Apprenez comment configurer votre lecteur de codes à barres et vos codes à barres.
Avec Gestion avancée des stocks, vous pouvez utiliser des codes à barres pour accélérer et faciliter la saisie de données dans QuickBooks Desktop. Après avoir attribué des codes à barres aux articles, vous pouvez lire les codes à barres chaque fois que vous achetez ou vendez ces articles. Vous pouvez également numériser des codes à barres pour rajuster la quantité d’articles en stock.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Vérifiez si votre numériseur est compatible
- Configurer votre lecteur de codes à barres USB
- Commencer à utiliser votre numériseur
- Importer des codes à barres
Vérifiez si votre numériseur est compatible
Voici comment vous assurer que votre numériseur fonctionnera avec QuickBooks. Assurez-vous :
- Votre lecteur prend en charge les codes à barres EAN-13 (numéro d’article international, anciennement le numéro d’article européen) et Code-128.
- Votre lecteur génère un seul retour chariot à la fin du code-barres.
Notes :
- Les lecteurs à port série ne sont PAS compatibles avec la fonction de code à barres ES.
- L’application Warehouse Manager et la feuille de travail Traitement des bulletins de vente nécessitent une autre type de numériseur.
Configurer votre lecteur de codes à barres USB
Une fois que votre numériseur est branché, vous pouvez commencer à le configurer.
- Dans QuickBooks Desktop, allez à Modifier menu et sélectionnez Préférences.
- Sélectionner Articles et stocks, puis sélectionnez le Préférences de l’entreprise onglet.
- Sélectionner Paramètres avancés du stock, puis sélectionnez le Codes-barres onglet.
- Sélectionner Activer le code-barres, puis sélectionnez Ouvrir l’assistant Code-barres.
- Dans l’assistant de configuration de la lecture des codes à barres, sélectionnez le champ d’article que vous voulez utiliser pour le suivi des codes à barres. Si vous ne savez pas quoi utiliser, choisissez un champ qui sera unique pour chaque article, comme le nom de l’article ou le numéro de pièce. Ensuite, sélectionnez Next (Suivant).
- Sélectionnez les types d’articles pour lesquels vous voulez générer des codes à barres. Sélectionnez Suivant, puis Terminer.
Commencer à utiliser votre numériseur
Maintenant que vous avez testé votre numériseur, vous êtes prêt à l’utiliser :
- Ouvrez une opération dans QuickBooks Desktop.
- Lisez un article avec votre lecteur de codes à barres connecté à votre ordinateur. L’article apparaîtra sur l’opération en tant que nouveau poste.
Vous pouvez numériser les codes à barres pour remplir ces opérations :
- Devis
- Bulletins de vente
- Factures
- Reçus de vente
- Remboursements et crédits
- Bons de commande
- Reçus d’articles
- Factures à payer
- Écriture de chèques
- Transferts de stocks
Importer des codes à barres
Dans certains cas, vous avez peut-être déjà une liste de codes à barres que vous avez utilisés. Voici comment vous pouvez les importer dans QuickBooks.
Note : Vous avez besoin d’un accès d’administrateur pour effectuer cette tâche. C’est toujours une bonne idée de sauvegarder votre fichier d’entreprise avant l’importation.
Étape 1 : Créer un champ personnalisé
Créez un champ personnalisé si vous voulez faire le suivi d’articles supplémentaires.
- L’importation dans QuickBooks nécessite que vous soyez en mode mono-utilisateur. Vous pouvez changer de mode en sélectionnant Fichier, puis Passer en mode mono-utilisateur.
- Aller à Listes puis sélectionnez Liste d’articles et double-cliquez sur n’importe quel élément, puis sélectionnez Champs personnalisés.
- Sélectionnez Définir les champs. Sur une nouvelle ligne, saisissez un nom d’étiquette. Pour ces étapes, nous utiliserons « Code à barres 2 » à titre d’exemple.
- Dans le champ Étiquette, sélectionnez Utiliser, puis sélectionnez OK.
Note : vous pouvez avoir jusqu’à 12 champs personnalisés. Si vous utilisez déjà les 12, vous devrez remplacer l’un des champs existants par Code à barres2.
Étape 2 : Exporter votre liste d’articles vers Excel
- Sélectionner Listes puis Liste d’articles au bas de la liste d’articles, sélectionnez Excel menu. Ensuite, sélectionnez Exporter tous les éléments.
- Sélectionnez le Créer une feuille de travail option et dans un nouveau classeur.
- Sélectionner Exporter. Un rapport de liste complète d’articles s’ouvre dans Excel.
Étape 3 : Modifier la feuille Excel
Suivez ces étapes pour modifier des éléments.
- Saisissez les codes à barres que vous voulez utiliser pour chaque article dans le champ « Code à barres2 » à l’étape 3, au-dessus de la colonne.
- Enregistrez le fichier et fermez-le.
Étape 4 : Importer la liste avec les codes à barres à partir d’Excel
- Dans QuickBooks, allez à Fichier menu et sélectionnez Services publics.
- Sélectionner Importer des fichiers Excel. Sélectionner Non à l’invite Ajouter/Modifier plusieurs entrées de liste.
- Choisir Importation avancée.
- Naviguez vers le fichier Excel que vous avez enregistré et sélectionnez Feuille 1 où vous verrez vos données.
- Dans le Choisir un mappage menu déroulant, sélectionnez Ajouter. Une fenêtre de mappage s’ouvrira.
- Dans le Type d’importation menu déroulant, sélectionnez Article.
- Dans la colonne QuickBooks, trouvez la ligne Type. Sur la même ligne de la colonne Importer les données, sélectionnez Type pour s’assurer qu’ils correspondent.
- Descendez d’une ligne jusqu’à Nom champ. Dans la colonne Importer les données, sélectionnez Article.
- Défilez vers le bas pour trouver Code à barres2 ligne. Définissez son champ Importer les données sur Code à barres2 ainsi. Vous pouvez laisser les autres champs vides.
- Sélectionnez l’option pour Remplacer les données existantes par les données d’importation, en ignorant les champs vides.
Vos articles existants seront mis à jour avec les nouvelles valeurs dans le champ Code-barres2.
Étape 5 : Configurer QuickBooks pour faire le suivi de vos codes à barres importés
- Aller à Modifier et sélectionnez Préférences.
- Sélectionner Articles et stocks.
- Le Préférences de l’entreprise, cliquez sur l’onglet Paramètres avancés du stock bouton.
- Dans l’onglet Codes-barres, ouvrez le Assistant de code-barres.
- Dans la flèche de déroulement, sélectionnez Copier les codes à barres du champ personnalisé « Code à barres2 ».
- Continuez avec l’assistant pour sélectionner Finir.
- Sélectionner OK deux fois.
Vous pouvez voir une fenêtre qui vous indique combien de codes à barres ont été créés. Retournez à la liste d’articles et double-cliquez sur l’un de vos articles pour voir que le champ Code à barres a été rempli avec le code à barres que vous avez importé.