Pour que vos documents comptables soient organisés, nous vous recommandons d’avoir un compte pour vos comptes clients (CC) et un comte pour vos comptes fournisseurs (CF).
Les seuls de vos comptes par défaut utilisés pour les CC et CF sont ceux qui ont été créés à la configuration de votre entreprise dans QuickBooks en ligne ou ceux que vous avez choisis à la conversion.
Cependant, si vous devez regrouper ou diviser vos comptes débiteurs ou créditeurs comportant un solde, vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :
- Configurer un client principal et des clients rattachés pour regrouper vos CC comportant un solde
- Utiliser le suivi par lieu pour regrouper vos CC ou CF
Les étapes présentées aux prochains paragraphes vous aideront à mettre au point l’une ou l’autre des méthodes.
| Astuce : Si vous avez déjà plusieurs comptes pour les CC ou CF, pensez à les fusionner. |
Configurer un client principal et des clients rattachés pour regrouper vos CC comportant un solde
Un moyen de regrouper vos CC comportant un solde consiste à créer un client principal pour chaque type de CC dont vous avez besoin, puis à configurer vos clients actuels comme clients rattachés au client principal pertinent. Ainsi, vous pourrez regrouper vos CC comportant un solde et en faire le total partiel par client principal.
Première étape : créer un client principal
Pour pouvoir regrouper vos CC comportant un solde par client principal, vous devez d’abord créer un client principal pour chaque type de CC dont vous avez besoin.
Pour ce faire :
- Allez à Clients actuels et potentiels et sélectionnez Clients (Accéder).
- Cliquez sur Nouveau client pour ouvrir la fenêtre de dialogue Info sur le client.
- Indiquez le nom du compte dans le champ Entreprise.
Vous pouvez utiliser le nom d’un compte utilisé pour les CC dans le Plan comptable comme nom du client principal. - Sélectionnez Enregistrer.
Répétez ces étapes pour chaque type de CC dont vous avez besoin.
Deuxième étape : Configurer vos clients actuels comme clients rattachés
Ensuite, vous devez déterminer qui parmi vos clients sont des clients rattachés au client principal créé.
- Allez à Clients actuels et potentiels et sélectionnez Clients (Accéder).
- Trouvez et sélectionnez les clients à configurer comme rattachés.
- Sélectionnez Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Info sur le client.
- Cochez la case Est un client rattaché.
- Sélectionnez le client principal créé à partir de la Primaire liste déroulante.
- Sélectionnez Enregistrer.
Vous pouvez maintenant regrouper vos CC comportant un solde, en faire le total partiel et filtrer les rapports sur les clients par compte principal connexe.
Utiliser le suivi par lieu pour regrouper vos CC ou CF
Les lieux sont automatiquement inscrits dans les rapports Détails du solde des clients et Détails du solde des fournisseurs.
Pour utiliser le suivi par lieu pour regrouper vos CC ou CF, activez le suivi par lieu dans Avancé onglet de la Compte et paramètres sous Ensuite, le Toutes les listes écran, sélectionnez l’élément Lieu pour configurer les différents lieux à utiliser. (Pour en savoir plus sur le suivi par lieu, consultez l’article Configurer et utiliser le suivi par lieu.)
Après avoir activé et configuré le suivi par lieu, vous pouvez exécuter votre rapport pour vérifier que toutes les opérations sont bien assignées à un lieu relié à un type de CC ou de CF, puis le personnaliser pour qu’il ne fasse état que d’un seul lieu à la fois.
Vous devez exécuter un rapport distinct pour chaque lieu, puisque vous ne pouvez pas exécuter un rapport et le trier par lieu.
Exécuter et personnaliser le rapport :
- Allez à Rapports (Accéder).
- Trouvez et ouvrez le rapport Détails du solde des fournisseurs ou Détails du solde des clients.
- Vérifiez qu’un lieu s’affiche bien dans la colonne Lieu pour chaque facture envoyée, facture à payer et autre opération. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez sélectionner l’opération et ajouter le lieu directement à partir du rapport.
- Sélectionnez Personnaliser.
- Dans l’encadré Personnaliser un rapport, sélectionnez le Filtre pour ouvrir la sélection.
- Sélectionnez l’un des lieux à partir de la Emplacement liste déroulante.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Le total de tous les rapports sera égal au total des CC ou des CF.