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Déplacer des listes et des soldes de QuickBooks en ligne vers QuickBooks bureau

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne1Mis à jour le 07 mai, 2021

Découvrez comment déplacer vos clients, vos fournisseurs, vos produits et services et vos comptes de QuickBooks en ligne vers QuickBooks bureau.

Si vous avez besoin d’aide pour passer de QuickBooks en ligne à QuickBooks bureau, vous avez des options. Vous pouvez trouver des applications pour vous aider à déplacer les données des opérations comme les factures, les devis et les factures à payer de Applis QuickBooks.

Nous vous recommandons sauvegarder vos données avant toute modification.

Vous avez déjà annulé votre abonnement à QuickBooks en ligne? Ne vous inquiétez pas! Vous gardez accès à vos données pendant un an, ce qui vous laisse suffisamment de temps pour déplacer tout ce dont vous avez besoin.

Note : Avant de commencer, veuillez communiquer avec votre comptable. Assurez-vous que cette modification est appropriée dans votre situation.

Déplacer vos comptes, vos clients, vos fournisseurs et vos soldes courants

Gardez en tête que cette action ne transférera pas les opérations associées à vos clients, fournisseurs ou comptes, seulement leurs soldes courants actuels dans QuickBooks en ligne.

  1. Ouvrir une session dans QuickBooks en ligne.
  2. Allez au menu menu Rapports.
  3. Recherchez et ouvrez un Liste de comptes, Liste des coordonnées des clients, ou Liste des coordonnées des fournisseurs.
  4. Dans le rapport, sélectionnez Personnaliser.
  5. Sélectionnez Lignes/Colonnes, puis Changer les colonnes.
  6. Sélectionnez les colonnes et changez-en l’ordre. Consultez le tableau ci-dessous pour savoir quelles colonnes sélectionner et dans quel ordre les afficher.

Ordre des colonnes pour chaque rapport de listes

 Liste de comptes Liste des coordonnées des clients Liste des coordonnées des fournisseurs
  • Compte
  • Type
  • Sous-type
  • Solde
  • Client
  • Nom de l’entreprise
  • Courriel
  • Numéros de téléphone
  • Rue de facturation
  • Ville de facturation
  • État de facturation
  • Code postal de facturation
  • Pays de facturation
  • Fournisseur
  • Nom de l’entreprise
  • Courriel
  • Numéros de téléphone
  • Rue
  • Ville
  • État/Province
  • Code postal
  • Pays

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Exécuter le rapport. Suivez ensuite les étapes pour exporter le rapport et enregistrez-le dans un dossier auquel vous pouvez accéder rapidement.

 

  1. Allez à la menu Ventes et sélectionnez le Onglet Clients. Ou allez à la menu Dépenses et sélectionnez le Fournisseurs.
  2. Cliquez sur l’icône Exporter des données vers Excel. Enregistrez le fichier Excel dans un dossier facile d’accès.
  3. Pour obtenir les soldes courants, ouvrez le fichier Excel que vous venez d’enregistrer, puis copiez la colonne Solde courant.
  4. Ouvrez le fichier Excel des clients ou des fournisseurs que vous avez enregistré à l’étape 1.
  5. Vous n’avez pas besoin des quatre premières lignes. Par conséquent, prenez soin de les supprimer de la feuille de travail.
  6. Ajoutez la colonne Solde courant que vous avez copiée, puis enregistrez vos modifications.
  1. Ouvrez une session dans votre fichier d’entreprise dans QuickBooks bureau en tant qu’administrateur.
  2. Dans le menu Fichier, sélectionnez Utilitaires, puis Importer.
  3. Sélectionnez Fichiers Excel. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Non.
  4. Sélectionnez Importation avancée.
  5. Sélectionnez Parcourir... et allez au fichier Excel de la liste des comptes, des clients ou des fournisseurs que vous devez importer.
  6. Sélectionnez le menu déroulant Choisir un mappage ▼, puis cliquez sur Ajouter.
  7. Ajoutez le nom du mappage, selon la liste que vous importez. Par exemple, ajoutez Liste de comptes.
  8. Sélectionnez un type d’importation, puis commencez à mapper les champs QuickBooks avec les en-têtes de votre feuille de travail. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.
    Note : Pour la liste de clients, consultez cet exemple de mappage pour mapper correctement les détails de l’adresse de facturation.
  9. Sélectionnez Prévisualiser pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs de mappage.
  10. Dans la section GESTION DES ERREURS, sélectionnez ce que vous voulez faire si QuickBooks trouve des erreurs :
    • Importer les lignes contenant des erreurs et laisser les champs erronés vides
    • Ne pas importer les lignes contenant des erreurs
  11. Cliquez sur OK. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Importer.

QuickBooks vous permet de voir si l’importation a réussi ou s’il y a des erreurs.

Si QuickBooks trouve une erreur, enregistrez le journal des erreurs. Puis, ouvrez-le pour savoir comment corriger les erreurs.

 Si vous recevez un message d’erreur concernant un enregistrement en double trouvé
QuickBooks vous permet de choisir ce que vous voulez faire avec les doublons. Vous pouvez :
  • Conserver les données existantes et rejeter les données d’importation.
  • Remplacer les données existantes par les données d’importation, en ignorant les champs vides.
  • Remplacer les données existantes par les données d’importation, en incluant les champs vides.

