Legen Sie los mit dem Vertragsgenerator

Lernen Sie, wie Sie mit dem Vertragsgenerator in QuickBooks Onlineeinen Vertrag erstellen, versenden und verwalten.

Mit dem Vertragsgenerator können Sie Ihren Vertragsunterzeichnungsprozess optimieren, indem Sie einen Vertrag direkt innerhalb des Produkts zur elektronischen Signatur versenden können. Kein Wechsel zwischen Apps erforderlich.

Kennen Sie die wichtigsten Merkmale?

• Vorhandene Verträge hochladen: Laden Sie einen bestehenden Vertrag im PDF-Format hoch (bis zu 25 MB und bis zu 5 Dateien pro Anfrage).
• Hinzufügen von Feldern für elektronische Signaturen: Fügen Sie Signaturfelder, Datumsfelder und Textfelder sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Empfänger in Ihre hochgeladene PDF-Datei ein.
• Mehrere Unterzeichner: Senden Sie einen Vertrag an bis zu 5 Unterzeichner. Standardmäßig können alle gleichzeitig unterschreiben, oder Sie können eine Unterzeichnungsreihenfolge festlegen, sodass sie nacheinander unterschreiben.
• Zugriffscodesicherheit: Optional kann für jeden Unterzeichner ein Zugriffscode für zusätzliche Sicherheit hinzugefügt werden. In diesem Fall gibt jeder Unterzeichner seinen eigenen Code ein, um das Dokument anzuzeigen und zu unterzeichnen.
• E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen: Verträge per E-Mail mit einer individuellen Nachricht versenden. Konfigurieren Sie automatische Erinnerungen und Ablaufeinstellungen, um Empfänger mit ausstehenden Unterschriften zu benachrichtigen.
• Kundenerlebnis bei der Vertragsunterzeichnung: Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Link zum Anzeigen und Unterzeichnen des Vertrags. Sie können ihre Unterschrift hinzufügen, indem sie ihren Namen eingeben, der in eine digitale Signatur umgewandelt wird. Dies ist immer ein Pflichtfeld.
• Initialen hinzufügen: Sie und Ihr Kunde oder Lead können jede Seite eines Vertrags mit Ihren Initialen versehen. Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Sie beide die Bedingungen geprüft und ihnen zugestimmt haben.
• Vertragsverwaltung: Verfolgen Sie den Status jedes Vertrags auf der Seite Verträge, einschließlich der Anzahl der Unterzeichner. Laden Sie die unterzeichneten Verträge mit vollständiger Prüfhistorie für Ihre Unterlagen herunter.

Einen Vertrag erstellen und versenden

Erstellen Sie mit dem Vertragsgenerator einen Vertrag und senden Sie ihn an Ihren Kunden oder Interessenten.

Schritt 1: Laden Sie einen Vertrag hoch

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie den Kunden-Hub und wählen Sie dann Contracts ( Trennen Sie mich dort ).
2. Wählen Sie Vertrag erstellen.
3. Wählen Sie das Dropdown-Menü Dokumente hochladen ▼ und anschließend PDFaus.
4. Durchsuchen Sie Ihre Dateien und wählen Sie dann den Vertrag aus, den Sie senden möchten.
   Hinweis: Das zulässige Dateiformat ist PDF. Sie können bis zu 5 Dateien pro Signaturanfrage hochladen. Die maximale Dateigröße beträgt 25 MB. Sie sehen eine Vorschau des hochgeladenen Vertrags.
5. Auswählen Öffnen.

Schritt 2: Unterzeichner hinzufügen

1. Im Abschnitt Empfänger wählen Sie einen Kunden oder einen Leadaus.
   Hinweis: Die E -Mail- Adresse wird automatisch angezeigt, wenn sie dem Kunden oder Lead bereits hinzugefügt wurde. Andernfalls müssen Sie sie manuell eingeben.
2. Um den Vertrag an weitere Personen zu senden, wählen Sie + Weiteren Unterzeichner hinzufügen, um bis zu 4 weitere Unterzeichner hinzuzufügen.
   Hinweis: Nur der erste Unterzeichner muss ein Kunde oder Lead sein.
3. Damit die Unterzeichner nacheinander unterschreiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen [ Reihenfolge der Unterzeichnung festlegen und ziehen Sie die Unterzeichner anschließend in die gewünschte Reihenfolge. Wenn Sie das nicht tun, können alle gleichzeitig unterschreiben.
4. Wählen Sie aus, ob Sie unterschreiben möchten. Die Unterzeichnung ist optional:
   1. Um nach allen anderen zu unterschreiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich unterschreibe zuletzt. Sie erhalten eine E-Mail, sobald alle anderen Unterzeichner fertig sind.
   2. Wenn Sie als Erster unterschreiben möchten, wählen Sie nicht das Kontrollkästchen Ich werde zuletzt unterschreiben aus. Fügen Sie Ihre eigenen Signaturfelder auf der Seite Signaturanforderung hinzu.
   3. Wenn Sie nicht unterschreiben müssen, wählen Sie das Kontrollkästchen Ich werde zuletzt unterschreiben nicht aus und fügen Sie auf der Seite Unterschriftsanforderung keine eigenen Felder hinzu.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Authentifizierungsmethode ▼ die Option Zugriffscodeaus.
6. (Optional) Legen Sie für jeden Unterzeichner einen 6- bis 9-stelligen Zugangscode fest oder lassen Sie das System automatisch einen generieren.
7. Auswählen Weiter.

