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Shopify und QuickBooks Online Integrationsleitfaden

by Intuit• Updated 6 days ago

Richten Sie Ihre Integration zwischen Shopify und . ein QuickBooks Online innerhalb von Minuten mithilfe unseres einfachen Einrichtungsprozesses. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die einige nützliche Schlüsselpunkte während des Prozesses herausstellt.

Schritt 1: Verbinden

Verknüpfen Sie Ihre Apps zunächst mit QuickBooks Connector. Falls Sie Ihre Apps noch nicht verbunden haben, können Sie unseren Anleitungen zur Verbindung mit Shopify und folgen QuickBooks Online.

Hinweis: Nur auf Englisch verfĂĽgbar.

Schritt 2: . konfigurieren

Der unten stehende Konfigurationsprozess zeigt Ihnen verschiedene Optionen, die genau beschreiben, wie Sie Ihr Shopify- und QuickBooks Online Integration in den Beruf. Sie benötigen Grundkenntnisse der Buchhaltung, um sicherzustellen, dass die Integrationseinstellungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Buchhaltungspraxis zugeschnitten sind.

  1. Sie müssen Ihre Synchronisierungsoptionen einrichten, bevor Sie mit der Konfiguration der Arbeitsabläufe beginnen können. Sie müssen Folgendes einrichten:
    • Zeitzone des Kontos
    • Startdatum fĂĽr Integrationen
    • Optionen fĂĽr E-Mail-Synchronisationen
  2. Es werden optionale Workflows angezeigt. In dieser Anleitung werden diese Workflows ausgewählt, um den vollen Funktionsumfang des Einrichtungsprozesses zu veranschaulichen.
    • Verkäufe von Shopify werden gesendet an QuickBooks Online als Rechnung.
    • Auszahlungen aus Shopify werden als Einzahlungen gesendet.
    • Produkte von Shopify werden in erstellt QuickBooks Online.
    • Aktualisierungen der Bestandsniveaus von QuickBooks Online wird an Shopify gesendet.

Workflow fĂĽr die Rechnungserstellung

Wenn Sie die Option „Wenn eine Bestellung in Shopifyerstellt wird, einen Verkauf erstellen in QuickBooks Online" Arbeitsablauf werden Sie aufgefordert:

  1. Richten Sie die Filter ein, um zu bestimmen, welche Bestellungen aus Shopify abgerufen werden. Sie mĂĽssen Filter basierend auf dem Bestellstatus einrichten.
  2. Sie haben auch die Möglichkeit, auszuwählen, ob der Verkauf als Verkaufsrechnung oder als Verkaufsbeleg an . erstellt werden soll QuickBooks Online.
  3. Wählen Sie als Standardprodukte und erweiterte Optionenaus.
  • Bestellnummern-Präfix: Das Präfix, das Sie hier eingeben, wird allen Bestellungen hinzugefĂĽgt, die von Ihrem Shopify-Konto abgerufen werden. Zum Beispiel: Wenn Sie die Bestellung „1234“ in Shopify haben und das Präfix „SPFY“ in der Konfiguration hinzufĂĽgen, wird Ihre Bestellung abgerufen in QuickBooks Connector mit der Bestellnummer "SPFY1234" und gesendet an QuickBooks Online entsprechend.
  • Verkäufe einer Klasse zuweisen/Verkäufe einem Standort zuordnen: Mit diesen beiden Optionen können Sie eine Standardklasse oder einen Standort innerhalb Ihrer QuickBooks Online -System. Diese Option gibt es nur fĂĽr QuickBooks Online, und nur, wenn Sie Klassen oder Standorte in Ihrem eingerichtet haben QuickBooks Unternehmensdatei verwenden.
  • Verkauf zuordnen der: Bei den meisten Buchhaltungssystemen muss ein Kundendatensatz angegeben werden, wenn eine Verkaufsrechnung erstellt wird. Diese Option hilft Ihnen bei der Auswahl des Typs des Kundendatensatzes, der erstellt wird:
    • Die Standardoption ist UrsprĂĽnglicher Kunde.
    • Wählen Sie die Option Organisation des Kunden, wenn Ihre Shopify-Kunden einen Firmennamen angeben und dieser lieber in Ihrem Buchhaltungssystem angezeigt wird.
    • Wählen Sie die Option Allgemeiner Online-Verkaufskunde, wenn keine Kundendatensätze in Ihrem Buchhaltungssystem erstellt werden sollen. Das bedeutet, dass alle Verkäufe mit Ihrem Buchhaltungssystem gegen einen allgemeinen „Shopify“-Kundendatensatz synchronisiert werden, den Sie erstellen oder leer lassen, um den allgemeinen Standardkunden zu verwenden.
  • Automatische Rechnungsnummern: Mit dieser Option können Sie die Shopify-Bestellnummer vollständig ignorieren und die fortlaufende Nummerierung in Ihrem Buchhaltungssystem verwenden.
  • Rabattprodukt: Sie können einen eigenen Rabattposten festlegen, damit Sie Ihre Rabatte auf Verkäufe verfolgen können.
  • Rundungsprodukt: Wählen Sie das bevorzugte Produkt aus, das beim Senden von Rundungsabweichungen als Einzelposten verwendet werden soll.
  • Versandposten verwenden: Sie können Ihren Kunden zusätzliche VersandgebĂĽhren auf Ihre Verkäufe in Rechnung stellen. In diesem Fall können Sie eine eigene "Position" angeben, um diese VersandgebĂĽhren bei der Integration zuzuweisen. So können Sie leicht aus VersandgebĂĽhren generierte Einnahmen verfolgen.
  • Versatz des Fälligkeitsdatums: Ein Fälligkeitstyp wird zugewiesen, wenn Transaktionen kein Fälligkeitsdatum haben. Dieser wird aus dem Transaktionsdatum, dem Fälligkeitsversatz und dem angegebenen Typ berechnet. Wenn nicht, wird das Transaktionsdatum als Fälligkeitsdatum verwendet.
  • Kreditkartenzahlungen zulassen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie Kreditkartenzahlungen fĂĽr die Transaktionen zulassen möchten.
  1. Wählen Sie auf der Steuerkonfigurationsseite für jede in Shopify erstellte Steuer den entsprechenden Steuercode in QuickBooks Online.
    Hinweis: Lesen Sie hiermehr ĂĽber die Steuerkonfiguration.
  2. Wählen Sie aus, wie Ihre Shopify-Produkte mit Ihren abgeglichen werden sollen QuickBooks Online Produkte.
    Hinweise: Um sicherzustellen, dass der Sales korrekt in Ihr Buchhaltungssystem integriert ist, ĂĽberprĂĽfen Sie, ob Sie alle Shopify-Artikel mit eindeutigen SKUs eingerichtet haben. Mit QuickBooks Online -Integrationen haben wir zwei Optionen fĂĽr die Produktzuordnung:
    • Name: Wir stimmen das SKU- Feld des Produkts aus Shopify mit dem Feld Name des Produkts in . ab QuickBooks Online.
    • SKU: Wir ordnen das SKU- Feld des Produkts aus Shopify mit dem SKU -Feld des Produkts in . ab QuickBooks Online.
  1. Wenn Sie möchten, dass die neuen Posten Ihrer Rechnungen aus Shopify in erstellt werden QuickBooks Online:
    1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Fenster Neue Posten erstellen in QuickBooks Online Einstellung.
    2. Wählen Sie in diesem Abschnitt die Ertrags- und Aufwandskonten aus, die für Ihre im Bestand enthaltenen und nicht im Bestand vorhandenen Posten verwendet werden sollen.
      Hinweise
      • Lesen Sie hiermehr ĂĽber die Integration von Posten.
      • QuickBooks Der Connector kann das Umsatzkostenkonto fĂĽr die Produkte bei der Erstellung nur zuweisen, aber den Umsatzkostenpreis von Produkten nicht synchronisieren.
  1. In der Einstellung Zahlungen von Shopify an QuickBooks Online senden können Sie auswählen, ob Zahlungsdaten aus Shopify mit Ihren Verkäufen in verknüpft werden sollen QuickBooks Online.
  2. Um verschiedene Zahlungsmethoden verschiedenen Verrechnungskonten zuzuordnen, wählen Sie den Link Erweiterte Optionen .
  3. Sie haben auch die Möglichkeit, Gutschriften in QuickBooks Online zu erstellen. In diesem Workflow:
    • Sie werden aufgefordert, ein Fallback-Konto zuzuordnen, von dem die Zahlung zurĂĽckerstattet wird.
    • Sie werden auch aufgefordert, den von Ihnen bevorzugten Präfix fĂĽr die RĂĽckerstattungsnummereinzugeben, der vor der Nummer des RĂĽckerstattungsbelegs angehängt wird.
      Hinweis: Wählen Sie den Status „Erstattet“ und „Teilweise erstattet“ im Bestellfilter, wenn Sie Gutschriften mit Ihrer Buchhaltungs-App synchronisieren möchten.
  1. Im Rahmen der Integration können Sie Shopify-Gebühren synchronisieren, die unter den Abrechnungen in als Ausgaben erscheinen QuickBooks Online.
    Hinweis: So synchronisieren Sie GebĂĽhren in QuickBooks Online, der Abschnitt Zahlungen und die Konten fĂĽr die Zahlungsmethode sollten als richtige Konten konfiguriert werden.
  1. Wählen Sie Speichern.

