Avec tant de choses à faire pour chaque client, il peut être difficile de garder le contrôle. Heureusement, vous pouvez utiliser l’outil de vérification des livres comptables pour terminer chaque mois des tâches précises dans les comptes QuickBooks en ligne de chaque client.
L’outil de vérification des livres comptables se concentre sur les domaines de tenues des livres courants et délicats : les opérations incomplètes, les rapprochements et les soldes de comptes. Il répertorie les tâches clés afin que vous puissiez rapidement régler les détails, prioriser le travail et personnaliser vos propres tâches à des fins de révision. Vous pouvez même collaborer sur des opérations avec votre client directement dans QuickBooks, envoyer et recevoir des messages et téléverser des documents.
Dans le présent article, les sujets suivants seront abordés :
- Nettoyer les documents comptables de vos clients
- Corriger des opérations incomplètes
- Terminer le rapprochement des comptes
- Vérifier les problèmes de solde du compte
- Conclure la vérification des livres comptables de vos clients
- Vérifier la progression de la vérification des livres comptables
- Créer des éléments supplémentaires pour faire le suivi des tâches mensuelles
Étape 1 : Nettoyer les documents comptables de vos clients
La configuration de la tenue des comptes vous aide à fournir des documents comptables de haute qualité et à éviter les travaux en double entre la mise à jour et la tenue des comptes mensuelle.
- Ouvrez le compte QuickBooks en ligne d’un client.
- Sélectionnez Comptabilité à Impôts, puis Vérification des livres comptables.
- Sélectionnez l’onglet Configuration. Si vous ne le voyez pas, sélectionnez la liste déroulante Mensuel ▼, puis Nettoyage.
- Sélectionnez Modifier ✏️ à côté de la date pour revoir un autre mois. Le mois précédent est affiché par défaut pour les revues de fin de mois.
Les tâches sont divisées en cinq sections. Suivez les onglets dans l’ordre, en commençant par le Configurer onglet. Ensuite, passez aux onglets Revue des opérations, Rapprochement de comptes, Revue finale et Récapitulation.
Étape 2 : Corriger les opérations incomplètes
L’onglet Revue des opérations affiche les opérations avec des renseignements manquants ou incorrects. QuickBooks signale les opérations non catégorisées, les opérations sans bénéficiaires, les fonds non déposés et les paiements non appliqués.
S’il manque des données, vous verrez une ligne vide dans la colonne. Sélectionnez une opération pour l’ouvrir et apporter des corrections. Vous pouvez également collaborer avec vos clients pour saisir l’information manquante au niveau des opérations. Voici comment faire :
- Sélectionnez une ou plusieurs opérations. Dans le Activité fenêtre contextuelle qui s’affiche, sélectionnez Demander au client,
- Le Créer une demande Le formulaire remplit automatiquement un nom et une description ainsi que la demande pour les détails manquants au niveau de l’opération. Vous pouvez modifier ces champs, comme la date d’échéance à laquelle vous voulez une réponse du client, ou ajouter des documents supplémentaires.
- Sélectionner Partager, Votre client reçoit une notification par courriel l’invitant à ouvrir QuickBooks en ligne et à fournir des détails supplémentaires sur la ou les opérations.
- Demandez à votre client d’ouvrir une session dans QuickBooks, puis d’aller à Mon comptable, puis le(la) Demandes onglet. Ici, il peut ouvrir chaque demande pour expliquer ce qu’il a acheté et pourquoi.
- Une fois que votre client a répondu à la demande, vous trouverez la réponse dans Vérification des livres comptables, Sélectionner Demandes de client ▼, puis Voir toutes les demandes,
Étape 3 : Terminer le rapprochement des comptes
Le Rapprochement de comptes onglet répertorie les comptes que vous devez rapprocher. Assurez-vous d’utiliser Sélectionner les comptes pour réduire la liste à rapprocher.
Sélectionnez un compte pour commencer le rapprochement. Utilisez les renseignements de chaque colonne comme guide pour savoir combien de travail il reste à faire. Les opérations non réglées s’affichent dans le Non rapproché colonne.
Étape 4 : Vérifier les problèmes de solde du compte
Le Vérification finale L’onglet affiche les soldes inhabituels ou inattendus que vous pourriez devoir rajuster, ainsi que les rapports financiers que vous devriez vérifier chaque mois. Défilez vers le bas jusqu’à Rapports section et sélectionnez Réviser pour ouvrir un rapport. QuickBooks filtre automatiquement les rapports pour le mois que vous sélectionnez.
Étape 5 : Récapitulation de la vérification des livres comptables de vos clients
Le Récapitulation L’onglet Vous permet de préparer des rapports, d’envoyer le lot de rapports et de clôturer les comptes. Vous pouvez également personnaliser le modèle de rapport sur cet écran.
Vérifier la progression de la vérification des livres comptables
Vous pouvez facilement vérifier l’état des livres comptables en cours pour chacun de vos clients :
- Allez au menu Clients dans QuickBooks en ligne Comptable.
- Sélectionnez l’onglet Tenue des livres.
- Vérifiez l’état Vérification des livres comptables colonne.
- Sélectionnez l’icône dans le Vérification des livres comptables pour voir les tâches qui sont terminées ou qui sont ouvertes.
Remarque : Les demandes du client dont les échéances sont fixées pour une année ultérieure n’apparaîtront pas dans le Vérification des livres comptables dans QuickBooks en ligne Comptable. Pour afficher ces demandes, ouvrez le compte de l’entreprise QuickBooks en ligne de votre client et trouvez la tâche dans l’onglet Mon comptable menu.
Créer des éléments supplémentaires pour faire le suivi des tâches mensuelles
Vous pouvez créer vos propres tâches sous chaque onglet. Elles vous aident à faire le suivi des éléments que vous devez accomplir pour votre clôture de fin de mois.
Pour créer une tâche :
- Allez à Éléments supplémentaires ou Rapports section.
- Sélectionner + Ajouter,