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Guide d’intégration de Shopify et de QuickBooks en ligne

RÉSOLU•de QuickBooks•1•Mis à jour le 20 novembre, 2023

Configurez votre intégration entre Shopify et QuickBooks en ligne en quelques minutes à l’aide de notre processus de configuration simple. Vous trouverez ci-dessous une procédure étape par étape mettant en évidence certains points clés utiles tout au long du processus.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

Connecter votre appli à QuickBooks Connector
Configurer votre intégration
Synchroniser Shopify avec QuickBooks en ligne

Étape 1 : Connexion

Commencez par connecter vos applications à QuickBooks Connector (OneSaas). Si vous n’avez pas encore connecté vos applications, vous pouvez suivre nos guides pour connecter Shopify et QuickBooks en ligne.

Étape 2 : Configuration

Le processus de configuration ci-dessous vous présentera diverses options détaillant exactement comment vous voulez que votre intégration de Shopify et de QuickBooks en ligne fonctionne. Vous devez avoir des connaissances de base en comptabilité pour nous assurer que les paramètres d’intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

Vous devrez configurer vos options de synchronisation avant de pouvoir commencer à configurer vos flux de travaux. Vous devez configurer les éléments suivants :

Fuseau horaire du compte
Date de début des intégrations
Options du rapport de synchronisation des courriels

2. Vous verrez des flux de travaux qui sont tous facultatifs. Dans ce guide, ces flux de travaux seront sélectionnés pour démontrer toutes les capacités du processus de configuration.

Les ventes de Shopify seront envoyées à QuickBooks en ligne sous forme de facture.
Les paiements de Shopifysera envoyé comme dépôts dans QuickBooks en ligne.
Les produits de Shopify seront créés dans QuickBooks en ligne.
Les mises à jour du niveau de stock de QuickBooks en ligne seront envoyées à Shopify.

Flux de travaux de création de facture

Lorsque vous sélectionnez le flux de travaux Lorsqu’une commande est créée dans Shopify, créez une vente dans QuickBooks en ligne, vous serez invité à :

Configurer les filtres pour déterminer quelles commandes seront récupérées de Shopify. Vous devrez configurer les filtres en fonction de l’état de la commande.
Vous avez également la possibilité de choisir si vous voulez que la vente soit créée en tant que facture de vente ou reçu de vente dans QuickBooks en ligne.
Sélectionnez le .Produits par défaut et options avancées,

Explication de ces options

Préfixe du numéro de commande :Le préfixe que vous saisissez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées de votre compte Shopify. Par exemple : Si vous avez la commande « 1234 » dans Shopify et que vous ajoutez le préfixe « SPFY » dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connector avec le numéro de commande « SPFY1234 » et envoyée à QuickBooks en ligne en conséquence.
Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au lieu : Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un lieu par défaut dans votresystème QuickBooks en ligne. Il s’agit d’une option unique à QuickBooks en ligne, et seulement si vous avez configuré des classes ou des lieux dans votre fichier d’entreprise QuickBooks.
Attribuer la vente au- La plupart des systèmes comptables exigent qu’un dossier de client soit spécifié lorsqu’une facture de vente est créée. Cette option particulière vous permet de choisir la nature du dossier de client qui est créé. L’option par défaut est Client d’origine, toutefois, si vos clients Shopify précisent un nom d’entreprise que vous préférez voir dans votre système comptable, vous pouvez opter pour l’option Organisation du client. Par ailleurs, si vous ne voulez pas créer de dossiers de clients dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner l’option Client de vente en ligne générique. Cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un dossier de client « Shopify » générique que vous créerez ou laisserez vide pour utiliser le client générique par défaut.
Numéros de facture automatiques- Cette option vous permet d’ignorer complètement le numéro de commande Shopify et d’utiliser la convention de numérotation séquentielle dans votre système comptable.
Réduire le prix d’un produit- Vous pouvez spécifier un « article » de rabais pour faire le suivi de vos rabais sur les ventes.
Arrondir un produit : Sélectionnez le produit préféré à utiliser lors de l’envoi des écarts d’arrondi en tant que poste.
Utiliser l’article d’expédition- Vous pouvez facturer à vos clients des frais d’expédition supplémentaires sur vos ventes. Si cela se produit, l’intégration peut vous permettre de spécifier un « article » dédié pour attribuer ces frais d’expédition. Cela vous permettra de faire facilement le suivi des revenus générés par les frais d’expédition.
Report de la date d’échéance- Un type de date d’échéance sera attribué si les opérations n’ont pas de date d’échéance. Cet élément est calculé en fonction de la date de l’opération, du report de la date d’échéance et du type. S’il n’est pas défini, la date de l’opération est utilisée comme date d’échéance.
Autoriser les paiements par carte de crédit : Sélectionnez cette option si vous voulez autoriser les paiements par carte de crédit pour les opérations.

4. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée dans Shopify, vous devez sélectionner le code de taxe correspondant dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez en savoir plus sur la configuration de la taxe ici.

5. Vous pouvez également sélectionner la façon dont vous voulez apparier vos produits Shopify avec vos produits QuickBooks en ligne. Vous pouvez apparier par nom ou par UGS. Pour que les ventes s’intègrent correctement à votre système comptable, nous nous attendons à ce que tous vos articles Shopify soient configurés avec des UGS uniques.

Note : Avec les intégrations de QuickBooks en ligne, nous avons deux options de correspondance de produits :
Nom :Nous faisons correspondre le champ UGS du produit de Shopify au champ du nom du produit dans QuickBooks en ligne.
UGS : Nous faisons correspondre le champ UGS du produit de Shopifyau champ UGS du produit dans QuickBooks en ligne.

6. De plus, si vous voulez que les nouveaux articles dans vos factures de Shopify soient créés dans QuickBooks en ligne, il suffit de cocher la case avant le Créer de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne paramètre. Dans cette section, vous devrez sélectionner les comptes de revenus et de dépenses à utiliser pour vos articles en stock et non en stock. Vous pouvez trouver plus d’information sur l’intégration des articles ici.

Remarque : QuickBooks Connector peut uniquement attribuer le compte CPV aux produits au moment de la création, mais ne synchronisera pas le prix CPV des produits.

7. Ensuite, le champ Envoyer des paiements de Shopify à QuickBooks en ligne Les paramètres vous permettront de choisir si vous voulez que les données de paiement de Shopify soient enregistrées et liées à vos ventes dans QuickBooks en ligne.

8. Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, vous pouvez le faire en sélectionnant le Options avancées lien.

9. Vous avez aussi la possibilité de Créer des notes de crédit dans QuickBooks en ligne, Dans ce flux de travaux, on vous demandera de mapper un compte de remplacement à partir duquel l’argent du paiement est remboursé. On vous demandera également de saisir le préfixe de votre numéro de remboursement préféréqui sera ajouté avant le numéro du reçu de remboursement.

Note :Sélectionnez l’état Rembourséet Partiellement remboursé dans le filtre de commande si vous voulez synchroniser les notes de crédit avec votre application de comptabilité.

10. Dans le cadre de l’intégration, vous pouvez choisir de synchroniser les frais Shopify qui figureront comme dépenses sous les factures à payer dans QuickBooks en ligne.

Note : Pour synchroniser les frais dans QuickBooks en ligne, la section des paiements et les comptes de mode de paiement doivent être configurés comme suit :

QuickBooks États-Unis et Canada : Cartes de crédit ou comptes chèques.
QuickBooks Australie et Royaume-Uni : Comptes de caisse.
Autres régions : Configurez n’importe quel compte.

