Configurer et utiliser des projets pour QuickBooks Time

Apprenez comment configurer et utiliser des projets pour QuickBooks Time Elite. 

Avec Projets, vous pouvez configurer des estimations de temps pour faire le suivi des progrès réalisés sur un projet. Vous pouvez diviser votre estimation en attribuant une durée à chaque tâche, ou simplement indiquer le nombre d’heures total.

Apprenez comment :

• Ajouter un projet
• Ajouter un devis
• Modifier un projet et un devis
• Faire le suivi des heures travaillées pour un projet
• Gérez des projets
  • Afficher les détails du projet
  • Terminer un projet
  • Annuler un projet
  • Supprimer un projet
  • Gérer les autorisations concernant les projets

Ajouter un projet

Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

1. Créez d’abord votre projet dans QuickBooks .
2. Dans QuickBooks Time, sélectionnez la liste déroulante QuickBooks , puis sélectionnez Importer.  
3. QuickBooks Time importe les dates de début et de fin du projet de QuickBooks, mais vous pouvez ajouter un devisau besoin. 

Si vous n’utilisez pas QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets, puis +Ajouter un projet.
2. Saisissez un nom de projet.
3. (Facultatif) Choisissez le client associé au projet. Le projet apparaîtra dans la liste de clients et sera étiqueté avec (Projet) pour le différencier de tout autre code.
4. (Facultatif) Ajoutez les dates de début et de fin du projet afin d’établir un calendrier pour votre projet.
5. (Facultatif) Ajoutez une description du projet.
6. (Facultatif) Ajoutez le lieu du projet en utilisant une adresse ou des coordonnées GPS.
7. Sélectionnez Continuer pour ajouter un devis (voir la section suivante).

(Haut de la page)

Ajouter un devis

Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets.
2. Sélectionnez un projet, puis +Ajouter un devis.
3. Sélectionnez Par heuresou Par articles de service pour diviser les heures par article de liste. Une fois que vous l’avez enregistrée, le type de devis ne peut pas être modifié.
4. Effectuez l’une des actions suivantes :
   1. Si vous sélectionnez By hours, entrez le total des heures prévues. Toute feuille de temps suivie pour ce projet sera comptabilisée dans le total des heures.
   2. Si vous sélectionnez Par articles de service, sélectionnez un article dans la liste. Saisissez le nombre d’heures souhaité pour cette tâche. Sélectionnez autant de tâches que nécessaire. Toutes les heures travaillées suivies pour ce projet seront comptabilisées dans le nombre total d’heures, mais elles seront réparties visuellement par élément. Si un nouvel article de service doit être ajouté, il doit d’abord être ajouté dans QuickBooks et importé dans QuickBooks Time.
5. Sélectionnez + Ajouter, puis Ajouter un devis. 

Si vous n’utilisez pas QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets.
2. Sélectionnez un projet, puis +Ajouter un devis.
3. Sélectionnez Par heuresou Par tâches pour diviser les heures par élément de liste. Une fois que vous l’avez enregistrée, le type de devis ne peut pas être modifié.
4. Effectuez l’une des actions suivantes :
   • Si vous sélectionnez By hours, entrez le total des heures prévues. Toute feuille de temps suivie pour ce projet sera comptabilisée dans le total des heures.
   • Si vous sélectionnez Par tâches, ajoutez un nouvel élément ou sélectionnez un élément existant dans la liste. Saisissez le nombre d’heures souhaité pour cette tâche. Sélectionnez autant de tâches que nécessaire. Toutes les heures travaillées suivies pour ce projet seront comptabilisées dans le nombre total d’heures, mais elles seront réparties visuellement par élément. Les éléments sont ajoutés et gérés directement dans les projets, mais le champ apparaît également dans les champs personnalisés.
5. Sélectionnez + Ajouter, puis Ajouter un devis. 

