Utiliser des documents partagés dans QuickBooks en ligne Comptable

Les cabinets QuickBooks en ligne Comptable et leurs clients QuickBooks en ligne peuvent s’envoyer et recevoir des documents en quelques clics.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Ajouter des documents partagés de vos clients
• Associer des types à des documents
• Ajouter des notes contextuelles aux documents
• Voir les demandes
• Effectuer des actions en bloc
• Créer et utiliser des dossiers
• Comprendre l’accès aux documents et aux dossiers

Ajouter des documents partagés de vos clients

Un comptable peut créer une demande de client pour demander les documents dont il a besoin de son client. Une fois que les documents sont téléversés dans QuickBooks, ils se trouvent dans le dossier Documents onglet.

Pour téléverser des documents partagés :

1. Sélectionner Clients et sélectionnez le nom du client.
2. Sélectionnez l’onglet Documents.
3. À partir du Ajouter des documents sélectionnez l’une des options suivantes :
   1. Téléverser à partir de cet appareil : Accédez au(x) fichier(s) que vous voulez téléverser.
   2. Ajouter à partir d’un appareil mobile : Lisez le code QR avec votre appareil mobile pour téléverser le document.
4. Saisissez une note dans le champ Ajouter une note.
   Remarque : Vous pouvez mentionner un membre de l’équipe avec @[nom] pour l’aviser par courriel.
5. Sélectionnez Publier.

Les documents individuels peuvent être téléchargés, renommés, supprimés ou déplacés en sélectionnant le ellipse dans le Actions en sélectionnant l’action appropriée.

Associer des types à des documents

La configuration des types de documents (par exemple ,relevé bancaire, facture et reçu) aide à garder les documents organisés. Lorsqu’un document est ajouté, son type par défaut est Autre.

Pour changer le type :

1. Dans le Documents sélectionnez le menu déroulant dans l’onglet Le type sur la même ligne que le document.
2. Sélectionnez le Type qui correspond le mieux au document.

Les options de type de document sont :

● Relevé bancaire
● Facture
● Reçu
● Autre
● Inconnu

Ajouter des notes contextuelles aux documents

Vous pouvez créer et afficher des notes pour un client à la fois, même après avoir téléversé le document :

1. Dans le Documents sous l’onglet, sélectionnez l’icône dans l’onglet Notes sur la même ligne que le document.
2. Saisissez votre note et sélectionnez Publier. Une fois qu’une note a été ajoutée, un point jaune est ajouté à l’icône Notes pour faciliter l’identification des documents contenant des notes.
3. Les commentaires subséquents peuvent être ajoutés en sélectionnant de nouveau l’icône Notes et en entrant un nouveau commentaire.

Remarque : Une fois publiés, les notes et les commentaires ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.

Afficher les demandes

Une fois qu’un comptable a demandé un document à son client, la demande est jointe au document. Le comptable peut sélectionner Afficher la demande dans le Actions colonne de la Documents pour afficher les détails de la demande.

Créer et utiliser des dossiers

Simplifiez le partage de documents et la tenue des livres en utilisant des structures de dossiers pour organiser les documents :

1. Sélectionnez Créer un dossier dans le menu déroulant Gérer les dossiers.
2. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom du dossier et sélectionnez Créer,
3. Pour ajouter un sous-dossier à un dossier existant, sélectionnez le dossier et sélectionnez Créer un dossier sous Gérer les dossiers. Saisissez le nom du dossier et sélectionnez Créer.
4. Sélectionnez les options dans les Ajouter des documents pour téléverser un nouveau document dans le dossier nouvellement créé.
5. Pour déplacer un document existant vers le nouveau dossier, naviguez jusqu’à l’en-tête Documents pour sélectionner les éléments à déplacer.

Vous pouvez accéder aux sous-dossiers en sélectionnant le dossier principal.

Les comptables peuvent déplacer des fichiers individuellement ou en bloc pour les organiser en dossiers et sous-dossiers.

Les dossiers individuels peuvent être renommés ou supprimés à l’aide de l’option appropriée dans la colonne Actions.

Effectuer des actions en bloc

Les fonctions Télécharger, Déplacer et Supprimer offrent la possibilité de gérer en bloc, ce qui permet d’économiser du temps et des efforts.

Utilisez la case à cocher dans le Documents pour sélectionner plusieurs ou tous les dossiers et documents à Télécharger, Déplacer, ou Supprimer en vrac.

Une fois que les éléments sont sélectionnés, sélectionnez l’action appropriée à entreprendre afin de compléter l’action en bloc.

Dans la fenêtre Déplacer , sélectionnez les dossiers principaux pour afficher les sous-dossiers. Les éléments peuvent être déplacés vers un dossier existant ou vous pouvez sélectionner + Créer un dossier pour créer un nouveau dossier. Sélectionnez le nouveau dossier et sélectionnez Déplacer pour déplacer l’élément vers ce dossier.

Accès aux documents et aux dossiers