Apprenez comment connecter votre compte Square à QuickBooks en ligne afin de pouvoir importer facilement vos opérations de vente.
Utilisez-vous Square pour traiter les paiements? Avec l’appli Connect to Square, vous pouvez importer vos opérations de vente dans QuickBooks automatiquement. QuickBooks les catégorisera, puis les appariera à vos relevés bancaires. Il ne vous restera qu’à réviser et à approuver le travail.
Voici comment configurer Connect to Square et commencer à importer vos opérations.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Configurer QuickBooks
- Configurer l’appli Connect to Square
- Opérations téléchargées de Square
- Révisez vos opérations Square
- Gérer vos paramètres ou déconnecter l’appli
- Questions courantes sur l’appli Connect to Square
Étape 1 : Configurer QuickBooks
Avant de configurer Connect to Square, voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour que QuickBooks traite vos opérations Square exactement comme vous le souhaitez.
Connecter votre compte bancaire à QuickBooks
Si ce n’est pas déjà fait, connectez le compte bancaire que Square utilise pour déposer l’argent de vos ventes. QuickBooks pourra ensuite télécharger vos opérations bancaires et les apparier à vos opérations Square.
Importer des produits et services Square
Par défaut, l’appli Connect to Square donne le nom « article Square » aux produits et services dans les opérations importées. Vous n’avez qu’à modifier manuellement le nom d’un produit ou service une seule fois; l’appli s’en souviendra et l’utilisera pour le même article dans les futures opérations. Cependant, vous pouvez éviter ce travail en important vos articles de produit et de service à partir de Square :
- Ouvrez Square et exportez vos produits et services sous forme de fichier CSV.
- Ouvrez QuickBooks et suivez les étapes pour importer des produits et services à partir de votre fichier CSV.
Cela garantit que les noms de produit et de service dans QuickBooks correspondent exactement à ceux que vous avez dans Square.
Étape 2 : Configurer l’appli Connect to Square
Une fois que QuickBooks sera configuré à votre guise, vous pourrez le connecter à votre compte Square.
- Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
- Accédez à la page Connect to Square dans la boutique d’applis de QuickBooks en ligne.
- Sélectionnez Obtenir l’appli.
- Sélectionnez Démarrer.
- Vous devrez autoriser QuickBooks et Square à partager les détails des produits. Sélectionnez Accorder l’autorisation.
- Dans le nouvel onglet qui s’ouvre, saisissez les justificatifs d’identité de votre compte Square, puis sélectionnez Ouvrir une session.
- Sélectionnez les points de vente de Square que vous voulez synchroniser avec QuickBooks. Ensuite, utilisez le menu déroulant pour sélectionner le compte bancaire où vous voulez déposer les ventes de ce point de vente. Sélectionnez Suivant.
- Utilisez le menu déroulant pour sélectionner une date de début pour les opérations que vous voulez importer. Vous pourrez ensuite choisir les opérations à ajouter dans QuickBooks.
- Sélectionnez Terminer.
Une fois que vous aurez terminé la configuration de l’appli Connect to Square, celle-ci commencera à télécharger vos opérations Square dans QuickBooks. Selon le nombre d’opérations à importer, la première importation pourrait prendre jusqu’à 30 minutes.
L’appli vérifiera désormais votre compte Square plusieurs fois par jour pour importer les dernières opérations.
Note : L’affichage sommaire n’est pas encore disponible en dehors des États-Unis.
Étape 3 : Télécharger les opérations de Square
Une fois qu’une entreprise est connectée à Square en utilisant le Connexion à Square, les opérations seront téléchargées dans QuickBooks. Les opérations sont téléchargées individuellement.
Surveiller les opérations téléchargées
- Sélectionnez le .Opérations d’appli (Accéder) sous Opérations,
Les utilisateurs peuvent vérifier la date, la source, la description, la catégorie ou l’appariement, et le montant reçu.
- Cliquez sur le lien de l’opération sous Opération individuelle pour réviser les détails des opérations téléchargées dans QuickBooks à partir de Square.
Remarque : Vous serez invité à ouvrir une session dans votre compte Square pour vérifier les détails de chaque opération.
La description par défaut du client et du produit pour chaque opération est Client Square et Article de Square, respectivement.
Mapper aux clients et produits existants
Les utilisateurs ont la possibilité de mapper des opérations à des clients ou à des produits existants.
- Sélectionnez le .Opérations d’appli (Accéder) sous Opérations,
- Sélectionnez le .Mise à jour dans la barre de message.
La fenêtre des détails s’affiche.
Si un client est disponible dans Square et a déjà été mappé vers un client dans QuickBooks pour une opération, vous pouvez trouver le client sous le menu déroulant dans Client Square section. Si un article Square a déjà été mis en correspondance avec un article dans QuickBooks pour une opération, vous pouvez trouver l’article sous le menu déroulant dans le Article de Square section.
Sélectionnez le client ou l’article existant et sélectionnez la Enregistrer bouton. Les opérations futures de ce client ou de cet article seront maintenant liées à celui-ci ou à cet article dans QuickBooks.
Réviser des opérations téléchargées
Les opérations téléchargées peuvent être vérifiées et approuvées.
- Sélectionnez le .Opérations d’appli (Accéder) sous Opérations,
- Sélectionnez le .À vérifier onglet. La liste des opérations à réviser s’affiche.
- Révisez les détails de l’opération.
- Sélectionnez le .Ajouter sous l’option ACTION si tous les détails de l’opération sont exacts.
L’opération est déplacée sous Vérifiées onglet.
Confirmer les opérations et dépôts appariés
- Sélectionnez le .Opérations d’appli (Accéder) sous Opérations,
Une liste des opérations d’appli s’affiche.
