Créer une liste de diffusion à l’aide du rapport Liste des coordonnées

Apprenez comment créer une liste de diffusion à l’aide du rapport Liste des coordonnées dans QuickBooks en ligne.

Exportez votre rapport Liste des coordonnées vers Microsoft Excel. Vous pouvez l’utiliser comme modèle dans Word pour créer une liste de diffusion adaptée aux besoins de votre entreprise. Voici comment :

Étape 1 : Exporter le rapport vers Microsoft Excel

Allez à Rapports et sélectionnez Rapports standard (Accéder).

1. Sélectionnez la liste déroulante Recherche de rapport par nom ▼ et saisissez le nom du rapport Liste des coordonnées.
2. Sélectionnez à partir des rapports Liste des coordonnées des clients ou Liste des coordonnées des employés ou Liste des coordonnées des fournisseurs.
3. Sélectionner Filtre, puis définissez les critères de filtre à partir des menus déroulants ▼ disponibles. Par exemple, pour filtrer en fonction des noms de vos contacts :
   • Rapport Liste des coordonnées des clients : Sélectionnez Client pour filtrer la colonne Nom complet du client.
   • Rapport Liste des coordonnées des fournisseurs : Sélectionnez Nom du fournisseur pour filtrer la colonne Fournisseur.
   • Rapport Liste des coordonnées des employés : Sélectionnez Nom de l’employé pour filtrer la colonne Employé.
4. Sélectionnez Colonnes, puis faites glisser les colonnes pour les réorganiser au besoin.
   Conseil : Vous pouvez personnaliser votre rapport Liste des coordonnées pour modifier des renseignements ou des champs.
5. Sélectionnez Actualiser le rapport pour mettre à jour votre rapport.
6. Sélectionnez Exporter/Imprimer , sélectionnez Exporter vers Excel et suivez les étapes pour l’enregistrer.

Étape 2 : Modifier le fichier Excel

1. Ouvrez le fichier Excel.
2. Supprimez toutes les rangées d’en-têtes de la feuille de calcul, mais conservez les en-têtes de colonne.
3. Supprimez toutes les colonnes supplémentaires à gauche de la première colonne.
4. Assurez-vous que toutes les données sont conformes à vos exigences. Par exemple, dans le cas du rapport Liste des coordonnées des clients :
   • Vérifiez toutes les lignes pour vous assurer que les champs Nom complet et Adresse de facturation contiennent des données.
   • Ajoutez, modifiez ou supprimez des données au besoin.
5. Sélectionnez Enregistrer sous.
6. Donnez un nouveau nom à votre fichier.
7. Sélectionnez un dossier dans lequel l’enregistrer, puis sélectionnez Enregistrer.

Étape 3 : Créer un modèle de publipostage dans Word

Vous pouvez maintenant utiliser votre fichier Excel pour créer un modèle de publipostage dans MS Word.

Note : Les étapes peuvent varier en fonction de la version de Microsoft que vous utilisez.