À propos des paramètres de l’entreprise dans QuickBooks Time

Apprenez à configurer les paramètres de l’entreprise dans QuickBooks Time.

Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, certains paramètres doivent y être gérés. 

Configurer les paramètres de l’entreprise

1. Connectez-vous à QuickBooks Time et sélectionnez Paramètres de l’entreprise,
2. Mettez à jour les paramètres au besoin.
3. Sélectionnez Enregistrer après chaque modification.

En savoir plus sur les sujets suivants :

• Détails sur l’entreprise
• Compte et facturation
• Accès du comptable
• Paie et heures supplémentaires
• Options des heures travaillées
• L’emplacement
• Mon équipe
• Avis
• Journal du système

Détails sur l’entreprise

Note : Si vous avez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie, les champs de l’information sur l’entreprise et du contact administrateur sont importés automatiquement de QuickBooks et doivent être gérés à partir de QuickBooks.

• Renseignements sur l’entreprise : Ajoutez ou mettez à jour les renseignements sur votre entreprise ici, notamment le nom, le site Web et l’adresse municipale de l’entreprise.
• Administrateur-ressource : L’administrateur-ressource est le propriétaire principal du compte.
• Options personnalisées : Cet outil vous permet d’ajouter le logo de votre entreprise à votre compte QuickBooks Time.

Compte et facturation

Note : Si vous avez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie,le compte et la facturation doivent être gérés à partir de ces logiciels.

• Gérer l’abonnement : Sélectionner Afficher Facturation et abonnement à gérer votre abonnement,

Accès comptable

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie, les cabinets comptables doivent être gérés à partir de ces logiciels.

Donnez à votre comptable l’accès administratif complet de votre compte QuickBooks Time. Si votre comptable utilise QuickBooks en ligne Comptable, vous pouvez lui envoyer une invitation pour lui donner accès immédiatement.

En savoir plus sur Devenir ConseillerPro QuickBooks ici,

Paie et heures supplémentaires

Remarque : Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie, votre échéancier de paie doit y être géré. Les heures supplémentaires doivent être configurées à la fois dans QuickBooks en ligne et dans QuickBooks Time.

• Échéancier de paie : Configurez l’échéancier de paie de votre entreprise ici, Vous pouvez choisir une période de paie hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, aux quatre semaines ou mensuelle.
• Heures supplémentaires : Configurez les règles relatives aux heures supplémentaires de votre entreprise ici. Si vous avez besoin d’options plus personnalisées, sélectionnez Gérer les taux de rémunération,

Options des heures travaillées

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie, la date de début de la semaine est automatiquement importée de QuickBooks et doit être gérée à partir de QuickBooks en ligne.

• Date et heure : Configurez le fuseau horaire, la date de début de la semaine ainsi que le format de date et d’heure de votre entreprise.
• Heures saisies : Configurez les autorisations liées à la saisie des heures par les membres de votre équipe ici.
  • Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs feuilles de temps : Si vous cochez cette option, tous les membres de l’équipe peuvent ouvrir une session n’importe où (ordinateur ou appareil mobile) et gérer leurs feuilles de temps. Par défaut, cette option active l’autorisation de saisie des heures sur appareil mobile (et elle est grisée) tant dans les paramètres de l’entreprise que dans les autorisations des membres individuels.
  • Permettre aux membres de l’équipe de faire le suivi des heures travaillées sur l’application mobile : Si coché, cela permet à l’autorisation de saisir les heures sur appareil mobile. Si le champ est grisé, décochez d’abord Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs feuilles de temps, puis vous pouvez le modifier.
  • Permettre aux membres de l’équipe de saisir des notes dans l’horloge pointeuse ou l’appli mobile : Cochez cette option afin de permettre aux membres de l’équipe de saisir des notes lorsqu’ils pointent leur arrivée ou leur départ, ainsi qu’à tout moment durant leur quart de travail. Pour consulter ces notes, les administrateurs peuvent sélectionner Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps,
  • Permettre aux membres de l’équipe de rajuster leurs heures de départ : Si les membres de l’équipe ont dépassé le nombre maximal d’heures travaillées établi au Heures de remplacement (le préréglage est de 10 heures), en cochant cette case, vous permettez manuellement au client de modifier manuellement son heure de départ.
  • Masquer les heures travaillées pour les membres de l’équipe dans QuickBooks Time Web : Si vous cochez cette option, les membres de l’équipe ne pourront pas consulter leurs heures travaillées ou leurs feuilles de temps. Cette option est pratique si vous utilisez QuickBooks Time comme simple outil de suivi des heures travaillées ou si les membres de votre équipe sont salariés et n’ont pas besoin de connaître leur nombre d’heures travaillées.
  • Fractionner les feuilles de temps à minuit : Cette option permet à QuickBooks Time de fractionner automatiquement les feuilles de temps de sorte que les heures après minuit sont comptabilisées au jour suivant plutôt qu’au jour où l’heure d’arrivée a été pointée. Cocher cette case n’aura aucune incidence sur les feuilles de temps préexistantes.
  • Fermer la session après avoir pointé des heures (Web seulement) : Les membres de l’équipe se déconnectent de QuickBooks Time lorsqu’ils pointent leur arrivée, changent de projet ou de client ou pointent leur départ.
• Congés : Sélectionnez les autorisations de modification des options liées aux congés pour votre entreprise ici.
  • Administrateurs et gestionnaires : Si vous cochez cette option, les administrateurs et les gestionnaires peuvent saisir des heures chômées et rémunérées et les congés non payés pour les membres de l’équipe et pour leur personne.
    • Tous les membres de l’équipe : Si vous cochez cette option, les membres de l’équipe peuvent saisir leurs congés pour les codes qui leur sont attribués. Pour configurer des codes de congés, consultez l’article Configurer des codes et des règles de cumul pour les congés, L’administrateur doit vérifier l’exactitude des heures de congé soumises par les membres de l’équipe. Si vous avez intégré QuickBooks, appariez vos éléments de paie.
      • Approbation requise : Si vous cochez cette option, les membres de l’équipe doivent soumettre des demandes de congés afin qu’ils soient approuvés par un administrateur ou un gestionnaire.

