Configurer et utiliser des projets pour QuickBooks Time

Apprenez comment configurer et utiliser des projets pour QuickBooks Time Elite,

Dans Projects, vous pouvez configurer la durée estimée d’un projet afin de suivre son évolution. Vous pouvez diviser votre estimation en attribuant une durée à chaque tâche, ou simplement indiquer le nombre d’heures total.

Apprenez comment :

• Ajouter un projet
• Ajouter un devis
• Modifier un projet et un devis
• Suivi des heures travaillées
• Gérer les projets
  • Afficher les détails du projet
  • Terminer un projet
  • Annuler un projet
  • Supprimer un projet
  • Gérer les autorisations concernant les projets

Ajouter un projet

Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

1. Créez votre projet dans QuickBooks en premier.
2. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks dans le menu déroulant, puis sélectionnez Importer,
3. QuickBooks Time importe les dates de début et de fin du projet, mais vous pouvez ajouter un devis, au besoin.

Si vous n’utilisez pas QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets, puis sélectionnez +Ajouter un projet,
2. Saisir un Nom du projet,
3. (Facultatif) Choisissez le client associé au projet. Le projet s’affiche dans la liste de clients et porte la mention (Projet) pour le différencier des autres codes.
4. (Facultatif) Ajoutez les dates de début et de fin du projet afin d’établir un calendrier pour votre projet.
5. (Facultatif) Ajoutez une description du projet.
6. (Facultatif) Ajoutez le lieu du projet en utilisant une adresse ou des coordonnées GPS.
7. Sélectionnez Continuer pour ajouter un devis (voir la section suivante).

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Ajouter un devis

Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets,
2. Sélectionnez un projet, puis cliquez sur +Ajouter un devis,
3. Sélectionner Par heure, ou Par article de service pour diviser les heures par élément de liste. Après l’enregistrement, le type de devis ne peut plus être modifié.
4. Effectuez l’une des actions suivantes :
   1. Si vous sélectionnez By hours, entrez le total des heures prévues. Toute feuille de temps liée à ce projet sera comptabilisée dans ce total d’heures.
   2. Si vous sélectionnez Par article de service, sélectionnez un élément dans la liste. Saisissez le nombre d’heures souhaité pour cette tâche. Sélectionnez autant de tâches que nécessaire. Toutes les heures travaillées sur ce projet seront comptabilisées dans le total des heures, mais, visuellement, seront ventilées par tâches. Si un nouveau service doit être ajouté, il doit d’abord être ajouté dans QuickBooks et importé dans QuickBooks Time.
5. Sélectionner + Ajouter, puis Ajouter un devis,

Si vous n’utilisez pas QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets,
2. Sélectionnez un projet, puis cliquez sur +Ajouter un devis,
3. Sélectionner Par heure, ou Par tâches pour diviser les heures par élément de liste. Après l’enregistrement, le type de devis ne peut plus être modifié.
4. Effectuez l’une des actions suivantes :
   • Si vous sélectionnez By hours, entrez le total des heures prévues. Toute feuille de temps liée à ce projet sera comptabilisée dans ce total d’heures.
   • Si vous sélectionnez Par tâches, ajoutez un nouvel article ou sélectionnez un article existant dans la liste. Saisissez le nombre d’heures souhaité pour cette tâche. Sélectionnez autant de tâches que nécessaire. Toutes les heures travaillées sur ce projet seront comptabilisées dans le total des heures, mais, visuellement, seront ventilées par tâches. Les éléments sont ajoutés et gérés directement dans les projets, mais le champ apparaît également dans les champs personnalisés.
5. Sélectionner + Ajouter, puis Ajouter un devis,

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Modifier un projet et un devis

Modifier un projet

Remarque : S’il s’agit de comptes intégrés à QuickBooks, modifiez d’abord le projet dans QuickBooks, puis importez les modifications dans QuickBooks Time.

1. Pour les comptes non intégrés à QuickBooks, dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets,
2. À côté du projet, sélectionnez , puis Modifier,
3. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer.

Modifier un devis

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets,
2. Sélectionnez un projet, puis cliquez sur ,
3. Sélectionner Modifier le devis, apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Mise à jour,

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Suivi des heures travaillées sur un projet

Pour les membres de l’équipe, les projets s’affichent comme tout autre client ou client rattaché. Lorsqu’ils pointeront leur arrivée, ils choisiront soit le projet directement, soit le client principal, puis le projet. 

Remarque : Si vous voulez inclure des heures déjà suivies dans le passé, ces feuilles de temps doivent être modifiées pour y ajouter le projet.

Le QuickBooks Main-d’œuvre

1. Sélectionner Projets ou Plus, puis Projets,
2. Choisissez une tâche pour le projet sélectionné, au besoin. 
3. Sélectionner Pointage en cours​​​​​​​.

Dans QuickBooks Time Web

Vous pouvez également faire le suivi des heures travaillées pour un projet sur le tableau de bord Web,

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Gérer les projets

Afficher les détails du projet

Pour afficher les détails du projet dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets, puis sélectionnez le projet à afficher.

L'onglet Aperçu

• Affiche la progression en heures travaillées pour les heures réelles par rapport aux heures estimées, ainsi que le nombre d’heures estimées restantes. 
• Si une plage de dates prévisionnelles est ajoutée, elle affiche les dates de début et de fin et un élément visuel représentant le temps écoulé.
• Le Par devis onglet :
  • Affiche les heures totales ou les heures totales par tâche.
  • Chaque ligne indique les heures estimées, le nombre d’heures déjà travaillées, la progression en pourcentage et les heures restantes à travailler.
  • Sélectionnez chaque ligne pour afficher les heures par membre de l’équipe.
• Le Par utilisateurs onglet :
  • Cet onglet affiche le total des heures travaillées par chaque membre de l’équipe.

Publications du projet et fil d’activités

En savoir plus sur les messages du projet et le fil d’activités,

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Terminer un projet

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets,
2. Sélectionnez un projet, puis En cours liste déroulante.
3. Sélectionner Terminer,

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Annuler un projet

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets,
2. Sélectionnez un projet, puis En cours liste déroulante.
3. Sélectionner Annulé, Même si un projet est annulé, il peut être réactivé au besoin, et tous les renseignements y étant associés sont conservés.

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Supprimer un projet

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets,
2. À côté d’un projet, sélectionnez , puis Supprimer, Sélectionnez Supprimer pour confirmer. En supprimant un projet, vous le supprimez également de votre liste de projets. Il ne peut plus être récupéré. Les feuilles de temps consignées dans le cadre du projet sont conservées.

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Gérer les autorisations concernant les projets

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Mon équipe, puis sélectionnez un membre de l’équipe.
2. Sélectionnez l’onglet Permissions.
3. À côté de Projets, sélectionnez Non, Afficher seulement, ou Créer/Modifier,
4. Sélectionnez Enregistrer.

Notes :

• Les administrateurs ont toujours l’autorisation Créer et modifier.
• Tous les autres membres de l’équipe ont par défaut l’autorisation Affichage seulement.
• Les membres de l’équipe disposant de l’autorisation Affichage seulement peuvent voir le total des heures travaillées sur un projet ainsi que la ventilation des heures qu’ils ont travaillées pour ce projet.
• Les gestionnaires voient la ventilation pour chaque membre de leur groupe.
• Si un membre de l’équipe a l’autorisation Consulter les rapports de feuilles de temps pour tous, il peut consulter la ventilation pour tous les membres de l’équipe.

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