Consulter et modifier des rapports de gestion dans QuickBooks

Cet article explique comment consulter, modifier et envoyer par e-mail des rapports de gestion dans QuickBooks.

Les rapports de gestion combinent plusieurs rapports dans un même document, avec une mise en page claire et agréable, que vous pourrez présenter en réunion. Vous pouvez modifier les rapports de gestion pour ajouter et réorganiser les rapports, ajouter des notes, etc.

Consulter les différents rapports de gestion

Certains rapports de gestion sont créés automatiquement dans QuickBooks et contiennent plusieurs rapports, avec une présentation claire, que vous pouvez facilement partager dans votre entreprise ou avec votre équipe.

Voici comment consulter chaque rapport :

1. Accéder à Rapports (Accès direct) et sélectionnez Rapports de gestion.
2. Choisissez parmi les rapports suivants :
   • Aperçu de l'entreprise : contient les rapports Compte de résultat et Bilan.
   • Performances des ventes : contient les rapports Compte de résultat, Balance âgée clients détaillée et Récapitulatif des ventes par client.
   • Performances des dépenses : contient les rapports Compte de résultat, Balance âgée fournisseurs détaillée et Récapitulatif des dépenses par fournisseur.
3. Sélectionnez la période du rapport de gestion dans la liste déroulante Période couverte ou définissez une période personnalisée.
4. Sélectionner Visualiser pour visualiser le document PDF.
5. Cliquez sur Imprimer si vous souhaitez une copie sur papier du rapport, sinon cliquez sur Fermer.

Exporter, envoyer ou copier des rapports de gestion

1. Dans l'onglet Rapports de gestion, cliquez sur la flèche du menu déroulant de la colonne Action pour le rapport qui vous intéresse.
2. Sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Envoyer : une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez modifier les destinataires, l'objet et le message avant d'envoyer le rapport au format PDF par e-mail.
   • Exporter en PDF : permet de télécharger une version PDF du rapport vers votre appareil.
   • Exporter en DOCX : permet de télécharger une version DOCX du rapport vers votre appareil.
   • Copier : crée une copie du rapport sur la Rapports de gestion page. Pour supprimer des copies de rapport, cliquez sur la flèche du menu déroulant de la colonne Action, puis sélectionnez Supprimer.

Modifier les rapports de gestion

Vous pouvez modifier n'importe quel rapport de gestion et en enregistrer une copie à partager. Voici un aperçu des modifications que vous pouvez effectuer :

1. Dans l'onglet Rapports de gestion, cliquez sur la flèche du menu déroulant de la colonne Action du rapport concerné, puis cliquez sur Modifier.
2. Vous pouvez modifier le Nom du modèle ou la Période couverte sur l'écran qui s'affiche. D'autres options se trouvent dans différentes sections que vous pouvez sélectionner dans le panneau latéral.
3. Sur la Page de couverture, vous pouvez modifier les éléments suivants :
   • Style de couverture : sélectionnez un style prédéfini pour votre page de couverture.
   • Logo : choisissez si vous voulez afficher le logo de votre entreprise.
   • Titre de couverture : modifiez le titre du rapport (jusqu'à 100 caractères).
   • Sous-titre : renseignez-le et affichez par exemple le nom de votre entreprise.
   • Période du rapport : indique la date de fin du rapport.
   • Préparé par : renseignez le nom de la personne qui a préparé ce rapport.
   • Date de préparation : indiquez la date du jour.
   • Exonération de responsabilité : indiquez par exemple « À des fins d'examen par la direction uniquement ». Les différents champs peuvent contenir 90 caractères maximum.
4. Dans le Sommaire, vous pouvez modifier les éléments suivants :
   • Inclure la table des matières : choisissez si vous voulez inclure une table des matières dans ce rapport.
   • Titre de la page : modifiez le titre de cette page.
5. Dans Pages préliminaires, vous pouvez modifier les éléments suivants :
   • Inclure cette page : indiquez si vous voulez inclure cette page préliminaire dans ce rapport.
   • Titre de la page : modifiez le titre de cette page.
   • Contenu de la page : saisissez et mettez en forme le texte du paragraphe dans ce champ.
   • Ajouter une page : cliquez sur cette option pour ajouter une autre page préliminaire à ce rapport.
6. Dans Rapports, vous pouvez modifier les éléments suivants :
   • Sélectionnez Modifier ✎ sur un rapport pour modifier le type de rapport, le titre du rapport, la période du rapport, puis indiquez si vous voulez comparer avec l'année et/ou la période précédente.
   • Cliquez sur Supprimer pour supprimer un rapport.
   • Pour réorganiser les différent rapport dans ce document, sélectionnez Réorganiser et faites-le glisser dans l'ordre de votre choix.
   • Ajouter un rapport : Cliquez sur cette option pour ajouter un autre rapport à votre document. Vous pouvez sélectionner le type, le titre et la période du rapport.
7. Dans Notes finales, vous pouvez modifier les éléments suivants :
   • Inclure cette page : choisissez si vous voulez inclure cette page dans ce rapport.
   • Inclure la ventilation des comptes rattachés : créez un échéancier qui ventile tous les comptes rattachés pour les lignes. Vous pouvez les voir lorsque vous prévisualisez le rapport.
   • Titre de la page : saisissez un titre pour la page de notes finales.
   • Contenu de la page : saisissez et mettez en forme le texte du paragraphe dans ce champ.
8. Dans Options avancées, vous pouvez modifier les éléments suivants :
   • Champs : affiche les variables {Date de fin du rapport} et {Nom de l'entreprise}. Le nom de l'entreprise peut être modifiée ici.
   • En-tête : saisissez le texte de l'en-tête de la page ou sélectionnez l'une des variables proposées.
   • Pied de page : saisissez le texte du pied de page ou sélectionnez l'une des variables proposées.
   • Afficher uniquement les lignes et colonnes non nulles : choisissez si vous voulez masquer les lignes et les colonnes qui ne contiennent aucune donnée.
9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.