Si vous utilisez QuickBooks en ligne, vous savez à quel point il est important de garder le contrôle de vos factures à payer. Cependant, saisir et payer manuellement chaque facture peut prendre beaucoup de temps et même introduire des erreurs. C’est là qu’intervient l’automatisation des comptes fournisseurs.
En automatisant votre processus de comptes fournisseurs dans QuickBooks en ligne, vous pouvez gagner du temps et réduire le risque d’erreurs lors de la création et du paiement de vos factures. Dans cet article, nous vous montrerons comment vérifier les factures en attente et les téléverser dans QuickBooks.
Note : Cette fonction peut ne pas être disponible pour tous les comptes, mais elle sera incluse dans les comptes QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé.
Vérification des factures à payer téléversées dans QuickBooks. Pour vérifier les factures à payer en attente :
- Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
- Aller à Dépenses, puis à Factures à payer (Amenez-moi là-bas).
- Sélectionnez l’onglet Pour révision.
- Trouvez la facture à payer que vous voulez vérifier, puis sélectionnez Vérifier.
- Sur le prochain écran, la facture à payer affiche les renseignements extraits de la facture.
- Sélectionnez un Compte/Catégorie.
- Vérifiez les détails et modifiez-les ou ajoutez-en au besoin.
- Ensuite, sélectionnez Enregistrer et fermer. Si vous ne voulez pas ajouter cette facture à payer, vous pouvez sélectionner Supprimer cette facture à payer pour la supprimer.
Une fois la facture à payer enregistrée, vous pouvez afficher et gérer la facture à payer et enregistrer les paiements de la facture à payer, si ce n’est pas déjà fait. Un fichier PDF de la facture est joint à la facture si vous voulez la consulter ultérieurement.
Téléverser des factures à payer à partir d’un ordinateur
L’automatisation des comptes fournisseurs extrait les renseignements des factures à payer que vous téléversez et crée automatiquement la transaction à ajouter à QuickBooks. Pour téléverser des factures à payer :
- Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
- Aller à Dépenses, puis à Factures à payer (Amenez-moi là-bas).
- À partir du menu déroulant Ajouter une facture à payer ▼, sélectionnez Téléverser à partir d’un ordinateur.
- Glissez et déplacez les fichiers dans la fenêtre Téléverser ou sélectionnez la touche Téléverser pour choisir les fichiers sur votre ordinateur.
Note : QuickBooks prend en charge les images PDF, JPEG, JPG, GIF et PNG.
La facture à payer est ajoutée à l’onglet Pour révision où vous pouvez vérifier l’information ou l’ajouter à QuickBooks pour payer plus tard.