Mettre à jour les paramètres de l’entreprise pour QuickBooks Time

Apprenez comment configurer les paramètres de l’entreprise pour QuickBooks en ligne et QuickBooks Time.

QuickBooks Time paramètres sont transférés vers QuickBooks en ligne vous n’avez donc plus besoin d’accéder à vos paramètres à plusieurs endroits. Dans le cadre de ce voyage, au fur et à mesure que nous transférons nos paramètres, vous pourrez mettre à jour vos paramètres dans les deux QuickBooks en ligne et QuickBooks Time.

En savoir plus sur ce qui suit : 

• Détails sur l’entreprise
• Compte et facturation
• Accès comptable
• Paie et heures supplémentaires
• Gestion des heures travaillées ou Options des heures travaillées
• Arrondissement des heures
• Personnaliser votre feuille de temps
• Lieu
• Mon équipe
• Gestion du poste de pointage
• Notifications
• Journal du système

Configurer les paramètres de l’entreprise

QuickBooks en ligne

1. Connectez-vous à QuickBooks en ligne.
2. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
3. Sélectionnez Time.
4. Mettez à jour les paramètres au besoin.
5. Sélectionnez Enregistrer après chaque modification.

QuickBooks Time

1. Connectez-vous à QuickBooks Time et sélectionnez Paramètres de l’entreprise. 
2. Mettez à jour les paramètres au besoin.
3. Sélectionnez Enregistrer après chaque modification.

Détails sur l’entreprise

QuickBooks en ligne

Dans la page Compte et paramètres , sélectionnez Entreprise pour afficher et gérer les détails de l’entreprise.

QuickBooks Time

Note : Si vous avez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie, les champs d’information sur l’entreprise et les coordonnées de l’administrateur sont importés automatiquement de QuickBooks et doivent y être gérés.

• Info sur l’entreprise : Ajoutez ou mettez à jour les renseignements sur votre entreprise ici, notamment le nom, le site Web et l’adresse municipale de l’entreprise.
• Administrateur-ressource : L’administrateur-ressource est le propriétaire principal du compte.
• Options personnalisées : Cet outil vous permet d’ajouter le logo de votre entreprise à votre compte QuickBooks Time. 

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Compte et facturation

Note : Si vous avez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie, le compte et la facturation doivent y être gérés. 

• Gérer l’abonnement : Sélectionnez Afficher la facturation et l’abonnement dans QuickBooks Time pour gérer votre abonnement.

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Accès comptable

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie, les cabinets comptables doivent y être gérés. 

Invitez votre comptable à avoir un accès administrateur complet à votre QuickBooks Time compte. Si votre comptable utilise QuickBooks en ligne Comptable, l’envoi d’une invitation lui permettra d’accepter l’accès instantanément.

En savoir plus sur la façon de devenir un(e) QuickBooks ConseillerPro ici.

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Paie et heures supplémentaires

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie, l’échéancier de paie doit y être géré. Les heures supplémentaires doivent être configurées dans les deux QuickBooks en ligne et QuickBooks Time. 

• Échéancier de paie : Configurez l’échéancier de paie de votre entreprise ici. Vous pouvez choisir une période de paie hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, aux quatre semaines ou mensuelle. 
• Heures supplémentaires : Configurez les règles relatives aux heures supplémentaires de votre entreprise ici. Si vous avez besoin de plus d’options personnalisées, sélectionnez Gérer les taux de rémunération,

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Gestion des heures travaillées ou Options des heures travaillées

QuickBooks en ligne

Personnalisez le comportement des feuilles de temps de votre équipe.

