Apprenez comment intégrer Magento dans QuickBooks en ligne.
Avec QuickBooks Connector (OneSaas), vous pouvez configurer votre intégration complète entre Magento et QuickBooks en ligne en quelques minutes à l’aide de notre processus de configuration simple. Vous trouverez ci-dessous une procédure étape par étape mettant en évidence certains points clés utiles tout au long du processus.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Connecter votre appli à QuickBooks Connector
- Configurer la connexion entre Magento et QuickBooks
- Synchroniser vos données
Étape 1 : Connecter votre application à QuickBooks Connector
Commencez par connecter vos applications à QuickBooks Connector. Si vous n’avez pas encore connecté vos applications, vous pouvez suivre nos guides pour vous connecter Magento et QuickBooks en ligne.
Sélectionnez Gérer pour aller de l’avant.
Étape 2 : Configurer la connexion entre Magento et QuickBooks
Le processus de configuration décrit ci-dessous concerne une intégration standard entre Magento et QuickBooks en ligne. Si vous connectez également une troisième application, vous devrez la configurer pendant le processus de configuration.
1. Vous verrez trois flux de travaux qui sont tous facultatifs. Dans ce guide, ces trois flux de travaux seront sélectionnés pour démontrer toutes les capacités du processus de configuration.
- Ventes de Magento à envoyer dans QuickBooks en ligne.
- Produits de Magento à envoyer dans QuickBooks en ligne.
- Si vous avez activé la gestion des stocks dans QuickBooks en ligne QuickBooks Connector peut lire cette information et mettre à jour Magento.
2. Commencez le processus de configuration en sélectionnant le premier flux de travaux pour synchroniser les commandes Magento avec QuickBooks en ligne. Une fois que vous avez sélectionné la première option pour créer des commandes dans QuickBooks en ligne, vous serez invité à :
- Sélectionner les états des commandes Magento à partir desquels l’application récupère les ventes à synchroniser avec QuickBooks en ligne. Selon la nature de votre entreprise, vous voudrez peut-être aussi synchroniser les ventes dans En attente ou un autre état.
- Sélectionner la façon dont les commandes Magento apparaîtront dans votre système comptable. Dans le cas de QuickBooks en ligne, choisissez si vous voulez que vos commandes Magento soient envoyées à QuickBooks en ligne comme Factures de vente ou Reçus de vente. Sélectionnez l’option appropriée pour votre entreprise.
3. Sélectionnez Produit par défaut et options avancées. Ces options vous permettent de mieux contrôler la façon dont les ventes s’affichent dans votre système comptable. En cas de doute, vous pouvez laisser cette section vide pour l’instant et revenir la reconfiguer à une date ultérieure.
- Préfixe du numéro de commande- Le préfixe que vous saisissez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées à partir de votre compte Magento. Par exemple, si vous avez la commande « 1234 » dans Magento et que vous ajoutez le préfixe « Mag- » dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connector avec le numéro de commande « Mag-1234 » et envoyée à QuickBooks en ligne en conséquence. Ce préfixe peut être configuré séparément pour plusieurs connexions Magento, afin de faciliter l’identification de la source de chaque facture dans QuickBooks en ligne.
- Utiliser l’article d’expédition- Vous pouvez facturer à vos clients des frais d’expédition supplémentaires sur vos ventes. Si cela se produit, l’intégration peut vous permettre de spécifier un « article » dédié pour attribuer ces frais d’expédition. Cela vous permettra de faire facilement le suivi des revenus générés par les frais d’expédition. En savoir plus sur l’utilisation de produits d’expédition dans QuickBooks Connector,
- Produit de rabais : Tout comme pour l’option d’article d’expédition ci-dessus, vous pouvez spécifier un « article » de rabais pour faire le suivi de vos rabais sur les ventes.
