Apprenez comment configurer et gérer des projets dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé et Comptable.
Utilisez vos projets QuickBooks en ligne pour faire le suivi de la rentabilité de vos projets. Vous pouvez ajouter les revenus, les dépenses et les coûts de main-d’œuvre du projet, et exécuter des rapports sur des projets précis à partir d’un seul tableau de bord. Au besoin, vous pouvez ajouter d’anciennes opérations à des projets nouveaux ou en cours.
La fonction Projets est offerte uniquement dans QuickBooks en ligne Plus, Avancé et Comptable.
Apprenez comment :
- Activer la fonction Projets
- Créer un nouveau projet
- Changer le client associé à un projet
- Ajouter de nouvelles opérations à un projet
- Associer des dépenses existantes à un projet
- Ajouter les feuilles de temps existantes à un projet
- Ajouter des factures existantes à un projet
- Faire le suivi de vos coûts de main-d’œuvre
- Veiller à ce que tout fonctionne comme sur des roulettes
Activer la fonction Projets
Par défaut, la fonction Projets est déjà activée dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé. Si vous utilisez QuickBooks en ligne Comptable, vous devrez l’activer vous-même.
Note : La fonction Projets dans QuickBooks en ligne Comptable est un paramètre permanent qui ne peut pas être désactivé.
Activer la fonction Projets dans QuickBooks en ligne Comptable
- Sélectionner Paramètres ⚙, Sélectionnez ensuite Paramètres de l’entreprise,
- Sélectionnez l’onglet Options avancées.
- Repérez la section Projets, puis sélectionnez Modifier ✎ pour la développer.
- Sélectionnez le .Utiliser le suivi financier par projet
commutateur. - Sélectionner Enregistrer, puis OK pour confirmer.
- Sélectionnez Terminer.
Désactiver la fonction Projets
Vous devez être un administrateur principal pour désactiver la fonction Projets :
- Allez à Paramètres
et sélectionnez Compte et paramètres. - Sélectionnez l’onglet Options avancées.
- Repérez la section Projets, puis sélectionnez Modifier ✎ pour la développer.
- Sélectionnez le bouton à désactiver Organiser toutes les activités liées aux projets au même endroit,
- Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.
Créer un nouveau projet
- Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
- Allez à Projets (Accéder).
- Sélectionnez Nouveau projet.
- Dans le champ Nom du projet, saisissez le nom du projet.
- Sélectionnez un client dans la Client ▼.
- Saisir un Date de début et Date de fin pour le projet.
- Sélectionnez un état de projet dans la liste déroulante État d’avancement du projet ▼.
Remarque : vous pouvez aussi ajouter de l’information sur le projet dans l’onglet Notes champ. - Sélectionnez Enregistrer.
Vous pouvez maintenant ajouter des opérations nouvelles ou existantes au projet.
Changer le client associé à un projet
Note :
- Toutes les factures passées et devis pour que le projet soit lié à votre nouveau client.
- Vous devrez envoyer les factures impayées et en attente devis à votre nouveau client.
- Allez à Projets (Accéder).
- Trouvez et sélectionnez le projet pour lequel vous voulez modifier le client assigné.
- Sélectionnez Modifier.
- Sélectionnez le nouveau client dans la Client ▼.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Révisez le message, puis sélectionnez Assigner un nouveau client,
Ajouter de nouvelles opérations à un projet
Ajoutez des nouvelles opérations comme des factures, des dépenses ou des devis à votre projet. Cela n’aura aucun effet sur vos comptes et la façon dont vos opérations sont catégorisées. Vous les marquez simplement comme faisant partie d’un projet, ce qui vous permet d’en faire le suivi des revenus et des dépenses.
Vous pouvez ajouter de nouvelles opérations de deux façons. Vous pouvez créer l’opération dans QuickBooks comme vous le feriez normalement. Il suffit de saisir le nom du projet dans le Client/Projet ▼. Ou, suivez ces étapes pour créer une nouvelle opération à l’intérieur d’un projet :
- Allez à Projets (Accéder).
- Trouvez et sélectionnez le projet auquel vous voulez ajouter une opération.
