Integrationsleitfaden für Shopify und QuickBooks Online

Richten Sie Ihre Integration zwischen Shopify und QuickBooks Online ein innerhalb von Minuten mithilfe unseres einfachen Einrichtungsprozesses. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die einige nützliche Schlüsselpunkte während des Prozesses herausstellt.

Schritt 1: Verbinden

Verbinden Sie zunächst Ihre Apps mit QuickBooks Connector (OneSaas). Falls Sie Ihre Apps noch nicht verbunden haben, können Sie unseren Anleitungen folgen, um Shopify und QuickBooks Online zu verbinden.

Schritt 2: . konfigurieren

Der folgende Konfigurationsprozess bietet Ihnen verschiedene Optionen, die genau angeben, wie Ihre Integration von Shopify und QuickBooks Online funktionieren soll. Sie benötigen Grundkenntnisse der Buchhaltung, um sicherzustellen, dass die Integrationseinstellungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Buchhaltungspraxis zugeschnitten sind.

1. Sie müssen Ihre Synchronisierungsoptionen einrichten, bevor Sie mit der Konfiguration der Arbeitsabläufe beginnen können. Sie müssen Folgendes einrichten:

• Zeitzone des Kontos
• Startdatum für Integrationen
• Optionen für E-Mail-Synchronisationen

2. Es werden optionale Workflows angezeigt. In dieser Anleitung werden diese Workflows ausgewählt, um den vollen Funktionsumfang des Einrichtungsprozesses zu veranschaulichen.

• Verkäufe aus Shopify werden als Rechnung an QuickBooks Online gesendet
• Auszahlungen aus Shopifywerden als Einzahlungen in QuickBooks Online gesendet
• Produkte aus Shopify werden in QuickBooks Online erstellt
• Aktualisierungen des Lagerbestands aus QuickBooks Online werden an Shopify gesendet

Workflow für die Rechnungserstellung

Wenn Sie die Option Wenn eine Bestellung in Shopify erstellt wird, einen Verkauf in QuickBooks Online erstellen auswählen, werden Sie dazu aufgefordert:

1. Richten Sie die Filter ein, um zu bestimmen, welche Bestellungen aus Shopify abgerufen werden. Sie müssen die Filter basierend auf dem Bestellstatus einrichten.
2. Sie haben auch die Möglichkeit, auszuwählen, ob der Verkauf als Verkaufsrechnung oder Verkaufsbeleg in QuickBooks Online erstellt werden soll.
3. Wählen Sie als Standardprodukte und erweiterte Optionenaus.

4. Sie werden auf die Steuerkonfigurationsseite weitergeleitet. Hier müssen Sie für jede in Shopify erstellte Steuer den entsprechenden Steuercode in QuickBooks Online auswählen. Sie können hiermehr über die Steuerkonfiguration lesen.

5. Sie können auch auswählen, wie Sie Ihre Shopify-Produkte mit Ihren QuickBooks Online-Produkten abgleichen möchten. Sie können entweder nach Name oder SKU abgleichen. Damit der Vertrieb korrekt in Ihr Buchhaltungssystem integriert werden kann, wird erwartet, dass Sie alle Shopify-Artikel mit eindeutigen SKUs einrichten.

• Hinweis: Bei der QuickBooks Online-Integration haben wir 2 Optionen für die Produktabstimmung:
• Name: Wir stimmen das SKU-Feld des Produkts aus Shopify mit dem Feld für den Produktnamen in QuickBooks Online ab
• SKU: Wir gleichen das SKU-Feld des Produkts aus Shopifymit dem SKU-Feld des Produkts in QuickBooks Online ab.

6. Wenn die neuen Posten Ihrer Rechnungen aus Shopify in QuickBooks Online erstellt werden sollen, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen vor der Einstellung Neue Posten in QuickBooks Online erstellen . In diesem Abschnitt müssen Sie die Ertrags- und Aufwandskonten auswählen, die für Ihre Artikel im Bestand und die nicht im Bestand vorhandenen Posten verwendet werden sollen. Weitere Informationen zur Integration von Posten finden Sie hier.

Hinweis: QuickBooks Connector kann das Gehälter-Konto für die Produkte bei der Erstellung nur zuweisen, aber den Gesten-Preis von Produkten nicht synchronisieren.

7. Mit den Einstellungen von Zahlungen aus Shopify an QuickBooks Online senden können Sie dann auswählen, ob Zahlungsdaten aus Shopify mit Ihren Verkäufen in QuickBooks Online verrechnet werden sollen.

8. Wenn Sie verschiedenen Verrechnungskonten verschiedene Zahlungsmethoden zuordnen möchten, können Sie dies über den Link Erweiterte Optionen tun.

9. Sie haben auch die Möglichkeit, Gutschriften in QuickBooks Online zu erstellen. In diesem Workflow werden Sie aufgefordert, ein Fallback-Konto zuzuordnen, von dem die Zahlung rückerstattet wird. Sie werden auch aufgefordert, das von Ihnen bevorzugte Präfix für die Rückerstattungsnummer einzugeben, das vor der Nummer des Rückerstattungsbelegs angehängt wird.

Hinweis: Wählen Sie den Status „Erstattet“und „Teilweise erstattet“ im Bestellfilter, wenn Sie Gutschriften mit Ihrer Buchhaltungs-App synchronisieren möchten.

