Cet article détaille comment valider et clôturer vos comptes.
La validation peut se faire à tout moment de l'exercice pour figer les opérations déjà enregistrées. La clôture ne peut se faire qu'en fin d'exercice, et tout l'exercice doit être préalablement validé.
Étape 1 : Validation d'une période ou de l'exercice
Valider une période permet de figer les écritures qui ont été enregistrées sur la période donnée. C'est-à-dire que l'ensemble des opérations de la période ne pourront plus faire l'objet ni d'une modification, ni d'une suppression.
| Attention : Il est impossible d'annuler la validation d'une période. Une fois qu'une période est validée, aucune opération enregistrée sur cette période ne peut être modifiée ou supprimée ; vous pouvez cependant encore créer de nouvelles opérations sur la période. |
Pour valider les documents comptables :
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sous Votre entreprise, sélectionnez Validation.
- Commencez par saisir les dates de votre exercice fiscal.
La durée de votre exercice est inférieure ou supérieure à 12 mois ? Pas d'inquiétude. Dans QuickBooks, la définition de l'exercice fiscal se fait à chaque début d'exercice. Pour en savoir plus, consultez notre article Comment gérer un exercice supérieur ou inférieur à 12 mois. - Cliquez sur Enregistrer mes dates d’exercice, puis confirmez.
- Saisissez la date de début et de fin de la période que vous souhaitez valider.
À savoir : Vous devez valider toutes les périodes d'un exercice pour pouvoir le clôturer. - Sélectionnez Suivant, puis Valider.
Étape 2 : Clôture de l'exercice
Vous devez valider toutes les périodes d'un exercice avant de le clôturer.
Clôturer une période permet de verrouiller la période entière. Cela signifie que vous ne pouvez plus supprimer, modifier ou créer une opération sur cette période. La clôture se fait en fin d'exercice. C'est une action irréversible.
Retrouvez nos conseils pratiques dans notre article Comment préparer votre clôture dans QuickBooks ?
| Conseil : Pour un rapprochement parfait entre votre outil de production et QuickBooks, regroupez les opérations créées uniquement dans votre outil de production sous un code journal spécifique, puis importez ce journal manuellement dans QuickBooks. |
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sous Votre entreprise, sélectionnez Clôture.
- Suivez les différentes étapes pour confirmer la clôture.
Félicitations ! Vous venez de clôturer votre exercice. Une écriture de clôture de l'exercice a été générée automatiquement par QuickBooks, ainsi qu'une écriture de report à nouveau, qui figurera à l'ouverture des comptes du prochain exercice. Celle-ci est enregistrée dans un journal nommé ANI.