Schritt 3: Hinzufügen von Feldern für elektronische Signaturen

1. Wählen Sie entweder Unterschrift, Datum der Unterzeichnung, Initialen, oder Text aus, um ein Feld hinzuzufügen.
2. Wählen Sie die Stelle im Vertrag aus, an der sie erscheinen sollen.
   Hinweis: Felder nach Bedarf per Drag & Drop verschieben und in der Größe anpassen.
3. Um eigene Felder für Ihre elektronische Signatur hinzuzufügen, wählen Sie im Dropdown-Menü Felder hinzufügen für ▼ aus und wählen Sie dann Ihren Namen aus.
4. Wenn Sie jetzt unterschreiben, wählen Sie Unterschriftund geben Sie dann Ihren vollständigen Namenein. QuickBooks generiert automatisch eine digitale Signatur für Sie.
5. Auswählen Zeichen.
6. Wählen Sie Dokumentvorschau oder Weiter.

Schritt 4: Senden Sie den Vertrag ab.

1. Überprüfen Sie die Angaben zu Ihren Empfängern noch einmal.
   Wichtig: Wenn Sie Zugangscodes festlegen, senden Sie jedem Unterzeichner seinen Code in einer separaten E-Mail, SMS oder über einen anderen sicheren Kanal. Um Codes später nachzuschlagen, gehen Sie zur Liste Verträge und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste ▼der Spalte Aktionen des Vertrags die Option [] Zugriffscode abrufen aus.
2. Fügen Sie eine individuelle Nachricht für Ihren Kunden hinzu.
3. Richten Sie automatische Erinnerungen und Ablaufdaten ein.
4. Wählen Sie Sendenund anschließend Verstanden.

Prüfen und unterzeichnen Sie den Vertrag.

Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Link zum Vertrag. Wenn Sie keine Reihenfolge für die Unterzeichnung festgelegt haben, erhalten alle das Dokument gleichzeitig und können in beliebiger Reihenfolge unterschreiben. In diesem Fall erhält jede Person ihr Exemplar erst, nachdem die Person vor ihr unterschrieben hat. Bitten Sie jeden Unterzeichner Folgendes:

1. Öffnen Sie die E-Mail des Produkts.
2. Auswählen Überprüfen. Wenn Sie einen Zugangscode festlegen, geben die Benutzer diesen ein, um die Dokumente anzuzeigen.
3. Wählen Sie Überprüfenund anschließend Los geht's.
4. Wählen Sie Signieren, um ihre Unterschrift hinzuzufügen, indem Sie ihren vollständigen rechtlichen Nameneingeben. QuickBooks generiert eine digitale Signatur für sie.
   Hinweis: Das Datum der Unterschrift wird automatisch ausgefüllt, sobald der Kunde unterschreibt.
5. Wählen Sie Signund anschließend Send. Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.

Verträge verwalten

Verwalten Sie alle Ihre Verträge an einem Ort.

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie den Kunden-Hub und wählen Sie dann Contracts ( Trennen Sie mich dort ).
2. Den Status jedes Vertrags einsehen: Wenn ein Vertrag mehr als einen Unterzeichner hat, zeigt die Spalte Status an, wie viele unterschrieben haben – zum Beispiel: 2 von 3 Unterzeichnern haben unterschrieben. Wählen Sie den Status aus, um den Namen jedes Unterzeichners und den Status (Unterschrift erfolgt) anzuzeigen.
3. Um die signierte PDF-Datei für Ihre Unterlagen herunterzuladen, wählen Sie das Dropdown-Menü ▼ in der Spalte „Aktionen“ und anschließend Herunterladen. Jeder Vertrag enthält ein elektronisches Signaturzertifikat, das eine vollständige Prüfhistorie der Unterzeichner bietet.

Behebung von Problemen mit dem Vertragsbauer

• Falls Sie Ihren Vertrag nicht hochladen können, stellen Sie sicher, dass er die Größenbeschränkung (25 MB) nicht überschreitet und dass Sie eine gültige PDF-Datei hochladen.
• Wenn Sie einen Zugangscode festlegen, haben Ihre Empfänger bis zu 3 Versuche, ihn korrekt einzugeben. Sollten sie scheitern, ist der Vertrag für alle Unterzeichner gesperrt. Sollte dies der Fall sein, müssen Sie eine neue Anfrage für eine elektronische Signatur senden.