Comparer les devis des coûts des projets aux coûts réels

Apprenez comment prévoir les revenus et les coûts de votre projet dans QuickBooks en ligne Avancé.

Les devis des coûts des projets vous permettent de prévoir les revenus et les coûts afin de déterminer la rentabilité potentielle d’un projet spécifique. Dans QuickBooks en ligne Avancé, vous pouvez estimer les coûts des produits et services, convertir les devis en factures et faire le suivi des dépenses réelles par rapport à votre plan initial.

• Configurer les paramètres de dépenses pour les devis de projets
• Créer un devis de coût de projet
• Faire le suivi des revenus et des dépenses du projet
• Exécuter le devis du projet vs les rapports réels

Configurer les paramètres de dépenses pour le devis du projet

Avant de créer un devis de coût de projet, assurez-vous que vous pouvez ajouter des produits et des services à vos formulaires de dépenses.

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Dépenses.
3. Repérez Factures à payer et dépenses, puis sélectionnez Modifier.
4. Activez Afficher le tableau des articles sur les formulaires de dépenses et d’achats.
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Mapper les produits et services aux comptes de dépenses

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Repérez le produit ou le service que vous voulez modifier, puis sélectionnez Modifier dans la colonne Action.
3. Cochez la case J’achète ce service auprès d’un fournisseur.
4. Sélectionnez la liste déroulante Compte de dépenses , puis sélectionnez un compte Dépense ou Coût des produits vendus.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Répétez ces étapes pour chaque produit ou service pour lequel vous voulez estimer les coûts.

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Créer un devis de coût de projet

Utilisez un devis de coût de projet pour prévoir les dépenses et les revenus pour des produits ou services spécifiques. Vous pouvez partager ce devis avec votre client, mais il ne verra pas vos coûts, votre majoration ou votre marge de profit.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Trouvez et sélectionnez le projet que vous voulez estimer.
3. Sélectionnez la liste déroulante Ajouter au projet ▼, puis sélectionnez devis de projet.
4. Dans la colonne Produit/service, sélectionnez un produit ou un service.
5. Dans la colonne Qté, saisissez la quantité estimée.
6. Pour votre taux, saisissez le coût unitaire. Si vous ne voulez qu’une estimation des revenus, laissez cette section vide.
7. Pour Taux du client, saisissez le taux de vente. Si vous voulez seulement estimer les coûts, laissez cette section vide.
   Note : La colonne % de majoration se remplit automatiquement en fonction de la différence entre les taux. Si vous modifiez le pourcentage de majoration, le taux du client est mis à jour automatiquement.
8. Ajoutez tout produit ou service supplémentaire requis pour le devis.
   Note : Au besoin, vous pouvez modifier le pourcentage de majoration et nous mettrons à jour le taux du client en fonction du nouveau pourcentage.
9. Passez en revue le total des coûts estimés, les revenus et la marge bénéficiaire.
10. Sélectionnez Enregistrer ou Réviser et envoyer pour partager le devis avec votre client.
11. Si vous voulez envoyer le courriel, passez-le en revue et sélectionnez Envoyer le devis.

Note : Si vous essayez de créer un devis, mais vous êtes envoyé à la page Devis du projet au lieu de la page Devis à partir de la page Devis , allez à Gérer, sélectionnez Personnalisation, puis Conversion du devis du projet pour la désactiver.

Mettre à jour l’état du devis

L’état par défaut d’un nouveau devis est En attente. Les détails du devis apparaissent dans le tableau de bord Projets ou les rapports seulement après que l’état est changé à Accepté ou Refusé.

Pour modifier l’état :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Trouvez et sélectionnez le projet.
3. Sélectionnez Opérations.
4. Dans la colonne Action, sélectionnez la liste déroulante , puis sélectionnez Mettre à jour l’état.
5. Sélectionnez Accepté ou Refusé, puis remplissez les champs.
6. Sélectionnez OK.
   Note : Vous devrez peut-être actualiser votre page pour mettre à jour le tableau de bord.