(Haut de la page)

Modifier un projet et un devis

Modifier un projet

Note : Pour les comptes intégrés à QuickBooks, modifiez d’abord le projet dans QuickBooks, puis importez les modifications dans QuickBooks Time. 

1. Pour les comptes intégrés non QuickBooks, dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets.
2. À côté du projet, sélectionnez , puis Modifier.
3. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer.

Modifier un devis

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets.
2. Sélectionnez un projet, puis sélectionnez .
3. Sélectionnez Modifier le devis, apportez vos modifications, puis sélectionnez Mettre à jour. 

(Retour au début)

Suivi des heures travaillées sur un projet

Les membres de l’équipe voient les projets comme n’importe quel autre client ou client rattaché. Lorsqu’ils pointent leur arrivée, ils sélectionnent soit le projet directement, soit le client principal, puis le projet à pointer. 

Note : Si vous voulez inclure les heures déjà suivies dans le passé, ces feuilles de temps doivent être modifiées pour y ajouter le projet.

Le QuickBooks Main-d’œuvre

1. Sélectionnez Projets ou Plus, puis Projets.
2. Choisissez une tâche pour le projet sélectionné, au besoin. 
3. Sélectionnez Pointer l’arrivée​​​​​​​.

Dans QuickBooks Time Web

Vous pouvez également faire le suivi des heures travaillées pour un projet sur le tableau de bord Web.

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Gérez des projets

Afficher les détails du projet

Pour afficher les détails du projet dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets, puis sélectionnez le projet à afficher. 

L'onglet Aperçu

• Affiche la progression en heures travaillées réelles par rapport aux heures estimées, ainsi que le nombre d’heures estimées restantes. 
• Si une période prévisionnelle est ajoutée, elle affiche les dates de début et de fin ainsi qu’un aperçu du temps écoulé.
• L’onglet Par devis  :
  • Affiche le nombre total d’heures ou le nombre total d’heures par tâche.
  • Chaque ligne indique les heures estimées, le nombre d’heures déjà travaillées, la progression en pourcentage et les heures restantes à travailler.
  • Sélectionnez chaque ligne pour voir les heures par membre de l’équipe.
• L’onglet Par utilisateurs  :
  • Cet onglet affiche le total des heures travaillées par chaque membre de l’équipe.

Messages de projet et flux d’activités

En savoir plus sur les publications de projet et le fil d’activités.

(Retour au début)

Terminer un projet

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets. 
2. Sélectionnez un projet, puis dans la liste déroulante En cours .
3. Sélectionnez Complété.

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Annuler un projet

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets. 
2. Sélectionnez un projet, puis dans la liste déroulante En cours .
3. Sélectionnez Annulé. Même si un projet est annulé, il peut être réactivé au besoin, et tous les renseignements y étant associés sont conservés.

(Haut de la page)

Supprimer un projet

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Projets. 
2. À côté d’un projet, sélectionnez , puis Supprimer. Sélectionnez Supprimer pour confirmer. La suppression d’un projet supprime le projet de votre liste de projets. Il est irrécupérable. Les feuilles de temps consignées dans le cadre du projet sont conservées.

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Gérer les autorisations concernant les projets

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez Mon équipe, puis sélectionnez un membre de l’équipe.
2. Sélectionnez l’onglet Permissions.
3. À côté de Projets, sélectionnez Désactivé, Afficher seulementou Créer/Modifier.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Notes :

• Les administrateurs ont toujours l’autorisation Créer/Modifier.
• Tous les autres membres de l’équipe ont par défaut l’autorisation Afficher seulement.
• Les membres de l’équipe ayant l’autorisation Afficher seulement peuvent voir le nombre total d’heures travaillées pour un projet ainsi que la ventilation des heures travaillées pour ce projet.
• Les gestionnaires voient la ventilation pour chaque membre de leur groupe.
• Si un membre de l’équipe a l’autorisation Afficher les feuilles de temps pour tous les membres de l’équipe, il peut voir la ventilation pour tous les membres de l’équipe.

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