Transférer les listes et les soldes de QuickBooks en ligne à QuickBooks Desktop

Apprenez comment transférer vos clients, vos fournisseurs, vos produits et services ainsi que vos comptes à partir de QuickBooks en ligne à QuickBooks Desktop.

Si vous avez besoin d’une aide pour passer de QuickBooks en ligne à Quickbooks Desktop, vous avez des options. Vous pouvez trouver des applications pour vous aider à transférer des données d’opérations comme des factures, des devis et des factures à payer des applis QuickBooks.

Nous vous recommandons de sauvegarder vos données avant d'effectuer toute modification.

Déjà annulé QuickBooks en ligne? Ne vous inquiétez pas! Vous avez accès à vos données pendant un an , ce qui vous laisse le temps de migrer tout ce dont vous avez besoin.

Dans cet article, vous apprendrez tout sur les éléments suivants :

• Déplacer vos comptes, vos clients, vos fournisseurs et vos soldes courants
  • Exporter des rapports de listes de comptes, de clients et de fournisseurs vers Excel
  • Ajouter des soldes courants de clients et de fournisseurs
  • Mappez les champs de QuickBooks et importez
• Déplacer vos produits et services
  • Exporter votre rapport sur les produits et services vers Excel
  • Ajouter des articles rattachés (facultatif)
  • Activer les préférences de gestion des stocks
  • Configurer des comptes de suivi des stocks
  • Importer les stocks
  • Rajuster la valeur et la quantité des articles en stock
• Étape suivante

Note : Avant de commencer, veuillez communiquer avec votre comptable. Assurez-vous que cette modification est appropriée dans votre situation. Vous n’avez pas de comptable? Nous pouvons vous aider à en trouver un.

Déplacer vos comptes, vos clients, vos fournisseurs et vos soldes courants

Gardez à l’esprit que cela ne transférera pas les opérations associées à vos clients, fournisseurs ou comptes, seulement leurs soldes courants actuels dansQuickBooks en ligne . Si vous voulez aussi déplacer vos opérations, exportez toutes vos données.

Exporter des rapports de listes de comptes, de clients et de fournisseurs vers Excel

1. Aller aux rapports et sélectionnez Rapports standard ( Aller à ).
2. Recherchez et ouvrez une Liste de comptes, Liste des coordonnées des clients, ou Liste des coordonnées des fournisseurs.
3. Dans le rapport, sélectionnez Personnaliser.
4. Sélectionnez la liste déroulante Colonnes ▼, puis Plus de colonnes .
5. Sélectionnez les colonnes et changez-en l’ordre. Consultez le tableau ci-dessous pour savoir quelles colonnes sélectionner et dans quel ordre les afficher.

Ordre des colonnes pour chaque rapport de liste

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer les changements . Ensuite, suivez les étapes pour exporter le rapport et enregistrez-le dans un dossier facile d’accès.

Ajouter des soldes courants de clients et de fournisseurs

1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Aller à Toutes les applications , sélectionnez Centre clients , puis sélectionnez Clients potentiels ( Accéder ).
   • Aller à Toutes les applications , sélectionnez Dépenses et factures à payer , puis sélectionnez Fournisseurs ( Accéder ).
2. Sélectionnez l’exportation icône. Enregistrez le fichier Excel dans un dossier facile d’accès.
3. Pour obtenir les soldes courants, ouvrez le fichier Excel que vous venez d’enregistrer, puis copiez la colonne Solde courant.
4. Ouvrez le fichier Excel des clients ou des fournisseurs que vous avez enregistré à l’étape 1.
5. Vous n’avez pas besoin des quatre premières lignes. Par conséquent, prenez soin de les supprimer de la feuille de travail.
6. Ajoutez la colonne Solde courant que vous avez copiée, puis enregistrez vos modifications.

CarteQuickBooks champs et importer

1. Connectez-vous à votre fichier d’entreprise dans QuickBooks Desktop en tant qu’administrateur.
2. Allez à Fichier , sélectionnez Utilitaires , puis sélectionnez Importer .
3. Sélectionnez Fichiers Excel. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Non.
4. Sélectionnez Importation avancée.
5. Sélectionnez Parcourir... et allez au fichier Excel de la liste des comptes, des clients ou des fournisseurs que vous devez importer.
6. Sélectionnez la liste déroulante Choisir un mappage ▼, puis Ajouter.
7. Ajoutez le nom du mappage, selon la liste que vous importez. Par exemple, ajoutez Liste de comptes.
8. Sélectionnez un type d’importation, puis commencez l’appariement.QuickBooks champs avec les en-têtes de la feuille de travail. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.
   Note : Pour la liste de clients, consultez cet exemple de mappage pour mapper correctement les détails de l’adresse de facturation.
9. Sélectionnez Prévisualiser pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs de mappage.
10. Dans la section Gestion des erreurs, sélectionnez ce que vous voulez qu’il se passe siQuickBooks trouve des erreurs :
    • Importer les lignes contenant des erreurs et laisser les champs erronés vides
    • Ne pas importer les lignes contenant des erreurs
11. Sélectionnez OK. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Importer.

