Warum sollten Sie in Ihrem Buchhaltungssystem Verrechnungskonten für PayPal, Kreditkarten und andere Zahlungskanäle verwenden?

Erfahren Sie, warum Sie Verrechnungskonten in Ihren Buchhaltungssystemen verwenden müssen.

In unserer hochgradig verknüpften Welt mit Echtzeit-Informationen könnte man denken, dass bei einer Zahlung per Kreditkarte der Betrag sofort an den Händler überwiesen wird.  Dies ist nicht der Fall, und nur, um das zu ändern, ist ein grundlegender Technologiewandel erforderlich. Banken und andere Finanzinstitute sagen Ihnen, dass ihre Technologie auf dem neuesten Stand ist. Die große Realität ist, dass sie es bis auf wenige Ausnahmen nicht sind.

Das zugrunde liegende Problem ist, dass es 2 – 3 Tage dauert, bis die Gelder die verschiedenen Banksysteme auf der ganzen Welt erreicht haben. Je mehr Parteien es gibt, desto länger dauert es. Technologien wie Blockkette und Smart Contracts werden dieses Problem mit der Zeit beheben, aber das ist eine andere Sache.

Wenn Sie ein E-Commerce-Händler sind und ein Zahlungs-Gateway nutzen, um Geld von Kunden einzuholen. (Sonstige) Ihr Bankkonto. 

Ihre Arbeitsabläufe können so aussehen, als ob sie ohne Verrechnungskonto wären.

1. Ein Kunde Check-in aus Ihrem Einkaufswagen.
2. Sie stellen eine Rechnung oder einen Kaufbeleg aus, der Ihren Umsatz und Ihre Forderungen in Ihrem Buchhaltungssystem erhöht.
3. Sie bezahlen die Rechnung in Ihrem Buchhaltungssystem für Ihr Bankkonto. Hier beginnt die Herausforderung (es sei denn, Sie verwenden PayPal – siehe unten).

Bei PayPal geht das so:

1. Ein Kunde Check-in aus Ihrem Einkaufswagen.
2. Sie stellen eine Rechnung oder einen Kaufbeleg aus, der Ihren Umsatz und Ihre Forderungen in Ihrem Buchhaltungssystem erhöht.
3. Sie bezahlen die Rechnung in Ihrem Buchhaltungssystem mit dem von Ihnen eingerichteten PayPal-Bankkonto. Dies sollte automatisch mit den Bank-Feeds von Ihrem PayPal-Konto abgleichen. Arbeiten Sie mit Ihrem Buchhalter zusammen, damit Ihre Arbeitsabläufe dies erleichtern.

Die Belege von Kunden in Ihrem Buchhaltungssystem stimmen nicht mit den Bank-Feeds überein. Wenn Sie am 30. November Geld einziehen, wird es möglicherweise erst am 2. Dezember auf Ihrem Bankkonto eingegangen. Sie haben auch den Monat durchsucht, was das Problem noch verschärft. Wirtschaftsprüfer und Buchhalter sind ganz einfach über ein Buchhaltungssystem verärgert, bei dem der Barwert in Ihrer Bilanz nicht mit dem Kontoauszug übereinstimmt. Die Bankeinspeisungs-Technologie in den meisten Cloud-Buchhaltungssystemen war für dieses Problem gedacht. Das Problem des Kreditkarten-Cleanings ist jedoch immer noch eine Lücke.

Daher gibt es einen Schritt dazwischen, die Verwendung der Verrechnungskonten.

1. Ein Kunde Check-in aus Ihrem Einkaufswagen.
2. Sie stellen eine Rechnung oder einen Kaufbeleg aus, der Ihren Umsatz und Ihre Forderungen in Ihrem Buchhaltungssystem erhöht.
3. Sie bezahlen die Rechnung in Ihrem Buchhaltungssystem gegen Ihr Kreditkartenverrechnungskonto.
4. Sie markieren Belege, die aus Ihrem Bank-Feed eingehen, gegen dieses Verrechnungskonto – Geldeingang, Geldausgang.

Der Saldo des Verrechnungskontos am Ende des Monats würde sich aus zwei Beträgen zusammensetzen. Führen Sie eine Bilanz aus, um sie anzuzeigen.

Beträge, die noch nicht auf Ihrem Bankkonto eingegangen sind, werden in Ihrem Einkaufswagen als bezahlt angezeigt. Zur Erinnerung, diese beträgt normalerweise 2 – 3 Tage. Die meisten Händler berechnen die Händlergebühr separat, statt sie mit Ihren Belegen zu verrechnen. Wenn Sie Differenzen haben, führt Ihr Händler möglicherweise noch einen Ausgleich durch. Rückbuchungen von Kunden können sehr versteckt sein. Die Beträge können sich schleichen, wenn Sie sich nicht darum kümmern. Die Abstimmung des Verrechnungskontos sorgt dafür, dass Sie davon Kenntnis haben.

Das ist jedoch nicht optimal. Es ist erhebliche manuelle Arbeit erforderlich, die Beträge, die Sie auf Ihrem Kontoauszug als Belege erhalten, mit den Verkäufen aus dem Einkaufswagen abzugleichen. Die verschiedenen Daten erschwerten, diese abzugleichen, noch zusätzlich.

Verwenden Sie ein Verrechnungskonto. Schauen Sie am Ende des Monats auf den Saldo. Wenn es sich um einen wesentlichen Unterschied zum 2-3-Tage-Umsatz handelt, lohnt es sich, Ihr Unternehmen auf Undichtigkeiten zu prüfen.