Comment regrouper les types de comptes Comptes clients et Comptes fournisseurs dans QuickBooks en ligne

Pour garder vos documents comptables organisés, nous vous recommandons d’avoir un compte clients (CC) et un compte fournisseurs (CF).

Vos seuls comptes clients et comptes fournisseurs par défaut sont ceux qui ont été créés lorsque vous avez configuré votre entreprise dans QuickBooks en ligne, ou ceux que vous avez sélectionnés pendant la conversion.

Cependant, si vous devez regrouper ou diviser vos comptes débiteurs ou créditeurs comportant un solde, vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :

• Configurer un client principal et des clients rattachés pour regrouper vos CC comportant un solde
• Utiliser le suivi par lieu pour regrouper vos CC ou CF

Les étapes présentées aux prochains paragraphes vous aideront à mettre au point l’une ou l’autre des méthodes.

Configurer un client principal et des clients rattachés pour regrouper vos CC comportant un solde

Un moyen de regrouper vos CC comportant un solde consiste à créer un client principal pour chaque type de CC dont vous avez besoin, puis à configurer vos clients actuels comme clients rattachés au client principal pertinent. Ainsi, vous pourrez regrouper vos CC comportant un solde et en faire le total partiel par client principal.

Première étape : créer un client principal

Pour pouvoir regrouper vos CC comportant un solde par client principal, vous devez d’abord créer un client principal pour chaque type de CC dont vous avez besoin.

Pour ce faire :

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Centre clients , puis sélectionnez Clients potentiels ( Accéder ).
2. Cliquez sur Nouveau client pour ouvrir la fenêtre de dialogue Info sur le client.
3. Indiquez le nom du compte dans le champ Entreprise.
   Vous pouvez utiliser le nom d’un compte utilisé pour les CC dans le Plan comptable comme nom du client principal.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Répétez ces étapes pour chaque type de CC dont vous avez besoin.

Deuxième étape : Configurer vos clients actuels comme clients rattachés

Ensuite, vous devez déterminer qui parmi vos clients sont des clients rattachés au client principal créé.

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Centre clients , puis sélectionnez Clients potentiels ( Accéder ).
2. Trouvez et sélectionnez les clients à configurer comme rattachés.
3. Sélectionnez Modifierpour ouvrir la boîte de dialogue Info sur le client .
4. Cochez la caseEst un client rattaché.
5. Sélectionnez le client principal que vous avez créé dans la liste déroulante Principal .
6. Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez maintenant regrouper vos CC comportant un solde, en faire le total partiel et filtrer les rapports sur les clients par compte principal connexe.

Utiliser le suivi par lieu pour regrouper vos CC ou CF

Les lieux sont automatiquement inscrits dans les rapports Détails du solde des clients et Détails du solde des fournisseurs.

Pour utiliser le suivi par lieu pour regrouper des dettes ou des créances, activez le suivi par lieu dans l’onglet Options avancées de la page Compte et paramètres . Ensuite, à l’écran Toutes les listes , sélectionnez l’élément Lieu pour configurer différents lieux à utiliser. (Pour en savoir plus sur le suivi par lieu, voirConfigurer et utiliser le suivi par lieu.)

Après avoir activé et configuré le suivi par lieu, vous pouvez exécuter votre rapport pour vérifier que toutes les opérations sont bien assignées à un lieu relié à un type de CC ou de CF, puis le personnaliser pour qu’il ne fasse état que d’un seul lieu à la fois.

Vous devez exécuter un rapport distinct pour chaque lieu, puisque vous ne pouvez pas exécuter un rapport et le trier par lieu.

Exécuter et personnaliser le rapport :

1. Aller aux rapports et sélectionnez Rapports standard ( Aller à ).
2. Trouvez et ouvrez le rapport Détails du solde des fournisseurs ou Détails du solde des clients.
3. Vérifiez qu’un lieu s’affiche bien dans la colonne Lieu pour chaque facture envoyée, facture à payer et autre opération. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez sélectionner l’opération et ajouter le lieu directement à partir du rapport.
4. Sélectionnez Personnaliser.
5. Dans l’encadré Personnaliser un rapport, sélectionnez le Filtre pour ouvrir la sélection.
6. Sélectionnez l’un des lieux dans la liste déroulante Lieu .
7. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Le total de tous les rapports sera égal au total des CC ou des CF.