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Comment enregistrer et gérer mes clients dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks20Mis à jour il y a 2 semaines

Découvrez comment enregistrer, modifier, supprimer, ou fusionner des clients dans QuickBooks.

Ajouter un nouveau client

Ajoutez vos clients à la liste de clients pour pouvoir suivre leurs futures opérations dans QuickBooks.

Voici comment procéder :

Note : Ces instructions s'appliquent uniquement si vous souhaitez ajouter vos clients un par un. Si vous avez de nombreux clients à enregistrer, nous vous recommandons de créer une liste de clients sous Excel et de l'importer dans QuickBooks via l'outil Importer des clients.

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur Nouveau client.
  3. Renseignez dans le champ Nom à afficher le nom à attribuer au client. (champ obligatoire)
  4. Ensuite, renseignez les autres infos importantes sur le client, onglet par onglet.
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Importer des clients à partir d'un fichier Excel

Si vous disposez d'un fichier Excel avec vos infos clients, vous pouvez l'importer dans QuickBooks et gagner du temps.

Lorsque votre feuille Excel est prête, suivez les étapes ci-dessous pour l'importer dans QuickBooks :

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant Nouveau client, puis sélectionnez Importer des clients.
  3. Cliquez sur Parcourir.
  4. Suivez les étapes pour télécharger votre fichier Excel, puis cliquez sur Suivant.
  5. Mappez les champs de votre fichier avec ceux de QuickBooks, puis cliquez sur Suivant.
  6. Sélectionnez les clients à importer, puis cliquez sur Importer.

Enregistrer un client rattaché

Vous avez la possibilité de créer des clients rattachés sous vos clients du plus haut niveau (ou clients principaux). Cela permet de prendre en compte les situations spécifiques où un client fait partie d'une organisation ou sollicite vos services au nom d'un autre client.

Vous pouvez avoir un nombre illimité de clients rattachés, mais les comptes principaux ne peuvent avoir que jusqu'à quatre niveaux de clients rattachés.

Si vous n'avez pas encore ajouté le client principal, ajoutez-le d'abord en tant que nouveau client (voir les étapes ci-dessus). Ajoutez ensuite chaque client rattaché comme suit :

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur Nouveau client.
  3. Renseignez le nom et les coordonnées du client rattaché.
  4. Cochez la case Est un client rattaché.
  5. Dans le menu déroulant Entrer le client principal , sélectionnez le compte principal.
  6. Conseil : Sélectionnez Facturer avec le compte principal pour facturer le client rattaché avec le compte principal, ou sélectionnez Facturer ce client pour le facturer séparément.
  7. Renseignez les infos importantes du client rattaché, onglet par onglet.
  8. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Bon à savoir : Pour convertir un client rattaché en client principal, il suffit de décocher la case Est un client rattaché dans la fiche infos clients.

Modifier un client

Lorsque vous modifiez la fiche infos clients, ces changements se répercutent ailleurs dans votre compte QuickBooks et modifient notamment les factures précédemment envoyées. QuickBooks met également à jour tous les modèles récurrents qui utilisent des informations antérieures, telles que les adresses de facturation, d'expédition et e-mail, ainsi que le mode de paiement préféré et les conditions de paiement. 

Voici comment modifier les infos d'un client :

  1. Cliquez sur ​Ma gestion commerciale et sélectionnez Clients (Accès direct).
  2. Sélectionnez le client que vous voulez mettre à jour.
  3. Cliquez sur Modifier dans le menu déroulant de la colonne Action.
  4. Apportez ensuite les modifications souhaitées.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un client

Pour supprimer un client, vous pouvez le rendre inactif, ce qui le masque dans les listes et les menus. Même si un client est inactif, toutes ses opérations antérieures figureront dans les rapports.

À savoir : Si vous rendez inactif un client principal, vous rendez inactifs tous ses clients rattachés. Mais, si un projet est associé au client, celui-ci ne peut pas être désactivé. Vous devez au préalable supprimer le projet.

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur le client pour accéder à son profil.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Cliquez sur Rendre inactif, puis sur Oui pour confirmer.

Note : La mention « (inactif) » apparaît désormais à côté du nom du client dans les opérations qui lui sont associées.

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur la roue dentée ⚙ au-dessus de la colonne Action. puis cochez la case Inclure les inactifs.
  3. Recherchez le client inactif dans la liste.
  4. Dans la colonne Action, cliquez sur Activer.

Fusionner les clients

Le fusionnement permet de supprimer les doublons ou, plus généralement, de rassembler deux clients en un seul : l'un des clients est supprimé et les données qui lui étaient associées sont transférées vers le client que vous gardez.

Note : Assurez-vous qu'aucun des clients n'a de clients rattachés. Si tel est le cas, vous devez d'abord convertir ses clients rattachés en clients réguliers.

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur le client que vous ne souhaitez pas garder.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans le champ Nom à afficher, renseignez le nom du client que vous souhaitez conserver, tel qu'il figure sur sa fiche infos clients. que vous souhaitez garder.
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
  6. Dans la fenêtre de confirmer, cliquez sur Oui.

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