Configurer et utiliser la lecture de codes à barres dans QuickBooks Desktop

Apprenez comment configurer votre lecteur de codes à barres et vos codes à barres.

Avec Gestion avancée des stocks, vous pouvez utiliser des codes à barres pour accélérer et faciliter la saisie de données dans QuickBooks Desktop. Après avoir attribué des codes à barres aux articles, vous pouvez lire les codes à barres chaque fois que vous achetez ou vendez ces articles. Vous pouvez également numériser des codes à barres pour rajuster la quantité d’articles en stock.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Vérifiez si votre numériseur est compatible
• Configurer votre lecteur de codes à barres USB
• Commencer à utiliser votre numériseur
• Importer des codes à barres

Vérifiez si votre numériseur est compatible

Voici comment vous assurer que votre numériseur fonctionnera avec QuickBooks. Assurez-vous :

• Votre lecteur prend en charge les codes à barres EAN-13 (numéro d’article international, anciennement le numéro d’article européen) et Code-128.
• Votre lecteur génère un seul retour chariot à la fin du code-barres.

Notes :

• Les lecteurs à port série ne sont PAS compatibles avec la fonction de code à barres ES.
• L’application Warehouse Manager et la feuille de travail Traitement des bulletins de vente nécessitent une autre type de numériseur.

Configurer votre lecteur de codes à barres USB

Une fois que votre numériseur est branché, vous pouvez commencer à le configurer.

1. Dans QuickBooks Desktop, allez à Modifier menu et sélectionnez Préférences.
2. Sélectionner Articles et stocks, puis sélectionnez le Préférences de l’entreprise onglet.
3. Sélectionner Paramètres avancés du stock, puis sélectionnez le Codes-barres onglet.
4. Sélectionner Activer le code-barres, puis sélectionnez Ouvrir l’assistant Code-barres.
5. Dans l’assistant de configuration de la lecture des codes à barres, sélectionnez le champ d’article que vous voulez utiliser pour le suivi des codes à barres. Si vous ne savez pas quoi utiliser, choisissez un champ qui sera unique pour chaque article, comme le nom de l’article ou le numéro de pièce. Ensuite, sélectionnez Next (Suivant).
6. Sélectionnez les types d’articles pour lesquels vous voulez générer des codes à barres. Sélectionnez Suivant, puis Terminer.

Commencer à utiliser votre numériseur

Maintenant que vous avez testé votre numériseur, vous êtes prêt à l’utiliser :

1. Ouvrez une opération dans QuickBooks Desktop.
2. Lisez un article avec votre lecteur de codes à barres connecté à votre ordinateur. L’article apparaîtra sur l’opération en tant que nouveau poste.

Vous pouvez numériser les codes à barres pour remplir ces opérations :

• Devis
• Bulletins de vente
• Factures
• Reçus de vente
• Remboursements et crédits
• Bons de commande
• Reçus d’articles
• Factures à payer
• Écriture de chèques
• Transferts de stocks

Importer des codes à barres

Dans certains cas, vous avez peut-être déjà une liste de codes à barres que vous avez utilisés. Voici comment vous pouvez les importer dans QuickBooks.

Note : Vous avez besoin d’un accès d’administrateur pour effectuer cette tâche. C’est toujours une bonne idée de sauvegarder votre fichier d’entreprise avant l’importation.

Étape 1 : Créer un champ personnalisé

Créez un champ personnalisé si vous voulez faire le suivi d’articles supplémentaires.

1. L’importation dans QuickBooks nécessite que vous soyez en mode mono-utilisateur. Vous pouvez changer de mode en sélectionnant Fichier, puis Passer en mode mono-utilisateur.
2. Aller à Listes puis sélectionnez Liste d’articles et double-cliquez sur n’importe quel élément, puis sélectionnez Champs personnalisés.
3. Sélectionnez Définir les champs. Sur une nouvelle ligne, saisissez un nom d’étiquette. Pour ces étapes, nous utiliserons « Code à barres 2 » à titre d’exemple.
4. Dans le champ Étiquette, sélectionnez Utiliser, puis sélectionnez OK.

Note : vous pouvez avoir jusqu’à 12 champs personnalisés. Si vous utilisez déjà les 12, vous devrez remplacer l’un des champs existants par Code à barres2.

Étape 2 : Exporter votre liste d’articles vers Excel

1. Sélectionner Listes puis Liste d’articles au bas de la liste d’articles, sélectionnez Excel menu. Ensuite, sélectionnez Exporter tous les éléments.
2. Sélectionnez le Créer une feuille de travail option et dans un nouveau classeur.
3. Sélectionner Exporter. Un rapport de liste complète d’articles s’ouvre dans Excel.

Étape 3 : Modifier la feuille Excel

Suivez ces étapes pour modifier des éléments.

1. Saisissez les codes à barres que vous voulez utiliser pour chaque article dans le champ « Code à barres2 » à l’étape 3, au-dessus de la colonne.
2. Enregistrez le fichier et fermez-le.

Étape 4 : Importer la liste avec les codes à barres à partir d’Excel

1. Dans QuickBooks, allez à Fichier menu et sélectionnez Services publics.
2. Sélectionner Importer des fichiers Excel. Sélectionner Non à l’invite Ajouter/Modifier plusieurs entrées de liste.
3. Choisir Importation avancée.
4. Naviguez vers le fichier Excel que vous avez enregistré et sélectionnez Feuille 1 où vous verrez vos données.
5. Dans le Choisir un mappage menu déroulant, sélectionnez Ajouter. Une fenêtre de mappage s’ouvrira.
6. Dans le Type d’importation menu déroulant, sélectionnez Article.
7. Dans la colonne QuickBooks, trouvez la ligne Type. Sur la même ligne de la colonne Importer les données, sélectionnez Type pour s’assurer qu’ils correspondent.
8. Descendez d’une ligne jusqu’à Nom champ. Dans la colonne Importer les données, sélectionnez Article.
9. Défilez vers le bas pour trouver Code à barres2 ligne. Définissez son champ Importer les données sur Code à barres2 ainsi. Vous pouvez laisser les autres champs vides.
10. Sélectionnez l’option pour Remplacer les données existantes par les données d’importation, en ignorant les champs vides.

Vos articles existants seront mis à jour avec les nouvelles valeurs dans le champ Code-barres2.

Étape 5 : Configurer QuickBooks pour faire le suivi de vos codes à barres importés

1. Aller à Modifier et sélectionnez Préférences. 
2. Sélectionner Articles et stocks.
3. Le Préférences de l’entreprise, cliquez sur l’onglet Paramètres avancés du stock bouton.
4. Dans l’onglet Codes-barres, ouvrez le Assistant de code-barres.
5. Dans la flèche de déroulement, sélectionnez Copier les codes à barres du champ personnalisé « Code à barres2 ».
6. Continuez avec l’assistant pour sélectionner Finir.
7. Sélectionner OK deux fois.

Vous pouvez voir une fenêtre qui vous indique combien de codes à barres ont été créés. Retournez à la liste d’articles et double-cliquez sur l’un de vos articles pour voir que le champ Code à barres a été rempli avec le code à barres que vous avez importé.