10. Im Rahmen der Integration können Sie sich dafür entscheiden, Shopify-Gebühren zu synchronisieren, die als Ausgaben in QuickBooks Online in Rechnung gestellt werden.

Hinweis: Um Gebühren in QuickBooks Online zu synchronisieren, sollten der Zahlungsabschnitt und die Zahlungsmethodenkonten wie folgt konfiguriert werden:

• QuickBooks US und CA: Kreditkarten oder Girokonten.
• QuickBooks AU und UK: Geldkonten.
• Sonstige Regionen: Beliebiges Konto konfigurieren.

12. Vergessen Sie nicht, Speichern zu wählen, um Ihren Fortschritt beizubehalten.

Workflow für die Synchronisierung der Auszahlungen

Indem Sie den Auszahlungs-Workflow aktivieren, gestatten Sie QuickBooks Connector, um in QuickBooks Online automatisch Einzahlungen für die von Shopify an Ihr Konto gesendeten Auszahlungen zu erstellen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was genau Shopify-Auszahlungen sind, lesen Sie bitte diesen Shopify-Support-Leitfaden.

Hinweis: Wenn Sie zulassen möchten, dass Auszahlungen mit QuickBooks Online synchronisiert werden, empfehlen wir Ihnen, den oben genannten Bestell-Workflow zu deaktivieren. Bei nicht korrekter Einrichtung kann es zu einer Verdopplung Ihres gemeldeten Umsatzes kommen.

1. Sie werden aufgefordert, das Feld Auf das Bankkonto zuzuordnen. Hier verbuchen wir Ihre Shopify-Auszahlungen als Banktransaktionen. Das zu verwendende Konto muss ein „Sonstiges Umlaufvermögen“ oder ein „Bankkonto“ sein. Das ausgewählte Konto hat die Kontotabelle, die Sie auswählen, wenn Sie Ihre Einzahlung auf Ihrem QuickBooks Online-Konto anzeigen.
2. So zeigen Sie die in QuickBooks Online erstellten Einzahlungen an:
   1. Wählen Sie Buchhaltungund dann Kontentabelle. 
   2. Wählen Sie für das Feld Auf Bankkonto das Konto zugewiesen aus
3. Im Abschnitt „Einzahlung erstellen“ werden Sie aufgefordert, die Standard-Zahlungsmethode zuzuordnen. Weisen Sie hier ein Konto zu, wenn Sie möchten QuickBooks Connector, um ein einziges Verrechnungskonto für die Einzahlungen aus allen Zahlungsmethoden zu verwenden.

Abschnitt Ertragskonten verwenden

Auf dem hier auszuwählenden Ertragskonto können Sie die verschiedenen Zahlungsmethoden bestimmten Verrechnungskonten zuordnen. Wir senden die Zahlungsmethoden, denen kein Ertragskonto zugewiesen ist, an das festgelegte Standardkonto.

Abschnitt Aufwandskonten verwenden

Das hier auszuwählende Aufwandskonto ist der Ort, an dem wir die Gebühren, Kosten und Steuern, die an der Auszahlung beteiligt sind, zuordnen.

Vergessen Sie nicht, die Schaltfläche Speichern auszuwählen, um Ihren Fortschritt beizubehalten.

Workflow für die Produkterstellung

Wenn Sie möchten, dass alle Ihre neuen Produkte aus Shopify in QuickBooks Online erstellt werden, wählen Sie Wenn ein Produkt in Shopify erstellt wird, neue Artikel im QuickBooks Online-Workflow erstellen . Sie müssen die Ertrags- und Aufwandskonten auswählen, die für Ihre Artikel im Bestand und die nicht im Bestand vorhandenen Posten verwendet werden sollen. Weitere Informationen zur Integration von Posten finden Sie hier.

Hinweis: QuickBooks Connector kann das Gesamtkosten-Konto für die Produkte bei der Erstellung nur zuweisen, aber wir werden den Gestens-Preis von Produkten nicht synchronisieren.

Vergessen Sie nicht, die Schaltfläche Speichern auszuwählen, um Ihren Fortschritt beizubehalten.

Workflow zur Bestandsaktualisierung

Wenn Sie die Option Wenn die Lagerbestände in QuickBooks Online aktualisiert werden, aktualisieren Sie die Bestandsniveaus in Shopify auswählen auswählen, werden Sie aufgefordert, auszuwählen, wie die Artikel mit QuickBooks Online-Artikeln entweder nach Name oder SKU und Standort des Geschäfts, an dem der Lagerbestand ist, abgeglichen werden sollen sollte aktualisiert werden.

Hinweis: Diese Option sollte nur aktiviert werden, wenn Sie in QuickBooks Online Lagerbestände eingerichtet haben vor der Integration. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Ihre Shopify-Bestandsbestände zu vernichten. Erfahren Sie mehr über unsere Inventur Vorgang.

Vergessen Sie nicht, die Schaltfläche Speichern auszuwählen, um Ihren Fortschritt beizubehalten.

Schritt 3: Synchronisieren

Ihr Konto ist nun bereit, Ihre Daten zwischen Ihren Apps zu synchronisieren. Wenn die automatische Synchronisierung aktiviert ist, sollte Ihr Konto stündlich synchronisiert werden, aber Sie können jederzeit eine manuelle Synchronisierung auslösen. Wählen Sie die Schaltfläche Jetzt synchronisieren in den Synchronisierungsoptionen oben auf der Registerkarte Verwalten .

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich jederzeit an unser Support-Team wenden.