• Premier jour de la semaine de travail : Sélectionnez le premier jour de votre semaine de travail dans le menu déroulant.
• Fuseau horaire : Définissez le fuseau horaire principal pour le suivi des heures travaillées de votre entreprise.
• Séparer les feuilles de temps à minuit : Cochez ou décochez la case. Lorsqu’une case est cochée, si un travailleur crée une feuille de temps qui dépasse minuit, la feuille de temps sera divisée en deux entrées d’heures. 
• Permettre aux membres de l’équipe de créer et de modifier leurs propres feuilles de temps : Cochez ou décochez la case.
• Permettre aux membres de l’équipe de modifier leur heure de départ après avoir travaillé plus de [ ] heure(s) consécutivement : Activez ce paramètre et précisez le nombre d’heures après lesquelles les membres de l’équipe peuvent modifier leur heure de départ. Ceci assurera que si un membre de l’équipe pointe son départ plus tard que prévu, un avertissement demandera au membre de l’équipe ou à l’administrateur de valider ses heures avant de s’engager.

QuickBooks Time

• Date et heure : Configurez le fuseau horaire, la date de début de la semaine ainsi que le format de date et d’heure de votre entreprise.
• Heures saisies : Configurez les autorisations liées à la saisie des heures par les membres de votre équipe ici.
  • Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs propres feuilles de temps : Cette option permet à tous les membres de l’équipe de se connecter de n’importe où (ordinateur ou appareil mobile) et de gérer leurs propres feuilles de temps. Par défaut, cette option active l’autorisation de saisie des heures sur appareil mobile (et la grise) dans les paramètres de l’entreprise et dans les autorisations individuelles des membres de l’équipe.
  • Autoriser les membres de l’équipe à faire le suivi des heures travaillées sur l’appli mobile : Cochez cette option pour accorder l’autorisation de saisir les heures travaillées sur l’appli mobile. Si elle est grisée, décochez d’abord « Autoriser les membres de l’équipe à gérer leurs propres feuilles de temps », puis vous pourrez la modifier. 
  • Permettre aux membres de l’équipe de saisir des notes dans l’horloge pointeuse ou l’appli mobile : Cochez cette option afin de permettre aux membres de l’équipe de saisir des notes lorsqu’ils pointent leur arrivée ou leur départ, ainsi qu’à tout moment durant leur quart de travail. Pour consulter ces notes, les administrateurs peuvent sélectionner Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps.
  • Permettre aux membres de l’équipe de modifier leurs heures de départ : En cochant cette case, vous permettez aux membres de l’équipe qui ont dépassé le nombre maximal d’heures travaillées établi dans les paramètres (préétabli à 10 heures) de modifier leur heure de départ après avoir pointé.
  • Masquer les heures travaillées pour les membres de l’équipe dans QuickBooks Time Web : Si vous cochez cette case, les membres de l’équipe ne verront pas depuis combien de temps ils sont au travail et ne consulteront pas leurs feuilles de temps. Cette option est pratique si vous utilisez QuickBooks Time comme simple outil de suivi des heures travaillées ou si les membres de votre équipe sont salariés et n’ont pas besoin de connaître leur nombre d’heures travaillées.
  • Fractionner les feuilles de temps à minuit : Cette option permet à QuickBooks Time de fractionner automatiquement les feuilles de temps de sorte que les heures après minuit sont comptabilisées au jour suivant plutôt qu’au jour où l’heure d’arrivée a été pointée. Cocher cette case n’aura aucune incidence sur les feuilles de temps préexistantes.
  • Fermer la session après avoir pointé des heures :(Web seulement) Les membres de l’équipe se voient déconnectés de leur session QuickBooks Time après avoir pointé leur arrivée ou leur départ ou lorsqu’ils changent de projet ou de client.
• Congés : Sélectionnez les autorisations de modification des options liées aux congés pour votre entreprise ici.
  • Administrateurs et gestionnaires : Si vous cochez cette option, les administrateurs et les gestionnaires peuvent saisir des heures chômées et rémunérées et les congés non payés pour les membres de l’équipe et pour eux-mêmes.
    • Tous les membres de l’équipe : Si vous cochez cette option, les membres de l’équipe peuvent saisir leurs congés pour les codes qui leur sont attribués. Pour configurer des codes de congés, consultez l’article Configurer des codes et des règles de cumul pour les congés. L’administrateur doit vérifier l’exactitude des heures de congé soumises par les membres de l’équipe. Si vous avez intégré QuickBooks, appariez vos éléments de paie.
      • Approbation requise : Si vous cochez cette option, les membres de l’équipe doivent soumettre des demandes de congés afin qu’ils soient approuvés par un administrateur ou un gestionnaire.

