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Comment enregistrer et gérer mes clients dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks10Mis à jour il y a 1 semaine

Découvrez comment ajouter, modifier, supprimer, ou fusionner des clients dans QuickBooks.

Enregistrer un client standard

Ajoutez vos clients à la liste de clients pour pouvoir les utiliser dans de futures opérations et effectuer le suivi de leurs factures.

Note : Ces instructions s'appliquent uniquement si vous souhaitez ajouter vos clients un par un. Si vous avez beaucoup de clients, nous vous recommandons de créer une liste directement sur votre ordinateur et de l'importer dans QuickBooks via la fonctionnalité Importer des données.

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes.
  2. Rendez-vous dans l'onglet Clients.
  3. Cliquez sur Nouveau client.
  4. Entrez les infos sur votre client.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Bon à savoir : Si vous souhaitez entrer des informations non prévues par QuickBooks, utilisez l'onglet Notes en bas de la fenêtre d'ajout.

Enregistrer un client rattaché

Vous avez la possibilité de rattacher des clients à d'autres clients (qu'on appelle alors « clients principaux »). Cela permet de prendre en compte les situations spécifiques où un client fait partie d'une organisation ou sollicite vos services au nom d'un autre client.

Commencez par enregistrer le client principal, puis procédez comme suit pour y rattacher les clients voulus :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes.
  2. Rendez-vous dans l'onglet Clients.
  3. Cliquez sur Nouveau client.
  4. Cochez la case Est un client rattaché
  5. Entrez les infos sur votre client.
  6. Dans le Entrer le compte principal client Dans le menu déroulant, sélectionnez le compte principal.
    Conseil : Sélectionnez Facturer avec le compte principal si vous voulez facturer le client avec le compte principal, ou sélectionnez Facturer ce client si vous voulez facturer le client rattaché individuellement.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez ajouter un nombre illimité de clients rattachés par client principal, dans une limite de quatre niveaux.

Convertir un client rattaché en client standard

Décochez simplement la case Est un client rattaché dans sa fenêtre de profil.

Supprimer un client

Pour des questions de tenue comptable, vous ne pouvez pas supprimer vos clients à proprement parler. En revanche, vous pouvez les rendre inactifs : ils disparaissent alors de l'interface (sauf si vous avez coché la case Inclure les inactifs), mais les opérations qui leur sont associées restent dans les rapports.

À savoir : Si vous rendez inactif un client principal, vous rendez inactifs tous ses clients rattachés. Vous ne pouvez pas rendre inactif un client dont le solde n'est pas nul ou auquel un projet est associé. Il vous faut d'abord annuler les opérations en cours ou supprimer le projet.
  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes.
  2. Rendez-vous dans l'onglet Clients.
  3. Cliquez sur le client pour accéder à son profil.
  4. Cliquez sur Modifier.
  5. Cliquez sur Rendre inactif, puis sur Oui pour confirmer.

La mention « (inactif) » apparaît désormais à côté du nom du client dans les opérations qui lui sont associées.

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes.
  2. Rendez-vous dans l'onglet Clients.
  3. Cliquez sur la petite roue dentée ⚙ en haut de la liste, puis cochez la case Inclure les inactifs.
  4. Recherchez le client inactif dans la liste.
  5. Cliquez sur Rendre actif.

Fusionner les clients

Le fusionnement permet de supprimer les doublons ou, plus généralement, de rassembler deux clients en un seul : l'un des clients est supprimé et les données qui lui étaient associées sont transférées vers le client que vous gardez.

Remarque : assurez-vous que les deux clients n'ont pas de clients rattachés. Pour contourner le problème, convertissez ces derniers en clients standard avant de les rattacher à nouveau. Enfin, vous pouvez fusionner des clients rattachés à deux conditions : qu'ils soient de même niveau et rattachés au même client.

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes.
  2. Rendez-vous dans l'onglet Clients.
  3. Cliquez sur le client que vous ne souhaitez pas garder.
  4. Cliquez sur Modifier.
  5. Dans le champ Nom à afficher, entrez le nom du client que vous souhaitez garder.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Oui.

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