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Intégrer Shopify à votre système comptable à l’aide de la boutique d’applications Shopify et de OneSaas

by Intuit• Dernière mise à jour : 10 juillet 2024

Apprenez comment intégrer Shopify à votre système comptable à partir de la boutique d’applis Shopify.

L’application QuickBooks Connector (OneSaas) sur votre boutique d’applications Shopify vous permet d’intégrer votre boutique Shopify à votre système comptable en quelques minutes. Ce guide étape par étape met en évidence certains points clés utiles tout au long du processus :

Connecter Shopify à votre système comptable
Configurer votre intégration
Configurer vos paramètres de synchronisation

Connecter Shopify à votre système comptable

Connectez-vous à votre boutique Shopify et accédez à la boutique App Store.
Rechercher QuickBooks Connector pour trouver l’application appropriée à installer.
Après avoir installé l’application QuickBooks Connector, vous serez invité à connecter le système comptable que vous voulez intégrer. Pour cet exemple, nous connecterons Shopify à QuickBooks en ligne.
Saisissez les justificatifs d’identité de votre système comptable pour autoriser la connexion. Vos identifiants de connexion ne sont pas stockés dans l’application d’intégration ou dans un autre système pendant ce processus.
Une fois la connexion autorisée, vous pouvez passer aux paramètres de configuration.

Apprenez comment configurer votre intégration entre Shopify et QuickBooks en ligne.

Configurer votre intégration

Le processus de configuration vous présentera diverses options sur la façon dont vous pouvez faire en sorte que votre intégration de la comptabilité dans Shopify fonctionne pour vous.

Note Vous aurez besoin de connaissances de base en comptabilité pour vous assurer que les paramètres d’intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

Une liste d’options vous sera présentée. Lisez-les attentivement. En général, notre synchronisation permet ce qui suit :

Ventes de Shopify à envoyer à votre système comptable
Produits de Shopify à envoyer à votre système comptable
Si vous avez activé la gestion des stocks dans votre système comptable, QuickBooks Connector lira cette information et mettra à jour Shopify.

2. Commencez le processus de configuration en synchronisant les commandes de Shopify avec votre système comptable. Sélectionnez le premier flux de travaux. Ces paramètres de configuration aideront à déterminer certains comportements d’intégration de base :

Sélectionnez les états des commandes dans Shopify à partir desquels l’application récupère les ventes à synchroniser avec votre système comptable. Selon la nature de votre entreprise, vous voudrez peut-être aussi synchroniser les ventes ayant les états En attente ou Paiement partiel.
Sélectionnez la façon dont les commandes dans Shopify apparaîtront dans votre système comptable. Dans le cas de QuickBooks en ligne, choisissez si vous voulez que vos commandes Shopify soient envoyées à QuickBooks en ligne sous forme de factures de vente ou de reçus de vente. Sélectionnez l’option appropriée pour votre entreprise.

3. Sélectionnez Produit par défaut et Options avancées. Ces options vous permettent de mieux contrôler la façon dont les ventes apparaissent dans votre système comptable. En cas de doute, vous pouvez laisser cette section vide pour l’instant et revenir la reconfiguer à une date ultérieure.

Explication de ces options

Préfixe du numéro de commande : Le système Shopify ne fournira qu’un numéro de commande à 4 chiffres. Ce numéro sera utilisé comme numéro de facture lorsqu’elle sera envoyée au système comptable. Toutefois, un numéro de facture à 4 chiffres peut chevaucher d’anciennes factures dans votre système comptable.
Par conséquent, l’intégration vous donne la possibilité de spécifier un préfixe pour vous assurer que les numéros de commande Shopify sont uniques lorsqu’ils sont envoyés à votre système comptable.
Utiliser l’article d’expédition- Vous pouvez facturer à vos clients des frais d’expédition supplémentaires sur vos ventes. Si c’est le cas, l’intégration vous permettra de spécifier un article dédié auquel attribuer ces frais d’expédition. Cela vous permettra de faire le suivi des revenus générés par les frais d’expédition.
Produit de rabais : Semblable à Utiliser l’article d’expédition, vous pouvez spécifier un article de rabais pour faire le suivi de vos rabais sur les ventes.
Client initial/Organisation du client/Client de vente en ligne générique : La plupart des systèmes comptables exigent qu’un dossier de client soit spécifié lorsqu’une facture de vente est créée. Cette option vous permet de choisir la nature du dossier du client qui est créé. L’option par défaut est Client initial. Toutefois, si vos clients de Shopify précisent un nom d’entreprise que vous préférez voir dans votre système comptable, vous pouvez opter pour le Organisation du client option.
Par ailleurs, si vous ne voulez pas créer de dossiers de clients dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner l’option Client de vente en ligne générique. Cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un dossier de client générique dans Shopify.
Numéros de facture automatiques : Cette option vous permet d’ignorer complètement le numéro de commande dans Shopify et d’utiliser la convention de numérotation séquentielle dans votre système comptable.
Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au lieu : Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un lieu par défaut dans votre système QuickBooks en ligne. Il s’agit d’une option unique à QuickBooks en ligne, et seulement si vous avez configuré des classes ou des lieux dans votre fichier d’entreprise QuickBooks.