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Arrondissement des feuilles de temps

Configurez la façon dont les heures d’arrivée et de départ sont arrondies. Avant d’utiliser l’arrondissement des heures, il est recommandé de passer en revue les lois fédérales et locales, car il peut y avoir des restrictions dans votre région. Vous pouvez consulter un guide d’arrondissement pour en savoir plus.

QuickBooks en ligne

• Heures d’arrivée rondes :
  • Direction (pointage d’arrivée) : Choisissez d’arrondir à la minute « La plus près », « En haut » ou « En bas ».
  • Incrément d’arrondissement (pointage d’arrivée) : Sélectionnez l’incrément (par exemple, 1 minute, 5 minutes, 15 minutes) à arrondir.
• Heures de départ rondes :
  • Direction (pointage de départ) : Choisissez d’arrondir à la minute « La plus près », « En haut » ou « En bas ».
  • Incrément d’arrondissement (pointage de départ) : Sélectionnez l’incrément (par exemple, 1 minute, 5 minutes, 15 minutes) à arrondir.

QuickBooks Time

Consultez l’article Configurer l’arrondissement des feuilles de temps dans QuickBooks Time pour en savoir plus.

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Personnaliser vos feuilles de temps

QuickBooks en ligne

Passez en revue ces paramètres et effacez ou mettez à jour tout ce dont vous n’avez pas besoin pour personnaliser la façon dont votre équipe fait le suivi de ses feuilles de temps.

• Clients et clients rattachés : Activez ou désactivez le suivi par client.
• Facturable : Cochez cette case pour activer le suivi des articles facturables.
  • Taux horaire : Optionnellement, activez et fixez un taux horaire.
  • Facturable obligatoire : Rendez obligatoire le suivi des articles facturables.
• Article de service : Activez ou désactivez le suivi par article de service.
• Classe : Activez ou désactivez le suivi par classe.
• Lieu : Activez ou désactivez le suivi par lieu.
• Notes : Activez ou désactivez la possibilité d’ajouter des notes aux feuilles de temps.
  • Permettre aux membres de l’équipe de modifier les notes existantes : Permettez aux membres de l’équipe de modifier leurs notes.
  • Notes obligatoires : Rendez les notes obligatoires pour les entrées de feuille de temps dans l’application Main-d’œuvre.

QuickBooks Time

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks et sélectionnez Préférences.
2. Choisissez parmi les options suivantes :
   • Clients et clients rattachés : Une sélection de client est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez attribuer ces clients plus tard. 
   • Articles de service : Une sélection d’articles de service est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez assigner des articles de service plus tard.
   • Choix oui/non facturable : Marquez les feuilles de temps comme étant facturables ou non facturables. Les feuilles de temps facturables peuvent être utilisées lors de la facturation dans QuickBooks.
     • Requiert un choix oui/non facturable : Le choix facturable est requis avant le pointage de départ. 
   • Classe : Une sélection de classe est requise sur les feuilles de temps.

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Lieu (QuickBooks Time)

• Suivi : Suivez les membres de votre équipe alors qu’ils travaillent. Configurez les exigences liées aux paramètres de lieu ici. 
• Géorepérage : Cette fonction n’est disponible que pour les comptes QuickBooks Time Elite. 
• Projets ou clients à proximité : Activez ou désactivez les suggestions de projets à proximité lorsque les membres de l’équipe pointent leur arrivée.