QuickBooks vous permet de savoir si l’importation est réussie ou s’il y a des erreurs.

SiQuickBooks trouve une erreur, enregistrez le journal des erreurs. Puis, ouvrez-le pour savoir comment corriger les erreurs.

Si vous recevez une erreur d’enregistrement en double trouvé ,QuickBooks vous permettra de choisir ce que vous voulez faire avec les doublons. Vous pouvez conserver les données existantes et supprimer les données d’importation, remplacer les données existantes par les données d’importation en ignorant les champs vides ou remplacer les données existantes par les données d’importation, y compris les champs vides.

Déplacer vos produits et services

Exporter votre rapport sur les produits et services vers Excel

Exportez votre liste de produits et services vers Excel. Puis, assurez-vous que chaque type d’article possède sa propre feuille de travail dans le fichier Excel.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Ventes et Se faire payer, puis sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Sélectionnez le exporter icône. Enregistrez le fichier Excel dans un dossier facile d’accès.
3. Parcourez le dossier où vous avez enregistré le fichier, puis ouvrez ce dernier.
4. Allez à l’en-tête de colonne Type d’article , puis filtrez la colonne pour qu’elle contienne uniquement « Services », « Gestion des stocks » ou « Hors stock ».
5. Copiez toutes les données.
6. Ajoutez une nouvelle feuille de travail. Renommez la feuille de travail d’après le type d’article afin qu’il soit facile de la transférer plus tard. Par exemple, « Articles en stock ».
7. Collez les données que vous avez copiées dans la nouvelle feuille de travail.
8. Consultez le tableau « Ordre des colonnes pour chaque type d’article » ci-dessous et respectez l’ordre proposé.
9. Suivez les mêmes étapes pour tous les types d’articles. Puis, enregistrez vos modifications.

Ordre des colonnes pour chaque type d’article

Ajoutez vos articles rattachés (facultatif)

Tous vos articles, y compris vos articles rattachés et leurs articles (ou catégories) parent, s’affichent dans la colonne Nom du produit/service. Effectuez les étapes suivantes si vous devez également déplacer vos articles rattachés dans votre fichier de bureau.

1. Ajoutez une colonne « Article rattaché de » directement après la colonne « Nom du produit/service », comme suit :
   

   Nom du produit/service

   Article rattaché de

2. Trouvez vos articles rattachés dans la colonne Nom du produit/service. Ils ressembleront à l’exemple suivant : Aménagement paysager : taille des bordures
3. Organisez vos articles rattachés d’une manière semblable à l’exemple ci-dessous. Assurez-vous que vos articles rattachés se trouvent bien sous leurs articles ou catégories parent, afin que toutes vos informations soient bien organisées.
   

   Nom des produits/services	Article rattaché de
   Aménagement paysager
   Recadrage	Aménagement paysager
   Jardinage	Aménagement paysager

Activer les préférences de gestion des stocks

1. Connectez-vous à votre entreprise dans QuickBooks Desktop en tant qu’administrateur.
2. Assurez-vous d’être en mode mono-utilisateur. Allez à Fichier , sélectionnez Passer en mode mono-utilisateur . Si vous voyez l’ option Passer en mode multi-utilisateur , c’est que vous êtes déjà en mode mono-utilisateur.
3. Allez à Modifier , sélectionnez Préférences .
4. Sélectionnez Articles et stocks , puis sélectionnez Préférences de l’entreprise .
5. Cochez la case Le stock et le bon de commande sont actifs .
6. Sélectionnez OK.

Configurer des comptes de suivi des stocks

Si vous ne l’avez pas encore fait, configurez vos comptes de stock dans votre fichier Quickbooks Desktop.

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité , puis sélectionnez Plan comptable ( Accéder ).
2. Sélectionnez Nouveau compte.
3. Dans la liste déroulante Type de compte ▼, sélectionnez un type de compte. Assurez-vous de créer un compte pour chacun de ces types :
   • Compte de revenus (pour vos ventes)
   • Coût des marchandises vendues
   • Actif en stock
4. Remplissez les champs requis, puis sélectionnez Enregistrer .

Importer les stocks

1. Ouvrez le fichier Excel des produits et services que vous avez préparé à l’étape 1.
2. Suivez les étapes pour ajouter plusieurs éléments de liste . Vous pouvez personnaliser les colonnes à la fenêtre Ajouter/Modifier une liste. Ainsi, vous serez mieux à même de vous concentrer sur les colonnes qui vous intéressent.

Rajuster la valeur et la quantité des articles en stock

Après l’importation, ajoutez la valeur et la quantité réelles de vos articles.

Que faut-il faire ensuite?

Commençons par QuickBooks Desktop.

• Connectez votre carte bancaire et votre carte de crédit à votre fichier de bureau. Par la suite, il vous sera facile de télécharger vos opérations.
• Ajoutez des chèques pour enregistrer votre activité liée aux chèques.
• Créez et envoyez une facture dès que vous terminez un projet.

Visitez la Communauté QuickBooks pour en savoir plus.