4. Vous serez ensuite redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée ou définie dans Shopify, vous devez sélectionner la taxe de vente correspondante dans votre système comptable.

5. Pour que les ventes s’intègrent correctement à votre système comptable, configurez tous vos articles Shopify avec des UGS uniques. Avec le système QuickBooks en ligne, vous avez la possibilité de faire correspondre vos UGS Shopify avec le champ Nom de l’article QuickBooks ou le champ UGS.
D’autres systèmes comptables auront un seul champ de numéro d’article/code d’article avec lequel apparier vos UGS dans Shopify.

6. Si vous n’avez pas encore configuré d’articles dans votre système comptable, ou si vous voulez que QuickBooks Connector lise les articles dans Shopify et les crée dans votre système comptable, activez l’option Créer de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne option.

Note Si vous voulez que différents produits aient des comptes de revenus/dépenses différents, vous devrez configurer cette option dans votre système comptable après la création des articles par l’application.

Explication de ces options

Articles hors stock/articles en stock : Si vous n’avez pas l’intention de faire le suivi des stocks dans votre système comptable, vous pouvez spécifier l’application qui créera les articles comme Articles hors stock dans votre système comptable. Si vous voulez faire le suivi des niveaux de stock dans votre système comptable, sélectionnez Articles en stock.
Note : Si vous choisissez de créer des produits en tant qu’articles en stock, vous devrez accéder à votre système comptable et configurer manuellement les niveaux de stock initiaux pour chaque article.
Compte de revenus/compte de dépenses/compte CPV/compte de stock : Il s’agit de tous les comptes de base requis par votre système comptable lors de la création d’un nouvel article. Si vous ne savez pas quels comptes utiliser, consultez votre comptable.
Date du début de l’inventaire : Si vous voulez faire le suivi des stocks dans votre système comptable, vous devrez également préciser une date de début de l’inventaire. Précisez une date d’historique afin que l’historique des ventes puisse être généré par rapport aux articles créés par l’intégration.
Par exemple, si vous envisagez d’intégrer les ventes à partir du 1er février, vous devez fixer une date de début de l’inventaire datée du 31 janvier ou d’une date antérieure.

7. Les paramètres de configuration des paiements vous permettront de choisir si vous voulez que les données de paiement de Shopify soient enregistrées et liées à vos ventes dans votre système comptable.

Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, vous pouvez le faire en cliquant sur Options avancées. Ensuite, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications. Si vous ne savez pas quels comptes de compensation utiliser, demandez à votre comptable.

8. Le prochain flux de travaux permettra à QuickBooks Connector de lire tous vos articles dans Shopify et de les créer dans votre système comptable. Certains utilisateurs préfèrent créer uniquement les articles qui sont utilisés dans les ventes réelles, ce qui est décrit ci-dessus. D’autres utilisateurs préfèrent utiliser tous les articles de Shopify et les envoyer. Ensuite, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

9. Si vous voulez envoyer les données sur le niveau de stock de votre système comptable à vos produits Shopify, sélectionnez le flux de travaux final. Ensuite, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Note :Cette option ne doit être activée que si vous avez configuré des niveaux de stock avant l’intégration. Sinon, vous risquez d’épuiser vos stocks Shopify.

Configurer vos paramètres de synchronisation

Une fois que vous avez terminé la configuration de vos paramètres de flux de travaux d’intégration, vous pouvez continuer à configurer vos paramètres de synchronisation. Vous les trouverez sous Synchronisation onglet.

Le Date de début de l’intégration spécifie un filtre par rapport à la date de votre commande dans Shopify. Cela signifie que toutes les commandes datées avant la date spécifiée ne seront pas synchronisées.

Une fois que vous avez accepté l’utilisateur de QuickBooks Connector conditions d’utilisation, vous pouvez activer la synchronisation horaire automatique.

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