Guide d’intégration de Shopify et de QuickBooks en ligne
by Intuit• Dernière mise à jour : 10 juillet 2024
Configurez votre intégration entre Shopify et QuickBooks en ligne en quelques minutes à l’aide de notre processus de configuration simple. Vous trouverez ci-dessous une procédure étape par étape mettant en évidence certains points clés utiles tout au long du processus.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Connecter votre application à QuickBooks Connector
- Configurer votre intégration
- Synchronisez Shopify avec QuickBooks en ligne
Étape 1 : Connexion
Commencez par connecter vos applications à QuickBooks Connector (OneSaas). Si vous n’avez pas encore connecté vos applications, vous pouvez suivre nos guides pour connecter Shopify et QuickBooks en ligne.
Étape 2 : Configuration
Le processus de configuration ci-dessous vous présentera diverses options détaillant exactement comment vous voulez que votre intégration de Shopify et de QuickBooks en ligne fonctionne. Vous devez avoir des connaissances de base en comptabilité pour nous assurer que les paramètres d’intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.
- Vous devrez configurer vos options de synchronisation avant de pouvoir commencer à configurer vos flux de travaux. Vous devez configurer les éléments suivants :
- Fuseau horaire du compte
- Date de début des intégrations
- Options du rapport de synchronisation des courriels
2. Vous verrez des flux de travaux qui sont tous facultatifs. Dans ce guide, ces flux de travaux seront sélectionnés pour démontrer toutes les capacités du processus de configuration.
- Les ventes de Shopify seront envoyées à QuickBooks en ligne sous forme de facture.
- Les paiements de Shopifyseront envoyés sous forme de dépôts dans QuickBooks en ligne
- Les produits de Shopify seront créés dans QuickBooks en ligne.
- Les mises à jour du niveau de stock de QuickBooks en ligne seront envoyées à Shopify.
Flux de travaux de création de facture
Lorsque vous sélectionnez le flux de travaux Lorsqu’une commande est créée dans Shopify, créez une vente dans QuickBooks en ligne, vous serez invité à :
- Configurer les filtres pour déterminer quelles commandes seront récupérées de Shopify. Vous devrez configurer les filtres en fonction de l’état de la commande.
- Vous avez également la possibilité de choisir si vous voulez que la vente soit créée en tant que facture de vente ou reçu de vente dans QuickBooks en ligne.
- Sélectionnez le Produits par défaut et options avancées.
4. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée dans Shopify, vous devez sélectionner le code de taxe correspondant dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez en savoir plus sur la configuration de la taxe ici.
5. Vous pouvez également sélectionner la façon dont vous voulez apparier vos produits Shopify avec vos produits QuickBooks en ligne. Vous pouvez apparier par nom ou par UGS. Pour que les ventes s’intègrent correctement à votre système comptable, nous nous attendons à ce que tous vos articles Shopify soient configurés avec des UGS uniques.
- Note : Avec les intégrations de QuickBooks en ligne, nous avons deux options de correspondance de produits :
- Nom :Nous faisons correspondre le champ UGS du produit de Shopify au champ du nom du produit dans QuickBooks en ligne.
- UGS : Nous faisons correspondre le champ UGS du produit de Shopifyau champ UGS du produit dans QuickBooks en ligne.
6. De plus, si vous voulez que les nouveaux éléments de vos factures de Shopify soient créés dans QuickBooks en ligne, il suffit de cocher la case Créer de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne paramètre. Dans cette section, vous devrez sélectionner les comptes de revenus et de dépenses à utiliser pour vos articles en stock et non en stock. Vous pouvez trouver plus d’information sur l’intégration des articles ici.
Note : QuickBooks Connector peut uniquement attribuer le compte CMV aux produits au moment de la création, mais ne synchronisera pas le prix CMV des produits.
7. Ensuite, le Envoyer des paiements de Shopify à QuickBooks en ligne vous permettra de choisir si vous voulez que les données de paiement de Shopify soient enregistrées et liées à vos ventes dans QuickBooks en ligne.
8. Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, vous pouvez le faire en sélectionnant Options avancées lien.
9. Vous avez également la possibilité de Créer des notes de crédit dans QuickBooks en ligne. Dans ce flux de travaux, on vous demandera de mapper un compte de remplacement à partir duquel l’argent du paiement est remboursé. Vous devrez également saisir le préfixe de votre numéro de remboursement préféréqui sera ajouté avant le numéro du reçu de remboursement.
Note :Sélectionnez l’état Rembourséet Partiellement remboursé dans le filtre de commande si vous voulez synchroniser les notes de crédit avec votre application de comptabilité.
