Ajouter et gérer vos employés pour QuickBooks Time

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie, vous pouvez y inviter des membres de l’équipe  

Inviter plusieurs membres de l’équipe à la fois

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez la liste déroulante Add team members ▼, puis sélectionnez Send invitations.
   • La liste des membres de l’équipe qui n’ont pas été invités ou qui n’ont pas accepté une invitation s’affiche. Seuls les membres de l’équipe dont l’adresse courriel est enregistrée peuvent être invités.
3. Tous les membres de l’équipe dont l’adresse courriel est déjà enregistrée seront sélectionnés automatiquement. Désélectionnez les membres de l’équipe que vous ne voulez pas inviter ou sélectionnez Deselect all et sélectionnez individuellement les membres de l’équipe que vous voulez inviter.
4. Sélectionnez Invite [#] Team members.

Envoyer une nouvelle invitation ou envoyer une nouvelle invitation à un membre de l’équipe

1. Dans QuickBooks Time, allez à My Team et sélectionnez un membre de l’équipe pour afficher ses détails.
2. Dans General , sélectionnez Send Invite ou Resend Invite, puis sélectionnez Send.

Lorsque le membre de votre équipe reçoit l’invitation :

Il devra créer un nouveau compte Intuit ou utiliser un compte qu’il possède déjà pour ouvrir une session. Il sera redirigé vers son compte QuickBooks Time et visionnera un court didacticiel vidéo. Il recevra également un courriel de bienvenue contenant de l’aide et des renseignements supplémentaires sur la formation.

Important : Un membre de l’équipe doit être invité à QuickBooks Time avant qu’il puisse configurer et utiliser son compte QuickBooks Time.

• Ajouter dans QuickBooks en ligne
• Ajouter manuellement dans dans QuickBooks Time
• Ajouter à partir d’un autre logiciel
• Ajouter par téléversement au format CSV

Ajouter des membres de l’équipe dans QuickBooks en ligne

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Time, puis sélectionnez Time team (Accéder).
2. Pour ajouter un employé, sélectionnez Ajouter un employé.
3. Remplissez les champs requis, puis sélectionnez Ajouter un employé.

Ajouter des membres de l’équipe manuellement dans QuickBooks Time

1. Allez à My Team.
2. Sélectionnez la liste déroulante Add team members ▼, puis sélectionnez Add manually.
3. Saisissez l’information sur l’employé et sélectionnez son rôle.
   (Note : Les options sont Administrator, Worker et Payroll Manager.) Pour changer le rôle d’un utilisateur ou configurer un utilisateur personnalisé, voir Grant permissions to a team member.

4. Si vous souhaitez envoyer une invitation aux membres de l’équipe, entrez leur adresse courriel et sélectionnez la case Invite.
5. Sélectionnez Add Team [#] Member(s).

Téléverser des membres de l’équipe à partir d’un autre logiciel de comptabilité

Si vous avez ADP RUN, Gusto, QuickBooks Desktop, QuickBooks en ligne, Xero et Square, vous pouvez téléverser en lot les membres de votre équipe.

Si vous utilisez QuickBooks en ligne, vous pouvez y ajouter des membres de l’équipe. 

Pour téléverser : 

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez la liste déroulante Ajouter des membres de l’équipe ▼, puis sélectionnez Importer à partir du logiciel.
3. Repérez et sélectionnez la marque de votre logiciel.
4. Suivez les instructions pour l’intégration.
   • Gusto
   • QuickBooks Desktop
   • Xero

Note : Si l’un des logiciels ci-dessus est déjà intégré, chaque nouveau membre de l’équipe doit d’abord être ajouté au logiciel intégré, puis importé dans QuickBooks Time avec l’option d’importation appropriée.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez le membre de l’équipe pour ouvrir les détails, apportez des modifications dans la fenêtre Team Member Details et sélectionnez Save.
3. DansQuickBooks en ligne allez à Team, puis sélectionnez Employees , ou dans QuickBooks en ligne Paie Allez au menu Paie, puis sélectionnez Employés.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez un membre de l’équipe pour afficher les détails.
3. Sous l’onglet Permissions, accordez les autorisations appropriées et sélectionnez Save.

Voir les paramètres et autorisations des membres de l’équipe dans QuickBooks Time.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Company Settings.
2. Sélectionnez My Team, puis sélectionnez l’onglet Permissions.
3. Cochez la case Allow Team Members to Manage Their Settings.
4. Sélectionnez Save (Enregistrer).

L’archivage d’un membre de l’équipe supprime ses paramètres et l’empêche de se connecter et d’utiliser QuickBooks Time, Ses données et ses feuilles de temps restent visibles dans les rapports, mais ne peuvent pas être modifiés.

Dans QuickBooks en ligne, l’archivage supprimera uniquement de la liste des suivi des heures travaillées. Ils demeurent dans votre liste d’employés. Si vous avez QuickBooks en ligne Paie, vous devez gérer l’employé dans Paie. 

En tant qu’administrateur ou gestionnaire, vous pouvez toujours voir ses feuilles de temps et ses rapports, mais vous ne pouvez pas les modifier après l’archivage. Pour supprimer l’accès de ce membre de l’équipe, utilisez le bouton à bascule Access dans My Team

Archiver un membre de l’équipe

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. À côté du nom du membre de l’équipe, sélectionnez l’icône plus d’options .
3. Sélectionnez Archive, puis sélectionnez Confirm.

Archiver plusieurs membres de l’équipe

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Add team members, puis sélectionnez Import from software.
3. Sélectionnez Spreadsheet (.csv).
4. Sélectionnez Export team membert list, puis sélectionnez Export List.
5. Ouvrez la feuille de calcul et modifiez l’état dans la colonne Active à archived.
6. Enregistrez la feuille de calcul.
   1. Si vous utilisez une autre application de feuille de calcul (Excel, Google Sheets ou autre), enregistrez le fichier modifié au format .csv avant de le téléverser.
7. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Choose file, recherchez le fichier, puis sélectionnez Open.
8. Sélectionnez Next, puis sélectionnez Import List si tout semble correct pour l’importation.

Lorsque vous réactivez un membre de l’équipe, vous devez configurer tous les paramètres personnalisés et l’inviter de nouveau au compte.

Réactiver un membre de l’équipe archivé

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sous View , sélectionnez Archived (#) dans le menu déroulant ▼.
3. À côté du nom du membre de l’équipe, sélectionnez l’icône plus d’options .
4. Sélectionnez Unarchive, puis sélectionnez Confirm.

Réactiver plusieurs membres de l’équipe archivés

1. Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe.
2. Sélectionnez Add team members, puis sélectionnez Import from software.
3. Sélectionnez Spreadsheet (.csv), puis sélectionnez Export team member list.
4. Sélectionnez Exporter la liste.
5. Ouvrez la feuille de calcul et, dans la colonne Active, changez l’état de archived à active.
6. Enregistrez la feuille de calcul.
   1. Si vous utilisez une autre application de feuille de calcul (Excel, Google Sheets ou autre), enregistrez le fichier modifié au format .csv avant de le téléverser.
7. Dans QuickBooks Time , sélectionnez Choose file, recherchez le fichier, puis sélectionnez Open.
8. Sélectionnez Next, puis sélectionnez Import List si tout semble correct pour l’importation.