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Comment enregistrer et gérer mes clients dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks15Mis à jour il y a 18 heures

Découvrez comment ajouter, modifier, supprimer,ou fusionner des clients dans QuickBooks.

Ajouter un nouveau client

Ajoutez vos clients à la liste de clients pour pouvoir suivre leurs futures opérations dans QuickBooks.

Voici comment procéder :

Note : Ces instructions s'appliquent uniquement si vous souhaitez ajouter vos clients un par un. Si vous avez beaucoup de clients, nous vous recommandons de créer une liste directement sur votre ordinateur et de l'importer dans QuickBooks via la fonctionnalité Importer des données.

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur Nouveau client.
  3. Dans le Nom à afficher comme ,entrez ce que vous voulez afficher pour le client. (champ obligatoire)
  4. Ensuite, vérifiez chaque section et entrez les autres infos importantes sur le client.
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Importer des clients à partir d'un fichier Excel

Si vous disposez d'une feuille de calcul avec les infos de vos clients, vous pouvez l'importer dans QuickBooks en une fois.

Lorsque votre feuille Excel est prête, suivez les étapes ci-dessous pour l'importer dans QuickBooks :

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Nouveau client, puis Importer des clients.
  3. Cliquez sur Parcourir.
  4. Suivez les étapes pour télécharger votre fichier Excel, puis cliquez sur Suivant.
  5. Mappez les champs de votre fichier avec ceux de QuickBooks, puis cliquez sur Suivant.
  6. Sélectionnez les clients à importer, puis cliquez sur Importer.

Enregistrer un client rattaché

Vous avez la possibilité de créer des clients rattachés sous vos clients du plus haut niveau (ou clients principaux). Cela permet de prendre en compte les situations spécifiques où un client fait partie d'une organisation ou sollicite vos services au nom d'un autre client.

Vous pouvez avoir un nombre illimité de clients rattachés, mais les comptes principaux ne peuvent avoir que jusqu'à quatre niveaux de clients rattachés.

Si vous n'avez pas encore ajouté le client principal, ajoutez-le d'abord en tant que nouveau client (voir les étapes ci-dessus). Ajoutez ensuite chaque client rattaché comme suit :

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur Nouveau client.
  3. Entrez le nom et les coordonnées du client rattaché.
  4. Cochez la case Est un client rattaché.
  5. Dans le menu déroulant Entrer le client principal , sélectionnez le compte principal.
  6. Conseil : Sélectionnez Facturer avec le compte principal si vous voulez facturer le client avec le compte principal, ou sélectionnez Facturer ce client si vous voulez facturer le client rattaché individuellement.
  7. Vérifiez chaque section et entrez les infos nécessaires sur le client rattaché.
  8. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Remarque : Si vous devez convertir un client rattaché en client principal à l'avenir, modifiez simplement le profil du client rattaché et décochez la case Est un client rattaché case à cocher.

Modifier un client

Lorsque vous modifiez les infos sur un client, ces changements se répercutent dans d'autres parties de votre fichier d'entreprise, y compris dans les factures envoyées auparavant. QuickBooks met également à jour tous les modèles récurrents qui utilisent des informations antérieures telles que les adresses de facturation, d'expédition et e-mail, ainsi que le mode de paiement préféré et les conditions. 

Voici comment modifier les infos d'un client :

  1. Cliquez sur ​Ma gestion commerciale et sélectionnez Clients (Accès direct).
  2. Sélectionnez le client que vous voulez mettre à jour.
  3. Cliquez sur Modifier dans le menu déroulant de la colonne Action.
  4. Apportez ensuite les modifications souhaitées.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un client

Pour supprimer un client, vous pouvez le rendre inactif, ce qui le masque dans les listes et les menus. Même si un client est inactif, toutes ses opérations resteront disponibles dans les rapports.

À savoir : Si vous rendez inactif un client principal, vous rendez inactifs tous ses clients rattachés. Vous ne pouvez pas rendre inactif un client dont le solde n'est pas nul ou auquel un projet est associé. Il vous faut d'abord annuler les opérations en cours ou supprimer le projet.

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur le client pour accéder à son profil.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Cliquez sur Rendre inactif, puis sur Oui pour confirmer.

Note : La mention « (inactif) » apparaît désormais à côté du nom du client dans les opérations qui lui sont associées.

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur la roue dentée ⚙ au-dessus de la colonne Action. puis cochez la case Inclure les inactifs.
  3. Recherchez le client inactif dans la liste.
  4. Dans la colonne Action, cliquez sur Activer.

Fusionner les clients

Le fusionnement permet de supprimer les doublons ou, plus généralement, de rassembler deux clients en un seul : l'un des clients est supprimé et les données qui lui étaient associées sont transférées vers le client que vous gardez.

Note : Assurez-vous qu'aucun des clients n'a de clients rattachés. Si tel est le cas, vous devez d'abord convertir ses clients rattachés en clients réguliers.

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur le client que vous ne souhaitez pas garder.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans le Nom à afficher, entrez le nom du profil client en double que vous souhaitez conserver. que vous souhaitez garder.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Dans la fenêtre de confirmer, cliquez sur Oui.

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