Kundenaufträge erstellen und verwalten

Verwenden Sie Kundenaufträge, um die Produkte zu verfolgen, die Kunden kaufen möchten, bevor Sie eine Rechnung versenden. Ein Kundenauftrag ist eine Transaktion ohne Buchung, d. h. Artikel aus dem Bestand reserviert, ohne Ihre Bücher zu beeinflussen. Wenn die Bestellung bereit ist, können Sie sie mit wenigen Schritten in eine Rechnung oder eine Bestellung umwandeln.

Hinweis: Sie können Kundenaufträge manuell erstellen, wenn Sie QuickBooks Online Plus oder QuickBooks Online Advanced.

Kundenauftrag erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Kundenauftrag zu erstellen. 

1. Wählen Sie + Neu oder + Erstellen.
2. Wählen Sie Kundenauftrag.
3. Wählen Sie aus, für welchen Kunden der Kundenauftrag gilt. Überprüfen Sie die Lieferadresse und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. 
   Hinweis: Sie können einen Kunden mit mehreren Währungen auswählen und die Wechselkurse aktualisieren. Sobald „Mehrfachwährung“ aktiviert ist, können Sie sie nicht wieder deaktivieren oder Ihre Landeswährung ändern. 
4. Fügen Sie die Produkte und deren Mengen hinzu. Wählen Sie „Steuer“, wenn diese Bestellung einer Steuer unterliegt.
5. (Optional) Wenn Sie einen Posten für die Verbuchung von Einnahmen hinzugefügt haben, können Sie den Zeitplan für die Verbuchung von Einnahmen in der Rechnung einrichten, die Sie über den Kundenauftrag erstellen .
6. (Optional) Fügen Sie eine Notiz für den Kunden oder ein internes Memo für Ihre Unterlagen hinzu. 
7. Wählen Sie Speichern. Wenn Sie die Bestellung drucken möchten, wählen Sie Drucken. 

Wenn Sie einen Kundenauftrag speichern, wird die zugesagte Menge für diese Produkte aktualisiert. So können Sie sehen, wann Sie die Bestände nachfüllen sollten.

Kundenauftrag erstellen aus ein Kostenvoranschlag

Sie können einen Kundenauftrag auch aus einem vorhandenen . erstellen KOSTENVORANSCHLAG. Befolgen Sie diese Schritte, um zu erfahren, wie.

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Customer Hub und wählen Sie dannKostenvoranschläge ( Weitlang ).
2. Nach suchen KOSTENVORANSCHLAG in Ihrer Transaktionsliste.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ das Dropdown-Menü und wählen Sie dann In Kundenauftrag umwandelnaus.
   • Öffnen Sie alternativ die KOSTENVORANSCHLAG um das Aktivitäts-Fach zu öffnen. Wählen Sie Weitere Aktionen und wählen Sie dann In Kundenauftrag umwandelnaus.
4. Überprüfen Sie den neuen Kundenauftrag und aktualisieren Sie bei Bedarf die Details. 
5. Wählen Sie Speichern.

Hinweis: Sie können die verknüpften KOSTENVORANSCHLAG im Abschnitt Verknüpfte Transaktionen des Kundenauftrags oder über das Link-Symbol zu bestimmten Posten.

Erstellen Sie eine Rechnung für den Kundenauftrag

Wenn Sie bereit sind, Ihrem Kunden eine Rechnung zu stellen, wandeln Sie den Kundenauftrag direkt in eine Rechnung um.

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Verkäufe und bezahlt werden und wählen Sie dann Verkaufsaufträge ( Weiter zum Ziel ).
2. Suchen Sie die Bestellung, die Sie in Rechnung stellen möchten.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ das Dropdown-Menü und wählen Sie dann In Rechnung umwandeln aus.
   • Sie können auch das Kundenauftragsformular öffnen und die Dropdownliste Speichern und neu auswählen und wählen Sie „In Rechnung umwandeln“aus.
4. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails. 
5. Wählen Sie Speichern.

Der Status des Kundenauftrags wird zu In Rechnunggestellt. Sobald der Kunde die Rechnung bezahlt, wird der Status auf Bezahltaktualisiert. Ein einziger Kundenauftrag kann mit mehreren Rechnungen verknüpft werden.

Bestellung aus einem Kundenauftrag erstellen

Wenn Sie Lagerbestand bestellen müssen, um eine Kundenanfrage zu erfüllen, können Sie direkt aus dem Kundenauftrag eine Bestellung anlegen.

