Intégrer Amazon Marketplace dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment configurer Amazon Marketplace dans QuickBooks en ligne.

Configurez votre intégration QuickBooks Connector entre Amazon Marketplace et QuickBooks en ligne en quelques minutes à l’aide de notre processus de configuration simple. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape mettant en évidence certains points clés utiles tout au long du processus.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Connectez vos applications
• Commencer par la configuration
  • Créer le flux de travaux des factures
  • Activer le flux de travaux des événements financiers
  • Configurer la mise à jour des stocks
• Synchroniser votre compte

Connecter vos applications

Commencez par connecter vos applications à QuickBooks Connector. Si vous n’avez pas encore connecté vos applications, vous pouvez suivre nos guides pour connecter Amazon Marketplace et QuickBooks en ligne.

Commencer par la configuration

Le processus de configuration ci-dessous vous présentera différentes options concernant exactement comment vous voulez que votre intégration de Amazon Marketplace et de QuickBooks en ligne fonctionne. 

Note : Vous devez avoir des connaissances de base en comptabilité pour nous assurer que les paramètres d’intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

1. Vous devrez configurer vos options de synchronisation avant de pouvoir commencer à configurer vos flux de travaux. Vous devez configurer les éléments suivants :
   • Fuseau horaire du compte
   • Date de début des intégrations
   • Options du rapport de synchronisation des courriels
2. Vous verrez des flux de travaux qui sont tous facultatifs. Dans ce guide, ces flux de travaux seront sélectionnés pour démontrer toutes les capacités du processus de configuration.
   • Les ventes d’Amazon Marketplace seront envoyées à QuickBooks en ligne sous forme de facture.
   • Les mises à jour du niveau de stock de QuickBooks en ligne seront envoyées à Amazon Marketplace.

Créer un flux de travaux de factures

Lorsque vous sélectionnez la case Lorsqu’une commande est créée dans Amazon Marketplace, créez une vente dans QuickBooks en ligne, vous serez invité à :

1. Configurer les filtres pour déterminer quelles commandes seront récupérées d’Amazon Marketplace. Vous devrez configurer les filtres en fonction de l’état de la commande.
2. Déterminer le préfixe du numéro de commande à utiliser sur vos commandes. Le préfixe que vous saisissez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées de votre compte Amazon Marketplace.
3. Vous avez également la possibilité de choisir si vous voulez que la vente soit créée en tant que Facture de vente ou Reçu de vente dans QuickBooks en ligne.
4. Sélectionnez les Options avancées et configurez les éléments suivants :
   • Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au lieu - Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un lieu par défaut dans votre système QuickBooks en ligne. Il s’agit d’une option unique à QuickBooks en ligne, et seulement si vous avez configuré des classes ou des lieux dans votre fichier d’entreprise QuickBooks.
   • Attribuer la vente au - La plupart des systèmes comptables exigent qu’un dossier de client soit spécifié lorsqu’une facture de vente est créée. Cette option particulière vous permet de choisir la nature du dossier de client qui est créé.
     
     L’option par défaut est Client d’origine, toutefois, si vos clients Amazon Marketplace précisent un nom d’entreprise que vous préférez voir dans votre système comptable, vous pouvez opter pour l’option Organisation du client.
     
     Par ailleurs, si vous ne voulez pas créer de dossiers de clients dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner l’option Client de vente en ligne générique . Cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un dossier client générique d’Amazon.
   • Numéros de facture automatiques - Cette option vous permet d’ignorer complètement le numéro de commande Amazon Marketplace et d’utiliser la convention de numérotation séquentielle dans votre système comptable.
   • Réduire le prix d’un produit - Tout comme pour l’option d’article d’expédition ci-dessus, vous pouvez spécifier un « article » de rabais pour faire le suivi de vos rabais sur les ventes.
   • Arrondir un produit - Sélectionnez le produit préféré à utiliser lors de l’envoi des écarts d’arrondissement en tant que poste.
   • Report de la date d’échéance - Un type de date d’échéance sera attribué si les opérations n’ont pas de date d’échéance. Cet élément est calculé en fonction de la date de l’opération, du report de la date d’échéance et du type. S’il n’est pas défini, la date de l’opération est utilisée comme date d’échéance.
   • Autoriser les paiements par carte de crédit - Sélectionnez cette option si vous voulez autoriser les paiements par carte de crédit pour les opérations.
     
