Gérer les soldes impayés des clients et des fournisseurs dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment saisir le solde antérieur d’un client qui vous doit de l’argent ou d’un fournisseur que vous devez payer.

Si vous êtes un nouvel utilisateur de QuickBooks en ligne, vos clients ou fournisseurs pourraient avoir des soldes courants. Nous vous montrerons la façon recommandée de gérer ces soldes au fur et à mesure que vous créez les profils des clients et des fournisseurs.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Comprendre quand utiliser les soldes d’ouverture
• Gérer les soldes des clients et des fournisseurs
• Ajouter des factures impayées pour un nouveau client
• Ajouter des factures impayées pour un nouveau fournisseur
• Trouver le solde d’ouverture d’un client
• Trouver le solde d’ouverture d’un fournisseur

Quand utiliser les soldes d’ouverture?

Les soldes d’ouverture sont importants lorsque vous connectez une banque ou une carte de crédit à QuickBooks en ligne. Ils permettent de s’assurer que QuickBooks correspond exactement à vos relevés bancaires, à partir de la date à laquelle vous avez commencé à utiliser QuickBooks. Mais les nouveaux clients et fournisseurs sont différents. Vous avez la possibilité de saisir des soldes d’ouverture lorsque vous créez de nouveaux profils clients ou fournisseurs, mais ce n’est pas recommandé. 

Comment gérer les soldes des clients et des fournisseurs

Si vous avez des clients et des fournisseurs qui ont un solde d’ouverture avant la date d’ouverture de votre compte QuickBooks en ligne, il est recommandé de laisser le solde d’ouverture vide. Ajoutez plutôt les factures impayées des clients ou les factures à payer des fournisseurs dans QuickBooks. Cela vous permet d’ajouter des détails clairs sur ce que vos clients paient et ce pour quoi vous payez vos fournisseurs.

Pour commencer, indiquez si vous voulez ajouter un client ou un fournisseur.

Ajouter des factures impayées pour un client

Voici comment commencer.

1. Lorsque vous ajoutez un nouveau client, laissez le champ Solde d’ouverture vide.
2. Sélectionnez Enregistrer.

Ensuite, créez les factures impayées pour le client :

1. Allez à Clients actuels et potentiels, puis sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez le client voulu.
3. Dans la liste déroulante Nouvelle opération ▼, sélectionnez Facture.
4. Ensuitecréez une nouvelle facture impayée pour le client.
5. Assurez-vous que la Date de facturation est la date réelle à laquelle vous avez fourni les produits ou services.
6. Répétez l’opération pour toutes les autres factures impayées pour ce client.

Important : Ajoutez seulement les factures impayées. N’ajoutez pas d’opérations qui ont été payées et fermées pour ce client avant la date à laquelle vous avez commencé à utiliser QuickBooks.

Ajouter des factures à payer non réglées pour un fournisseur

Voici comment commencer.

1. Lorsque vous ajoutez un nouveau fournisseur , laissez le champ Solde d’ouverture vide.
2. Sélectionnez Enregistrer.

Ensuite, créez les factures que vous devez payer au fournisseur :

1. Allez à Dépenses, puis sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez le fournisseur.
3. Dans la liste déroulante Nouvelle opération ▼, sélectionnez Factureà payer .
4. Ensuite,créez une nouvelle facture à payer pour le fournisseur.
5. Assurez-vous que la Date de la facture à payer est la date réelle à laquelle vous avez reçu la facture à payer.
6. Répétez l’opération pour toutes les autres factures à payer pour ce fournisseur.

Important : Ajoutez seulement les factures à payer que vous n’avez pas encore payées. N’ajoutez pas d’opérations qui ont été payées et fermées pour ce fournisseur avant la date à laquelle vous avez commencé à utiliser QuickBooks.

Que faire si j’ai déjà ajouté un solde d’ouverture?

Si vous avez entré un solde d’ouverture au lieu de laisser le champ vide, ne vous inquiétez pas. Nous vous indiquerons l’effet sur vos documents comptables et ce qu’il faut faire ensuite.

Pour commencer, indiquez si le solde vise un client ou un fournisseur.

Trouver le solde d’ouverture d’un client

Lorsque vous ajoutez le solde d’ouverture d’un client, QuickBooks crée une facture générique pour le client. Effet des factures Comptes clients (CC) et Comptes de revenus.

• Comptes clients (CC): Cela signifie que le client vous doit encore de l’argent. La facture restera dans les comptes clients jusqu’à ce qu’elle soit payée.
• Comptes de revenus : La facture est associée à un compte de revenus non spécifique (comme les Ventes).

Étant donné qu’il s’agit d’une facture générique, l’objet de la facture n’est pas précisé. Pour éviter toute confusion plus tard, vous pouvez ajouter des détails spécifiques à la facture ou la supprimer.

1. Allez à Clients actuels et potentiels, puis sélectionnez Clients (Aller à).
2. Sélectionnez le client voulu.
3. Trouvez et sélectionnez la facture du solde d’ouverture.

Ensuite, vous pouvez ajouter les produits ou services que vous avez fournis :

1. Dans la colonne Produit/Service, sélectionnez la liste déroulante ▼et choisissez un autre article ou ajoutez une nouvelle ligne au besoin.
2. Les produits ou services que vous sélectionnez déterminent le ou les comptes de revenus.
3. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vous pouvez aussi annuler ou supprimer la facture et suivre les étapes ci-dessus pour ajouter les factures que le client n’a pas encore payées.

Si vous ne savez pas quelle option choisir, vérifiez auprès de votre comptable. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider trouver un ConseillerPro.

Trouver le solde d’ouverture d’un fournisseur

Lorsque vous ajoutez le solde d’ouverture d’un fournisseur, QuickBooks crée une facture à payer générique pour le fournisseur. Factures à payer Comptes fournisseurs (CF) et les comptes de dépenses.

• Comptes fournisseurs (CF): Cela signifie que vous devez payer le fournisseur. La facture à payer restera dans les comptes fournisseurs jusqu’à ce qu’elle soit payée.
• Comptes de dépenses : La facture à payer est associée à un compte de dépenses non spécifique (comme les Autres frais divers).

Étant donné qu’il s’agit d’une facture à payer générique, l’objet de la facture n’est pas précisé. Pour éviter toute confusion plus tard, vous pouvez ajouter des détails spécifiques à la facture ou la supprimer.

1. Allez à Dépenses, puis sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez le fournisseur.
3. Sélectionnez la facture du Solde d’ouverture à payer.

Ensuite, vous pouvez ajouter des précisions à la dépense :

1. Modifiez le compte de dépenses dans le poste détaillé de la facture à payer, ou ajoutez une nouvelle ligne au besoin.
2. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Ou, vous pouvez supprimer la facture à payer et suivre les étapes ci-dessus pour ajouter chaque facture que vous devrez payer.

Si vous ne savez pas quelle option choisir, vérifiez auprès de votre comptable. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider trouver un ConseillerPro.

La méthode de saisie des soldes impayés pour les clients et les fournisseurs dépend de la date où vous avez commencé à utiliser QuickBooks en ligne. En général, il s’agit de déterminer si le client avait des soldes avant ou après cette date.