12. N’oubliez pas de sélectionner Enregistrer pour continuer à progresser.

Flux de travaux de synchronisation des paiements

En activant le flux de travaux des paiements, vous autorisez QuickBooks Connector à créer automatiquement des dépôts dans QuickBooks en ligne pour les paiements envoyés à votre compte par Shopify.

Si vous n’êtes pas certain de ce que sont exactement les paiements de Shopify, veuillez consulter ce Guide de soutien de Shopify.

Note : Si vous souhaitez activer la synchronisation des paiements avec QuickBooks en ligne, nous vous recommandons de désactiver le flux de travaux des commandes ci-dessus, qui pourrait doubler vos revenus déclarés s’il n’est pas configuré correctement.

On vous demandera de mapper le champ Dans le compte bancaire. C’est ici que nous enregistrerons vos paiements Shopify en tant qu’opération bancaire. Le compte à utiliser doit être un compte « Autres actifs à court terme » ou un compte « bancaire ». Le compte sélectionné sera le plan comptable que vous sélectionnerez lorsque vous afficherez votre dépôt dans votre compte QuickBooks en ligne.
Pour afficher les dépôts créés dans QuickBooks en ligne :
1. Sélectionner Comptabilité, puis Plan comptable,
2. Sélectionnez le champ Compte attribué au compte bancaire .
Dans la section Créer un dépôt, vous serez invité à mapper le mode de paiement par défaut. Attribuez un compte ici si vous voulez que QuickBooks Connector utilise un seul compte de compensation pour les dépôts de tous les modes de paiement.

Utiliser la section des comptes de revenus

Le compte de revenus à sélectionner ici est l’endroit où vous pourrez mapper les différents modes de paiement à des comptes de compensation spécifiques. Nous enverrons les modes de paiement qui n’ont pas de compte de revenus attribué au compte par défaut défini.

Utiliser la section des comptes de dépenses

Le compte de dépenses à sélectionner ici est l’endroit où nous mapperons les frais, les imputations et les taxes du paiement.

N’oubliez pas de sélectionner le bouton Enregistrer pour garder votre progression.

Flux de travaux de création de produit

Si vous voulez que tous vos nouveaux produits Shopify soient créés dans QuickBooks en ligne, sélectionnez Lorsqu’un produit est créé sur Shopify, créez de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne .flux de travaux. Vous devrez sélectionner les comptes de revenus et de dépenses à utiliser pour vos articles en stock et non en stock. Vous pouvez trouver plus d’information sur l’intégration des articles ici.

Note : QuickBooks Connector peut uniquement attribuer le compte CPV aux produits au moment de la création, mais nous ne synchroniserons pas le prix CPV des produits.

ProductcreatedinShopify_QBConnector_US_ExtInt_102721.png

N’oubliez pas de sélectionner le Enregistrer pour maintenir votre progression.

Flux de travaux de mise à jour des stocks

Lorsque vous sélectionnez le flux de travaux Lorsque les niveaux de stock sont mis à jour dans QuickBooks en ligne, mettez à jour les niveaux de stock dans Shopify, on vous demandera comment vous voulez apparier les articles aux articles QuickBooks en ligne, soit par nom ou UGS, avec l’emplacement du magasin où le stock doit être mis à jour.

Note : Cette option ne doit être activée que si vous avez configuré des niveaux de stock dans QuickBooks en ligne avant l’intégration. Sinon, vous risquez d’épuiser vos stocks Shopify. En savoir plus sur notre processus de Contrôle des stocks .

N’oubliez pas de sélectionner le bouton Enregistrer pour garder votre progression.

Étape 3 : Synchronisation

Votre compte est maintenant prêt à synchroniser vos données entre vos applications. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte devrait se synchroniser toutes les heures, mais vous pouvez déclencher la synchronisation manuelle en tout temps. Sélectionnez le. Synchroniser maintenant sur le bouton Options de synchronisation au-dessus de votre Gérer onglet.

Si vous avez des questions, communiquez avec notre Équipe de soutien pour obtenir de l’aide en tout temps.

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