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Créer et envoyer devis dans QuickBooks

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks47Mis à jour il y a 2 jours

Découvrez comment configurer devis dans QuickBooks.

Créer un devis lorsque vous voulez donner à votre client un devis, une offre ou une proposition pour un travail que vous envisagez de réaliser. Si votre client l'accepte, vous pourrez alors le convertir en facture.

Lorsque vous aurez lu cet article, Vous pouvez également créer une facture d'acompte à partir d'un devis. Si vous avez un compte QuickBooks Plus, vous pouvez copier le devis dans un bon de commande : cela est utile si vous achetez à un fournisseur les services ou produits figurant dans le devis. Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires pour créer un nouveau devis, le modifier, le supprimer et émettre une facture d'acompte ou une facture client à partir de celui-ci.

Étape 1 : Créer et envoyer un devis

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Cliquez sur Devis.
  3. Sélectionnez un client dans le menu déroulant. 
  4. Si le travail a déjà commencé, sélectionnez un état dans le menu déroulant En attente. Cela est facultatif.
  5. Renseignez les champs demandés.  
  6. Dans le tableau, renseignez les produits et services que vous envisagez de vendre.
  7. Entrez les détails dans les colonnes concernées (description, quantité, montant, etc.).
  8. Cliquez sur Enregistrer et envoyer.

Étape 2 : Mettre à jour l'état du devis

Une fois que votre client a pris connaissance du devis, il peut l'accepter ou le refuser. Dans tous les cas, il faut en informer QuickBooks.

  1. Aller àToutes les ventes.
  2. Cliquez sur Devis.
  3. Recherchez le devis que vous souhaitez convertir en facture.
  4. Sélectionnez Mettre à jour l'état dans le menu déroulant de la colonne Action
  5. Sélectionnez le nouvel état, puis cliquez sur OK.

Bon à savoir : Les devis n'entrent jamais dans votre comptabilité. Quel que soit leur état, vous pouvez les modifier aussi souvent que nécessaire ou les supprimer sans que cela touche vos comptes. 

Étape 3 : Convertir le devis en facture et envoyer la facture

Dans le cas où votre client a accepté le devis, il ne vous reste plus qu'à le convertir en facture.

  1. Aller à Toutes les ventes.
  2. Recherchez le devis à facturer.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez Émettre la facture.
  4. Apportez les modifications éventuelles.
  5. Vérifiez le client et l'adresse e-mail pour vous assurez-vous d'envoyer la facture à la bonne personne.
  6. Assurez-vous qu'il y a la mention 1 devis associé en haut de page. Elle indique le devis auquel se rattache la facture. QuickBooks ne crée pas d'opération distincte.
  7. Cliquez sur Finaliser et envoyer.

Plutôt que de convertir un devis en facture, vous pouvez également créer une toute nouvelle facture pour lui associer un devis par la suite.

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Cliquez sur Facture.
  3. Sélectionnez un client dans le menu déroulant.  Un ruban apparaît à droite de la page. Il recense les opérations en lien avec le client que vous pouvez associer à la facture.
  4. Cliquez sur Ajouter pour rattacher le devis à la facture et importer automatiquement toutes les infos figurant sur le devis.
  5. Cliquez sur Ajouter tout pour émettre une seule facture relative à plusieurs devis. Si vous préférez rattacher les devis un à un, un message s'affiche pour vous proposer de copier toutes les lignes du devis ou de créer une nouvelle facture.
  6. Sélectionnez Copier les lignes ou Créer une facture.
  7. Complétez l'ensemble des informations nécessaires, enregistrez et envoyez la facture.

Conseil : Si vous avez plus d'un compte ouvert devis pour un client, vous pouvez les ajouter tous en même temps. Demandez à votre client s'il préfère recevoir une facture groupée ou au contraire une facture par devis.

  1. Aller à Toutes les ventes.
  2. Cliquez sur Devis.
  3. Sélectionnez le devis pour lequel vous souhaitez demander un acompte.
  4. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Modifier. Le Devis s'ouvre.
  5. Cliquez sur la flèche du bouton  Créer une facture , situé en haut à droite du devis, puis sélectionnez Demander un acompte. La boîte de dialogue Préparer une facture d'acompte s'ouvre.
  6. Dans le Préparer une facture d'acompte boîte de dialogue, sélectionnez Total du devis ou ajoutez un pourcentage du devis total.
  7. Cliquez sur Continuer. La facture d'acompte s'affiche.
  8. Cliquez sur Finaliser.
  1. Aller à Toutes les ventes.
  2. Cliquez sur Devis.
  3. Sélectionnez le devis dont vous souhaitez reprendre les informations dans un bon de commande.
  4. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Modifier. Le Devis s'ouvre.
  5. Cliquez sur la flèche du bouton Créer une facture , situé en haut à droite du devis, puis sélectionnez Copier sur un bon de commande. Pour que les infos d'un devis soient correctement reprises sur un bon de commande, les produit ou services concernés doivent avoir un prix de vente et un prix d'achat.
  6. Cliquez sur OK.

À noter : Un devis passe à l'état Fermé (ou Facture émise) après l'émission d'une facture d'acompte, d'une facture client ou la copie de ses informations dans un bon de commande. Vous ne pouvez plus alors l'utiliser pour émettre de nouvelles factures ou bons de commande. Cependant vous gardez la possibilité de modifier l'état du devis. Passez-le en état Accepté pour émettre de nouvelles factures ou bons de commande à partir du devis. 

Étape 4 : Voir les devis en cours

  1. Accédez à Ventes, puis sélectionnez Toutes les ventes.
  2. Cliquez sur le bouton Filtre.
  3. Dans le Type menu déroulant, sélectionnez Devis.
  4. Vous pouvez utiliser des filtres supplémentaires au besoin et sélectionner Appliquer.

Vous pouvez également consulter le rapport Devis par client pour obtenir davantage de détails.

  1. Aller à Rapports.
  2. Recherchez et ouvrez le rapport Devis par client.
  3. Sélectionnez une période et cliquez sur Exécuter le rapport.

Cela vous donne le nom du client ,devis le numéro, l'état et le n° de facture. la facture qui lui est associée, etc. Vous pouvez afficher d'autres colonnes en les cochant depuis la petite roue dentée dans le coin droit du rapport.

  1. Aller à Toutes les ventes.
  2. Recherchez et ouvrez le devis.
  3. Cliquez sur Plus en bas de la page.
  4. Cliquez sur Supprimer.

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