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Mon équipe (QuickBooks Time)

• Autorisations : En cochant l’option Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs paramètres, vous autorisez les membres de l’équipe à modifier leur profil, leur nom d’utilisateur, leur adresse courriel et leur fuseau horaire (cochez ou décochez les sous-réglages selon vos besoins).
• Restriction d’accès : Configurez des restrictions d’ordinateur ou d’adresse IP pour limiter les endroits où les membres de l’équipe peuvent se connecter. QuickBooks Time.
  • Sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Autoriser des ordinateurs individuels (par témoin) : Cette option vous permet d’autoriser un ordinateur en y installant un témoin permanent. Cette option fonctionne mieux si les membres de votre équipe peuvent ouvrir une session dans un ou deux lieux seulement. Certains programmes antivirus et anti-espiologiciels suppriment les témoins quotidiennement. Si un tel programme est installé sur votre ordinateur, configurez-le de façon à conserver certains témoins pertinents.
    • Autoriser les lieux (par adresse IP) : Si cette option est sélectionnée, les pointages ne sont autorisés qu’à partir d’ordinateurs situés dans des lieux utilisant une adresse IP autorisée par un administrateur. Cela fonctionne mieux dans les bureaux où tous les ordinateurs sont connectés au même réseau.
    • Aucune autorisation requise : Permet aux membres de l’équipe de se connecter, de pointer des heures, de changer de projet ou de client et de pointer leur départ à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Cela fonctionne mieux pour les entreprises dont de nombreux membres d’équipe travaillent dans des endroits différents, dont certains membres d’équipe voyagent régulièrement ou dont les membres d’équipe n’ont pas régulièrement accès à un ordinateur.

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Gestion du poste de pointage

QuickBooks en ligne

Cette section vous permet d’ajouter ou de supprimer des ordinateurs ou des tablettes que votre équipe utilise pour pointer l’arrivée et le départ.

QuickBooks Time

Consultez l’article Configurer le poste de pointage dans QuickBooks Time pour en savoir plus.

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Notifications

QuickBooks en ligne

Gérez les rappels et les notifications liés au suivi des heures travaillées.

• Envoyer un rappel de pointage d’arrivé à : Fixez l’heure (p. ex., 8 h) et choisissez d’envoyer des rappels par courriel ou par cellulaire.
• Envoyer un rappel de pointage de départ à : Fixez l’heure (p. ex. 17 h) et choisissez d’envoyer des rappels par courriel ou par cellulaire.
• Jours de la semaine où les rappels de pointage d’arrivée et de départ sont envoyés : Sélectionnez les jours (p. ex., du lundi au dimanche) pour lesquels envoyer des rappels.
• Aviser lorsque les heures d’arrivée et de départ sont rajustées : Sélectionnez qui reçoit des notifications lorsqu’une heure d’arrivée et de départ est rajustée (par exemple, « Administrateurs et gestionnaires », « Personne », « Tous les employés »).
• Aviser lorsque des notes sont ajoutées ou modifiées : Sélectionnez qui reçoit des notifications lorsque des notes sont ajoutées ou modifiées (par exemple, « Administrateurs et gestionnaires », « Personne », « Tous les employés »).

QuickBooks Time

Cela vous permet de définir des rappels relatifs aux heures d’arrivée et de départ et des notifications d’horaire qui s’appliquent à tous les membres de l’équipe ou à un certain type de membre de l’équipe. Certains de ces paramètres peuvent être remplacés par les membres de l’équipe.

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Journal système (QuickBooks Time)

Ce journal présente l’ensemble des activités effectuées dans votre compte au cours des 90 derniers jours, dont les utilisateurs qui s’y sont connectés ou qui ont saisi des heures d’arrivée et de départ, modifié leurs fiches de temps, saisi des notes et installé des modules complémentaires. Toutes les activités effectuées dans votre compte sont enregistrées ici et comportent une date et une heure.

Pour télécharger ces renseignements sous forme d’une feuille de calcul, sélectionnez Télécharger, Sélectionnez la période et les filtres voulus, puis sélectionnez Télécharger le fichier CSV.

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