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FAQ : Dépannage de base pour les bilans

En savoir plus sur le dépannage du bilan pour QuickBooks en ligne.

Les bilans vous aident à déterminer combien vous possédez et combien vous devez encore. Voici quelques étapes pour résoudre les problèmes courants liés au bilan :

Les éléments supprimés de votre bilan sont des opérations associées à un compte supprimé. Il y a trois étapes à suivre pour éliminer des éléments de votre bilan :

  • Étape 1 : Annuler la suppression du compte.
  • Étape 2 : Transférer les opérations (option 1) ou supprimer les opérations (option 2).
  • Étape 3 : Supprimer de nouveau le compte.

Étape 1 : Comment annuler la suppression du compte

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Comptabilité, puis cliquez sur Plan comptable.
  2. Au-dessus de la colonne Action, sélectionnez Paramètres ⚙, puis vérifiez Inclure les inactifs.
  3. Trouvez le compte supprimé, puis dans le Action ,sélectionnez Activer.

Étape 2 : Comment transférer les opérations ou supprimer les opérations (choisissez l’une de deux options)

(Option 1) Comment transférer les opérations :

  1. Trouvez le compte dont vous venez d’annuler la suppression.
  2. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Modifier.
  3. Dans le champ Nom, renommez le compte afin qu’il corresponde au nom du compte vers lequel vous voulez transférer les opérations.
  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer, puis sur Oui pour confirmer la fusion.

(Option 2) : Comment supprimer les opérations :

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙️.
  2. Sous Votre entreprise, sélectionnez Plan comptable.
  3. Trouvez le compte dont vous venez d'annuler la suppression, puis sélectionnez  Historique du compte.
  4. Sélectionnez chaque opération dans le compte, une à la fois, puis sélectionnez Supprimer.

Étape 3 : Comment supprimer de nouveau le compte

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙️.
  2. Sous Votre entreprise, sélectionnez Plan comptable.
  3. Trouvez le compte dont vous venez d’annuler la suppression.
  4. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant et choisissez Supprimer. Cette opération rend de nouveau le compte inactif et l’élimine de votre bilan.

La valeur de l’actif doit toujours être égale à la valeur combinée du passif et des capitaux propres (capitaux propres = actif - passif). Si votre bilan n’est pas équilibré, vous pouvez résoudre le problème :

  1. Cliquez sur chacun des comptes dans le rapport pour voir les opérations relatives au solde de chaque compte.
  2. Vous pouvez commencer par une période couvrant l’année à ce jour pour ensuite restreindre la période à chacun des mois, jusqu’à ce que la période corresponde à la journée pendant laquelle le bilan n’est plus en équilibre.
  3. À partir de là, vous pourrez repérer l’opération qui cause le déséquilibre du bilan et corriger le problème.

Si l’exercice de votre entreprise est différent de l’année civile, les montants du rapport et du registre peuvent ne pas correspondre parce que le bilan est exécuté sur une année civile. Vous pouvez résoudre le problème en procédant de la façon suivante :

  • Option 1 : Modifier la date du rapport pour qu’elle corresponde à votre exercice.
  • Option 2 : Modifier votre exercice pour qu’il corresponde à l’année civile.

Option 1 : Comment modifier la date du rapport

  1. Ouvrez la page Rapports.
  2. Dans la barre de recherche, recherchez le bilan et ouvrez-le.
  3. Sélectionnez Personnaliser.
  4. Choisissez la période couverte par le rapport appropriée.
  5. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Option 2 : Comment modifier votre exercice dans le fichier d’entreprise

  1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez Options avancées.
  3. Dans la section Comptabilité, cliquez sur l’icône de crayon (Modifier).
  4. À partir de la liste déroulante Premier mois de l’année d’imposition sur le revenu, cliquez sur Janvier.
  5. Sélectionner Enregistrer et Terminé.

Si votre bilan ne correspond pas à un autre rapport et si vous avez vérifié que tous les paramètres sont les mêmes, rappelez-vous qu’un bilan comporte un solde initial et qu’il s’agit d’un rapport cumulatif.

Note : La période définie s’applique uniquement au revenu net.

Exemple : une taxe de vente de 50 $ en mars et de 60 $ en avril

  • Si votre taxe de vente est de 50 $ en mars et de 60 $ en avril, le bilan affiche 110 $ pour le compte de taxe de vente à payer.
  • Si la période du rapport est « avril », ce dernier affiche toujours le total cumulé de 110 $. En revanche, si vous cliquez sur le total de 110 $, le rapport détaillé des opérations affiche un solde initial de 50 $, puis une opération de 60 $ pour le mois d’avril.
  • En outre, le rapport de vente par article est limité à la période que vous définissez. Si vous fixez la date du rapport au mois d’avril, le rapport ne tiendra compte que du mois d’avril et affichera uniquement 60 $.

