Corriger les soldes des comptes clients et des comptes fournisseurs sur un bilan de comptabilité de caisse

Apprenez comment corriger les soldes des CC et des CF dans un rapport de bilan de comptabilité de caisse dans QuickBooks Desktop.

Un rapport de bilan en comptabilité de caisse ne devrait pas afficher les soldes des CC ou des CF parce que ces comptes font le suivi des factures impayées et des factures impayées. S’ils s’affichent, voici comment régler le problème.

Le bilan de comptabilité de caisse (CCB) ne doit pas afficher les soldes des comptes clients (CC) ou des comptes fournisseurs (CF) parce que ces comptes font le suivi des factures impayées et des factures impayées. De nombreuses entreprises utilisent des comptes clients et des comptes fournisseurs et déclarent selon la comptabilité de caisse. QuickBooks n’a pas été conçu pour être utilisé de cette manière et les rapports signalent des anomalies. La seule façon de s’assurer que les rapports de comptabilité de caisse ne contiennent aucune anomalie est d’utiliser seulement les opérations qui n’ont pas d’incidence sur les comptes clients ou les comptes fournisseurs.

Pour les discussions ci-dessous, veuillez noter que chaque opération QuickBooks a un compte source et un ou plusieurs comptes cibles. Vous pouvez afficher les comptes imputés dans n’importe quelle opération en exécutant le rapport du journal des opérations. La première ligne du rapport du journal des opérations indique le compte source. Les lignes suivantes de l’opération affichent les comptes cibles.

Soldes débiteurs des comptes clients

• Une facture impayée avec taxe de vente si la préférence est réglée à « En date de la date de facturation » (comptabilité d’exercice).
• Un chèque envoyé à un client a été enregistré dans le compte client, mais n’est pas lié à une note de crédit.
• Une facture impayée ou un relevé de compte comportant des pièces en stock.
• Une écriture de journal débitant le CC comme compte source et créditant un compte de bilan comme cible.
• Une écriture de journal débitant le CC comme compte cible.
• Transférer un crédit d’un projet pour un client à un autre projet pour le même client avant que les écritures de journal ne soient liées à la note de crédit pour un projet et à la facture pour l’autre projet.

Soldes créditeurs des comptes clients

• Une facture avec un article enregistrant une retenue de garantie sur un autre compte d’actif à court terme.
• Un paiement d’un client n’est pas lié à une facture.
• Un paiement lié à une facture datée dans le futur si la date du rapport est antérieure à la date de la facture.
• Une note de crédit à un client qui n’est pas liée à une facture ou à un chèque de remboursement.
• Un dépôt a été enregistré dans le compte client, mais n’est pas lié à un paiement ou à une facture.
• Une écriture de journal créditant le CC comme compte source et une cible est un compte de bilan.
• Une écriture de journal créditant le CC comme un compte cible (par exemple, le transfert d’un crédit à un autre projet).

Soldes débiteurs CF

• Une facture d’un fournisseur créditant un compte de retenue de garantie à payer pour réduire le montant à payer.
• Un chèque ou un chèque de paiement de facture n’est pas lié à une facture.
• Un chèque de paiement de facture lié à une facture avec une date future si la date du rapport est comprise entre les deux dates.
• Une écriture de journal débitant des comptes fournisseurs comme compte source et une cible est un compte de bilan.
• Une écriture de journal débitant le CF comme un compte cible.
• Frais de carte de crédit qui allègent les comptes fournisseurs qui ne sont pas liés à une facture à payer.

Soldes créditeurs CF

• Une facture pour une pièce en stock.
• Une facture à payer est compensée par un compte de bilan.
• Une écriture de journal créditant les comptes fournisseurs comme le compte source et une cible est un compte de bilan.
• Une écriture de journal créditant les comptes fournisseurs comme compte cible.

Exemple d’opérations

Exemple 1 :Les factures impayées qui incluent des pièces en stock sont incluses dans le solde des CC sur un CBBS. Le montant indiqué dans le compte CC est le montant reporté dans le compte de stock sous forme de crédit. (Le compte source est CC et le compte cible est Actif du stock, et les deux sont des comptes de bilan.)

