Paramètres de l’entreprise dans QuickBooks Time

• Renseignements sur l’entreprise : Ajoutez ou mettez à jour les renseignements sur votre entreprise ici, notamment le nom et le site Web de l’entreprise, l’adresse Web QuickBooks Time ou l’identifiant de l’entreprise, de même que son adresse municipale.
• Administrateur-ressource : L’administrateur-ressource est le propriétaire principal du compte.
• Options personnalisées : Téléversez un logo d’entreprise personnalisé dans votre compte QuickBooks Time à l’aide de cet outil. Consultez aussi l’article Ajouter le logo de votre entreprise dans QuickBooks Time.

Note : Une adresse est requise dans QuickBooks Time à des fins d’authentification et de facturation.Si vous recevez une notification indiquant que nous ne reconnaissons pas l’adresse de votre entreprise dans QuickBooks Time, ne vous inquiétez pas. Vous devez simplement vérifier ou mettre à jour l’adresse en quelques étapes rapides.

La première adresse affichée est celle qui est indiquée dans votre compte. Vérifiez s’il y a des fautes d’orthographe, des renseignements manquants ou des mises à jour nécessaires. Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Si l’adresse doit être changée, sélectionnez Modifier. Ensuite, dans Paramètres de l’entreprise, saisissez votre adresse et sélectionnez Enregistrer.
• Nous pouvons offrir une adresse suggérée avec des rajustements de mise en page. Sélectionnez l’adresse suggérée si elle est correcte, puis sélectionnez Enregistrer.

• Compte : Consultez ou mettez à jour votre type et vos conditions d’abonnement (mensuelles ou annuelles) et votre mode de paiement. Le solde de votre compte et la prochaine date de facturation se trouvent ici. Mettez à jour le type ou les conditions d’abonnement en sélectionnant Changer.
• Contact pour la facturation : Il s’agit de la personne qui reçoit les factures et les autres messages liés à la facturation.
• Historique de facturation : Cet onglet présente l’historique des opérations effectuées dans votre compte; des frais suivis d’un paiement. Il affiche également la date, l’heure, le type, la description et le montant des opérations, de même que le solde du compte.
• Fermer le compte : Indique avec qui communiquer pour procéder à la fermeture de votre compte. Voir aussi :Fermer votre compte QuickBooks Time.

Donnez à votre comptable l’accès administratif complet de votre compte QuickBooks Time. Si votre comptable possède déjà un compte QuickBooks Time PRO, vous pouvez lui envoyer une invitation pour lui donner accès immédiatement. Dans le cas contraire, votre comptable recevra une invitation afin d’en créer un.
Pour en savoir plus sur le compte QuickBooks Time PRO, consultez l’article En quoi consiste le compte QuickBooks Time PRO?

• Échéancier de paie : Configurez l’échéancier de paie de votre entreprise ici. Vous pouvez choisir une période de paie hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, aux quatre semaines ou mensuelle. Consultez aussi l’article Configurer le jour de début de semaine et les périodes de paie.
• Heures supplémentaires : Configurez les règles d’heures supplémentaires de votre entreprise ici (voir : Configurer le suivi des heures supplémentaires). Si vous avez besoin d’options plus avancées, sélectionnez Gérer les taux de rémunération. Vous accéderez ainsi aux Paramètres des options avancées pour les heures supplémentaires.

• Date et heure : Configurez le fuseau horaire de votre entreprise, le début de la semaine et les formats de date et d’heure préférés.
• Heures saisies : Configurez les autorisations liées à la saisie des heures par les membres de votre équipe ici.
  • Permettre aux membres de votre équipe de gérer leurs feuilles de temps : Si vous cochez cette option, les utilisateurs pourront se connecter de n’importe où et gérer entièrement leurs propres feuilles de temps grâce au bouton à glissière, à la fiche de présence manuelle, etc. Consultez aussi l’article Permettre aux membres de l’équipe de saisir leurs heures sans pointer d’heure d’arrivée
  • Permettre aux membres de l’équipe de saisir des notes dans l’horloge pointeuse ou l’appli mobile : Cochez cette option afin de permettre aux membres de l’équipe de saisir des notes lorsqu’ils pointent leur arrivée ou leur départ, ainsi qu’à tout moment durant leur quart de travail. Pour afficher ces notes, les administrateurs peuvent sélectionner Saisie des heures travaillées puis sélectionnez Feuilles de temps.
  • Permettre aux membres de l’équipe de modifier leurs heures de départ : En cochant cette case, vous permettez aux membres de l’équipe qui ont dépassé le nombre maximal d’heures travaillées établi dans les paramètres (préétabli à 10 heures) de modifier leur heure de départ après avoir pointé.
  • Masquer les heures travaillées pour les membres de l’équipe : En cochant cette case, vous empêchez les membres de l’équipe de consulter leurs heures travaillées ou leurs feuilles de temps. Cette option est pratique si vous utilisez QuickBooks Time comme simple outil de suivi des heures travaillées ou si les membres de votre équipe sont salariés et n’ont pas besoin de connaître leur nombre d’heures travaillées.
  • Fractionner les feuilles de temps à minuit : Cette option permet à QuickBooks Time de fractionner automatiquement les feuilles de temps de sorte que les heures après minuit sont comptabilisées au jour suivant plutôt qu’au jour où l’heure d’arrivée a été pointée. Note : Cocher cette case n’aura aucune incidence sur les feuilles de temps préexistantes.
  • Fermer la session après avoir pointé des heures (Web seulement) : Les membres de l’équipe se voient déconnectés de leur session QuickBooks Time après avoir pointé leur arrivée ou leur départ ou lorsqu’ils changent de projet ou de client.
• Congés : ajustez qui peut saisir les options de congé de votre entreprise ici.
  • Administrateurs et gestionnaires : Si cette case est cochée, les administrateurs et les gestionnaires peuvent saisir des congés payés ou non payés pour les membres de l’équipe et eux-mêmes.
    • Tous les membres de l’équipe : Si cette case est cochée, les membres de l’équipe peuvent saisir des congés pour les codes qui leur sont attribués. Pour configurer des codes de congé, consultez Comment configurer les codes de congé et les banques de congés. L’administrateur doit vérifier l’exactitude des heures de congé soumises par les membres de l’équipe. Note : Si vous avez intégré QuickBooks Time à QuickBooks ou à Reckon, appariez vos éléments liés à la paie.
      • Approbation requise : Si cette case est cochée, les membres de l’équipe doivent soumettre des demandes de congé pour approbation par un administrateur ou un gestionnaire.