- À partir du Ajouter au projet ▼, sélectionnez le type d’opération que vous voulez ajouter.
- Saisissez les détails de l’opération comme vous le feriez normalement.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer.
| Conseil : Travaillez-vous à partir d’un devis de projet existant? Ajoutez-le au projet avant de le convertir en facture pour le client. Vous pouvez également utiliser facturation proportionnelle pour créer plusieurs factures à partir d’une seule devis, Ainsi, au lieu de demander le paiement au complet dès le début, vous pouvez facturer des paiements partiels tout au long du projet. |
Associer des dépenses existantes à un projet
Si vous avez des opérations de dépenses dans QuickBooks, vous pouvez les ajouter à un projet. Cela vous aide à faire le suivi des dépenses de votre projet.
- Aller à Dépenses, puis à Dépenses (Accéder).
- Sélectionnez l’opération que vous voulez ajouter à votre projet.
- Dans le Client/Projet colonne , sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez le projet auquel vous voulez ajouter l’opération.
Note :- Procédez ainsi pour chaque élément de dépense à ajouter à votre projet. Ce processus diffère de l’ajout d’un bénéficiaire à une dépense.
- Si vous ne voyez pas la colonne Client/Projet, allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres, Ensuite ,activer Faire le suivi des dépenses et des articles par client dans la section Dépenses.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Vous pouvez aussi sélectionner d’autres options d’enregistrement.
Ajouter les feuilles de temps existantes à un projet
Si les feuilles de temps ne sont pas facturables, mais que vous voulez quand même les ajouter à un projet pour faire le suivi de votre rentabilité, vous pouvez les ajouter à partir du menu Heures travaillées ou dans la Feuille de temps hebdomadaire. Cela dépend du type de compte.
Si vous voyez le menu Heures travaillées :
Si vous ne voyez pas le menu Heures travaillées :
Ajouter des factures existantes à un projet
Il est simple de créer des factures pour les ajouter à un projet (voir Ajouter de nouvelles opérations à un projetmais l’ajout de factures existantes à votre projet – surtout celles qui sont liées à un paiement – nécessite quelques précautions avant la modification. Voici comment ajouter des factures existantes à votre projet,
Faire le suivi de vos coûts de main-d’œuvre
Il existe deux options pour faire le suivi des coûts de main-d’œuvre de votre projet. Après avoir exécuté la paie, vous pourrez voir les coûts de main-d’œuvre parmi vos dépenses de paie réelles. Sinon, vous pourrez saisir le taux horaire de chaque employé, et QuickBooks multipliera cette valeur par le nombre d’heures travaillées pour calculer les coûts de main-d’œuvre.
Découvrez comment configurer, suivre et afficher vos coûts horaires de main-d’œuvre.
Veiller à ce que tout fonctionne comme sur des roulettes
Vous savez maintenant comment faire le suivi du coût d’un projet et des bénéfices connexes. Voici comment vérifier l’exactitude des données qui s’affichent : Sélectionnez un projet pour afficher chacun de ces onglets.
- Dans l’onglet Aperçu, utilisez les colonnes des revenus et des coûts à titre de guides. Assurez-vous que le total de l’une ou l’autre de ces colonnes augmente lorsque vous ajoutez des factures, des dépenses ou des feuilles de temps hebdomadaires. Si vous utilisez la méthode des charges salariales pour établir les coûts des projets, les feuilles de temps ne feront pas augmenter vos coûts dans l’onglet Aperçu tant que vous n’aurez pas exécuté la paie.
- L’onglet Activité chronométrée répartit les travaux effectués par votre équipe par date. Il donne aussi le total des coûts de main-d’œuvre pour chaque employé et pour chaque service que vous offrez. Vous pouvez donc faire le suivi des coûts des différentes parties de votre projet.
- L’onglet Opérations regroupe toutes les opérations associées à un projet. Vous pouvez effectuer des tâches directement sur cet écran, par exemple convertir un devis en facture.
- Passez en revue vos rapports de coût des heures par employé ou fournisseur chaque mois. Assurez-vous d’avoir consigné correctement toutes les heures travaillées sur un projet. S’il manque des heures ou s’il y en a trop, le total de vos bénéfices risque d’être erroné.