Exemple 2 :Les factures impayées saisies pour acheter des immobilisations corporelles, comme du matériel de bureau, apparaîtront sur le compte CF d’un CBBS (le compte source est le compte CF et le compte est l’immobilisation corporelle et les deux sont des comptes de bilan).

Exemple 3 :Les factures impayées saisies avec des pièces en stock débitent le compte de stock et créditent le compte fournisseur (le compte source est le compte fournisseur et le compte cible est le stock, les deux sont des comptes de bilan).

Exemple 4 :Une opération de journal général qui a un compte de dépenses (source) comme débit sur la première ligne et le compte fournisseur (cible) comme crédit sur la deuxième ligne s’affichera sur un CBBS. Note : Inversez les lignes en saisissant le compte CF (source) crédit sur la première ligne et le compte de dépenses (cible) comme débit sur la deuxième ligne. L’opération ne s’affichera pas sur un CBBS.

Exemple 5 :Une écriture de journal général qui a un compte de revenus (source) sur la première ligne en tant que crédit et le compte client (cible) en tant que débit sur la deuxième ligne s’affichera sur un CBBS. Inversez les lignes en saisissant le compte CC (source) comme un débit sur la première ligne et le compte de revenus (cible) comme un crédit sur la deuxième ligne. L’opération ne s’affichera pas sur un CBBS.

Solution recommandée

Étape 1 : Déterminer la cause profonde des opérations

Les rapports suivants devraient vous aider à trouver la cause profonde des opérations :

rapport Factures impayées

1. Sélectionner Rapports ,puis sélectionnez Clients et créances.
2. Sélectionner Factures impayées.
3. Sélectionnez le Date flèche de déroulement et sélectionnez la date appropriée.
4. Sélectionner Personnaliser Rapport, Avancé et sélectionnez En date du rapport.
5. Les paiements qui apparaissent dans le rapport (inclus dans le CBBS) ont été reçus, mais n’ont pas été appliqués à une facture.

rapport Factures à payer non réglées

1. Sélectionner Rapports ,puis sélectionnez Fournisseurs et dettes.
2. Sélectionner Détails des factures à payer non réglées.
3. Sélectionnez le Date flèche de déroulement et sélectionnez la date appropriée.
4. Sélectionner Personnaliser Rapport, Avancé, puis sélectionnez En date du rapport.
5. Les chèques de paiement de facture qui apparaissent dans le rapport (inclus dans le CBBS) ont été entrés, mais pas appliqués à une facture à payer.

Rapport Détails des opérations du client

1. Sélectionner Rapports ,puis sélectionnez Entreprise et données financières.
2. Sélectionner Bilan standard.
3. Sélectionnez Personnaliser le rapport.
4. Le Afficher onglet, pour Méthode comptable sélectionner Espèces.
5. Supprimer le De date, conservez le À date et sélectionnez OK.
6. Pour afficher le rapport Opérations par compte, double-cliquez (QuickZoom) sur le montant des comptes clients.
7. Sélectionnez Personnaliser le rapport.
8. Le Afficher, supprimez l’onglet De date et conservez le À date.
9. Sélectionner Avancé, sélectionnez le Date du rapport Solde courant/Classement chronologique et sélectionnez OK.
10. Sélectionner Client dans le Total par champ.
11. Sélectionnez le Filtres onglet :
    1. Dans le Filtrer liste, sélectionnez Compte.
    2. Sélectionnez le Compte flèche de déroulement et sélectionnez Tous les comptes clients.
    3. Sélectionner Non pour Inclure le détail de la répartition.
    4. Dans le Filtrer liste, sélectionnez État Payé, sélectionnez Ouvert, puis sélectionnez OK.
    5. (Facultatif) Sélectionner Mémoriser pour enregistrer ce rapport et le réutiliser.
12. Chaque total partiel de client non nul a une incidence sur le solde des comptes clients.