10. Dans le cadre de l’intégration, vous pouvez choisir de synchroniser les frais de Shopify qui figureront comme dépenses sous les factures à payer dans QuickBooks en ligne.
Note : Pour synchroniser les frais dans QuickBooks en ligne, la section des paiements et les comptes de mode de paiement doivent être configurés comme suit :
- QuickBooks États-Unis et Canada : Cartes de crédit ou comptes chèques.
- QuickBooks Australie et Royaume-Uni : Comptes de caisse.
- Autres régions : Configurez n’importe quel compte.
12. N’oubliez pas de sélectionner Enregistrer pour continuer à progresser.
Flux de travaux de synchronisation des paiements
En activant le flux de travaux des paiements, vous autorisez QuickBooks Connector à créer automatiquement des dépôts dans QuickBooks en ligne pour les paiements envoyés à votre compte par Shopify.
Si vous n’êtes pas certain de ce que sont exactement les paiements de Shopify, veuillez consulter ce Guide de soutien de Shopify.
Note : Si vous souhaitez activer la synchronisation des paiements avec QuickBooks en ligne, nous vous recommandons de désactiver le flux de travaux des commandes ci-dessus, qui pourrait doubler vos revenus déclarés s’il n’est pas configuré correctement.
- On vous demandera de mapper le champ Dans le compte bancaire. C’est ici que nous enregistrerons vos paiements Shopify en tant qu’opération bancaire. Le compte à utiliser doit être un compte « Autres actifs à court terme » ou un compte « bancaire ». Le compte sélectionné sera le plan comptable que vous sélectionnerez lorsque vous afficherez votre dépôt dans votre compte QuickBooks en ligne.
- Pour afficher les dépôts créés dans QuickBooks en ligne :
- Sélectionner Comptabilité, puis Plan comptable.
- Sélectionnez le champ Compte attribué au compte bancaire .
- Dans la section Créer un dépôt, vous serez invité à mapper le mode de paiement par défaut. Attribuez un compte ici si vous voulez que QuickBooks Connector utilise un seul compte de compensation pour les dépôts de tous les modes de paiement.
Utiliser la section des comptes de revenus
Le compte de revenus à sélectionner ici est l’endroit où vous pourrez mapper les différents modes de paiement à des comptes de compensation spécifiques. Nous enverrons les modes de paiement qui n’ont pas de compte de revenus attribué au compte par défaut défini.
Utiliser la section des comptes de dépenses
Le compte de dépenses à sélectionner ici est l’endroit où nous mapperons les frais, les imputations et les taxes du paiement.
N’oubliez pas de sélectionner le bouton Enregistrer pour garder votre progression.
Flux de travaux de création de produit
Si vous voulez que tous vos nouveaux produits de Shopify soient créés dans QuickBooks en ligne, sélectionnez Lorsqu’un produit est créé dans Shopify, créer de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne flux de travaux. Vous devez sélectionner les comptes de revenus et de dépenses à utiliser pour vos articles en stock et hors stock. Vous pouvez trouver plus d’information sur l’intégration des articles ici.
Note : QuickBooks Connector peut uniquement attribuer le compte CPV aux produits au moment de la création, mais nous ne synchroniserons pas le prix CPV des produits.
N’oubliez pas de sélectionner Enregistrer pour continuer à progresser.
Flux de travaux de mise à jour des stocks
Lorsque vous sélectionnez le flux de travaux Lorsque les niveaux de stock sont mis à jour dans QuickBooks en ligne, mettez à jour les niveaux de stock dans Shopify, on vous demandera comment vous voulez apparier les articles aux articles QuickBooks en ligne, soit par nom ou UGS, avec l’emplacement du magasin où le stock doit être mis à jour.
Note : Cette option ne doit être activée que si vous avez configuré des niveaux de stock dans QuickBooks en ligne avant l’intégration. Sinon, vous risquez d’épuiser vos stocks Shopify. En savoir plus sur notre processus de Contrôle des stocks .
N’oubliez pas de sélectionner le bouton Enregistrer pour garder votre progression.
Étape 3 : Synchronisation
Votre compte est maintenant prêt à synchroniser vos données entre vos applications. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte devrait se synchroniser toutes les heures, mais vous pouvez déclencher la synchronisation manuelle en tout temps. Sélectionnez le Synchronisez maintenant bouton sur le Options de synchronisation en plus de votre Gérer onglet.
Si vous avez des questions, communiquez avec notre Équipe de soutien pour obtenir de l’aide en tout temps.
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