5. Vous pouvez également sélectionner la façon dont vous voulez apparier vos produits Shopify avec vos produits Amazon Marketplace en ligne. Vous pouvez apparier par nom ou par UGS. Pour que les ventes s’intègrent correctement à votre système comptable, tous vos articles Amazon Marketplace doivent être configurés avec des UGS uniques. 
   
   Note : Avec les intégrations de QuickBooks en ligne, nous avons deux options d’appariement de produits :
   • Nom : Nous faisons correspondre le champ UGS du produit d’Amazon Marketplace au champ du nom du produit dans QuickBooks en ligne.
   • UGS : Nous faisons correspondre le champ UGS du produit d’Amazon Marketplace au champ UGS du produit dans QuickBooks en ligne.
     
6. De plus, si vous voulez que vos articles d’Amazon Marketplace soient créés dans QuickBooks en ligne, cochez la case Créer de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne.
   
   Dans cette section, vous devrez sélectionner les comptes de revenus et de dépenses à utiliser pour vos articles en stock et non en stock. En savoir plus sur l’intégration des articles.
   
7. Les paramètres Envoyer des paiements d’Amazon Marketplace à QuickBooks en ligne vous permettront de choisir si vous voulez que les données de paiement d’Amazon Marketplace soient enregistrées et liées à vos ventes dans QuickBooks en ligne.
   
8. Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, vous pouvez le faire après avoir sélectionné le lien Mapper les modes de paiement individuels.
   
9. Sélectionnez Enregistrer.

Activer l’événement financier

Si vous sélectionnez le flux de travaux Événement financier, vous autorisez QuickBooks Connector à créer automatiquement des dépôts dans QuickBooks en ligne pour les paiements envoyés à votre compte par Amazon Marketplace.
Note : Si vous souhaitez activer la synchronisation des événements financiers avec QuickBooks en ligne, nous vous recommandons de désactiver le flux de travaux des commandes ci-dessus, qui pourrait doubler vos revenus déclarés s’il n’est pas configuré correctement.

1. On vous demandera de remplir le champ Paiements Amazon. C’est ici que nous enregistrerons vos paiements Amazon en tant qu’opération bancaire. Le compte à utiliser doit être un compte « Autres actifs à court terme » ou un compte « bancaire ».
2. Dans la section Créer un dépôt, on vous demandera d’attribuer un mode de paiement par défaut si vous le souhaitez, pour que les modes de paiement non mappés soient redirigés vers le compte sélectionné ici.
   • Utilisez la section Comptes de revenus. Les comptes de revenus à sélectionner ici vous permettent de mapper les différents modes de paiement à des comptes de compensation particuliers.
   • Utilisez la section Comptes de dépenses. Les comptes de dépenses à sélectionner ici sont l’endroit où nous mapperons les frais, les imputations et les taxes du paiement.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Configurer la mise à jour des stocks

Lorsque vous cochez la case Lorsque les niveaux de stock sont mis à jour dans QuickBooks en ligne, mettez à jour les niveaux de stock dans Amazon Marketplace, on vous demandera comment vous voulez apparier les articles aux articles QuickBooks en ligne, soit par nom ou UGS, puis sélectionnez Enregistrer.

Cette option ne doit être activée que si vous avez des niveaux de stock configurés dans QuickBooks en ligne avant l’intégration. Sinon, vous risquez d’épuiser vos stocks d’Amazon Marketplace. En savoir plus sur notre processus de suivi du stock.

Synchroniser votre compte

Votre compte est maintenant prêt à synchroniser vos données entre vos applications. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte devrait se synchroniser toutes les heures, mais vous pouvez déclencher la synchronisation manuelle en tout temps. Il suffit de sélectionner Synchroniser maintenant dans les options de synchronisation en haut de l’onglet Gestion.

Si vous avez des questions ,communiquez avec notre équipe de soutien en tout temps.