Lieu

• Suivi : Suivez les membres de votre équipe alors qu’ils travaillent. Configurez les exigences liées aux paramètres de lieu ici.
• Géorepérage : Cette fonctionnalité est uniquement accessible dans les comptes QuickBooks Time Elite.
• Projets ou clients à proximité : Activez ou désactivez les suggestions de projets à proximité lorsque les membres de l’équipe pointent leur arrivée.

Mon équipe

• Autorisations : En cochant l’option Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs paramètres, vous autorisez les membres de l’équipe à modifier leur profil, leur nom d’utilisateur, leur adresse courriel et leur fuseau horaire (cochez ou décochez les sous-réglages selon vos besoins).
• Restriction d’accès : Configurez des restrictions pour certains ordinateurs ou certaines adresses IP afin d’empêcher les membres de l’équipe d’accéder à leur tableau de bord QuickBooks Time sur le Web à partir de certains lieux.
  • Choisissez l’une des options suivantes :
    • Autoriser certains ordinateurs (par témoin) : Cette option vous permet d’autoriser un ordinateur en y installant un témoin persistant. Cette option fonctionne mieux s’il n’y a qu’un ou deux lieux où les membres de votre équipe peuvent ouvrir une session. Certains programmes antivirus et anti-espiologiciels suppriment les témoins quotidiennement. Si un tel programme est installé sur votre ordinateur, configurez-le de façon à conserver certains témoins pertinents.
    • Autoriser des lieux par adresse IP : Si cette option est sélectionnée, les pointages ne sont autorisés qu’à partir d’ordinateurs situés dans des lieux utilisant une adresse IP autorisée par un administrateur. Cela fonctionne mieux dans les bureaux où tous les ordinateurs sont connectés au même réseau.
    • Aucune autorisation : Cette option permet aux membres de l’équipe de se connecter, de pointer des heures et de changer de projet ou de client à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Cela fonctionne mieux pour les entreprises dont de nombreux membres d’équipe travaillent dans des endroits différents, dont certains membres d’équipe voyagent régulièrement ou dont les membres d’équipe n’ont pas régulièrement accès à un ordinateur.

Notifications

Cela vous permet de définir des rappels relatifs aux heures d’arrivée et de départ et des notifications d’horaire qui s’appliquent à tous les membres de l’équipe ou à un certain type de membre de l’équipe. Certains de ces paramètres peuvent être remplacés par les membres de l’équipe.

Journal du système

Ce journal présente l’ensemble des activités effectuées dans votre compte au cours des 90 derniers jours, dont les utilisateurs qui s’y sont connectés ou qui ont saisi des heures d’arrivée et de départ, modifié leurs fiches de temps, saisi des notes et installé des modules complémentaires. Toutes les activités effectuées dans votre compte sont enregistrées ici et comportent une date et une heure.

Pour télécharger ces renseignements sous forme d’une feuille de calcul, sélectionnez Télécharger, Choisissez la période et les filtres voulus, puis sélectionnez Télécharger le fichier CSV.