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Verkäufe und bezahlt werden und wählen Sie dann Verkaufsaufträge ( Weiter zum Ziel ).
2. Suchen Sie in Ihrer Liste den speziellen Kundenauftrag, für den Sie eine Bestellung erstellen möchten.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ das Dropdown-Menü und wählen Sie dann In Bestellung umwandelnaus.
   • Sie können auch das Kundenauftragsformular öffnen und die Dropdownliste Speichern und neu auswählen und wählen Sie In Bestellung umwandelnaus.
4. Überprüfen Sie die Bestellung.
5. Wählen Sie Speichern.

Kundenauftrag bearbeiten

Sie können offene Kundenaufträge bearbeiten, wenn sie nicht erfüllt wurden oder die verknüpfte Rechnung storniert oder gelöscht wurde.

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Verkäufe und bezahlt werden und wählen Sie dann Verkaufsaufträge ( Weiter zum Ziel ).
2. Suchen Sie den Kundenauftrag und wählen Sie Bearbeiten.
3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
4. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Hinweis: Sie können noch offene und nicht ausgeführte Kundenaufträge bearbeiten, unabhängig davon, ob sie in Rechnung gestellt, aber nicht bezahlt wurden, noch nicht in Rechnung gestellt wurden oder ob eine Rechnung storniert oder gelöscht wurde. Wenn der Buchhaltungszeitraum geschlossen ist und es keine Rechnung gibt, können Sie auch Änderungen am Kundenauftrag vornehmen.

Kundenaufträge verwalten und filtern

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Verkäufe und bezahlt werden und wählen Sie dann Verkaufsaufträge ( Weiter zum Ziel ).
2. Wählen Sie Filter , wenn Sie einen bestimmten Kundenauftrag oder eine Gruppe von Aufträgen finden müssen. 
3. Wählen Sie eine Spaltenüberschrift aus, um nach dieser Spalte ( auf- oder absteigend) zu sortieren.
4. Wählen Sie in der Spalte „Aktionen“ die Dropdownliste , und wählen Sie die für diesen Kundenauftrag erforderliche Aktion aus. Sie können
   • In Rechnung umwandeln
   • In Bestellung umwandeln
   • Bestellung stornieren
   • Als versandt markieren
   • Bestellung schließen
   • E-Mail-Adresse 
   • Drucken
   • Löschen

Um eine Bestellung zu löschen, während das Formular angezeigt wird, wählen Sie Weitere Aktionen und dann Löschen. Wählen Sie zur Bestätigung Löschen .

Benutzerdefinierte Vorlagen für das Kundenauftragsformular

1. Zu „Alle Apps“ gehen , wählen Sie Verkäufe und bezahlt werden und wählen Sie dann Verkaufsaufträge ( Weiter zum Ziel ).
2. Suchen Sie den Kundenauftrag und wählen Sie Bearbeiten.
3. Wählen Sie das Einstellungssymbol . ⚙, und wählen Sie dann das Design aus Dropdownliste.
4. Die moderne Vorlage ist standardmäßig aktiviert. Sie können Farbe und Schriftart nach Bedarf anpassen.
5. Um eine benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen oder zu bearbeiten, gehen Sie zu „Sonstige Vorlagen“und wählen Sie dann „Hinzufügen/Bearbeiten“ , um die benutzerdefinierten Formularstile zu öffnen.
6. Wählen Sie „Neuer Stil“ und wählen Sie dann Kundenauftragaus.
7. Aktualisieren Sie Design, Inhaltund E-Mails für Ihre benutzerdefinierte Vorlage und wählen Sie dann Fertig, um Ihren neuen Kundenauftragsstil zu speichern.

In Zukunft wird Ihr neuer Formularstil unter Sonstige Vorlagenangezeigt.

Auditverlauf anzeigen

Administratoren können Änderungen, die an Kundenaufträgen vorgenommen wurden, über das Überwachungsprotokoll verfolgen. Befolgen Sie dazu diese Schritte:

1. Öffnen Sie den Kundenauftrag, den Sie überprüfen möchten.
2. Wählen Sie Weitere Aktionen und wählen Sie Prüfverlauf.

Gehen Sie alternativ zu den Einstellungen ⚙ und wählen Sie „Prüfprotokoll“aus und filtern Sie dann nach Kundenauftragsereignissen .