Ajouter des bons de commande aux dépenses, aux factures à payer ou aux chèques dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment ajouter un bon de commande accepté à une opération pour votre fournisseur.

Après qu’un fournisseur aura accepté un bon de commande et envoyé les produits, enregistrez-le comme facture à payer ou dépense dans QuickBooks. Vous pouvez facilement ajouter le bon de commande en tant que poste. Cette action ferme le bon de commande original, l’associe à la facture à payer ou à la dépense, et enregistre correctement l’opération comptable.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Activer la ventilation des factures à payer
• Ajouter un bon de commande à une dépense, à une facture à payer ou à un chèque
• Ajouter une partie d’un bon de commande à une dépense, à une facture à payer ou à un chèque
• Supprimer un bon de commande d’une dépense ou d’une facture à payer

Activer la ventilation des factures à payer

Tout d’abord, assurez-vous que vos factures à payer sont configurées pour afficher le tableau des articles afin que vous puissiez détailler vos produits et services.

1. Allez au menu Paramètres , puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Dépenses.
3. Dans Factures à payer et dépenses, sélectionnez modifier ✎.
4. Activez les options suivantes :
   • Afficher le tableau des articles sur les formulaires des dépenses et d’achats
   • Afficher le champ Balises sur les formulaires de dépenses et d’achats
   • Suivi des dépenses et des articles par client
   • Rendre les dépenses et les articles facturables
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Ajouter un bon de commande à une dépense, à une facture à payer ou à un chèque

Suivez ces étapes après que votre fournisseur aura accepté le bon de commande :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Dépense, Chèque ou Facture à payer. Apprenez quand utiliser les dépenses ou les factures à payer.
3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼, sélectionnez le fournisseur. Une fenêtre indiquant ses bons de commande en cours s’affiche.
4. Sélectionnez Ajouter sous le bon de commande approprié. Cette action ajoute les articles du bon de commande. Ceux-ci apparaissent alors dans la section Détail des articles.
5. Si vous prévoyez facturer un article particulier à un client, cochez la case Facturable. Ajoutez ensuite le client auquel vous prévoyez envoyer une facture dans la colonne Client.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Ajouter une partie d’un bon de commande à une dépense, à une facture à payer ou à un chèque

Si vous avez reçu seulement une partie d’un bon de commande ou si vous effectuez un paiement partiel, vous ne pourrez ajouter que cette partie ou ce paiement partiel à une facture à payer ou à une dépense. Cette action associe plusieurs opérations au même bon de commande :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Dépense, Chèque ou Facture à payer. Découvrez quand utiliser les dépenses ou les factures à payer.
3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼, sélectionnez le fournisseur. Une fenêtre indiquant ses bons de commande en cours s’affiche.
4. Sélectionnez Ajouter sous le bon de commande approprié. Cette action ajoute les articles du bon de commande. Ceux-ci apparaissent alors dans la section Détail des articles.
5. Rajustez la quantité ou le montant de chaque poste pour tenir compte de la partie que vous avez reçue ou que vous prévoyez payer.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Retirer un bon de commande d’une dépense ou d’une facture à payer

Si vous n’avez pas encore enregistré la facture à payer ou l’opération, sélectionnez simplement Supprimer dans le menu déroulant de Actions colonne.

Si vous avez déjà enregistré la dépense ou la facture à payer, allez à Dépenses et sélectionnez Dépenses (Accéder) pour l’ouvrir. Sélectionnez Supprimer dans la liste déroulante du bon de commande correspondant. Cette action dissocie le bon de commande.

Toutefois, l’état du bon de commande reste Fermé. Vous devez le changer manuellement pour En cours :

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Dépenses (Accéder).
2. Sélectionnez le bon de commande que vous avez ajouté par erreur et ouvrez-le.
3. Sous la liste déroulante Fournisseur ▼, sélectionnez la liste déroulante Fermé.
4. Sous État du bon de commande, sélectionnez En cours.
5. Sélectionnez Enregistrer.