Lorsque QuickBooks trouve une opération associée à un dépôt correspondant, un Enregistrement trouvé notification s’affiche et un lien vers le dépôt auquel le dépôt a été apparié est fourni.
- Vérifiez l’exactitude des détails de l’opération.
- Sélectionnez le .Apparier sous l’option ACTION menu déroulant.
L’opération est déplacée sous Vérifiées sous l’onglet une fois l’article apparié. Un lien vers le reçu de vente est créé.
Les opérations peuvent être suivies par lieu à l’aide de l’option Emplacement filtre situé au-dessus des champs de sélection de date.
Pour exclure une opération dans QuickBooks, cochez la case correspondant à l’opération et sélectionnez le Exclure sélectionné sous les sélecteurs de période.
Gérer les paramètres de l’application
Remarque : Nous vous recommandons de consulter votre comptable pour assurer l’exactitude des paramètres afin d’éviter des écarts d’opérations.
- Sélectionnez le .Opérations d’appli (Accéder) sous Opérations d’appli (Accéder),
- Sélectionnez l’option Carré sous le Paramètres d’application menu déroulant dans le coin supérieur droit du programme.
Le Paramètres d’application Le menu s’affiche.
Le menu de gauche comprend quatre options :Lieux, Marticles, Clients, et Avancé,
| Option du menu | Actions disponibles |
| Lieux | Sélectionnez l’icône du crayon pour définir les valeurs par défaut du compte de dépôt ainsi que pour le suivi des articles et des clients. |
| Articles | Changez les noms par défaut des articles des opérations non appariées provenant de l’appli Square. Le paramètre par défaut est Article de Square, |
| Clients | Changez les noms par défaut des clients des opérations non appariées provenant de l’appli Square. Le paramètre par défaut est Client Square, |
| Options avancées | Mappez chacune des Plan comptable provenant de Square à son équivalent dans QuickBooks . |
Remarque : Si vous connectez une application avec un volume élevé d’opérations quotidiennes, QuickBooks en ligne peut figer. Pour corriger ou éviter que cela se produise, vous devez modifier les options de synchronisation dans l’application afin de permettre l’importation d’un sommaire quotidien plutôt que des opérations individuelles.
Reporter le calendrier et la taxe de vente
Lorsque des opérations sont ajoutées ou appariées, un reçu de vente et le dépôt bancaire associé sont créés et appariés. Chaque reçu de vente crée une écriture de solde dans le compte de fonds non déposés, et le dépôt associé compense ces fonds du compte de fonds non déposés. Les ventes sont antidatées à la date de l’opération.
Dans la plupart des cas, les taxes de vente dues sont accumulées à la date de la vente. Selon le moment choisi pour calculer la taxe de vente à payer pour une période donnée, il pourrait être sous-estimé.
Puisque les ventes ne sont pas comptabilisées tant qu’un dépôt bancaire n’est pas apparié, le passif de vente pour une période sera sous-traité par le montant de la taxe de vente liée aux ventes effectuées dans la période, sans opération bancaire appariée.
Nous vous recommandons de consulter votre comptable pour comprendre si les exemples ci-dessus peuvent vous toucher.
Étape 4 : Réviser vos opérations Square
Lorsque vos opérations Square apparaîtront dans QuickBooks, vous serez prêt à les réviser et à les ajouter à vos documents comptables.
- Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations d’appli (Accéder).
- Sélectionnez Pour révision. Vos opérations Square s’affichent dans la liste, avec des détails tels que la description du produit, la quantité, le prix d’achat et la ventilation des frais.
- Pour chaque opération, sélectionnez une action, selon l’état :
- Ajouter ou Apparier : Cette opération est prête à être ajoutée à vos documents comptables. Si QuickBooks est connecté au compte bancaire que vous utilisez pour déposer les paiements Square, vous pouvez l’apparier à une opération particulière qui est déjà dans vos documents comptables. Note : Pour que toutes vos données de vente de Square soient ajoutées à QuickBooks, nous vous recommandons d’ajouter les opérations à partir de l’onglet Opérations d’appli ,puis de les apparier à partir de l’onglet Opérations bancaires.
- Réviser : Les documents comptables contiennent plusieurs opérations qui pourraient être identiques à l’opération provenant de Square. Confirmez l’opération correspondante.
- Une fois que vous aurez ajouté des opérations, vous pourrez les réviser en accédant à l’onglet Révisé, puis en sélectionnant le reçu de vente ou le dépôt dans la colonne Ajouté/Apparié.
Gérer vos paramètres ou déconnecter l’appli
Vous pouvez modifier les paramètres de lieu, d’article et de client pour l’appli Connect to Square en accédant aux paramètres de l’appli. Vous y trouverez également les paramètres avancés, et c’est là que vous devrez aller pour déconnecter l’appli.
- Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations d’appli (Accéder).
- Sélectionnez Paramètres de l’appli, puis Square.
- Sélectionnez l’onglet du type de paramètre que vous voulez modifier. Pour déconnecter l’appli, sélectionnez Déconnecter Square.
- Sélectionnez Terminé.
Changer le compte de revenus pour l’article Square par défaut
Par défaut, toutes les opérations de vente importées sont ajoutées comme « article Square » dans QuickBooks. Ce produit ou service est mappé à un compte de revenus particulier dans votre plan comptable. Pour changer le compte vers lequel l’article Square est mappé :
- Allez à Ventes et sélectionnez Produits et services (Amenez-moi là-bas).
- Dans le champ Trouver des produits et services, recherchez « Article Square ».
- Dans la colonne Action, sélectionnez Modifier.
- Dans le menu déroulant Compte de revenus, sélectionnez le compte de revenus dans lequel vous voulez enregistrer les ventes de Square.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.