Rapport Détails des opérations du fournisseur

1. Sélectionner Rapports ,puis sélectionnez Entreprise et données financières.
2. Sélectionner Bilan standard.
3. Sélectionner Personnaliser Rapport.
4. Le Afficher onglet, pour Méthode comptable, sélectionnez Espèces.
5. Supprimer le De date, conservez le À date et sélectionnez OK.
6. Pour afficher le rapport Opérations par compte, double-cliquez (QuickZoom) sur le montant des CF.
7. Sélectionnez Personnaliser le rapport.
8. Le Afficher, supprimez l’onglet De date et conservez le À date.
9. Sélectionner Avancé, sélectionnez le Date du rapport Solde courant/Classement chronologique et sélectionnez OK.
10. Dans le Total par ,sélectionnez Fournisseur.
11. Sélectionnez le Filtres onglet :
    1. Dans le Filtrer liste, sélectionnez Compte.
    2. Sélectionnez le Compte flèche de déroulement et sélectionnez Tous les comptes fournisseurs.
    3. Pour Inclure le détail de la répartition, sélectionnez Non.
    4. Dans le Filtrer liste, sélectionnez État Payé, sélectionnez Ouvert, puis sélectionnez OK.
    5. (Facultatif) Sélectionner Mémoriser pour enregistrer ce rapport et le réutiliser.
12. Chaque total partiel de fournisseur non nul a une incidence sur le solde des comptes fournisseurs.

Étape 2 : Corriger manuellement la cause profonde des opérations

IMPORTANT :Sauvegarder le fichier d’entreprise QuickBooks avant d’effectuer ces étapes.

1. Changez votre préférence pour la taxe de vente à Payable dès réception du paiement, qui est l’option de comptabilité de caisse, avant d’exécuter la CBBS.
2. Liez les opérations dans la fenêtre Recevoir un paiement (CC).
3. Liez les opérations dans la fenêtre Payer les factures (CF).
4. Assurez-vous que votre service, vos pièces hors stock et vos autres articles facturés sont liés aux comptes de revenus et de dépenses :
   1. Sélectionner Listes ,puis sélectionnez Liste d’articles.
   2. Recherchez les comptes de bilan (actif, passif ou capital) figurant dans la colonne Compte.
   3. Assurez-vous que tous les éléments pointant vers des comptes d’actifs sont configurés correctement. Certains éléments (par exemple, la taxe de vente, les provisions) devraient pointer vers des comptes d’actifs.
5. Supprimez temporairement les opérations que vous identifiez comme des problèmes :
   1. Mémorisez les opérations en cours, puis supprimez-les.
   2. Imprimez vos rapports de comptabilité de caisse.
   3. Saisissez de nouveau les opérations de la liste des opérations mémorisées.
6. Modifier vos écritures de journal :
   • Séparez les parties des comptes fournisseurs et des comptes clients des écritures de journal qui combinent plusieurs opérations impliquant des comptes clients dans des écritures de journal distinctes.
   • Déplacez la partie CC sur la première ligne (source) de l’écriture de journal. Les écritures comptables qui sont compensées par un compte de revenus ou de dépenses seront supprimées du rapport. Les écritures comptables qui sont compensées par un compte de bilan resteront dans le rapport.

   Note : Appuyez sur les touches Ctrl + Insert pour ajouter une ligne au fichier GJE et appuyez sur Ctrl+Suppr pour supprimer une ligne du GJE.

Étape 3 : Apporter des changements préventifs à vos procédures (recommandé)

Note : Cessez d’utiliser les articles en stock. Si vous avez quelques articles en stock :

1. Radiez vos stocks.
2. Désactivez vos articles en stock.
3. Recréez-les en tant que pièces hors stock.

Utilisez uniquement des opérations en espèces (comme des chèques, des reçus de vente ou des débits de carte de crédit).

Si vous devez utiliser des factures et des factures à payer, assurez-vous qu’aucune des cibles ne renvoie à des comptes de bilan.

Faites le suivi des comptes clients et des comptes fournisseurs dans des fichiers de données distincts :

• Saisissez uniquement les opérations en espèces dans le fichier de données principal (ou de caisse).
• Saisissez uniquement les opérations de cumul dans le fichier de données secondaire (ou de cumul).
• Supprimez les opérations de cumul en cours et saisissez-les de nouveau en tant qu’opérations en espèces lorsque l’argent a été payé ou payé.