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Faire le suivi des revenus et des dépenses du projet

Maintenant que vous avez ajouté un devis de coût de projet, vous pouvez commencer à faire le suivi de vos ventes et de vos dépenses pour le projet.

Créer une facture à partir du devis de coût de projet

Une fois que le client a accepté votre devis, vous pouvez convertir ce devis directement dans une facture. De cette façon, vous n’avez pas à saisir les mêmes renseignements deux fois.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Trouvez et sélectionnez le projet.
3. Sélectionnez Opérations, puis trouvez le devis.
4. Dans la colonne Action, sélectionnez la liste déroulante , puis sélectionnez Convertir en facture.
   Note : Cela peut varier en fonction de l’état de votre devis.
5. Mettez à jour les détails de la facture au besoin.
6. Sélectionnez Enregistrer ou Réviser et envoyer pour partager la facture avec votre client.
7. Si vous voulez envoyer le courriel, passez-le en revue et sélectionnez Envoyer la facture.

Note : Si vous saisissez d’autres opérations de revenus (comme des reçus de vente), assurez-vous d’utiliser les produits ou services sélectionnés dans le champ Coût du devis pour vous assurer qu’ils correspondent dans les rapports.

Attribuer des dépenses de connexion bancaire à un projet

Si vous avez connecté votre banque à QuickBooks, il sera plus facile d’attribuer des opérations bancaires à des projets et de les ajouter à votre rapport de Devis vs coûts réels.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez la dépense que vous voulez ajouter.
3. Sélectionnez la liste déroulante Client/projet , puis sélectionnez le projet.
4. Supprimez tout ce qui se trouve actuellement dans la liste déroulante compte , puis sélectionnez un produit/service.
5. Sélectionnez Ajouter.
   Note : Pour modifier le taux ou la quantité, sélectionnez Répartir et saisissez les détails à cet endroit.

Votre opération bancaire apparaîtra maintenant sur votre rapport Devis vs coûts réels.

Attribuer manuellement des dépenses à un projet

La connexion bancaire est le moyen le plus rapide de saisir des dépenses, mais vous pouvez également le faire manuellement. Voici comment faire :

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Dépense, Chèque ou Facture à payer.
   • S’il s’agit d’une dépense : Sélectionnez le bénéficiaire et le compte de paiement à partir duquel vous effectuez le paiement.
   • S’il s’agit d’un chèque : Sélectionnez le bénéficiaire et le compte bancaire à partir duquel vous effectuez le paiement.
   • S’il s’agit d’une facture à payer : Sélectionnez le fournisseur.
3. Fermez la section Détails de la catégorie, puis développez la section Détails des articles.
4. Saisissez le même produit/service que vous avez sélectionné pour le devis de coûts.
5. Saisissez la quantité et le montant que vous payez.
6. Dans la colonne Client/Projet, sélectionnez , puis sélectionnez le projet.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note : Si la colonne Client/Projet est manquante, passez en revue vos paramètres dans la section Configurer les paramètres des dépenses pour le devis de projet.

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Exécuter le devis du projet vs les rapports réels

Le tableau de bord Projets affiche un graphique comparant les revenus et les coûts estimés et réels. Pour une ventilation détaillée :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Trouvez et sélectionnez le projet.
3. Sélectionnez Rapports de projet, puis sélectionnez Devis vs coûts réels.

Explorez les totaux des rapports

Sélectionnez des totaux spécifiques dans le rapport pour afficher les détails connexes dans QuickBooks en ligne :

• Sélectionnez Coûts estimés ou Revenu estimé pour accéder à la liste des détails.
• Sélectionnez Revenu réel pour accéder au rapport Détails des ventes par client.
• Sélectionnez Coûts réels pour retourner à la page Rapports de projet.

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Liens connexes

• Créer des projets dans QuickBooks en ligne