• Suivi : Suivez les membres de votre équipe alors qu’ils travaillent. Configurez les exigences liées aux paramètres de lieu ici. Consultez aussi l’article Utiliser le Suivi par GPS à titre d’administrateur ou de gestionnaire.
• Géorepérage : Cette fonctionnalité est uniquement accessible dans les comptes QuickBooks Time Elite. Consultez aussi l’article Configurer et utiliser le géorepérage.
• Projets ou clients à proximité : Activez ou désactivez les suggestions de projets lorsque les membres de l’équipe pointent leur arrivée.

• Autorisations : En cochant l’option Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs paramètres, vous autorisez les membres de l’équipe à modifier leur profil, leur nom d’utilisateur, leur adresse courriel et leur fuseau horaire (cochez ou décochez les sous-réglages selon vos besoins).
• Options de l’appli mobile : Déterminez le fonctionnement du suivi par GPS lorsque les membres de l’équipe saisissent leurs heures travaillées dans l’appli mobile. Consultez aussi l’article Utiliser le Suivi GPS à titre d’administrateur ou de gestionnaire.
• Restriction d’accès : Configurez des restrictions pour certains ordinateurs ou certaines adresses IP afin d’empêcher les membres de l’équipe d’accéder à leur tableau de bord QuickBooks Time sur le Web à partir de certains lieux. Consultez aussi l’article Empêcher ou autoriser le pointage des heures d’arrivée à partir de certains ordinateurs ou de certains lieux.
  • Les personnes détenant les autorisations ci-dessous ne sont pas assujetties aux restrictions.
    • Administrateur
    • Gérer les autorisations
    • Gérer les feuilles de temps des membres de l’équipe
    • Gérer mes feuilles de temps
    • Gérer les comptes d’utilisateur
    • Consulter les rapports de feuilles de temps des membres de l’équipe
    • Saisir des heures sur appareil mobile
  • Choisissez l’une des options suivantes :
    • Autoriser certains ordinateurs (par témoin) : Cette option vous permet d’autoriser un ordinateur en y installant un témoin persistant. Cette option fonctionne mieux s’il n’y a qu’un ou deux lieux où les membres de votre équipe peuvent ouvrir une session. Note : Certains programmes antivirus et anti-espiologiciels suppriment les témoins quotidiennement. Si un tel programme est installé sur votre ordinateur, configurez-le de façon à conserver certains témoins pertinents.
    • Autoriser des lieux par adresse IP : Si cette option est sélectionnée, les pointages ne sont autorisés qu’à partir d’ordinateurs situés dans des lieux utilisant une adresse IP autorisée par un administrateur. Cela fonctionne mieux dans les bureaux où tous les ordinateurs sont connectés au même réseau.
    • Aucune autorisation : Cette option permet aux membres de l’équipe de se connecter, de pointer des heures et de changer de projet ou de client à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Cela fonctionne mieux pour les entreprises dont de nombreux membres d’équipe travaillent dans des endroits différents, dont certains membres d’équipe voyagent régulièrement ou dont les membres d’équipe n’ont pas régulièrement accès à un ordinateur.

Cela vous permet de définir des rappels relatifs aux heures d’arrivée et de départ et des notifications d’horaire qui s’appliquent à tous les membres de l’équipe ou à un certain type d’utilisateur. (Note : Certains de ces paramètres peuvent être remplacés par les membres de l’équipe. Consultez aussi l’article Modifier vos rappels d’heure d’arrivée et de départ.)

Ce journal présente l’ensemble des activités effectuées dans votre compte au cours des 90 derniers jours, dont les utilisateurs qui s’y sont connectés ou qui ont saisi des heures d’arrivée et de départ, modifié leurs fiches de temps, saisi des notes, installé des modules complémentaires, etc. Toutes les activités effectuées dans votre compte sont enregistrées ici et comportent une date et une heure.

Pour télécharger ces renseignements sous forme d’une feuille de calcul, sélectionnez Télécharger dans le coin inférieur gauche de l’onglet Journal du système. Choisissez une plage de date et triez les résultats par groupes ou par membres de l’équipe, le cas échéant. Sélectionnez ensuite Télécharger le fichier CSV.