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Configurer et utiliser des projets dans QuickBooks Time

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour le 14 juin, 2022

Cette fonction est accessible dans QuickBooks Time Elite.

Dans Projects, vous pouvez configurer la durée estimée d’un projet afin de suivre son évolution. Vous pouvez diviser votre estimation en attribuant une durée à chaque tâche, ou simplement indiquer le nombre d’heures total.

  1. Dans Projects, sélectionnez +Add Project.
  2. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Pour les comptes non intégrés à QuickBooks, saisissez un nom de projet.
      • (Facultatif) Choisissez le client associé au projet.
      • Le projet s’affiche dans Manage Customers et porte la mention (Project) pour le différencier des autres codes.
    • Pour les comptes intégrés à QuickBooks (QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop), choisissez dans la liste le nom d’un client ou d’un client rattaché existant pour l’associer à un projet.
      • Pour ajouter un nouveau projet qui ne figure pas dans la liste, ajoutez d’abord ce projet dans QuickBooks, puis importez-le. Il sera ajouté en tant que client dans QuickBooks Time.
  3. (Facultatif) Ajoutez les dates de début et de fin du projet afin d’établir un calendrier pour votre projet.
  4. (Facultatif) Ajoutez une description du projet.
  5. (Facultatif) Ajoutez le lieu du projet en utilisant une adresse ou des coordonnées GPS.
  6. Sélectionnez Continue pour ajouter un devis (voir la section suivante).
  1. Dans un projet, sélectionnez +Add Estimate.
  2. Choisissez By hours, ou By tasks pour diviser les heures en fonction des éléments de la liste.
    • Note : Une fois enregistré, le type de devis ne peut plus être modifié.
    • Note : Les comptes intégrés à QuickBooks affichent la liste des articles de service de QuickBooks au lieu des tâches.
  3. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Si vous sélectionnez By hours, entrez le total des heures prévues. Toute feuille de temps liée à ce projet sera comptabilisée dans ce total d’heures.
    • Si vous sélectionnez By tasks, ajoutez une nouvelle tâche ou sélectionnez une tâche existante dans la liste proposée. Saisissez le nombre d’heures souhaité pour cette tâche. Sélectionnez autant de tâches que nécessaire. Toutes les heures travaillées sur ce projet seront comptabilisées dans le total des heures, mais, visuellement, seront ventilées par tâches.
      • Note : Pour les comptes intégrés à QuickBooks, ce champ est intitulé Service Items. Si un nouvel article doit être ajouté, il doit d’abord être ajouté dans QuickBooks et importé dans QuickBooks Time.
  4. Sélectionnez Add Estimate.

Modifier un projet :

  1. Lorsque vous affichez le projet, sélectionnez custom, puis Edit Project.
  2. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Save.

Modifier un devis :

  1. Affichez le projet associé et sélectionnez custom, puis Edit Estimate. Ou encore, sélectionnez edit au-dessus de la barre de progression des heures réelles et estimées.

Pour les membres de l’équipe, les projets ressembleront à n’importe quel autre client ou client rattaché. Au moment de pointer leur arrivée, ils peuvent sélectionner le projet directement, ou le client principal, puis le projet.

Sur un appareil mobile, pointez votre arrivée dans un projet à partir de l’horloge pointeuse ou de l’affichage Projets. Allez à Projects ou More > Projects et sélectionnez Clock In​​​​​​​.

Choisissez une tâche pour le projet sélectionné, au besoin.

Voir : Pointer son arrivée, changer de projet ou de client et pointer son départ sur un ordinateur ou sur un appareil mobile.

Lorsque vous consultez les détails d’un projet :

Onglet Overview :

  • Actual vs Estimated – Progression des heures travaillées. Le nombre d’heures travaillées se trouve à gauche, le total des heures estimées se trouve à droite et les heures restantes se trouvent à l’extrême droite.
  • Date progress - Si une plage de dates prévisionnelles est ajoutée, elle affichera les dates de début et de fin et un élément visuel représentant le temps écoulé.

Onglet Estimated :

  • Cet onglet affiche l’élément Total Hours ou Total Hours par tâche.
  • Chaque ligne indique les heures estimées, le nombre d’heures déjà travaillées, la progression en pourcentage et les heures restantes à travailler.
  • Sélectionnez chaque ligne pour afficher les heures réparties par membre de l’équipe.

Onglet Total hours :

  • Cet onglet affiche le total des heures travaillées par chaque membre de l’équipe.

Messages et activités du projet : 

Le fil d’activités est un excellent moyen de faire le point avec toute votre équipe sur ce qui se passe au bureau ou sur le terrain.

  • Sélectionnez Posts pour ajouter un message ou consulter les messages des autres membres de l’équipe qui travaillent sur le projet.
  • Sélectionnez Activity pour afficher toutes les activités liées à ce projet, y compris les modifications et les pointages d’arrivée et de départ.

Terminer un projet :

  • Sélectionnez In Progress, puis Completed.

Annuler un projet :

  • Sélectionnez In Progress, puis Cancelled.
  • Même si un projet est annulé, il peut être réactivé au besoin, et tous les renseignements y étant associés sont conservés.

Supprimer un projet :

  • Sélectionnez custom, puis Delete Project ou sélectionnez In Progress, puis Deleted.
  • En supprimant un projet, vous le supprimez également de votre liste de projets. Il ne peut plus être récupéré. Les feuilles de temps consignées dans le cadre du projet sont conservées.
  1. Allez à My Team, puis choisissez le nom d’un membre de l’équipe.
  2. Sélectionnez l’onglet Permissions.
  3. À côté de Projets, sélectionnez Off, View Only, ou Create/Edit.
  4. Sélectionnez Save.

Notes :

  • Les administrateurs détiendront toujours l’autorisation Create/Edit.
  • Tous les autres utilisateurs auront par défaut l’autorisation View Only.
  • Les utilisateurs disposant de l’autorisation View Only peuvent voir le total des heures travaillées sur un projet ainsi que la ventilation des heures qu’ils ont travaillées pour ce projet.
  • Les gestionnaires voient la ventilation pour chaque membre de leur groupe.
  • Si un utilisateur détient l’autorisation view timesheet reports for all, il peut consulter la ventilation pour tous les utilisateurs.

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