Déplacer vos produits et services

Exportez votre liste de produits et services vers Excel. Ensuite, assurez-vous que chaque type d’élément a sa propre feuille de travail dans le fichier Excel.

  1. Ouvrir une session dans QuickBooks en ligne.
  2. Allez à Paramètres et sélectionnez Produits et services.
  3. Cliquez sur l’icône Exporter des données vers Excel. Enregistrez le fichier Excel dans un dossier facile d’accès.
  4. Parcourez le dossier où vous avez enregistré le fichier, puis ouvrez ce dernier.
  5. Allez à l’en-tête Type, puis filtrez la colonne pour afficher uniquement les éléments « Services », « Gestion des stocks » et « Hors stock ».
  6. Copiez toutes les données.
  7. Ajoutez une nouvelle feuille de travail. Renommez la feuille de travail d’après le type d’article afin qu’il soit facile de la transférer plus tard. Par exemple, « Articles en stock ».
  8. Collez les données que vous avez copiées dans la nouvelle feuille de travail.
  9. Consultez le tableau « Ordre des colonnes pour chaque type d’article » ci-dessous et respectez l’ordre proposé.
  10. Suivez les mêmes étapes pour tous les types d’articles. Puis, enregistrez vos modifications.

Ordre des colonnes pour chaque type d’article

Servicesdu stockHors stock
  • Nom du produit/service
  • Sous-élément de (Note : Ajoutez-le si vous avez des articles rattachés dans QuickBooks en ligne)
  • Description de la vente
  • Prix de vente
  • Compte de revenus
  • Description de l’achat
  • Coût d’achat
  • Compte de dépenses
  • Nom du produit/service
  • Sous-élément de (Note : Ajoutez-le si vous avez des articles rattachés dans QuickBooks en ligne)
  • Description de la vente
  • UGS
  • Prix de vente
  • Compte de revenus
  • Description de l’achat
  • Coût d’achat
  • Compte de dépenses
  • Quantité en stock
  • Compte de stock
  • Quantité en date du
  • Seuils de renouvellement (si vous avez défini des seuils de renouvellement dans QuickBooks en ligne)
  • Nom du produit/service
  • Sous-élément de (Note : Ajoutez-le si vous avez des articles rattachés dans QuickBooks en ligne)
  • Description de la vente
  • UGS
  • Prix de vente/tarif
  • Compte de revenus
  • Description de l’achat
  • Coût d’achat
  • Compte de dépenses

Tous vos articles, y compris vos articles rattachés et leurs articles (ou catégories) parent, s’affichent dans la colonne Nom du produit/service. Effectuez les étapes suivantes si vous devez également déplacer vos articles rattachés dans votre fichier de bureau.

  1. Ajoutez une colonne « Article rattaché de » directement après la colonne « Nom du produit/service », comme suit :
    Nom du produit/serviceArticle rattaché de
  2. Trouvez vos articles rattachés dans la colonne Nom du produit/service. Ils ressembleront à l’exemple suivant : Aménagement paysager : taille des bordures
  3. Organisez vos articles rattachés d’une manière semblable à l’exemple ci-dessous. Assurez-vous que vos articles rattachés se trouvent bien sous leurs articles ou catégories parent, afin que toutes vos informations soient bien organisées.
    Nom du produit/serviceArticle rattaché de
     Aménagement paysager
     Taille des bordures Aménagement paysager
     Jardinage Aménagement paysager
  1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise dans QuickBooks bureau en tant qu’administrateur.
  2. Prenez soin d’être en mode mono-utilisateur. Dans le menu Fichier, sélectionnez Passer en mode mono-utilisateur. Si vous voyez l’option « Passer en mode multi-utilisateur », c’est que vous êtes déjà en mode mono-utilisateur.
  3. Dans le menu Modifier, sélectionnez Préférences.
  4. Sélectionnez Inventaire des articles, puis sélectionnez Préférences de l’entreprise.
  5. Activez La gestion des stocks et les achats sont actifs.
  6. Cliquez sur OK.

Si vous ne l’avez pas encore fait, configurez vos comptes de gestion des stocks dans votre fichier de bureau.

  1. À partir du menu Listes, sélectionnez Plan comptable.
  2. Faites un clic droit n’importe où, puis sélectionnez Nouveau.
  3. Sélectionnez un type de compte. Assurez-vous de créer un compte pour chacun de ces types :
    • Compte de revenus (pour vos ventes)
    • Coût des marchandises vendues
    • Actif en stock
  1. Ouvrez le fichier Excel des produits et services que vous avez préparé à l’étape 1.
  2. Suivez les étapes pour ajouter plusieurs articles de liste. Vous pouvez personnaliser les colonnes à la fenêtre Ajouter/Modifier une liste. Ainsi, vous serez mieux à même de vous concentrer sur les colonnes qui vous intéressent.

Étape suivante?

Faites vos premiers pas dans QuickBooks bureau.

Consultez la communauté en ligne QuickBooks pour en savoir plus.

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