- Client initial/Organisation du client/Client de vente en ligne générique- La plupart des systèmes comptables exigent qu’un enregistrement du client soit spécifié lors de la création d’une facture de vente. Cette option particulière vous permet de choisir la nature du dossier de client qui est créé. L’option par défaut est Client d’origine, toutefois, si vos clients Magento précisent un nom d’entreprise que vous préférez voir dans votre système comptable, vous pouvez opter pour l’option Organisation du client.
Par ailleurs, si vous ne voulez pas créer de dossiers de clients dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner l’option Client de vente en ligne générique Option. Cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un dossier client générique « Magento ».
- Numéros de facture automatiques- Cette option vous permet d’ignorer complètement le numéro de commande Magento et d’utiliser la convention de numérotation séquentielle dans votre système comptable.
- Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au lieu- Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un lieu par défaut dans votre système QuickBooks en ligne. Il s’agit d’une option unique à QuickBooks en ligne, et seulement si vous avez configuré des classes ou des lieux dans votre fichier d’entreprise QuickBooks.
4. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée/définie dans votre compte Magento, vous devez sélectionner la taxe de vente correspondante dans votre système comptable. En savoir plus sur la configuration de la taxe.
5. Pour que les ventes s’intègrent correctement à votre système comptable, tous vos articles Magento doivent être configurés avec des UGS uniques.
Note : Avec les intégrations de QuickBooks en ligne, nous avons deux options de correspondance de produits :
- Nom : Nous faisons correspondre le champ UGS du produit de Magento au champ NOM du produit dans QuickBooks en ligne.
- UGS : Nous faisons correspondre le champ UGSdu produit Magento au champ UGS du produit dans QuickBooks en ligne.
6. Si vous n’avez pas encore configuré d’articles dans votre système comptable, ou si vous voulez que QuickBooks Connector lise les articles Magento et les crée dans votre système comptable, vous pouvez activer l’option suivante.
Sur la page de configuration des paramètres des articles, vous devrez sélectionner les comptes de revenus et de dépenses à utiliser pour vos articles en stock et non en stock. En savoir plus sur l’intégration de vos produits dans QuickBooks Connector.
7. Les paramètres de configuration du paiement vous permettront de choisir si vous voulez que les données de paiement de Magento soient enregistrées et liées à vos ventes dans votre système comptable. Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, sélectionnez Mapper les modes de paiement individuels.
Assurez-vous de sélectionner Enregistrer une fois que vous êtes satisfait de vos modifications.
Remarque : Si vous ne savez pas quels comptes de compensation utiliser, veuillez consulter votre comptable ou en savoir plus sur la configuration Taxe avec QuickBooks Connector,
8. La prochaine option de flux de travaux permettra à QuickBooks Connector de lire tous vos articles Magento et de les créer dans votre système comptable. Certains utilisateurs préfèrent créer uniquement les articles qui sont utilisés dans les ventes réelles (mentionné ci-dessus), tandis que d’autres préfèrent utiliser tous les articles de BigCommerce et les envoyer.
Remarque : Si vous voulez que différents produits aient des comptes de revenus et de dépenses différents, vous devrez configurer ce paramètre dans votre système de comptabilité après la création des éléments par l’application.
9. Si vous voulez envoyer des données sur le niveau de stock de QuickBooks en ligne à vos produits Magento, il vous suffit de sélectionner le flux de travaux final, puis de sélectionner Enregistrer,
Important : Cette option ne doit être activée que si vous avez des niveaux de stock configurés dans QuickBooks en ligne avant l’intégration. Sinon, vous risquez d’épuiser vos stocks Magento. En savoir plus sur notre processus de suivi du stock.
Étape 3 : Synchroniser vos données
Une fois que vous avez terminé la configuration des paramètres du flux de travaux de votre intégration, vous pouvez continuer à configurer vos paramètres de synchronisation. Vous le trouverez sous l’onglet Synchronisation.
Le paramètre Date de début de l’intégration spécifie un filtre par rapport à votre date de commande Magento. Cela signifie que les commandes datées avant la date spécifiée ne seront pas synchronisées.
Une fois que vous avez accepté les conditions d’utilisation de QuickBooks Connector, vous pouvez activer la synchronisation horaire automatisée.