Usar el registro de auditoría en QuickBooks Online

Descubre qué puede hacer el registro de auditoría y cómo usarlo para llevar un registro de auditoría.

QuickBooks Online realiza un seguimiento de tus actividades en el registro de auditoría. Puedes ver quién ha realizado cambios en tus libros y qué ha hecho.

Más información sobre el registro de auditoría

QuickBooks Online registra todas las transacciones financieras en el plan contable.

Pero también registra toda la actividad de la cuenta en el registro de auditoría, como los inicios de sesión de los usuarios, los cambios en la configuración de QuickBooks, las ediciones de clientes, proveedores, empleados y envíos de nóminas. QuickBooks registra lo siguiente en el registro de auditoría:

• La fecha de cualquier cambio en los libros de contabilidad
• El nombre del usuario que realizó el cambio
• El tipo de cambio o evento
• El nombre de cualquier cliente o proveedor relacionado con el cambio
• Cualquier importe y fecha de la transacción original

Los eventos registrados en el registro de auditoría están disponibles durante dos años.

Nota: Los cierres de sesión solo se registran en el registro de auditoría cuando seleccionas Cerrar sesión. Los cierres de sesión no se registran si cierras el navegador, vas a otro sitio web o cuando QuickBooks cierra sesión automáticamente por inactividad.

Usar el registro de auditoría

Debesiniciar sesión como administrador para acceder al registro de auditoría. Si no lo ves, pregunta a tu administrador principal.

1. Ve a Configuración⚙ y selecciona Registro de auditoría.
2. Usa los campos de la para elegir el filtroUsuario,FechaoEventos adecuado para restringir los resultados.

El registro de auditoría muestra 150 registros a la vez. Para la mayoría de las transacciones o eventos, seleccionaVeren la columna Historial para abrir el historial de auditoría. Esto te indica quién realizó el cambio y qué hizo.

Es posible que veas algo denominado "edición indirecta". QuickBooks registra las ediciones indirectas cuando alguien cambia una transacción que ya estaba en tus libros, por ejemplo, si alguien edita una conciliación completada.

Nota: Por motivos de auditoría y seguridad, no puedes desactivar el registro de auditoría.

Obtén información sobre los usuarios creados por QuickBooks

QuickBooks crea automáticamente perfiles de usuario específicos para realizar el seguimiento de determinadas acciones en el registro de auditoría. Si ves un usuario que no reconoces, lo más probable es que sea uno de estos:

QuickBooks crea automáticamente perfiles de usuario específicos para realizar el seguimiento de determinadas acciones en el registro de auditoría. Si ves un usuario que no reconoces, lo más probable es que sea uno de estos:

• Administración de la banca en línea: muestra un cambio relacionado con las cuentas bancarias conectadas realizado automáticamente por QuickBooks Online.
• Representante de soporte técnico: muestra los cambios realizados por un asesor de soporte técnico de QuickBooks Online.
• Administración del sistema: muestra los cambios realizados automáticamente por QuickBooks Online. Esto puede ocurrir por varios motivos, como:
  • Cambias un registro y el cambio afecta a otro registro. Por ejemplo, si editas un pago y lo vinculas a una factura diferente, es posible que veas un evento de administración del sistema por un cambio en la factura original.
  • Conectas una aplicación de terceros a QuickBooks. Cuando la aplicación de terceros envía datos a QuickBooks o cuando realiza un cambio en los datos existentes, se muestra como un evento de administración del sistema.
  • Creas una transacción periódica, como un gasto periódico. Cuando QuickBooks añade automáticamente una instancia de la transacción a tus libros, aparece un evento de administración del sistema en el registro de auditoría.
  • Puedes configurar otros eventos para que se produzcan automáticamente, incluso si no has iniciado sesión. Por ejemplo, puede aparecer un evento de administración del sistema cuando se actualicen las fuentes bancarias.