Exemple 2 : Comparaison du bilan (L’an dernier/Exercice) avec le rapport Sommaire du classement chronologique des CC ou Détails du classement chronologique des CC.

  • Lorsque vous comparez ces deux rapports, vous devez indiquer la méthode de classement chronologique appropriée sur le rapport Classement chronologique des CC.
  • Si vous exécutez un rapport Bilan pour une date passée, vous devez sélectionner « Date du rapport » comme méthode de classement chronologique de votre rapport Classement chronologique des CC, afin que le nombre total de comptes clients (CC) concorde dans les rapports Bilan et Classement chronologique des CC.

Vous pouvez personnaliser votre bilan pour afficher les colonnes année après année.

  1. Ouvrez la page Rapports.
  2. Dans la barre de recherche, recherchez la Comparaison de bilans et ouvrez-la.
  3. Sélectionnez Personnaliser.
  4. Dans la section Lignes/colonnes, cliquez sur la liste déroulante Colonnes et sélectionnez la période de comparaison voulue.

Vous pouvez afficher les colonnes de sommaire Lieu ou Classe, puis filtrer par lieu ou par classe.

Note : Vous ne pouvez pas filtrer par compte sur un bilan, car le rapport n’affiche pas de résultat si certains comptes ont été exclus.

Point à prendre en considération lorsque vous filtrez par classe :

Le rapport Bilan par classe sera inexact tant que les Comptes clients (CC) et les Comptes fournisseurs (CF) seront inexacts. Pour qu’ils soient exacts, vous devez saisir toutes les opérations qui y sont liées, comme les entrées du Journal général, en précisant une classe sur chaque ligne.

Sauf si vous êtes comptable, ce n’est probablement pas la meilleure façon de procéder, pour les raisons suivantes :

Exemple 1 : Chaque opération (à l’exception des écritures de journal) est divisée en deux sections : en-tête et détail.

  • Sur un chèque, le compte bancaire est l'en-tête et le compte sélectionné dans le tableau est le détail.
  • Sur une facture, le compte client correspond à l’en-tête et le compte de revenus associé à votre produit/service correspond au détail.

Exemple 2 : Le type de données relatives aux opérations figurant dans un rapport dépend du type de rapports.

  • Le rapport État des résultats extrait des données à partir du détail des opérations, dans lequel des comptes de revenus et de dépenses sont sélectionnés.
  • Le rapport Bilan extrait des données dans les sections d’en-tête des opérations, dans lesquelles des comptes d’actif, de passif et de capital sont sélectionnés.

Renseignements supplémentaires sur la classe :

  • Si vous utilisez des classes, celles-ci sont associées à la section Détail des opérations. Elles ne sont pas associées aux comptes d’en-tête. Donc, puisqu’un rapport État des résultats extrait des données à partir du détail des opérations, il peut être personnalisé par classe et être correct.
  • En revanche, un rapport Bilan par classe n’est jamais correct, car il extrait des données d’en-têtes. Rappelez-vous que les données de la classe ne sont pas enregistrées avec l’en-tête.
Note : QuickBooks en ligne part du principe que toutes les données concernent une seule entreprise. Par conséquent, il propose toujours un seul bilan, et non un bilan réparti par classes.

Points à prendre en considération lorsque vous filtrez par Lieu :

  • Si vous voulez utiliser une entreprise pour gérer des entreprises dans des lieux différents, vous devez également créer un rapport Bilan et un rapport État des résultats pour chaque entreprise.
  • Lorsqu’un lieu est enregistré dans une opération, il est également enregistré dans l’en-tête et le détail. Cela permet d’exécuter un rapport Bilan par lieu et d’obtenir des résultats corrects.
  • Vous pouvez également filtrer votre rapport par lieu afin d’afficher la colonne correspondant à ce lieu.
Note : Les opérations Comptes fournisseurs, Comptes clients et Paie peuvent avoir des montants «Non spécifié» parce que les opérations de Paiement de facture, Recevoir un paiement et Chèques de paie ne peuvent pas être réparties par lieu.

Si vous avez des opérations Paiement de facture, Paiement reçu ou Paie impliquant plusieurs lieux, l’opération sera « Non spécifiée » et devra être répartie dans les opérations impliquant un seul lieu ou vous devrez corriger le lieu au moyen d’une écriture de journal.

 

Vous connaissez maintenant les étapes de dépannage de base pour les problèmes liés au bilan.

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