Workflow fĂĽr die Synchronisierung der Auszahlungen

Indem Sie den Auszahlungs-Workflow aktivieren, gestatten Sie QuickBooks Connector zur automatischen Erstellung von Einzahlungen innerhalb von QuickBooks Online fĂĽr die Auszahlungen, die Shopify an Ihr Konto sendet.

Wenn Sie nicht sicher sind, was genau Shopify-Auszahlungen sind, lesen Sie bitte diesen Shopify-Support-Leitfaden (in englischer Sprache).

Hinweis: Wenn Sie Auszahlungen zur Synchronisierung mit aktivieren QuickBooks Online, empfehlen wir Ihnen, den oben genannten Bestell-Workflow zu deaktivieren, der sich bei nicht korrekter Einrichtung Ihren gemeldeten Umsatz vervielfachen kann.

  1. Ordnen Sie das Feld Auf das Bankkonto einem entsprechenden Konto zu.
    Hinweise
    • Hier verbuchen wir Ihre Shopify-Auszahlungen als Banktransaktion.
    • Das Konto muss vom Typ Umlaufvermögen oder Bargeld und Bargegenwertsein.
    • Das ausgewählte Konto ist das, das Sie auswählen, wenn Sie Ihre Einzahlungen in Ihrem QuickBooks Online Konto.
  2. Um die Einzahlungen anzuzeigen, die in . erstellt wurden QuickBooks Online:
    1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen Diesen Link in einem neuen Fenster öffnen
    2. Wählen Sie das Konto aus, das dem „Auf Bankkonto“zugewiesen ist.
  3. Ordnen Sie im Abschnitt „Einzahlung erstellen“ die Standardzahlungsmethode zu.
    Hinweis: Weisen Sie hier ein Konto zu, wenn Sie möchten QuickBooks Connector können Sie ein einziges Verrechnungskonto für Einzahlungen aus allen Zahlungsmethoden verwenden.

Auf dem hier auszuwählenden Ertragskonto können Sie die verschiedenen Zahlungsmethoden bestimmten Verrechnungskonten zuordnen. Wir senden die Zahlungsmethoden, denen kein Ertragskonto zugewiesen ist, an das festgelegte Standardkonto.

Das hier auszuwählende Aufwandskonto ist der Ort, an dem wir die Gebühren, Kosten und Steuern, die an der Auszahlung beteiligt sind, zuordnen.

  1. Wählen Sie Speichern.

Workflow fĂĽr die Produkterstellung

Wenn Sie möchten, dass alle Ihre neuen Produkte aus Shopify in erstellt werden QuickBooks Online:

  1. Wählen Sie die Option „Wenn ein Produkt in Shopify erstellt wird, erstellen Sie einen neuen Artikel in QuickBooks Online" Arbeitsablauf.
  2. Wählen Sie die Ertrags- und Aufwandskonten, die für Ihre Artikel im Bestand und für die nicht im Bestand vorhandenen Posten verwendet werden sollen.
  3. Wählen Sie Speichern.

Hinweise

  • Lesen Sie hiermehr ĂĽber die Integration von Posten.
  • QuickBooks Der Connector kann das Umsatzkostenkonto fĂĽr die Produkte bei der Erstellung nur zuweisen, aber wir werden den Umsatzkostenpreis von Produkten nicht synchronisieren.

Workflow zur Bestandsaktualisierung

Wenn Sie das Fenster "Wenn die Lagerbestände aktualisiert werden in QuickBooks Online, die Lagerbestände im Shopify"-Workflow aktualisieren, werden Sie aufgefordert, auszuwählen, wie die Artikel abgeglichen werden sollen QuickBooks Online Artikel entweder nach Name oder SKU und den Standort des Geschäfts, in dem der Bestand aktualisiert werden soll. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern.

Hinweis: Diese Option sollte nur aktiviert werden, wenn Sie Bestände in eingerichtet haben QuickBooks Online vor der Integration. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Ihre Shopify-Bestandsbestände zu vernichten. Erfahren Sie mehr über unseren Bestandskontrollesprozess.

Schritt 3: Synchronisieren

Ihr Konto ist nun bereit, Ihre Daten zwischen Ihren Apps zu synchronisieren. Wenn die automatische Synchronisierung aktiviert ist, sollte Ihr Konto stündlich synchronisiert werden, aber Sie können jederzeit eine manuelle Synchronisierung auslösen. Wählen Sie das Jetzt synchronisieren Symbol aktualisieren. -Symbol über den Synchronisierungsoptionen auf der Registerkarte "Verwalten" .

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich jederzeit an unser Support-Team (nur auf Englisch verfügbar) wenden.

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