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was genau Shopify-Auszahlungen sind, lesen Sie bitte diesen Shopify-Support-Leitfaden.

Hinweis: Wenn Sie Auszahlungen zur Synchronisierung mit . aktivieren QuickBooks Online, empfehlen wir Ihnen, den oben genannten Bestell-Workflow zu deaktivieren, der bei nicht korrekter Einrichtung Ihren gemeldeten Umsatz vervielfachen kann.

  1. Sie werden aufgefordert, das Feld Auf das Bankkonto zuzuordnen. Hier verbuchen wir Ihre Shopify-Auszahlungen als Banktransaktionen. Das zu verwendende Konto muss ein „Sonstiges Umlaufvermögen“ oder ein „Bankkonto“ sein. Das ausgewählte Konto hat die Kontotabelle, die Sie auswählen, wenn Sie Ihre Einzahlung auf Ihrem QuickBooks Online Konto.
  2. Um die Einzahlungen anzuzeigen, die in . erstellt wurden QuickBooks Online:
    1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen Diesen Link in einem neuen Fenster öffnen
    2. Wählen Sie für das Feld Auf Bankkonto das Konto zugewiesen aus
  3. Im Abschnitt „Einzahlung erstellen“ werden Sie aufgefordert, die Standard-Zahlungsmethode zuzuordnen. Weisen Sie hier ein Konto zu, wenn Sie möchten QuickBooks Connector, um ein einziges Verrechnungskonto für die Einzahlungen aus allen Zahlungsmethoden zu verwenden.

Abschnitt Ertragskonten verwenden

Auf dem hier auszuwählenden Ertragskonto können Sie die verschiedenen Zahlungsmethoden bestimmten Verrechnungskonten zuordnen. Wir senden die Zahlungsmethoden, denen kein Ertragskonto zugewiesen ist, an das festgelegte Standardkonto.

Abschnitt Aufwandskonten verwenden

Das hier auszuwählende Aufwandskonto ist der Ort, an dem wir die Gebühren, Kosten und Steuern, die an der Auszahlung beteiligt sind, zuordnen.

Vergessen Sie nicht, die Schaltfläche Speichern auszuwählen, um Ihren Fortschritt beizubehalten.

Workflow fĂĽr die Produkterstellung

Wenn Sie möchten, dass alle Ihre neuen Produkte aus Shopify in erstellt werden QuickBooks Online, wählen Sie Wenn ein Produkt auf Shopify erstellt wird, neue Artikel im QuickBooks Online-Workflow erstellen . Sie müssen die Ertrags- und Aufwandskonten auswählen, die für Ihre Artikel im Bestand und die nicht im Bestand vorhandenen Posten verwendet werden sollen. Weitere Informationen zur Integration von Posten finden Sie hier.

Hinweis: QuickBooks Connector kann das Gesamtkosten-Konto fĂĽr die Produkte bei der Erstellung nur zuweisen, aber wir werden den Gestens-Preis von Produkten nicht synchronisieren.

Vergessen Sie nicht, die Schaltfläche Speichern auszuwählen, um Ihren Fortschritt beizubehalten.

Workflow zur Bestandsaktualisierung

Wenn Sie die Option Wenn die Lagerbestände in QuickBooks Online aktualisiert werden, aktualisieren Sie die Bestandsniveaus in Shopify auswählen auswählen, werden Sie aufgefordert, auszuwählen, wie die Artikel mit QuickBooks Online-Artikeln entweder nach Name oder SKU und Standort des Geschäfts, an dem der Lagerbestand ist, abgeglichen werden sollen sollte aktualisiert werden.

Hinweis: Diese Option sollte nur aktiviert werden, wenn Sie die Bestände in eingerichtet haben QuickBooks Online vor der Integration. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Ihre Shopify-Bestandsbestände zu vernichten. Erfahren Sie mehr über unsere Inventur Vorgang.

Vergessen Sie nicht, die Schaltfläche Speichern auszuwählen, um Ihren Fortschritt beizubehalten.

Schritt 3: Synchronisieren

Ihr Konto ist nun bereit, Ihre Daten zwischen Ihren Apps zu synchronisieren. Wenn die automatische Synchronisierung aktiviert ist, sollte Ihr Konto stündlich synchronisiert werden, aber Sie können jederzeit eine manuelle Synchronisierung auslösen. Wählen Sie die Schaltfläche Jetzt synchronisieren in den Synchronisierungsoptionen oben auf der Registerkarte Verwalten .

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich jederzeit an unser Support-Team wenden.

QuickBooks Online AdvancedQuickBooks Online EssentialsQuickBooks Online PlusQuickBooks Online Simple Start