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Intégrez Shopify à votre système comptable en utilisant la boutique d’applications Shopify et OneSaas.

RÉSOLU•de QuickBooks•Mis à jour il y a 2 semaines

Apprenez comment intégrer Shopify à votre système comptable lorsque vous démarrez à partir de la boutique d’applis Shopify.

L’application QuickBooks Connector (OneSaas) sur votre boutique d’applications Shopify vous permet d’intégrer votre boutique Shopify à votre système comptable en quelques minutes. Ce guide, étape par étape, met en évidence certains points clés utiles tout au long du processus :

  • Connecter Shopify à votre système comptable
  • Configurer votre intégration
  • Configurez vos paramètres de synchronisation


Connecter Shopify à votre système comptable

  1. Connectez-vous à votre boutique Shopify et accédez à l’App Store.
  2. Rechercher Connecteur QuickBooks pour trouver l’application à installer.
  3. Après avoir installé l’application QuickBooks Connector, vous serez invité à connecter le système de comptabilité que vous voulez intégrer. Pour cet exemple, nous allons connecter Shopify à QuickBooks en ligne.
  4. Saisissez les identifiants de connexion pour votre système comptable pour autoriser la connexion. Vos identifiants de connexion ne sont pas stockés dans l’application d’intégration ou dans tout autre système pendant ce processus.
  5. Une fois la connexion autorisée, vous pouvez passer aux paramètres de configuration.

Apprenez comment configurer votre intégration entre Shopify et QuickBooks en ligne,



Configurer votre intégration

Le processus de configuration vous présentera différentes options sur la façon dont vous pouvez faire travailler votre intégration de comptabilité Shopify pour vous. 

Remarque : Vous devez avoir des connaissances de base en comptabilité pour nous assurer que les paramètres d’intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

  1. Vous verrez une liste d’options. Lisez attentivement chacun d’entre eux. En général, notre synchronisation permet ce qui suit :
  • Ventes de Shopify à envoyer à votre système comptable
  • Produits de Shopify à envoyer à votre système comptable
  • Si vous avez activé la gestion des stocks dans votre système comptable, QuickBooks Connector lira cette information et mettra à jour Shopify.

2. Commencez le processus de configuration en synchronisant les commandes Shopify avec votre système comptable. Sélectionnez le premier flux de travaux. Ces paramètres de configuration aideront à déterminer certains comportements d’intégration de base :

  • Sélectionner les états des commandes Shopify à partir desquels l’application récupère les ventes à synchroniser avec votre système comptable. Selon la nature de votre entreprise, vous voudrez peut-être aussi synchroniser les ventes ayant les états En attente ou Paiement partiel.
  • Sélectionnez comment les commandes Shopify s’afficheront dans votre système comptable. Dans le cas de QuickBooks en ligne, choisissez si vous voulez que vos commandes Shopify soient envoyées à QuickBooks en ligne comme factures de vente ou de reçus de vente. Sélectionnez l’option appropriée pour votre entreprise.

3. Sélectionnez Produit par défaut et options avancées. Ces options vous permettent de mieux contrôler la façon dont les ventes apparaissent dans votre système comptable. En cas de doute, vous pouvez laisser cette section vide pour l’instant et revenir la reconfiguer à une date ultérieure.

  • Préfixe du numéro de commande : Le système Shopify ne fournira qu’un numéro de commande à 4 chiffres. Il sera utilisé comme numéro de la facture lorsqu’elle est envoyée au système comptable. Toutefois, un numéro de facture à 4 chiffres peut chevaucher d’anciennes factures déjà existantes dans votre système comptable.
    Par conséquent, l’intégration vous donne la possibilité de spécifier un préfixe pour garantir que les numéros de commande Shopify sont uniques lorsqu’ils sont envoyés à votre système comptable.
  • Utiliser l’article d’expédition- Vous pouvez facturer à vos clients des frais d’expédition supplémentaires sur vos ventes. Si cela se produit, l’intégration vous permettra de spécifier un « article » dédié pour attribuer ces frais d’expédition. Cela vous permettra de faire le suivi des revenus générés par les frais d’expédition.
  • Produit de rabais : Semblable à Utiliser l’article d’expédition, vous pouvez spécifier un « article » de rabais pour faire le suivi de vos rabais sur les ventes.
  • Client d’origine/Organisation du client/Client de vente en ligne générique : La plupart des systèmes comptables exigent qu’un dossier de client soit spécifié lorsqu’une facture de vente est créée. Cette option vous permet de choisir la nature du dossier de client qui est créé. L’option par défaut est Client initial. Toutefois, si vos clients Shopify précisent un nom d’entreprise que vous préférez voir dans votre système comptable, vous pouvez opter pour Organisation du client Option.
    Par ailleurs, si vous ne voulez pas créer de dossiers de clients dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner l’option Client de vente en ligne générique. Cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un dossier client générique de Shopify.
  • Numéros de facture automatiques : Cette option vous permet d’ignorer complètement le numéro de commande Shopify et d’utiliser la convention de numérotation séquentielle dans votre système comptable.
  • Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au lieu : Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un lieu par défaut dans votre système QuickBooks en ligne. Il s’agit d’une option unique à QuickBooks en ligne, et seulement si vous avez configuré des classes ou des lieux dans votre fichier d’entreprise QuickBooks.

4. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée ou définie dans Shopify, vous devez sélectionner la taxe de vente correspondante dans votre système comptable.

5. Pour que les ventes s’intègrent correctement à votre système comptable, tous vos articles Shopify sont configurés avec des UGS uniques. Avec le système QuickBooks en ligne, vous avez la possibilité d’apparier vos UGS Shopify avec le champ du nom de l’article QuickBooks ou le champ UGS.
D’autres systèmes comptables auront un champ unique de numéro d’article et de code d’article qui correspond à vos UGS Shopify.

6. Si vous n’avez pas encore configuré d’articles dans votre système comptable, ou si vous voulez que QuickBooks Connector lise les articles Shopify et les crée dans votre système comptable, activez l’option Créer de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne Option.

Remarque : Si vous voulez que différents produits aient des comptes de revenus et de dépenses différents, vous devrez configurer ce paramètre dans votre système de comptabilité après la création des éléments par l’application.

  • Articles non en stock/articles en stock : Si vous n’avez pas l’intention de faire le suivi des stocks dans votre système comptable, vous pouvez spécifier l’application pour créer des articles comme Articles hors stock dans votre système comptable. Si vous voulez faire le suivi des niveaux de stock dans votre système comptable, sélectionnez Articles en stock,
    Note : Si vous optez pour des produits créés en tant qu’articles en stock, vous devrez aller dans votre système comptable et configurer manuellement les niveaux de stock initiaux pour chaque article.
  • Compte de revenus/compte de dépenses/compte CPV/compte de stock : Ce sont tous les comptes de base dont votre système comptable a besoin lors de la création d’un nouvel article. Si vous ne savez pas quels comptes utiliser, consultez votre comptable.
  • Date du début de l’inventaire : Si vous souhaitez faire le suivi de vos stocks dans votre système comptable, vous devrez également préciser une date de début de l’inventaire des stocks. Spécifiez une date historique pour que l’historique des ventes puisse être généré par rapport aux articles créés par l’intégration.
    Par exemple, si vous voulez intégrer les ventes du 1er février, vous devez définir une date de début de l’inventaire qui date du 31 janvier ou plus tôt.

7. Les paramètres de configuration du paiement vous permettront de choisir si vous voulez que les données de paiement de Shopify soient enregistrées et liées à vos ventes dans votre système comptable.

Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, vous pouvez le faire après avoir sélectionné Options avancées. Ensuite, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications. Si vous ne savez pas quels comptes de compensation utiliser, consultez votre comptable.

8. Le prochain flux de travaux permettra à QuickBooks Connector de lire tous vos articles Shopify et de les créer dans votre système comptable. Certains utilisateurs préfèrent créer uniquement les articles qui sont utilisés dans les ventes réelles, ce qui est décrit ci-dessus. D’autres utilisateurs préfèrent plutôt utiliser tous les articles Shopify et les envoyer. Ensuite, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Remarque : Si vous voulez que différents produits aient des comptes de revenus et de dépenses différents, vous devrez configurer ce paramètre dans votre système de comptabilité après la création des éléments par l’application.

9. Si vous voulez envoyer des données sur le niveau de stock de votre système comptable à vos produits Shopify, sélectionnez le flux de travaux final. Ensuite, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Note :Cette option ne doit être activée que si vous avez des niveaux de stock configurés avant l’intégration. Sinon, vous risquez d’épuiser vos stocks Shopify.



Configurez vos paramètres de synchronisation

Une fois que vous avez terminé la configuration des paramètres du flux de travaux de votre intégration, vous pouvez continuer à configurer vos paramètres de synchronisation. Ceux-ci se trouvent sous le Synchronisation onglet.

Le Date de début de l’intégration spécifie un filtre par rapport à votre date de commande Shopify. Cela signifie que les commandes datées avant la date spécifiée ne seront pas synchronisées.

Une fois que vous avez accepté l’utilisateur de QuickBooks Connector conditions d’utilisation, vous pouvez activer la synchronisation horaire automatisée.

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